Κατά την εφαρμογή του νέου λογισμικού οι εταιρείες συχνά ξοδεύουν πολύ χρόνο εντοπίζοντας τις απαιτήσεις τους αλλά σχετικά λίγο συγκεντρώνοντας την ομάδα που θα οδηγήσει την υλοποίηση. Ωστόσο, η ομάδα έργου είναι αδιαμφισβήτητος ο μεγαλύτερος παράγοντας επιτυχίας, ένας παράγοντας που μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ της υλοποίησης εντός του στόχου και ενός έργου που πηγαίνει πλάγια.

Αποδεκτικά απλό, εδώ είναι η φόρμουλα για μια επιτυχημένη εφαρμογή: οι σωστοί άνθρωποι, με τις σωστές δεξιότητες, ακολουθώντας τα σωστά βήματα. Βεβαιωθείτε ότι ξεκινήσατε τον προγραμματισμό ERP παράλληλα με τη διαδικασία επιλογής ομάδας. Αυτά τα οκτώ βήματα θα σας βοηθήσουν να δομήσετε την ομάδα έργου σας, να δημιουργήσετε το σχέδιό σας και να θέσετε σε εφαρμογή τα σωστά μέτρα.

Η φόρμουλα για μια επιτυχημένη εφαρμογή: οι σωστοί άνθρωποι, με τις σωστές δεξιότητες, ακολουθώντας τα σωστά βήματα.

1. Αναγνωρίστε ότι δεν είναι έργο πληροφορικής

Επειδή τα συστήματα ERP βασίζονται στην τεχνολογία των πληροφοριών, οι άνθρωποι συχνά υποθέτουν ότι οι υλοποιήσεις ERP είναι έργα ΙΤ. Όχι έτσι. Ένα σύστημα ERP είναι η ραχοκοκαλιά ολόκληρης της λειτουργίας της εταιρείας σας οπότε χρειάζεστε δέσμευση και δέσμευση από κάθε τμήμα. Χωρίς επαρκή οργανωτική υποστήριξη, μια εφαρμογή καθοδηγούμενη από ΤΠ είναι πιθανό να οδηγήσει σε δαπανηρές καθυστερήσεις, αντίσταση των χρηστών, δυσαρέσκεια ή ακόμα και απόλυτη αποτυχία.

Το τμήμα πληροφορικής θα φροντίσει για την εγκατάσταση υλικού και λογισμικού (εάν το νέο σύστημα είναι εγκατεστημένο on-premise). Η πληροφορική θα είναι επίσης υπεύθυνη για τη συμβατότητα και την ενοποίηση με άλλα συστήματα και εξοπλισμό που εξαρτώνται από τα δεδομένα, τόσο εντός όσο και σε σύνδεση με την επιχείρηση. Ωστόσο, η ευθύνη για τον καθορισμό των νέων επιχειρηματικών διαδικασιών που θα οδηγήσουν τη διαμόρφωση του συστήματος πέφτει ξεκάθαρα στους ώμους των χρηστών του συστήματος.

2. Ασφαλής εκτελεστική δέσμευση

Ενώ ο CIO ή ο CTO αναμφίβολα επικύρωσε το έργο υλοποίησης, η συμμετοχή τους δεν τελειώνει εκεί. Η υπογραφή της επένδυσης ERP είναι μόνο η αρχή. Τα στελέχη πρέπει να κατανοήσουν τον αντίκτυπο ενός μεγάλου έργου υλοποίησης ERP, να είναι πρόθυμα να κάνουν τους απαραίτητους συμβιβασμούς για να επιτρέψουν στους ανθρώπους να αφιερώσουν χρόνο και ενέργεια στο έργο και να παρέχουν ορατά στοιχεία για την υποστήριξή τους.

Τα στελέχη θα πρέπει να εκφράσουν τη δέσμευσή τους από τις πρώτες εναρκτήριες συνεδριάσεις. Θα πρέπει να παραμείνουν εμπλεκόμενοι, ακολουθώντας την πρόοδο της ομάδας και προσφέροντας ενθάρρυνση όταν και όπου χρειάζεται. Πρέπει επίσης να λειτουργούν ως η τελική αρχή όταν ανακύπτουν συγκρούσεις ή ζητήματα που δεν μπορούν να επιλυθούν χωρίς εκτελεστική συμμετοχή.

