Η διαδικασία υπολογισμού της απόδοσης των επιχειρηματικών πόρων (απόδοση της επένδυσης) φαίνεται αρκετά απλή: να αθροίσει το κόστος, να αθροίσει τα οφέλη και να συγκρίνει τα δύο αριθμητικά στοιχεία. Ωστόσο, υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να εξεταστούν για να βεβαιωθείτε ότι τα αποτελέσματά σας είναι έγκυρα και χρήσιμα. Είναι σημαντικό να έχουμε μια ολοκληρωμένη εικόνα τόσο του κόστους όσο και των οφελών, τώρα και στο μέλλον, τόσο για το υπάρχον σύστημα όσο και για το νέο υπό αξιολόγηση σύστημα. Ακολουθούν συμβουλές ειδικών που βασίζονται σε δεκάδες υλοποιήσεις ERP.

Προετοιμασία για την ανάλυση ERP ROI

Χρησιμοποιήστε ένα λογικό χρονικό πλαίσιο για ανάλυση ROI. Για να διασφαλίσετε ότι η ανάλυσή σας θα καλύψει ολόκληρο τον κύκλο ζωής τόσο του κόστους όσο και των οφελών, εξετάστε ένα χρονικό πλαίσιο τουλάχιστον πέντε ετών.

Αναζητήστε διαφορές κόστους μεταξύ του παλιότερου συστήματος και του συστήματος ERP αντικατάστασης. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να απαριθμήσετε τα τρέχοντα έξοδα για να συντηρήσετε το προηγούμενο σύστημα καθώς και τα μελλοντικά έξοδα αναβάθμισης ERP. Θυμηθείτε ότι ένα βασικό κίνητρο για την αλλαγή των συστημάτων είναι να προσθέσετε νέα λειτουργικότητα για να παραμείνετε ανταγωνιστικοί – έτσι συμπεριλάβετε μια ρεαλιστική εκτίμηση του κόστους αναβάθμισης για το παλιό σύστημα.

Να είστε σχολαστικοί. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συγκεντρώσει κάθε εκτίμηση κόστους: για την απόκτηση του νέου συστήματος, την εφαρμογή του και την αποτελεσματική λειτουργία του. Σε πολλές περιπτώσεις, το κόστος λειτουργίας του νέου συστήματος θα είναι μικρότερο από το υφιστάμενο κόστος του συστήματος. Εξετάστε επίσης τα προβλεπόμενα οφέλη κατά τον υπολογισμό της απόδοσης της επένδυσής σας, αναγνωρίζοντας ότι αυτά τα οφέλη θα πραγματοποιηθούν με την πάροδο του χρόνου.

Σκεφτείτε θετικά αλλά ρεαλιστικά. Εάν η εταιρεία σας έχει την έδρα της στο προϊόν (για παράδειγμα, διανομέας ή κατασκευαστής), μπορεί να οραματιστείτε μια σημαντική μείωση αποθεμάτων - αλλά κάντε την εργασία σας για να καταλάβετε ποιο αποτέλεσμα είναι τυπικό. Επίσης να έχετε κατά νου ότι η εξοικονόμηση δεν θα συμβεί αυτόματα, ούτε αμέσως.

Γιατί αυτό το πολύ λεπτομερές έργο; Η απόδοση επένδυσης απαιτείται συχνά για σκοπούς χρηματοοικονομικού προγραμματισμού. Είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσετε το συνολικό κόστος και τα οφέλη του έργου για να αιτιολογήσετε την επένδυσή σας στο ERP και να αξιολογήσετε την απόδοση του συστήματος σύμφωνα με τις προσδοκίες μόλις υλοποιηθεί. Το παρακάτω φύλλο εργασίας υπολογιστή ERP ROI μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε με ακρίβεια το κόστος σας, προσφέροντας παράλληλα συμβουλές και συμβουλές για να κάνετε τη διαδικασία πιο ομαλή.

Χρήση αυτού του φύλλου εργασίας

Αυτή η σελίδα θα σας καθοδηγήσει σε μια σειρά πινάκων που θα συμπληρωθούν. Κάθε βήμα θα παρέχει πληροφορίες για να βοηθήσει στη συμπλήρωση αυτών των πινάκων.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα λογιστικά φύλλα με βάση αυτούς τους πίνακες. Δημιουργήσαμε επίσης ένα φύλλο εργασίας προτύπου ERP ROI με δυνατότητα λήψης για να σας βοηθήσουμε.

