Επισκόπηση υλοποίησης ERP

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε σχετικά με την υλοποίηση ενός συστήματος ERP είναι τι είναι το ERP: προγραμματισμός επιχειρηματικών πόρων. Ο απλούστερος τρόπος να ορίσετε το ERP είναι να σκεφτείτε όλες τις βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες που απαιτούνται για τη λειτουργία μιας εταιρείας: οικονομικά, HR, παραγωγή, εφοδιαστική αλυσίδα, υπηρεσίες, προμήθειες και άλλα. Στο πιο βασικό του επίπεδο, το ERP είναι λογισμικό που βοηθά στην αποτελεσματική διαχείριση όλων αυτών των διαδικασιών σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα - γι’ αυτό συχνά αναφέρεται ως το σύστημα καταγραφής για τον οργανισμό.

Χωρίς ένα αποτελεσματικά εφαρμοσμένο σύστημα ERP, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν πολλές διαδικασίες σιλό και παλιά συστήματα που οδηγούν σε παρατεταμένους, επιρρεπείς σε σφάλματα κύκλους αναφοράς, περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα πραγματικού χρόνου και καμία αξιόπιστη μοναδική πηγή αλήθειας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο - ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας - οι ηγέτες των επιχειρήσεων επιλέγουν να αναπτύξουν ένα σύστημα ERP: για να τους βοηθήσουν να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να βελτιστοποιήσουν τις λειτουργίες τους μειώνοντας παράλληλα τον κίνδυνο.

Αλλά η ενσωμάτωση ενός συστήματος ERP στις διαδικασίες μιας εταιρείας και το περιβάλλον πληροφορικής μπορεί να είναι ένα μνημειώδες έργο. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα οφέλη, τις πιθανές παγίδες και τις βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή πριν ξεκινήσετε.

Επιχειρηματικά οφέλη από την εφαρμογή ενός συστήματος ERP

Υπάρχουν πολλά οφέλη για την εφαρμογή ενός συστήματος ERP - ιδιαίτερα ενός συστήματος που βασίζεται στο cloud - και διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση. Μια εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών, για παράδειγμα, έχει πολύ διαφορετικούς λόγους για την επιλογή ενός συστήματος ERP από μια κατασκευαστική εταιρεία.

Αλλά αυτά τα τρία θετικά της υλοποίησης ERP ισχύουν μόνο για κάθε οργανισμό:

• Παρέχει χρήσιμες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο: Η διαχείριση της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο είναι πρόκληση όταν οι πληροφορίες είναι δύσκολο να προσπελαστούν και να ενεργήσουν. Η εφαρμογή ενός συστήματος ERP βοηθά τους ηγέτες των επιχειρήσεων να συγκεντρώνουν τα δεδομένα, να παρακολουθούν συνεχώς την οικονομική θέση μιας εταιρείας και να διαχειρίζονται τις αναφορές - ακόμη και σε ένα σκληρό και συνεχώς εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Αυξάνει τη λειτουργική αποδοτικότητα: Η διαχείριση της επιχείρησης χρησιμοποιώντας αποσυνδεδεμένα συστήματα που βασίζονται σε χειροκίνητη παρέμβαση δεν είναι μόνο δαπανηρή και εντατική, αλλά οδηγεί επίσης σε σφάλματα, καθυστερήσεις και δυσαρεστημένους πελάτες. Η αυτοματοποίηση μη αυτόματων διαδικασιών με μια λύση ERP εξοικονομεί χρόνο, μειώνει την προσπάθεια, μειώνει το κόστος και βοηθά στην αύξηση της κερδοφορίας.
• Απλοποιημένη ανάπτυξη, χρήση και συντήρηση: Η παρακολούθηση των τεχνολογικών εξελίξεων περιπλέκεται όταν ένας οργανισμός λειτουργεί σε πολλές γεωγραφικές περιοχές που δεν υποστηρίζονται πλήρως ή σε σιλό σειράς επιχειρήσεων που δεν παραμένουν σε εξέλιξη με την αλλαγή. Η ανάπτυξη ενός cloud ERP καθιστά τις ενημερώσεις επεκτάσιμες, αυτόματες και διαθέσιμες παντού.

Στρατηγικές υλοποίησης ERP

Όταν οι εταιρείες σκέφτονται τις υλοποιήσεις του συστήματος, συχνά ξεκινούν λαμβάνοντας υπόψη τα επιθυμητά χαρακτηριστικά. Αλλά τα νέα χαρακτηριστικά ή οι τεχνολογίες δεν είναι το βασικό ζήτημα· αυτό που χρειάζεται μια επιχείρηση για την ανάπτυξη είναι σύγχρονες επιχειρηματικές διαδικασίες που επιτρέπουν την ευελιξία και την ανταπόκριση.