Σε κάθε έργο θα υπάρχουν στιγμές που άλλες προτεραιότητες παρεμβαίνουν στις δεσμεύσεις του έργου. Οι απαιτήσεις πελατών, οι συνεδρίες κατάρτισης, ή τα ανταγωνιστικά προγράμματα μπορούν εύκολα να τραβήξουν τα μέλη της ομάδας μακριά. Οι εργαζόμενοι θα πιεστούν σκληρά για να αντισταθούν σε αυτούς τους περισπασμούς χωρίς ορατή εκτελεστική δέσμευση και «άδεια» για να παραμείνουν συγκεντρωμένοι.

3. Επιλέξτε τον σωστό αρχηγό ομάδας έργου

Μια αποτελεσματική ομάδα έργου, καθοδηγούμενη από έναν έξυπνο και αφοσιωμένο ηγέτη έργου, απαιτείται για να οδηγήσει ένα έργο ERP στην επιτυχή ολοκλήρωση, εγκαίρως και με προϋπολογισμό. Ο αρχηγός της ομάδας πρέπει να προέρχεται από τη λειτουργική πλευρά της επιχείρησης και να είναι το πρόσωπο στο οποίο στρέφονται οι περισσότεροι άνθρωποι όταν έχουν μια ερώτηση ή ένα πρόβλημα, κάποιος που γνωρίζει τις επιχειρήσεις της εταιρείας, την εσωτερική πολιτική και πώς λειτουργούν τα πράγματα στον οργανισμό σας. Ο επικεφαλής του έργου θα μπορούσε να είναι επικεφαλής τμήματος αλλά σε πολλές περιπτώσεις δεν θα είναι. Αν είναι δυνατόν, προσδιορίστε αυτό το άτομο όσο το δυνατόν νωρίτερα για να επιτρέψετε τη συμμετοχή στη διαδικασία επιλογής.

Ο αρχηγός της ομάδας πρέπει να είναι – ή να γίνει – ικανός στη χρήση του λογισμικού διαχείρισης έργου για την παρακολούθηση εργασιών, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος. Η προηγούμενη εμπειρία διαχείρισης έργου είναι χρήσιμη αλλά δεν απαιτείται. Υπάρχουν πολλοί διαθέσιμοι πόροι για την εκπαίδευση του καθορισμένου ατόμου στις τεχνικές και τα εργαλεία διαχείρισης έργου.

4. Αποκτήστε τους κατάλληλους ανθρώπους στην ομάδα υλοποίησης ERP

Η δομή της ομάδας υλοποίησής σας πρέπει να απεικονίζει τον οργανισμό σας. Τα μέλη της ομάδας έργου θα πρέπει να εκπροσωπούν όλα τα μεγάλα λειτουργικά τμήματα, ιδιαίτερα εκείνα που είναι κύριοι χρήστες και δικαιούχοι του συστήματος. Τα τμήματα μπορεί να περιλαμβάνουν τη μηχανική, τις πωλήσεις και την εξυπηρέτηση πελατών, τις προμήθειες, τα οικονομικά και τη λογιστική, το ΙΤ, τη φυσική εγκατάσταση και συντήρηση, τους ανθρώπινους πόρους ή άλλα ανάλογα με τον τρόπο οργάνωσης της επιχείρησής σας και το εύρος της εμβέλειας του συστήματός σας.

