Επισκόπηση

Πώς λειτουργεί το σύστημα ERP για εσάς; Ήρθε η ώρα για αναβάθμιση του ERP; Πιθανότατα δεν σας έχουν υποβληθεί αυτές οι ερωτήσεις άμεσα (εκτός αν έχετε μιλήσει με αντιπροσώπους πωλήσεων), αλλά μπορεί να έχετε κάνει τον εαυτό σας αυτή την ερώτηση, αν όχι ρητά. Υπάρχει ένα μικρό μέτρο αμφιβολίας ότι το σύστημά σας είναι καλύτερο κατά κάποιο τρόπο; Πιθανόν να έχετε ακούσει μερικές σύγχρονες ιστορίες επιτυχίας ERP. Ή ίσως είναι πιο προφανές από αυτό - ίσως υπάρχουν νέα πράγματα που πρέπει να κάνετε για τους πελάτες σας ή για να συμβαδίσετε με τον ανταγωνισμό που το παλιό σας σύστημα δεν μπορεί να χειριστεί χωρίς πολύ χρόνο και χρήματα για αναβαθμίσεις ή τροποποιήσεις. Όπως και να έχει, είναι ορθή διαχειριστική πρακτική η συνεχής αξιολόγηση των επιδόσεων του συστήματος και ο εντοπισμός τομέων βελτίωσης ή αναδυόμενων ζητημάτων που ενδέχεται να καταστούν προβλήματα στο εγγύς μέλλον.

Υπάρχει ένα τέλειο σύστημα ERP;

Η σύντομη απάντηση είναι «όχι». Και ακόμα κι αν το τέλειο σύστημα υπήρχε για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας σε μια δεδομένη χρονική στιγμή, αυτές οι ανάγκες αλλάζουν συνεχώς. Επομένως, είναι καλό να διατηρείτε την κορυφή, να γνωρίζετε πόσο καλά το ERP υποστηρίζει τις τρέχουσες ανάγκες σας και να εντοπίζετε τάσεις που μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα.

Είναι της μόδας να αναφέρονται τα εγκατεστημένα συστήματα ως «παλιότερα ERP», υπονοώντας παλιά τεχνολογία και παρωχημένα συστήματα. Αυτό είναι άδικο, διότι πολλά εγκατεστημένα συστήματα συντηρούνται τακτικά, συνεχώς αναβαθμίζονται και είναι πλήρως ικανά να αναπτύσσονται και να προσαρμόζονται στις μεταβαλλόμενες ανάγκες και απαιτήσεις. Τούτου λεχθέντος, οι αναβαθμίσεις ERP είναι προαιρετικές, αν και ενθαρρύνονται έντονα από τους προμηθευτές λογισμικού. Είναι σημαντικό να παραμείνετε ενημερωμένοι με διορθώσεις και βελτιώσεις που παρέχονται από τον πάροχο λύσης σας. Αν εντοπίσετε προβλήματα ή δυσμενείς τάσεις, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι το σύστημά σας έχει όλες τις ενημερώσεις και εκδόσεις και στη συνέχεια να μάθετε αν ο προμηθευτής σας έχει πρόσθετα πρόσθετα ή βελτιώσεις διαθέσιμες που θα μπορούσαν να αντιμετωπίσουν τυχόν ελλείψεις που έχετε βρει.

Το τρέχον λογισμικό ERP σας αφήνει εκτός λειτουργίας;

Συνολικά, διατηρήστε ενημερωμένο το προηγούμενο σύστημα ERP. Αλλά και να παρακολουθείτε στενά την απόδοση του συστήματος. Οι ανάγκες και οι απαιτήσεις θα αλλάξουν και πρέπει να είστε σίγουροι ότι το σύστημά σας υποστηρίζει πραγματικά τις ανάγκες της εταιρείας και του πελάτη σας.

