Κατανόηση της μεταφοράς ERP

Το ERP είναι σαν το κεντρικό νευρικό σύστημα μιας επιχείρησης. Οι λύσεις ERP παρέχουν στους οργανισμούς εικόνα του τι συμβαίνει στους βασικούς επιχειρηματικούς τομείς, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών, της εφοδιαστικής αλυσίδας, της εξυπηρέτησης πελατών και του HR, για να αναφέρουμε μερικές. Αυτό βοηθάει τις εταιρίες να διαχειριστούν πολλές αλληλένδετες διαδικασίες μέσα σε ένα ενιαίο ενοποιημένο σύστημα.

Μια μετεγκατάσταση ERP είναι απαραίτητη όταν ένα παλιό ERP καταστεί παρωχημένο, δεν συμβαδίζει πλέον με τις ανάγκες του πελάτη ή περιορίζει την ικανότητα μιας επιχείρησης να ικανοποιήσει τις ανταγωνιστικές απαιτήσεις. Όποια και αν είναι η περίπτωση, η μεταφορά δεδομένων είναι ένα κρίσιμο - και ενδεχομένως επίπονο - μέρος της έναρξης λειτουργίας ενός νέου ERP

Σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε:

• Πώς θα προετοιμαστείτε για τη μεταφορά ERP

• Γιατί το cloud ERP βρίσκεται σε άνοδο

• Προκλήσεις και παγίδες μετεγκατάστασης ERP

• Βέλτιστες πρακτικές για ομαλή μεταφορά δεδομένων

Προετοιμασία για μεταφορά ERP

Η μεταφορά δεδομένων μπορεί να είναι σχολαστική εργασία. Η μετακίνηση πληροφοριών που σχετίζονται με πελάτες, προϊόντα και προμηθευτές από πολλές μορφές σε ένα σύστημα φέρνει εγγενή κίνδυνο στην ακεραιότητα των δεδομένων ERP. Η ακρίβεια είναι απαραίτητη για την αποφυγή καθυστερήσεων, σύγχυσης και απώλειας δεδομένων κάτω από τη γραμμή.

Οι επιχειρήσεις με σαφή κατανόηση των στόχων, της στρατηγικής και των αναγκών τους θέτουν τους εαυτούς τους στην καλύτερη θέση για μια ακριβή, έγκαιρη μεταφορά δεδομένων. Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να ετοιμαστείτε:

Δημιουργήστε το business case

Μια υγιής επιχειρηματική περίπτωση ξεκινά με μια καλή δήλωση προβλήματος. Οι οργανισμοί θα πρέπει να αξιολογήσουν την υποδομή ΙΤ, τις εφαρμογές και τα δεδομένα με τα οποία εργάζονται και να σημειώσουν τυχόν ελλείψεις. Περιγράψτε πώς αυτοί οι περιορισμοί επηρεάζουν τις λειτουργίες, την απόδοση υπαλλήλων και τις πελατειακές σχέσεις.

Στη συνέχεια, διατυπώστε τον τρόπο με τον οποίο ένα νέο ERP θα αντιμετωπίσει αυτά τα ζητήματα. Να είστε σαφείς σχετικά με την αναμενόμενη απόδοση επένδυσης, το κόστος, τους περιορισμούς πόρων και τους πιθανούς κινδύνους. Τα οφέλη του ERP εξαρτώνται από ένα νέο σύστημα που ξεκινά με τα καλύτερα δεδομένα. Οι οργανισμοί πρέπει να είναι σαφείς σχετικά με το χρόνο, την ενέργεια και τις επενδύσεις που απαιτούνται.

Ανάπτυξη μιας σταθερής στρατηγικής μεταφοράς δεδομένων

Η επιτυχής μεταφορά ERP βασίζεται σε σαφώς καθορισμένους στόχους. Πρόχειρο πρόχειρες λεπτομέρειες έργου με προϋπολογισμό, ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα και εύρος. Επιλέξτε βασικές μετρήσεις απόδοσης για έλεγχο καθώς το έργο συνεχίζεται.

Ξεκινήστε νωρίς τον προγραμματισμό για να ευθυγραμμίσετε πόρους και να ενισχύσετε τις ομάδες υλοποίησης ERP ώστε να αναθέσουν άλλες εργασίες ώστε να μπορούν να εστιάσουν την ενέργειά τους στη μεταφορά δεδομένων όταν χρειάζεται. Η πρώιμη αγορά σε όλα τα επίπεδα ενός οργανισμού φέρνει όλους στην ίδια σελίδα και βοηθά στην υπεράσπιση ενάντια σε διαταραχές ή διαφωνίες αργότερα.