Η ομάδα είναι υπεύθυνη για το σχεδιασμό και την οργάνωση του έργου και θα πρέπει να συνεδριάζει τακτικά για να εξετάζει την πρόοδο και να αντιμετωπίζει τυχόν ζητήματα που προκύπτουν. Κάθε μέλος της ομάδας θα αναλάβει την ευθύνη για το συντονισμό των δραστηριοτήτων εντός της λειτουργικής του περιοχής, συχνά ιδρύοντας και καθοδηγώντας μεμονωμένες ομάδες εργασίας για την εκτέλεση διαφόρων εργασιών. Τα μέλη θα αναφέρουν την ομάδα έργου καθώς αυτές οι εργασίες αναλαμβάνονται και ολοκληρώνονται.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ομάδα έργου θα συναντάται εβδομαδιαίως - ή πιο συχνά κατά τη διάρκεια κρίσιμων περιόδων ή περιόδων υψηλής δραστηριότητας. Ενώ τα στελέχη επιπέδου C δεν αναμένεται να παρευρεθούν στις συναντήσεις της ομάδας, θα πρέπει να είναι ενήμερα για όλες τις δραστηριότητες και αποφάσεις υλοποίησης μέσω τακτικών αναφορών από τον αρχηγό της ομάδας. Η αναφορά κατάστασης σε όλη την εταιρία συνιστάται επίσης ιδιαίτερα για να διατηρήσετε τον ενθουσιασμό και το ενδιαφέρον υψηλά.

5. Ακολουθήστε μια δομημένη και περιεκτική διαδικασία σχεδιασμού υλοποίησης

Ο προγραμματισμός πρέπει να ξεκινήσει νωρίς, όταν το έργο προταθεί ή προσδιοριστεί για πρώτη φορά. Το σχέδιο έργου θα ενημερώνεται συνεχώς καθώς νέες πληροφορίες καθίστανται διαθέσιμες – αλλά θα πρέπει να «κλειδώνονται» στην αρχή κάθε φάσης. Αν και μετά από αυτό το σημείο ενδέχεται να χρειαστούν πρόσθετες αλλαγές, θα πρέπει να αποφεύγονται τυχόν αλλαγές στη μέση της διαδικασίας. Η τάση να συνεχίσουμε να προσθέτουμε ή να αλλάζουμε τους στόχους του έργου, είναι ίσως η μεγαλύτερη απειλή για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Οι καλές ιδέες είναι πιθανό να προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, αλλά ακόμη και φαινομενικά μικρές αλλαγές μπορούν να επιβραδύνουν ή να εκτροχιάσουν το έργο σας. Αφήστε αυτές τις ιδέες στην άκρη για τη δεύτερη φάση.

Αποκτήστε την (μελλοντική) κοινότητα χρηστών που εμπλέκεται στην πρώιμη διαδικασία προγραμματισμού. Γιατί είναι τόσο σημαντικό αυτό; Αποτελούν την κύρια πηγή πληροφοριών για την «ως έχει» περιγραφή της επιχείρησης και των διαδικασιών της. Θα το χρειαστείτε στο τμήμα ορισμού απαιτήσεων της αίτησης ERP για προτάσεις (RFP). Θα τους θέλετε να συμμετέχουν στη διαδικασία επιλογής, ώστε να μπορούν να σας πουν αν το σύστημα ανταποκρίνεται πραγματικά στις ανάγκες τους στο πλαίσιο των καθημερινών διαδικασιών τους. Το πιο σημαντικό, η έγκαιρη και συνεχής συμμετοχή στη διαδικασία προδιαγραφής και επιλογής θα βοηθήσει να ξεπεραστεί οποιαδήποτε αντίσταση στην αλλαγή που είναι συχνά παρούσα στην κοινότητα των χρηστών όταν κάτι νέο ωθείται πάνω τους.

Αυτές και άλλες βέλτιστες πρακτικές υλοποίησης και προγραμματισμού ERP μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επένδυσή σας.

Αποκτήστε την (μελλοντική) κοινότητα χρηστών που εμπλέκεται στην πρώιμη διαδικασία προγραμματισμού.