Η αυτοαξιολόγηση που αναφέρεται ανωτέρω μπορεί να συμβάλει στον εντοπισμό των ελλείψεων και των τομέων που προκαλούν ανησυχία, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Το σύστημά σας δεν είναι σε θέση να ικανοποιήσει νέες απαιτήσεις ή θέτει όρια σε νέες πρωτοβουλίες.
• Δεν υποστηρίζει νέες τεχνολογίες ή απαιτήσεις, ή το κάνει μόνο με δυσκολία, υψηλό κόστος και καθυστερήσεις. Ο προμηθευτής αργεί να ενσωματώσει νέα χαρακτηριστικά και λειτουργίες.
• Οι λειτουργίες είναι δύσκολο να μάθουν και να χρησιμοποιηθούν, και εμποδίζουν αντί να υποστηρίζουν την αποδοτικότητα.
• Ο χρόνος απόκρισης είναι επιβαρυντικά αργός. Η αποθήκευση και η ανάκτηση πληροφοριών είναι ανεπαρκής, δυσκίνητη ή απλά όχι μέχρι τις σημερινές συνεχώς αυξανόμενες ανάγκες.
• Το σύστημα είναι δαπανηρό και δύσκολο να συντηρηθεί και να υποστηριχθεί, και δεν υποστηρίζεται επαρκώς από τον προμηθευτή σας.
• Αν το σύστημά σας είναι πραγματικά ένα παλιό ERP με μειωμένη υποστήριξη από τον προμηθευτή, ή μια συρρικνούμενη δεξαμενή τεχνικής υποστήριξης, οι καταρτισμένοι προγραμματιστές και αναλυτές θα γίνουν αναμφίβολα πιο ακριβοί και πιο δυσεύρετοι καθώς το σύστημα γίνεται πιο ξεπερασμένο και αναξιόπιστο.

Αυτά είναι τα είδη των προβλημάτων που μπορούν να εξελιχθούν αργά και να μην αναγνωρίζονται για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τότε, ξαφνικά, γίνεται σαφές ότι οι ελλείψεις του συστήματος προκαλούν σοβαρά επιχειρηματικά προβλήματα - και κάτι πρέπει να γίνει.

Πόσα ξοδεύετε στο ERP;

Πολλές εταιρείες εκπλήσσονται όταν κάνουν την ανάλυση και ανακαλύπτουν τι πραγματικά κοστίζει να διατηρήσουν το υπάρχον σύστημα ERP σε ισχύ και σε λειτουργία. Αυτό μπορεί να ακούγεται παράξενο όταν οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις παρακολουθούν συνήθως τις δαπάνες πολύ στενά στο πλαίσιο των τακτικών διαχειριστικών τους αρμοδιοτήτων. Αλλά δεν είναι πάντα εύκολο να ξεχωρίσετε τις άμεσες και έμμεσες δαπάνες που σχετίζονται με το ERP.

Εκτός από τις μηνιαίες και ετήσιες αμοιβές για τον/τους προμηθευτή/ές λογισμικού και τον/τους προμηθευτή/ές υλικοτεχνικού εξοπλισμού, θα υπάρχει συνεχές κόστος για την υπηρεσία και την υποστήριξη από τους διάφορους παρόχους υπηρεσιών σας (για παράδειγμα, υπηρεσία υλικοτεχνικού εξοπλισμού, συμβουλευτική ή δικτύωση). Να είστε βέβαιος ότι περιλαμβάνει το κόστος της ενημέρωσης των πραγμάτων εάν έχετε εντοπίσει (ή υποψιαστεί) ότι μπορεί να χρειαστούν ενημερώσεις ή βελτιώσεις για την επίλυση υφιστάμενων ή αναμενόμενων ζητημάτων όπως προαναφέρθηκε.

Εξετάστε επίσης το άμεσο εσωτερικό κόστος του τμήματος πληροφορικής, συμπεριλαμβανομένων των μισθών και των παροχών, του χώρου, των υπηρεσιών κοινής ωφελείας και των προμηθειών. Προσπαθήστε να ξεχωρίσετε αυτές που υποστηρίζουν άμεσα το ERP σας. Λάβετε υπόψη ότι τουλάχιστον μερικά από αυτά τα κόστη θα παραμείνουν μετά την αναβάθμιση και την υλοποίηση ενός νέου συστήματος, ειδικά αν αντικαθιστάτε ένα παραδοσιακό on-premise σύστημα με ένα άλλο on-premise σύστημα. Η δομή κόστους για λογισμικό βάσει cloud ως υπηρεσία (SaaS) είναι διαφορετική, αλλά θα χρειαστείτε ακόμα ένα σημείο σύγκρισης για να λάβετε μια υπερασπίσιμη απόφαση αν θα παραμείνετε με το υπάρχον σύστημά σας, θα ξεκινήσετε μια αναβάθμιση ERP ή θα επιδιώξετε μια αντικατάσταση παλαιού συστήματος.