Επιλέξτε εταίρο υλοποίησης ERP

Μόλις μια επιχείρηση καθορίσει στόχους και απαιτήσεις, μπορεί να αξιολογήσει προσεκτικά τις επιλογές ERP. Ερευνητικοί προμηθευτές για την εμπειρία της βιομηχανίας, συμβατότητα με την τρέχουσα τεχνολογία, και ένα αποδεδειγμένο αρχείο της εκπλήρωσης καθορισμένων στόχων.

Ελέγξτε τις μελέτες περιπτώσεων προμηθευτή για να δείτε πόσο καλά ευθυγραμμίζονται με συγκεκριμένες επιχειρηματικές ανάγκες. Μια καλή προσαρμογή θα είναι εξοικειωμένη με τα τελευταία πρότυπα συμμόρφωσης δεδομένων και τους κανονισμούς του κλάδου.

Γιατί οι επιχειρήσεις μετακινούνται στο cloud ERP

Τα παραδοσιακά on-premise συστήματα ERP λειτουργούν σε διακομιστές που ανήκουν και συντηρούνται από την ομάδα ΙΤ της επιχείρησης. Απαιτούν φυσικό χώρο, τακτική συντήρηση και μεταφορά δεδομένων όταν υλικό παλαιού τύπου τρέχει αναπόφευκτα την πορεία του. Αυτός είναι ο λόγος που περισσότεροι οργανισμοί σήμερα μεταφέρονται στις λύσεις cloud ERP. Αυτές οι συνδρομητικές υπηρεσίες προσφέρουν την ορατότητα και τον έλεγχο που θέλουν οι κορυφαίες επιχειρήσεις χωρίς μια μεγάλη επένδυση κεφαλαίου ή συνεχή συντήρηση.

Τα πλεονεκτήματα ενός cloud ERP σε σχέση με ένα on-premise ERP περιλαμβάνουν:

• Κόστος: Το λογισμικό Cloud ERP παραδίδεται μέσω του διαδικτύου, οπότε δεν υπάρχει ανάγκη για υλικό που απαιτεί καθημερινή προσοχή από ήδη απασχολημένα τμήματα IT. Διορθώσεις, αναβαθμίσεις και συντήρηση καλύπτονται από έναν πάροχο ERP έναντι ενιαίου τιμήματος.

• Δυνατότητα επέκτασης: Οι επιχειρήσεις μπορούν να προσθέσουν αποθήκευση δεδομένων καθώς αναπτύσσονται και νέες λειτουργίες από απόσταση, όπως απαιτείται. Οι προδιαμορφωμένες ενοποιήσεις ERP συνδέονται με επιχειρηματικές εφαρμογές με παραγωγικό ΑΙ που βοηθούν στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και υποστηρίζουν τους πελάτες.

• Ευελιξία: Οι λύσεις Cloud ERP προσαρμόζονται γρήγορα στα νέα επιχειρηματικά μοντέλα και τους μεταβαλλόμενους κανονισμούς. Οι οργανισμοί μπορούν να βρουν ευκαιρίες για καινοτομία συνδέοντας δεδομένα μίας φοράς σε σιλό και ενοποιώντας, τυποποιώντας και ενοποιώντας εφαρμογές.

• Αναλυτικά στοιχεία: Τα σύγχρονα συστήματα νέφους επιτρέπουν στους ηγέτες να λαμβάνουν καλύτερες και ταχύτερες αποφάσεις. Τα εργαλεία AI ανυψώνουν τις πληροφορίες που κρύβονται μέσα σε μεγάλες, σύνθετες ομάδες δεδομένων για να βοηθήσουν να εντοπιστούν οι τάσεις και να προβλεφθεί η αλλαγή.

• Ασφάλεια: Οι λύσεις Cloud ERP βοηθούν στη μείωση του κινδύνου και στην αύξηση της διαφάνειας συμμόρφωσης. Οι ομάδες ασφαλείας των προμηθευτών ERP μπορούν να κάνουν κρίσιμες ενημερώσεις, να αντιμετωπίσουν προβλήματα και να ανταποκριθούν σε κυβερνοεπιθέσεις από απόσταση χωρίς μια δαπανηρή επίσκεψη στον ιστότοπο.

Κοινές προκλήσεις με τη μεταφορά δεδομένων ERP

Η μεταφορά ERP είναι κάτι περισσότερο από την απλή μετακίνηση αρχείων. Η συνέχεια των ροών εργασίας και η ικανότητα εύρεσης πληροφοριών γρήγορα εξαρτάται από την ακριβή μεταφορά όλων των σχετικών δεδομένων ERP.