6. Παρακολουθήστε το πρόγραμμα έργου σας

Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία διαχείρισης έργου για να προγραμματίσετε και να παρακολουθήσετε το έργο και την πρόοδό του. Υπάρχουν πολλά σχετικά φθηνά πακέτα λογισμικού διαχείρισης έργου για να διαλέξετε. Το λογισμικό θα σας βοηθήσει να καθορίσετε το χρονοδιάγραμμα, να προσδιορίσετε τις ανάγκες των πόρων και να εντοπίσετε πιθανές συγκρούσεις. Μόλις φορτωθεί ολόκληρο το σχέδιο έργου, θα σας βοηθήσει να παρακολουθήσετε κάθε εργασία και τη συνολική πρόοδο έναντι του σχεδίου, καθώς και να προσδιορίσετε την επίδραση οποιασδήποτε ολίσθησης - καθυστερήσεις που προκαλούνται από την καθυστερημένη ολοκλήρωση των εργασιών που μπορεί να επηρεάσουν άλλα χρονοδιαγράμματα. Τα εργαλεία θα παρακολουθούν επίσης τις δαπάνες σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό και θα ενημερώνουν τα ανώτερα διοικητικά στελέχη σχετικά με τη χρηματοδότηση και τις ανάγκες σε πόρους.

Καθώς εντοπίζονται αποκλίσεις από το πρόγραμμα έργου, η ομάδα έργου πρέπει να τις αντιμετωπίσει γρήγορα. Τα μικρά ολισθήματα γίνονται σημαντικά προβλήματα αν δεν επιλυθούν ενώ είναι ακόμα μικρά. Κάθε αρχηγός ομάδας εργασίας θα πρέπει να αναφέρει την κατάσταση των ενεργών έργων στο υπόλοιπο της ομάδας έργου στην εβδομαδιαία συνάντηση. Η ομάδα έργου μπορεί στη συνέχεια να καταλάβει πώς να επαναφέρει οποιαδήποτε καθυστερημένη ή διαταραγμένη εργασία σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Το πρόγραμμα είναι υψίστης σημασίας - μην αφήσετε καμία προγραμματισμένη δραστηριότητα να γλιστρήσει δεδομένου ότι θα υπάρξουν άλλες επιπτώσεις κατάντη. (Είναι εντάξει να χτίσετε ένα μικρό μαξιλάρι σε κρίσιμες εργασίες και φάσεις του σχεδίου. Μπορεί να εξετάσετε το ενδεχόμενο υιοθέτησης ορισμένων από τις αρχές διαχείρισης του έργου από την Κρίσιμη Αλυσίδα του Έλι Γκόλντρατ, συμπεριλαμβανομένων τρόπων για να κάνετε αυτά τα αποθέματα πιο αποτελεσματικά.)

7. Βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες «κατέχουν» το σύστημα

Αυτό το σημείο πρέπει να επαναληφθεί: η επιτυχία της υλοποίησής σας βασίζεται στην κοινότητα των χρηστών που αισθάνεται την αίσθηση της ιδιοκτησίας του συστήματος. Αν οι χρήστες είναι μέρος της διαδικασίας από την αρχή, θα αισθανθούν ένα μεγαλύτερο αίσθημα ευθύνης για την επιτυχία της - δεδομένου ότι ήταν ιδέα τους, τουλάχιστον εν μέρει, να επιλέξουν αυτό το συγκεκριμένο σύστημα και να το διαμορφώσουν όπως κάνατε.

Σε κάθε εφαρμογή, θα υπάρξουν στιγμές που θα εμφανιστούν δύσκολα ή απρόβλεπτα εμπόδια. Αν οι χρήστες δεν αισθάνονται ότι είναι το σύστημά τους, είναι εύκολο να κατηγορήσετε κάποιον άλλο - στελέχη, διευθυντές, πληροφορική ή το ίδιο το σύστημα - αντί να σκάψετε και να διορθώσετε το πρόβλημα. Το κλειδί για την ανάληψη δέσμευσης ως προς την ιδιοκτησία είναι η έγκαιρη συμμετοχή στον σχεδιασμό του έργου και στον καθορισμό στόχων.