Υπάρχουν τρία σημαντικά βήματα για τον υπολογισμό της απόδοσης επένδυσης μίας αναβάθμισης ERP:

• Υπολογισμός του κόστους
• Εκτίμηση των παροχών
• Υπολογισμός απόδοσης επένδυσης

1. Υπολογισμός του κόστους ERP

Πώς θα αναπτυχθεί το σύστημα ERP;

Ο τρόπος ανάπτυξης του συστήματος ERP επηρεάζει σημαντικά τις εκτιμήσεις κόστους. Υπάρχουν διάφορες επιλογές:

• On-premise (on-prem): Η ανάπτυξη On-premise είναι ο παραδοσιακός τρόπος με τον οποίο τα παλιά συστήματα ERP εφαρμόζονται εδώ και δεκαετίες. Το υλικό και το λογισμικό αγοράζονται και εγκαθίστανται στους διακομιστές μιας εταιρείας και το σύστημα συντηρείται και αναβαθμίζεται από την εταιρεία.
• Cloud: Σε μια ανάπτυξη cloud, το σύστημα λειτουργεί μέσω διαδικτύου με υλικό και λογισμικό που συνήθως ανήκει και υποστηρίζεται από τρίτο πάροχο. Οι επιχειρήσεις εγγράφονται στην υπηρεσία—ένα μοντέλο αδειοδότησης που αναφέρεται ως λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS) ERP.
• Υβριδικό: Σε αυτό το μοντέλο, τα στοιχεία της ανάπτυξης on-premise και του cloud μπορούν να συνδυαστούν για να δημιουργήσουν ένα υβριδικό cloud. Αυτό δίνει στην εταιρεία την απόλυτη ευελιξία αλλά απαιτεί σημαντικά μεγαλύτερη συμμετοχή του προσωπικού της πληροφορικής.

Ποιες επιλογές ανάπτυξης θα συγκρίνετε;

Υπολογίστε το κόστος ERP και των δύο συστημάτων

Αυτή η ενότητα του φύλλου εργασίας έχει σχεδιαστεί για τον υπολογισμό του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας (TCO) και για το υπάρχον σύστημα ERP και για το νέο σύστημα αντικατάστασης. Υπάρχουν συνήθως τέσσερις τομείς επενδύσεων:

• Υποδομή
• Λογισμικό
• Υλοποίηση
• Τρέχουσες δαπάνες προσωπικού

Για την αρχική αιτιολόγηση του έργου, θα είναι απαραίτητο να εκτιμήσετε αυτές τις δαπάνες (πριν βγείτε για προτάσεις και προσφορές). Πολλά ή τα περισσότερα από τα στοιχεία που αναφέρονται εδώ μπορεί να περιλαμβάνονται σε μια προσφορά πακέτου αλλά αναμένουν να πληρώσουν για πρόσθετες υπηρεσίες, εκπαίδευση, υλικό και λογισμικό για να ολοκληρωθεί η εργασία.

Το κόστος ανάπτυξης και υποστήριξης θα είναι σημαντικά υψηλότερο αν το υπάρχον σύστημά σας είναι παλιό, δεν υποστηρίζεται καλά από τον προγραμματιστή, ή αν είναι "χαμηλό επίπεδο", δηλαδή, δεν είναι ενημερωμένο με διορθώσεις και εκδόσεις προγραμματιστή.

Κόστος υποδομής ERP

Εκτός από το αρχικό κόστος, υπολογίστε το κόστος των αναβαθμίσεων και της επέκτασης πέρα από την αρχική αγορά. Δεδομένου ότι αυτή είναι μια χρονικά προσανατολισμένη εκτίμηση - όλο το κόστος θα αναπαραχθεί (και θα κλιμακωθεί) κατά τη διάρκεια των πέντε ετών (τουλάχιστον) του κύκλου ζωής - τοποθετήστε αυτές τις δαπάνες αναβάθμισης και επέκτασης στα επόμενα χρόνια, καθώς είναι απίθανο να χρειαστεί να αναβαθμίσετε ή να επεκτείνετε κατά τη διάρκεια του πρώτου έτους περίπου.