Οι είναι πολλές μεταβλητές για να ασχοληθούν. Αλλά αυτές οι πολυπλοκότητες μπορούν να ξεπεραστούν, ειδικά αν οι επιχειρήσεις γνωρίζουν τα ζητήματα που τις περισσότερες φορές ταξιδεύουν σε ομάδες:

• Ποιότητα δεδομένων: Πλεονάζον, παλιό, περιττό ή παρωχημένο περιεχόμενο κυματίζει προς τα κάτω, προκαλώντας προβλήματα και περιορίζοντας τις πληροφορίες

• Περιορισμοί πόρων: Χρειάζεται χρόνος, εμπειρογνωμοσύνη και εστίαση για να αποκαλυφθούν τα δεδομένα ERP που παγιδεύτηκαν στα σιλό πληροφοριών, έπειτα να εξαχθούν, να καθαριστούν και να προετοιμαστούν για τη μεταφορά

• Περιπλοκές ERP παλαιού τύπου: Όσο πιο παραμετροποιημένο είναι ένα κληροδοτημένο σύστημα, τόσο μεγαλύτερη και πιο σύνθετη είναι η μεταφορά ERP

• Συμμόρφωση και ασφάλεια: Η μεταφορά δεδομένων από πολλαπλές πηγές λαμβάνει με ασφάλεια γνώση των εξελισσόμενων απειλών στον κυβερνοχώρο και συνειδητοποίηση των ρυθμιστικών κατευθυντήριων γραμμών

• Διαχείριση αλλαγών: Ένα κληροδοτημένο σύστημα μπορεί να αισθάνεται σαν δεύτερη φύση για πολλούς εργαζομένους—η εξισορρόπηση του φόρτου εργασίας τους με την εκμάθηση ενός νέου συστήματος μπορεί να προκαλέσει άγχος

Βέλτιστες πρακτικές μεταφοράς δεδομένων ERP

Τα ακριβή δεδομένα ERP υποστηρίζουν τις διαδικασίες υπαλλήλων, τα συστήματα εφοδιαστικής αλυσίδας, τις αλληλεπιδράσεις εξυπηρέτησης πελατών και πολλά άλλα. Οι επιχειρήσεις πρέπει να μεταφέρουν δεδομένα με γνώμονα τόσο τις λεπτομέρειες χαμηλού επιπέδου όσο και τη στρατηγική υψηλού επιπέδου.

Για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που μετακινήθηκαν βελτιστοποιήθηκαν για ένα νέο σύστημα ERP, ακολουθήστε τις παρακάτω συμβουλές:

Αξιολόγηση υπαρχόντων δεδομένων

Διαφορετικά τμήματα μέσα σε έναν οργανισμό μπορούν να χειριστούν το ίδιο κομμάτι δεδομένων διαφορετικά. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπειες, διπλοεγγραφές ή ανακρίβειες που εμφανίζονται αργότερα σε λάθος χρόνο.

Εφόσον ένα νέο ERP θα είναι η μοναδική πηγή αλήθειας μιας επιχείρησης, είναι σοφό να είσαι επιλεκτικός με αυτό ακριβώς που μεταναστεύει. Η αντιγραφή κάθε τελευταίου κομματιού δεδομένων μπορεί να προκαλέσει σύγχυση ή σφάλματα αργότερα. Μια ενδελεχής αξιολόγηση των δεδομένων από το τμήμα θα διασφαλίσει ότι οι άχρηστες πληροφορίες δεν μπλοκάρουν μια νέα βάση δεδομένων.

Προσεκτική αντιστοίχιση πεδίων δεδομένων

Ένα σχέδιο για το πού θα ρέουν τα δεδομένα βοηθά τους οργανισμούς να εντοπίζουν ασυνέπειες και να επιτρέπουν την αυτοματοποιημένη μεταφορά. Για να φθάσουν εκεί, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αντιστοιχίσουν δεδομένα από πλατφόρμες πηγής και λύσεις στη δομή του νέου τους συστήματος ERP

Δώστε χρόνο στις ομάδες υλοποίησης ERP να κατανοήσουν τι βλέπουν, να επισημάνουν τα προβλήματα όπως απαιτείται και να μετατρέψουν τα δεδομένα σε μορφές που ταιριάζουν καλύτερα στο νέο σύστημα.

Καθορισμός διακυβέρνησης δεδομένων

Είναι σημαντικό για έναν οργανισμό να αποφασίσει ποιος κατέχει ποια δεδομένα πριν μετακινηθεί. Αναθέστε ρόλους για κάθε φορά που πρέπει να ενσωματωθούν συγκεκριμένοι τύποι δεδομένων, πώς θα συμβεί και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό.