Το «Τι είναι σε αυτό για μένα;» Ο παράγοντας είναι επίσης σημαντικός για την απόκτηση αυτής της αίσθησης ιδιοκτησίας. Κάθε χρήστης πρέπει να δει τα οφέλη από το νέο σύστημα - είτε είναι εύκολο στη χρήση, ευκολία, περισσότερη πίστη στην ακρίβεια των πληροφοριών, την ικανότητα να επιτύχει περισσότερα και να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο στην οργάνωση, ή μείωση του άγχους, των υπερωριών και της απογοήτευσης. Μερικά από αυτά τα «μαλακά» οφέλη είναι σημαντικά για να παρακινήσουν τους χρήστες να υιοθετήσουν το σύστημα και να το κάνουν επιτυχία. Η εκπαίδευση και η κατάρτιση είναι καίριας σημασίας για να βοηθήσουν τους χρήστες να κατανοήσουν πώς το σύστημα θα βελτιώσει την εργασιακή τους ζωή και την απόδοση της εργασίας τους.

Η επιτυχία της υλοποίησής σας βασίζεται στην κοινότητα χρηστών που αισθάνεται την αίσθηση της ιδιοκτησίας του συστήματος.

8. Μετρήστε την επιτυχία της ομάδας έργου ERP

Η τελική μέτρηση της αποτελεσματικότητας της ομάδας έργου είναι, φυσικά, μια επιτυχημένη υλοποίηση, που ολοκληρώνεται εγκαίρως και με προϋπολογισμό. Ωστόσο, εξίσου σημαντικά είναι και τα ενδιάμεσα μέτρα. Το σχέδιο έργου αποτελείται από έναν αριθμό αλληλεξαρτώμενων εργασιών που ορίζονται σε ένα χρονοδιάγραμμα, με πόρους που ανατίθενται για κάθε εργασία. Η ευθύνη της ομάδας, μετά την έγκριση του σχεδίου, είναι να διαχειριστεί την ολοκλήρωση όλων των εργασιών όπως έχει προγραμματιστεί.

Οι μεμονωμένες εργασίες, όταν ολοκληρωθούν, χρησιμεύουν ως ορόσημα. Κάθε εβδομάδα, οι μεμονωμένοι διαχειριστές εργασιών θα πρέπει να αναφέρουν την πρόοδο των εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης του χρόνου και των πόρων, καθώς και τυχόν προκλήσεις, διενέξεις ή ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν - έτσι ώστε η ομάδα του έργου στο σύνολό της να μπορεί να αποφασίσει για διορθωτικές ενέργειες ή ανακατανομή πόρων που απαιτούνται για να διατηρηθούν οι εργασίες στο στόχο. Η επιτυχής ολοκλήρωση όλων των εργασιών στην πορεία λειτουργεί ως μέτρηση τόσο για την απόδοση των επικεφαλής των εργασιών όσο και για τη μεγαλύτερη ομάδα έργου.

Η επίτευξη των προσδοκιών ERP ROI (απόδοση επένδυσης) είναι επίσης ένα μέτρο ομαδικής ολοκλήρωσης, ειδικά αν αυτές οι προσδοκίες επένδυσης έχουν γίνει ρεαλιστικά χρονικά για να παρουσιάσουν πρόοδο ή συνεχή βελτίωση.

Και τέλος, η επικοινωνία της ομάδας έργου, ενώ ένα λιγότερο άμεσο μέτρο, είναι ένας άλλος δείκτης επίτευξης. Πόσο καλά κοινοποίησε η ομάδα την κατάσταση του έργου στην εταιρεία εν γένει και μέχρι την αλυσίδα στους διευθυντές τμημάτων και τα στελέχη της εταιρείας; Η ισχυρή επικοινωνία αποτελεί βασικό συστατικό ενός επιτυχημένου έργου.

Σύνοψη

Η υλοποίηση ERP απαιτεί συμμετοχή και υποστήριξη σε όλη την επιχείρηση. Η ομάδα του έργου βρίσκεται στο επίκεντρο της υλοποίησης παρόλο που δεν «κάνουν» πραγματικά οι ίδιοι την υλοποίηση. Η κύρια εργασία της ομάδας είναι να προγραμματίζει και να διαχειρίζεται το έργο, να επιστρατεύει την υποστήριξη και να διατηρεί την επιχείρηση υποκινούμενη και προχωρώντας προς την επίτευξη όλων των προγραμματισμένων εργασιών και δραστηριοτήτων - μέχρι να ολοκληρωθεί με επιτυχία το έργο.