• Αρχικός υλικοτεχνικός εξοπλισμός: Κόστος αγοράς ή μίσθωσης υπολογιστών, διακομιστών, εκτυπωτών, για παράδειγμα. Στον πίνακα σύγκρισης, αυτή η δαπάνη θα πρέπει να έχει ήδη δαπανηθεί για "παλιό σύστημα".
• Συνεχιζόμενες αναβαθμίσεις και συντήρηση: Συνεχές κόστος για τις παραπάνω υποδομές. Δεν θα υπάρξει κανένα ή χαμηλό κόστος συντήρησης της υποδομής με το SaaS.
• Άδεια λογισμικού συστήματος: Περιλαμβάνει λειτουργικό σύστημα, βάση δεδομένων, βοηθητικά προγράμματα, για παράδειγμα.
• Αναβαθμίσεις και συντήρηση λογισμικού συστημάτων: Συνεχές κόστος για το ανωτέρω λογισμικό συστημάτων. Αναμένουν μηδενικό ή χαμηλό κόστος συντήρησης της υποδομής με το SaaS.
• Εξοπλισμός και τέλη δικτύωσης: Αρχικός προϋπολογισμός για εξοπλισμό και υπηρεσίες δικτύωσης.
• Συσκευές χρηστών: Κόστος για να αγοράσει, να αντικαταστήσει, και να διατηρήσει τα διάφορα ταμπλέτες, ανιχνευτές, και ούτω καθεξής.
• Τέλη διευκολύνσεων υποδομής: Υπολογισμένο κόστος για το χώρο και τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, για παράδειγμα, που απαιτεί το σύστημα.

Κόστος λογισμικού ERP—επιχειρηματικές και παραγωγικές εφαρμογές

Εδώ, θα θελήσετε να προϋπολογίσετε για το κόστος των αναβαθμίσεων και της επέκτασης πέρα από την αρχική αγορά. Τα ετήσια τιμήματα μπορεί να αυξηθούν με την πάροδο του χρόνου καθώς προστίθενται πρόσθετοι χρήστες ή εφαρμογές, ανάλογα με την στρατηγική τιμολόγησης του προμηθευτή.

• Αρχικό κόστος τιμήματος διαρκούς άδειας χρήσης: Προκαταβολικά κόστη ειδικά για on-premise συν μερικές φιλοξενούμενες και υβριδικές επιλογές αδειοδότησης. Αυτό έχει ήδη δαπανηθεί για το κληροδοτημένο σύστημα.
• Συνεχής ετήσια χρέωση διαρκούς άδειας χρήσης: Αυτό καλύπτει τις ενημερώσεις και κάποιο επίπεδο υποστήριξης. Για ένα σύστημα ERP, είναι συνήθως 16-20% του τιμοκαταλόγου ετησίως. Με 20% ετησίως η άδεια «αγοράζεται εκ νέου» κάθε πέντε χρόνια.
• Ετήσια συνδρομή (SaaS): Χρησιμοποιήστε αναφερόμενα ή εκτιμώμενα ετήσια έξοδα συνδρομής για εφαρμογές cloud.
• Ετήσια τιμήματα συντήρησης (SaaS): Πρόσθετα τιμήματα υποστήριξης που θα χρειαστούν για το λογισμικό που δεν περιλαμβάνονται αλλού. Τα περισσότερα τιμήματα συντήρησης λογισμικού SaaS περιλαμβάνονται στη συνδρομή.

Εξοδα υλοποίησης ERP

Στη συνέχεια, θα πρέπει να υπολογίσετε το κόστος της εφαρμογής τόσο του αρχικού συστήματος όσο και των προγραμματισμένων αναβαθμίσεων κατά τη διάρκεια της πενταετούς περιόδου. Οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού έχουν μία ή δύο μεγάλες εκδόσεις κατά τη διάρκεια ενός έτους. Κάθε έκδοση είναι στην πραγματικότητα μια μίνι εφαρμογή. Πρώτα, η ομάδα έργου πρέπει να ελέγξει την έκδοση για να καθορίσει τον γενικό αντίκτυπο στην τρέχουσα επιχειρηματική διαδικασία. Στη συνέχεια, η απελευθέρωση φορτώνεται και δοκιμάζεται. Πριν από τη ζωντανή λειτουργία, οι χρήστες θα πρέπει να είναι επαρκώς εκπαιδευμένοι στο νέο λογισμικό. Οι πιθανές δαπάνες που πρέπει να ληφθούν υπόψη περιλαμβάνουν:

• Ομάδα έργου προσωπικού: Συντελεστής στον προϋπολογιζόμενο χρόνο (συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών) για το προσωπικό πληροφορικής και τους χρήστες.
• Συμβουλευτικές αμοιβές: Καθορίστε την αρχική βοήθεια που μπορεί να χρειαστείτε πέρα από αυτό που θα περιλαμβάνει ο προμηθευτής.
• Μετατροπή δεδομένων, εισαγωγή και δοκιμή: Χρησιμοποιήστε το προσωπικό ή τις μονάδες για την καταχώρηση δεδομένων, τον έλεγχο ή οποιεσδήποτε άλλες βασικές εργασίες που χρειάζεστε να καλύψετε. (Αυτό είναι συχνά υπό προϋπολογισμό, το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα ποιότητας δεδομένων.)
• Εκπαίδευση και κατάρτιση χρηστών: Κάποια αρχική εκπαίδευση τελικού χρήστη θα συμπεριληφθεί από τον προμηθευτή, αλλά για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημά σας συνιστάται ιδιαίτερα η περαιτέρω εκπαίδευση.

Συνεχή έξοδα προσωπικού ERP

Υπολογίστε τα «κανονικά» λειτουργικά έξοδα για να διατηρήσετε το νέο επιχειρηματικό σύστημα ERP σε λειτουργία. Κατά την εξέταση του συνεχιζόμενου (επαναλαμβανόμενου) κόστους, να είναι όσο το δυνατόν πιο ρεαλιστικό και να περιλαμβάνει εύλογη προσδοκία για κλιμάκωση ή πληθωρισμό από έτος σε έτος. Τα κύρια στοιχεία θα είναι ένας συνδυασμός εσωτερικού προσωπικού πληροφορικής και χρόνου και δαπανών συμβούλων, όπως:

• Κόστος υποστήριξης υποδομής: Αυτό καλύπτει τον χρόνο που έχει προϋπολογιστεί για την υποστήριξη πέρα από αυτό που συμπεριέλαβε η πρόταση του προμηθευτή. Με το SaaS, είτε δεν θα υπάρχει κόστος συντήρησης υποδομής είτε ελάχιστο κόστος.
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάσταση καταστροφών: Συμπεριλάβετε εξωτερικές ή εσωτερικές πρακτικές.
• Υποστήριξη δικτύου και συσκευών: Εκτιμώμενη υποστήριξη που απαιτείται για το δίκτυο, τους υπολογιστές και την κινητή τηλεφωνία, για παράδειγμα.
• Περιοδικές διορθώσεις σφαλμάτων: Αυτό είναι για το προσωπικό ΙΤ να εφαρμόσει τη ροή των διορθώσεων σφαλμάτων.
• Ενοποιήσεις λογισμικού: Περιμένετε να διατηρείτε τακτικά καθώς τα προϊόντα λογισμικού ενημερώνονται.
• Προσαρμογές λογισμικού: Ενημερώθηκε ή εφαρμόστηκε ξανά σε κύκλους έκδοσης λογισμικού.
• Υποστήριξη κινητής συσκευής χρήστη: Απαιτείται προσπάθεια για ανάπτυξη και υποστήριξη εφαρμογής.

Καθορίστε το συνολικό κόστος του παλιότερου ERP έναντι του νέου συστήματος ERP

Από τους τέσσερις παραπάνω πίνακες, μεταφέρεται το σύνολο για κάθε περιοχή επένδυσης, καθώς και τα υποσύνολα του νέου κόστους του συστήματος, στον παρακάτω πίνακα. Τώρα θα μπορείτε να δείτε τη συνολική εξοικονόμηση ή το πρόσθετο κόστος της μετάβασης σε ένα νέο σύστημα. Αναμένονται ένα μείγμα αρνητικών και θετικών υποσυνόλων για την “Διαφορά 5 ετών”.

Τι να κάνετε με αυτές τις πληροφορίες

• Αν η συνολική «Διαφορά 5 ετών» είναι θετική, σημαίνει ότι είναι πιο ακριβό να συντηρήσετε το παλιό σας σύστημα, τότε να το αντικαταστήσετε. Το ποσό αυτό αποτελεί άμεσο όφελος και πρέπει να προστεθεί στον πίνακα 8: Σύνοψη των παροχών ERP (παρακάτω).
• Αν η συνολική “Διαφορά 5ετίας” είναι αρνητική, σημαίνει ότι το νέο σύστημα θα είναι πιο ακριβό να εφαρμοστεί τότε για να συντηρήσετε το υπάρχον σύστημά σας. Τα πρόσθετα οφέλη θα καλυφθούν στην επόμενη ενότητα.
• Το σύνολο των 5ετών δαπανών του νέου συστήματος θα χρησιμοποιηθεί κατωτέρω στον υπολογισμό της επένδυσης ως «η επένδυση».