Διορίστε ένα άτομο για να επιβλέψετε τη συμμόρφωση. Αυτό θα βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι ολόκληρη η προσπάθεια μεταφοράς ERP συμβαδίζει συνεχώς με τους τελευταίους κανονισμούς.

Δημιουργήστε μια αυστηρή διαδικασία επικύρωσης

Για να διασφαλίσετε ότι τα αποτελέσματα των δοκιμών μπορούν να ερμηνευτούν με ακρίβεια και να εφαρμοστούν, είναι καλή ιδέα να επαληθεύσετε τη μεθοδολογία δοκιμών νωρίς.

Ελέγξτε μόλις μεταφερθούν τα πρώτα δεδομένα και επανεπαληθεύστε τακτικά τα αποτελέσματα καθώς περισσότερα δεδομένα μετακινούνται. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μάθουν, να εφαρμόσουν πληροφορίες ευρέως και να αποφύγουν προβλήματα όταν ο ρυθμός ανακάμπτει.

Προώθηση συνεργατικής ανάπτυξης

Οι εμπειρογνώμονες ΙΤ, οι τελικοί χρήστες και οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να συμμετάσχουν για να επιτύχει η μετάβαση στο ERP. Για να δημιουργήσετε το buy-in, είναι καλύτερο να αναπτύξετε μια στρατηγική μαζί, να κοινοποιήσετε σαφώς τις προτεραιότητες νωρίς και να είστε εκ των προτέρων με τον τρόπο με τον οποίο η αλλαγή θα επηρεάσει όλους.

Ενημερώνουν τακτικά τα στελέχη, τα τμήματα, τους πελάτες και τους υπαλλήλους για την κατάσταση του έργου και τον τρόπο με τον οποίο το τελικό προϊόν θα βελτιώσει την εμπειρία τους.

Λίστα ελέγχου μεταφοράς ERP: 7 βασικές στρατηγικές

Όπως κάθε έργο σε όλη την εταιρεία, ακόμη και με τον καλύτερο προγραμματισμό, απροσδόκητα προβλήματα θα εμφανιστούν. Επιμείνετε σε αυτές τις στρατηγικές για να αντιμετωπίσετε τον λόξυγγα κατά μέτωπο και να διαχειριστείτε τον κίνδυνο:

1. Διεξαγωγή ενδελεχούς αξιολόγησης που ορίζει σαφείς στόχους

Σαφώς κατανοήστε τις απαιτήσεις δεδομένων συλλέγοντας σκόπιμα δεδομένα σε όλο τον οργανισμό, από τη διαχείριση έως τους τελικούς χρήστες. Μάθετε τι προκαλεί απογοήτευση, επιβράδυνση των διαδικασιών ή καταστολή της καινοτομίας. Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια λίστα μετρήσιμων στόχων για την αντιμετώπιση αυτών των συγκεκριμένων σημείων πόνου.

2. Συνεργαστείτε με έμπειρους συμβούλους

Μόλις ένας οργανισμός τεκμηριώσει σαφείς στόχους, ένας σύμβουλος μπορεί να βοηθήσει στην προτεραιοποίησή τους και να διερευνήσει άλλα ζητήματα που μπορεί να χρειαστεί να εξετάσει μια επιχείρηση. Μια ενημερωμένη, outsider προοπτική μπορεί επίσης να διευκρινίσει πώς είναι η επιτυχία, τόσο στο τέλος της μετάβασης στο ERP όσο και για τα επόμενα χρόνια.

3. Συμμετοχή των ενδιαφερομένων νωρίς και συχνά

Η μεταφορά ERP είναι μια προσπάθεια σε όλη την επιχείρηση που θα ευδοκιμήσει με σαφή επικοινωνία, ώστε να θέσει τις προσδοκίες εκ των προτέρων. Αφήστε κάθε επηρεαζόμενο τμήμα, συνεργάτη και πελάτη να γνωρίζει πώς και πότε η αλλαγή θα τους επηρεάσει, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να προετοιμαστούν και κανείς δεν εκπλήσσεται.

4. Τεκμηριώστε ένα συνοπτικό πρόγραμμα έργου μεταφοράς ERP

Αναπτύξτε μια λεπτομερή λίστα εργασιών για κάθε βήμα, ξεκινώντας από το τέλος, με συνημμένα βασικά ορόσημα και ημερομηνίες. Να είστε σαφείς σχετικά με το τι χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε βήμα και να παρακολουθείτε πόσο χρόνο απαιτούν καθώς πηγαίνετε.