Πόσο θα κόστιζε ένα νέο σύστημα;

Έχετε άγχος για το πιθανό κόστος αλλαγής σε ένα νέο σύστημα ERP; Αυτό είναι κατανοητό. Ένα νέο σύστημα ERP είναι πιθανότατα μία από τις μεγαλύτερες δαπάνες για μη παραγωγικό εξοπλισμό που θα κάνει μια εταιρεία σε ένα δεδομένο έτος. Ωστόσο, όταν εξετάζονται στο πλαίσιο των διαθέσιμων οφελών και σε σύγκριση με το ποσό που δαπανάται επί του παρόντος για τη διατήρηση του ισχύοντος συστήματος, οι περισσότερες εταιρείες διαπιστώνουν ότι το κόστος είναι απολύτως λογικό και δικαιολογημένο. Θυμηθείτε να σκεφτείτε από την άποψη του κόστους του κύκλου ζωής - το συνολικό κόστος για μια χρονική περίοδο, όπως πέντε έως επτά χρόνια.

Όταν εξετάζετε το κόστος για την απόκτηση και την εφαρμογή ενός συστήματος αντικατάστασης, να γνωρίζετε ότι το κόστος της άδειας χρήσης υλικού και λογισμικού είναι μόνο ένα μέρος της εξίσωσης. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε τα ακόλουθα στην αξιολόγησή σας:

• Δικτύωση και περιφερειακές συσκευές όπως τους ανιχνευτές γραμμωτών κωδίκων, τους μακρινούς σταθμούς εισαγωγής, τις κινητές συσκευές, και το λογισμικό πελατών συν την υποστήριξη.
• Μετατροπή δεδομένων και καταχώριση δεδομένων στο νέο σύστημα καθώς και πρόβλεψη για αρχειοθέτηση και πρόσβαση σε ιστορικά αρχεία.
• Ετοιμότητα αντιμετώπισης καταστροφών, συμπεριλαμβανομένων συστημάτων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή αποτυχίας, πόρων ανάκτησης δεδομένων, πλεονάζουσας συνδεσιμότητας και επικοινωνιών.
• Εκπαίδευση και εκπαίδευση για την ομάδα υλοποίησης ERP και όλους τους μελλοντικούς χρήστες. (Αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό. Μην γλιστρήσετε εδώ.)
• Ανάπτυξη και τεκμηρίωση νέας ροής εργασίας.
• Βοήθεια εφαρμογής. Πιθανώς ένα συγκεκριμένο επίπεδο βοήθειας θα συμπεριληφθεί στο πακέτο από τον κύριο προμηθευτή συστήματος, αλλά μπορεί να θέλετε να δεσμεύσετε πρόσθετη βοήθεια από τον προμηθευτή(ές), εξωτερικούς συμβούλους, την λογιστική εταιρεία σας ή άλλους για ορισμένα ή όλα τα στοιχεία που αναφέρονται παραπάνω.
• Πρόσθετη επιβάρυνση για τους υπαλλήλους σας κατά τη διάρκεια της εφαρμογής με τη μορφή υπερωριών, προσλήψεις για να βοηθήσουν με τα τακτικά καθήκοντα ώστε να έχουν χρόνο να εργαστούν για την εφαρμογή, ή μπόνους και άλλα κίνητρα για να κρατήσει τους εργαζομένους κίνητρα.