2. Εκτίμηση παροχών ERP

Αν το πενταετές κόστος του νέου συστήματος είναι μεγαλύτερο από το κόστος διατήρησης του κληροδοτημένου συστήματος, τότε θα χρειαστείτε επαρκή πρόσθετα οφέλη για να δικαιολογήσετε την αλλαγή - διαφορετικά, γιατί να κάνετε την αλλαγή;

Για παράδειγμα, αν αναμένετε περισσότερα έσοδα και υψηλότερα περιθώρια ως αποτέλεσμα της αναβάθμισης σε ένα νέο ERP - ή αν το σύστημα θα προσφέρει μεγαλύτερη αξία και υψηλότερο επίπεδο υποστήριξης πελατών - αυτά τα οφέλη μπορεί να σας βοηθήσουν να εξορθολογίσετε την αναβάθμιση σε ένα νέο ERP.

Μερικά από τα οφέλη του νέου συστήματος είναι από τη φύση τους λίγο πιο δύσκολο να διαχωριστούν και να ανατεθούν στο νέο σύστημα, αλλά αξίζει τον κόπο να το κάνουμε. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα υπάρξουν πολλά άμεσα οφέλη για να δικαιολογηθεί περισσότερο η εφαρμογή του νέου συστήματος. Αλλά η τεκμηρίωση και η εκτίμηση των έμμεσων οφελών θα βοηθήσει στον προγραμματισμό του έργου, στον καθορισμό προτεραιοτήτων και στη μέτρηση των αποτελεσμάτων της υλοποίησης ERP στον οργανισμό. Ακόμα και αν δεν μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια χρηματική αξία σε αυτά τα οφέλη, προχωρήστε και καταγράψτε τα στο φύλλο εργασίας και το πρόγραμμα έργου.

Παραδείγματα παροχών ERP

Για αυτό το φύλλο εργασίας, τα δείγματα παροχών ERP οργανώθηκαν σε πέντε τομείς βελτίωσης:

• Παραγωγικότητα των ατόμων
• Λήψη αποφάσεων
• Οικονομικά και λογιστική
• Λειτουργίες
• Τεχνολογία για επιχειρήσεις

Οι παρακάτω λίστες είναι δείγματα των παροχών. Θα υπάρξουν πολλά περισσότερα που εσείς και η ομάδα σας θα αποκαλύψετε κατά την αναθεώρηση των ιστοριών επιτυχίας πελατών, των αναφορών αναλυτών, των επιχειρηματικών απαιτήσεων, των επιλογών λογισμικού και της νέας τεχνολογίας. Αναφέρετε τα πιθανά οφέλη και αποτυπώστε τις αρχικές εκτιμήσεις για βελτιώσεις της διαδικασίας και την οικονομική τους αξία.

Παραγωγικότητα των ατόμων

• Υποστηρίξτε τις κινητές συσκευές για να επιτρέψετε την εργασία οπουδήποτε ανά πάσα στιγμή.
• Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια στην καταχώριση δεδομένων λόγω των αμήχανων διαδικασιών και της αργής απόκρισης του συστήματος που σχετίζεται με παλαιότερα συστήματα ERP που δεν είναι «φιλικά προς το χρήστη».
• Μειώστε τον χρόνο έως την παραγωγικότητα με μία σύγχρονη διασύνδεση χρήστη βάσει ρόλου (UI) που μειώνει τον χρόνο εκπαίδευσης που απαιτείται για την έναρξη και λειτουργία των χρηστών.
• Βοηθήστε στη δημιουργία ενός ελεγχόμενου, διαχειριζόμενου περιβάλλοντος για τη μείωση της μεταβλητότητας με πρότυπες διαδικασίες.