5. Υιοθετήστε μία στρατηγική clean core για εκκαθάριση και προετοιμασία δεδομένων βασικού αρχείου

Οι επιχειρήσεις που αποφεύγουν τροποποιήσεις στις βασικές λειτουργίες του συστήματός τους ERP τείνουν να παρακάμπτουν τη μελλοντική πολυπλοκότητα και τα προβλήματα απόδοσης. Δώστε τη δυνατότητα σε ένα clean core να ελαχιστοποιήσει τον κίνδυνο, να επωφεληθεί γρήγορα από τις ενημερώσεις και να ενοποιηθεί εύκολα με τη νέα τεχνολογία.

6. Απλοποιήστε τη μεταφορά cloud με μια σταδιακή προσέγγιση

Μια μεταφορά ERP πρέπει να εκτελεστεί σταδιακά. Εργαστείτε μέσω βασικών συστημάτων ή διαδικασιών κατά τμήμα, υπάλληλο ή τοποθεσία. Αντιμετωπίστε τα ζητήματα προληπτικά, μάθετε και προχωρήστε. Χρειάζεται λίγο περισσότερος χρόνος, αλλά το να είσαι μεθοδικός είναι απαραίτητο για πολύπλοκα ή υψηλού κινδύνου έργα.

7. Ελέγξτε αυστηρά και προσφέρετε την κατάρτιση

Επιβεβαιώστε ότι ένα νέο ERP αντλεί με ακρίβεια νέα δεδομένα ελέγχοντας μικρές ποσότητες πρώτα. Ελέγξτε μη αυτόματα κάθε εφαρμογή, διορθώστε τα προβλήματα και επιβεβαιώστε ότι τα νέα και τα παλιά συστήματα ERP ευθυγραμμίζονται. Στη συνέχεια, προσθέστε περισσότερα δεδομένα και περιπτώσεις χρήσης, δίνοντας παράλληλα στους τελικούς χρήστες την ευκαιρία να εκπαιδεύσουν και να επιτύχουν πιστοποιήσεις.

Ποιος πρέπει να είναι μέλος της ομάδας μετεγκατάστασης ERP;

Μια στρατηγική μεταφοράς δεδομένων είναι τόσο καλή όσο και οι άνθρωποι που συνεργάζονται για την εφαρμογή της. Κάθε επιτυχία του νέου συστήματος εξαρτάται από την ομάδα που διαμορφώνει το έργο από την αρχή και το βλέπει μέχρι το τέλος.

Ακολουθούν μερικοί προτεινόμενοι ρόλοι για ανάθεση και η εστίασή τους:

• Εκτελεστικός χορηγός για να ενεργεί ως πρόσωπο με την ηγεσία, να κλειδώνει την εκτελεστική αγορά νωρίς και να βοηθά στην επίλυση προβλημάτων καθώς προκύπτουν

• Διευθυντής έργου για την καθοδήγηση της κυκλοφορίας με τα μάτια στραμμένα στο χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό

• Διευθυντής ΙΤ ή διαχειριστής συστήματος για να βεβαιωθείτε ότι τα τρέχοντα συστήματα βάσει δεδομένων είναι συμβατά και έτοιμα για μεταφορά

• Επιχειρηματικός αναλυτής για να βοηθήσει στην αποσαφήνιση της επιχειρηματικής περίπτωσης για τη μεταφορά ERP και να φωτίσει τις βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες επιπτώσεις της

• Πολλαπλοί λειτουργικοί πιθανοί πελάτες για να διασφαλιστεί ότι όλα τα σχετικά δεδομένα περιλαμβάνονται από βασικούς τομείς της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών, των πωλήσεων, των λειτουργιών και του HR

• Η διαχείριση αλλαγών θα βοηθήσει τους υπαλλήλους να προετοιμαστούν και να αγκαλιάσουν τις δυνατότητες ενός νέου συστήματος ERP

• Ειδικός μεταφοράς δεδομένων για να βοηθήσει στην απεικόνιση, συλλογή, εκκαθάριση και προετοιμασία δεδομένων για απρόσκοπτη μεταφορά

• Διασφάλιση ποιότητας / έλεγχος του οδηγού για την επιθεώρηση των διαδικασιών σε κάθε στάδιο και τη διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων που μεταφέρονται ευθυγραμμίζεται με τις ανάγκες του νέου συστήματος

• Προμηθευτής/σύμβουλος ERP για να καθοδηγήσει έναν οργανισμό στη διαδικασία με μια νέα προοπτική και μακροπρόθεσμους στόχους

Συχνές Ερωτήσεις