Να γνωρίζετε ότι η δομή κόστους για συστήματα SaaS βάσει cloud είναι αρκετά διαφορετική από την παραδοσιακή προσέγγιση αγοράς και υλοποίησης, on-premise. Με το SaaS, υπάρχει μικρό ή καθόλου αρχικό κόστος για το hardware καθώς είναι ουσιαστικά μια συνδρομητική κατάσταση. Αλλά ένα συμβόλαιο συνήθως περιλαμβάνει ένα μεγάλο μέρος του κόστους συντήρησης και υποστήριξης, έτσι ώστε το συνεχιζόμενο, εσωτερικό κόστος πληροφορικής θα μειωθεί σημαντικά. Οι περισσότερες εταιρείες διαπιστώνουν ότι το συνολικό κόστος σε διάστημα πέντε έως επτά ετών με τη SaaS θα είναι πιθανότατα μικρότερο από το συνολικό κόστος για την αγορά και την υποστήριξη εντός της επιχείρησης.

Καθώς σταθμίζετε την απόφαση να διατηρήσετε το υπάρχον σύστημά σας ή να κοιτάξετε έναν αντικαταστάτη, εξετάστε τα ανταλλάγματα. Με μια νέα λύση ERP, θα αποκτήσετε ένα σύγχρονο περιβάλλον εργασίας χρήστη, πρόσθετα χαρακτηριστικά και λειτουργίες και θα βελτιώσετε το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα, ενώ αν διατηρήσετε το παλιό σας σύστημα, περιορίζετε την ικανότητά σας να παραμείνετε ευέλικτοι, παραγωγικοί και ανταγωνιστικοί. Ενώ δεν αναζητάτε κυρίως εξοικονόμηση κόστους, οι σύγχρονες ιστορίες επιτυχίας ERP αποδεικνύουν ότι τα οφέλη από τη μετάβαση σε ένα νέο σύστημα συχνά κοστίζουν λιγότερο και υπερτερούν του κόστους της υλοποίησης μιας αναβάθμισης.

Πώς δικαιολογείτε οικονομικά ένα νέο σύστημα ERP;

Κατά τη λήψη απόφασης αυτού του μεγέθους, οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν ανάλυση κόστους-οφέλους με τη μορφή δήλωσης απόδοσης επένδυσης (ROI). Η πλευρά του κόστους είναι εύκολη—αθροίστε το αναμενόμενο κόστος όπως περιγράφεται παραπάνω. Από την πλευρά του οφέλους μπορεί να υπάρξει άμεση εξοικονόμηση στο κόστος πληροφορικής, αλλά η απαρίθμηση των σημαντικών οφελών ERP απαιτεί από την εταιρεία να οραματιστεί πώς το σύστημα θα αλλάξει τον χώρο εργασίας και θα επιτρέψει υψηλότερη απόδοση, βελτιωμένη παραγωγικότητα και καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών.

Βελτιωμένη απόδοση

Πολλά έργα συστημάτων είναι δικαιολογημένα σε μεγάλο βαθμό για τις αναμενόμενες βελτιώσεις στην αποδοτικότητα (άμεσες μειώσεις εργασίας) και την εξοικονόμηση κόστους (συμπεριλαμβανομένων, αλλά χωρίς περιορισμό, των μειώσεων αποθεμάτων), και ορθώς αυτά είναι τεράστια οφέλη αποπληρωμής σε πολλές επιτυχείς υλοποιήσεις ERP. Να γνωρίζετε, ωστόσο, ότι το σύστημα δεν δημιουργεί αυτά τα οφέλη από την απλή ύπαρξή του στην εταιρεία σας. Το σύστημα οργανώνει, αναλύει και παρουσιάζει δεδομένα με τέτοιο τρόπο ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να αξιοποιούν καλύτερα τους ανθρώπους και να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις, κάτι που θα αποφέρει τα μεγάλα οφέλη. Να θυμάστε ότι όταν κάνετε προϋπολογισμό για την εκπαίδευση των χρηστών και την εφαρμογή βελτιωμένων διαδικασιών.

Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών

Τα οφέλη αυτά είναι λιγότερο άμεσα αλλά ακόμη πιο πολύτιμα. Με την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών, μπορείτε θεωρητικά να αυξήσετε τις πωλήσεις και τα κέρδη, να αυξήσετε το μερίδιο αγοράς, και ίσως ακόμη και να αυξήσετε τα περιθώρια επειδή η καλή εξυπηρέτηση πελατών προσθέτει αξία για τον πελάτη χωρίς να προσθέτει κόστος στο ίδιο το προϊόν. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι βελτιώσεις στην εξυπηρέτηση πελατών γίνονται προϋποθέσεις επιβίωσης επειδή όταν ένας νέος ή καλός πελάτης αναμένει δυνατότητες όπως ηλεκτρονική παραγγελία ή βελτιωμένη ηλεκτρονική αναφορά, το σύστημα ERP πρέπει να παραδώσει.

Αλλαγές χώρου εργασίας

Τα σημερινά συστήματα έχουν σχεδιαστεί για χρηστικότητα (UX ή η εμπειρία χρήστη είναι η τρέχουσα buzzword) για γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε πληροφορίες. Επειδή η δουλειά και η ροή εργασίας κάθε χρήστη είναι μοναδική, τα σημερινά συστήματα είναι εξαιρετικά προσαρμοσμένα ώστε να δίνουν σε κάθε χρήστη τις πιο αποδοτικές και άνετες οθόνες και διαδικασίες εργασίας. Σκεφτείτε την αποφυγή του κόστους και όχι τη μείωση του κόστους για αυτό το όφελος. Αυτή η αυξημένη αποδοτικότητα θα βοηθήσει τους τρέχοντες υπαλλήλους να κάνουν περισσότερα και να χειριστούν έναν υψηλότερο όγκο επιχειρήσεων χωρίς νέες προσλήψεις. Δεν είναι σκόπιμο να δικαιολογηθεί το σύστημα με βάση τη μείωση του αριθμού των ατόμων – πιθανότατα δεν θα συμβεί, και η προοπτική απώλειας θέσεων εργασίας δεν θα παρακινήσει τους εργαζομένους να αγκαλιάσουν το σύστημα και να το βοηθήσουν να επιτύχει.

Επιλογή ERP είναι μόνο η αρχή

Ενώ ακολουθείτε συμβουλές για την αξιολόγηση των συστημάτων λάβετε υπόψη ότι η αντικατάσταση του παλαιού συστήματος δεν είναι μια απλή ή γρήγορη διαδικασία - αλλά αξίζει την επένδυση καθώς μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη όταν επιλέγεται σωστά και υλοποιείται.

Ένα ερώτημα που οι περισσότερες εταιρείες έχουν στην κορυφή της λίστας τους σε αυτό το σημείο της διαδικασίας είναι «Πόσο καιρό θα χρειαστεί για την επιλογή και την εφαρμογή μιας αντικατάστασης κληροδοτημένου συστήματος;». Δεν υπάρχει ενιαία απάντηση σε αυτό το ερώτημα - εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του οργανισμού, είτε το ένα είτε και τα δύο συστήματα (παλιά και νέα) βασίζονται στο σύννεφο, τη δυναμική της εταιρείας και της ομάδας υλοποίησης, το επίπεδο της δέσμευσης της διαχείρισης για το έργο και το ποσό της συνεργασίας ή της αντίστασης μεταξύ της κοινότητας των χρηστών … για να αναφέρουμε μόνο μερικές από τις μεταβλητές. Ορισμένες υλοποιήσεις μπορούν να ολοκληρωθούν σε μερικούς μήνες, ενώ άλλες χρειάζονται ένα χρόνο ή περισσότερο. Ένας έμπειρος συνεργάτης υλοποίησης μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε ένα εφικτό χρονοδιάγραμμα όταν καθορίζετε το σχέδιο του έργου σας στα πρώτα στάδια του σχεδιασμού υλοποίησης.

Δεν χρειάζεται να σας πούμε ότι η αντικατάσταση του κορμού της στρατηγικής διαχείρισης πληροφοριών της εταιρείας σας είναι βέβαιο ότι θα αποδιοργανωθεί. Αυτό δεν μπορεί να αποφευχθεί πλήρως, αλλά η διακοπή μπορεί να ελαχιστοποιηθεί με μια καλά σχεδιασμένη και -διαχειριζόμενη προσπάθεια υλοποίησης.

Διαβάστε περισσότερα σε αυτή τη σειρά