Λήψη Απόφασης

• Ενοποιήστε τα συστήματα για να μειώσετε τις ανακρίβειες στα δεδομένα και να εξαλείψετε τα περιττά δεδομένα.
• Συγκεντρώστε και διαχειριστείτε τις πληροφορίες (ενιαία πηγή αλήθειας) για να κάνετε τις ενδοεπιχειρησιακές επικοινωνίες πιο αποτελεσματικές και να βοηθήσετε στην αποφυγή παρεξηγήσεων και σύγχυσης.
• Αποκτήστε πρόσβαση στα Μεγάλα Δεδομένα με σύγχρονα αναλυτικά εργαλεία για να παρέχετε πληροφορίες για καλύτερη λήψη αποφάσεων.
• Παρέχετε φιλικά προς το χρήστη εργαλεία όπως ειδοποιήσεις και πίνακες εργαλείων για να επιτρέψετε γρήγορα και ακριβή ερωτήματα αυτοεξυπηρέτησης.

Οικονομικά και λογιστική

• Βελτιστοποιήστε τις οικονομικές και λογιστικές διαδικασίες σε όλη την εταιρία.
• Επιταχύνετε το μηνιαίο κλείσιμο και βελτιώστε την ακρίβεια των οικονομικών εκθέσεων.
• Βελτιώστε τους εισπρακτέους λογαριασμούς μειώνοντας τις εκκρεμείς ημερήσιες πωλήσεις (DSO).
• Μειώστε το άγχος των ελέγχων επειδή τα δεδομένα είναι οργανωμένα και άμεσα διαθέσιμα, καθώς και ακριβή και πλήρη.
• Διευκόλυνση της κανονιστικής συμμόρφωσης.

Λειτουργίες

• Βελτιώστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε όλη την εταιρεία και εκσυγχρονίστε τις ξεπερασμένες διαδικασίες.
• Ενοποιήστε το ηλεκτρονικό εμπόριο στη διαχείριση πελατών και παραγγελιών.
• Μειώστε το λειτουργικό κόστος εργασίας μέσω καλύτερων συστημάτων προγραμματισμού.
• Αυξήστε την ικανοποίηση του πελάτη με ένα σταθερό προϊόν ή ημερομηνία παράδοσης κατά τον χρόνο της προσφοράς.
• Να βοηθήσει τις προμήθειες να γίνουν προληπτικές και ελεγχόμενες και όχι χαοτικές και να εξαρτώνται από την επίσπευση.
• Μειώστε το απόθεμα χωρίς να αυξήσετε την εμφάνιση ελλείψεων, ανεκτέλεστων παραγγελιών ή απογοήτευσης πελατών μέσω καλύτερου προγραμματισμού και ελέγχου αποθέματος.

Τεχνολογία για επιχειρήσεις

• Αντικατάσταση παρωχημένης υποδομής που καθυστερεί την επιχείρηση.
• Βελτίωση της αλληλεπίδρασης μεταξύ των επιχειρηματικών συστημάτων του τμήματος.
• Ενοποιήστε αυτόνομες παλιές εφαρμογές και μειώστε τη χρήση υπολογιστικών φύλλων Excel και μη αυτόματων λύσεων.
• Αποκτήστε πρόσβαση σε νέα τεχνολογία όπως τεχνητή νοημοσύνη (AI), μηχανική μάθηση και το Διαδίκτυο των Πραγμάτων (IoT).
• Παρέχετε μια πορεία προς την επεκτασιμότητα με σύγχρονα συστήματα που έχουν σχεδιαστεί για να αναπτυχθούν καθώς αναπτύσσεται μια επιχείρηση.
• Επιβολή ασφάλειας δεδομένων με ενημερωμένα συστήματα και ελέγχους.
• Επιδιώξτε το ζήτημα της εύρεσης υποστήριξης για τα παλιότερα συστήματα που δεν υποστηρίζονται πλέον από τον προμηθευτή.

Τεκμηριώστε τις βελτιώσεις ERP

Το παρακάτω φύλλο εργασίας είναι ένα δείγμα υπολογιστικού φύλλου για την τεκμηρίωση των παρατηρήσεών σας και των εκτιμήσεων για βελτιώσεις της διαδικασίας και την οικονομική τους αξία. Θυμηθείτε να συμπληρώσετε κάθε στήλη στο δικό σας λογιστικό φύλλο.

• Δημιουργήστε ένα φύλλο εργασίας για κάθε μία από τις πέντε περιοχές βελτίωσης που αναφέρονται παραπάνω.
• Καταγράψτε τις διαδικασίες κάτω από κάθε μία που θα βελτιωθεί.
• Εκτίμηση των ετήσιων άμεσων και έμμεσων ποσών.
• Υπολογίστε την πενταετή συνολική αξία.
• Καθορίστε το επίδομα, ακόμη και αν το ποσό του δολαρίου δεν μπορεί να καθοριστεί.

Προσδιορίστε τα άμεσα και έμμεσα οφέλη για κάθε τμήμα του οργανισμού σας. Ακολουθεί ένα παράδειγμα παροχών στον τομέα της χρηματοδότησης και της λογιστικής. Θα χρειαστείτε έναν πίνακα όπως αυτός για κάθε τμήμα στον οργανισμό σας.

Σύνοψη όλων των παροχών ERP

Αφού εξεταστούν όλοι οι τομείς βελτίωσης, προστίθεται το άθροισμα του πενταετούς συνόλου από κάθε τμήμα για τον καθορισμό του συνολικού οφέλους.

Επίσης, αν διαπιστώσατε ότι η “Συνολική Διαφορά 5ετίας” από τον Πίνακα 6: Σύνοψη Κόστους στο ήταν θετική, τότε σαφώς θα είναι πιο ακριβό να συντηρήσετε το παλιό σας σύστημα στη συνέχεια να το αντικαταστήσετε. Το ποσό της εξοικονόμησης είναι ένα ποσό άμεσου οφέλους και θα πρέπει να προστεθεί στον παρακάτω πίνακα στη γραμμή 6. Αν αυτός ο αριθμός ήταν αρνητικός (το νέο σύστημα κοστίζει περισσότερο από το υπάρχον) τοποθετήστε ένα μηδέν (0) στη Γραμμή 6.

3. Υπολογισμός ERP ROI

Δεν θα χρειαστείτε λογιστικό φύλλο για αυτήν τη φάση.

Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να υπολογίσετε την απόδοση επένδυσης ERP χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο:

ROI = (Παροχές – Επένδυση)/Επένδυση

Εδώ μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες:

• Η «Επένδυση» είναι το «Συνολικό Κόστος του Νέου Συστήματος», το οποίο είναι το σύνολο από τον Πίνακα 6: Σύνοψη Εξόδων ERP
• Τα «Οφέλη» είναι τα «Συνολικά Οφέλη ERP Έργου» από τον Πίνακα 8: Σύνοψη Παροχών ERP

Στις περισσότερες περιπτώσεις το όφελος θα είναι μεγαλύτερο από την επένδυση και θα καταλήξετε με αναλογία μεγαλύτερη από 1.

Για παράδειγμα, αν το πενταετές όφελος είναι 2.000.000 δολάρια ΗΠΑ και η πενταετής επένδυση είναι 575.000 δολάρια, η αναλογία θα είναι ($2.000.000 – $575.000) / $ 575.000 = 2,479 και αυτό στρογγυλοποιείται στο 2,5.

Πολλαπλασιάστε αυτήν την αναλογία κατά 100 για να λάβετε το ποσοστό ROI που προκύπτει από την αναβάθμιση του συστήματος ERP. Στο παράδειγμά μας, η αναλογία 2,5 αντιπροσωπεύει μια απόδοση επένδυσης 250%.

Το επόμενο βήμα

Αν τα οφέλη και η απόδοση επένδυσης είναι σωστά, το επόμενο βήμα είναι να επεκτείνετε την προσπάθεια ώστε να ταιριάζει με τη διαδικασία προγραμματισμού και κατάρτισης προϋπολογισμού της εταιρείας σας. Δεδομένου ότι το λογισμικό επηρεάζει τόσο τους λειτουργικούς όσο και τους κεφαλαιακούς προϋπολογισμούς, μπορεί να χρειαστεί να εμπλέξετε περισσότερους ενδιαφερόμενους.

• Επικοινωνήστε με τα χορηγικά στελέχη και τα μέλη της ομάδας που δημιούργησαν τις εκτιμήσεις.
• Παροχή υποστηρικτικών πωλήσεων, εξόδων και άλλης τεκμηρίωσης.
• Δημιουργήστε συγκεκριμένες προβλέψεις πωλήσεων και κόστους κατά έτος.
• Προετοιμάστε τα δεδομένα οικονομικής ανάλυσης για το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO), την περίοδο αποπληρωμής και άλλους υπολογισμούς.