Ωστόσο, οι υπάρχουσες διαδικασίες τείνουν να είναι ανελαστικές, υποτονικές και ανίκανες να ικανοποιήσουν τις επιχειρηματικές ανάγκες. Ακόμη και όταν υπάρχουν αποδεδειγμένες και οικονομικά αποδοτικές διαδικασίες, πρέπει να ενημερώνονται συχνά για να ικανοποιούν τις εξελισσόμενες ανάγκες ή να βελτιώνονται με νέες δυνατότητες όπως το AI, το παραγωγικό AI, οι χρήστες AI και ο συντονισμός εφοδιαστικής αλυσίδας. Είναι σημαντικό να διατηρήσετε αυτές τις διαδικασίες στον πυρήνα του σχεδίου εφαρμογής. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι όσο πιο περίπλοκη είναι η επιχείρηση, τόσο πιο ολοκληρωμένη και εξελιγμένη μπορεί να είναι η προσέγγιση στην εφαρμογή.

Ακολουθούν τέσσερις γενικές στρατηγικές για τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες όλων των μεγεθών θα μπορούσαν να προσεγγίσουν ένα έργο υλοποίησης ERP:

1. Μεγάλη έκρηξη: Εφαρμόστε ένα σύστημα ή μια διαδικασία στο σύνολό του, όλα με τη μία. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συχνά κατά τη μετάβαση από ένα παλιό σύστημα σε ένα νέο, όπου όλα αλλάζουν ταυτόχρονα. Ενώ η προσέγγιση αυτή μπορεί να οδηγήσει σε άμεσα οφέλη και να μειώσει την ανάγκη για παράλληλες λειτουργίες, ενέχει επίσης σημαντικό κίνδυνο. Τυχόν ζητήματα που ανακύπτουν κατά τη διάρκεια της εφαρμογής μπορεί να έχουν εκτεταμένες επιπτώσεις, και η ξαφνική αλλαγή μπορεί να είναι συντριπτική για τους χρήστες και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η προσέγγιση big bang επιλέγεται συχνά όταν οι χρονικοί περιορισμοί ή η φύση του έργου καθιστούν τη σταδιακή υλοποίηση ERP μη πρακτική.
2. Σταδιακή παρουσίαση: Υλοποιήστε σταδιακά ένα σύστημα ή μια διαδικασία σε στάδια, συχνά σε διαφορετικά τμήματα, τοποθεσίες ή ομάδες χρηστών. Η μέθοδος αυτή επιτρέπει την προσεκτική παρακολούθηση και τις προσαρμογές σε κάθε φάση, μειώνοντας τον κίνδυνο εκτεταμένης διακοπής. Διαδίδοντας την υλοποίηση, οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν τα ζητήματα όπως προκύπτουν και μαθαίνουν από κάθε στάδιο πριν προχωρήσουν στο επόμενο. Αν και χρειάζεται περισσότερος χρόνος για την πλήρη εφαρμογή του συστήματος, η προσέγγιση αυτή επιτρέπει ομαλότερες μεταβάσεις και μεγαλύτερη αποδοχή από τους χρήστες. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε σύνθετα έργα όπου η πλήρης ανάπτυξη ERP ενέχει σημαντικό κίνδυνο.
3. Πιλοτική εφαρμογή: Εισαγωγή ενός νέου συστήματος, διαδικασίας ή προϊόντος σε μικρή κλίμακα, συχνά σε ελεγχόμενο περιβάλλον ή με περιορισμένη ομάδα χρηστών, πριν από την πλήρη ανάπτυξη. Ο πρωταρχικός στόχος ενός πιλότου είναι να ελέγξει τη λειτουργικότητα του συστήματος, να εντοπίσει πιθανά προβλήματα και να συγκεντρώσει σχόλια από τους χρήστες. Η προσέγγιση αυτή επιτρέπει προσαρμογές και βελτιώσεις πριν από την ευρύτερη εγκατάσταση, μειώνοντας την πιθανότητα αποτυχίας στην πλήρη εφαρμογή. Ένα επιτυχημένο πιλοτικό πρόγραμμα μπορεί να δημιουργήσει εμπιστοσύνη μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών και να χρησιμεύσει ως απόδειξη της ιδέας για μεγαλύτερη υιοθέτηση του ERP.
4. Υβριδική προσέγγιση: Συνδυάστε στοιχεία από πολλαπλές στρατηγικές υλοποίησης, όπως η μεγάλη έκρηξη, η σταδιακή ανάπτυξη και η πιλοτική εφαρμογή για να προσαρμόσετε ένα σχέδιο στις συγκεκριμένες ανάγκες του έργου. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει μια σταδιακή ανάπτυξη για βασικές λειτουργίες, ενώ ταυτόχρονα να καθοδηγεί νέα χαρακτηριστικά σε επιλεγμένες περιοχές. Η προσέγγιση αυτή προσφέρει ευελιξία, επιτρέποντας προσαρμογές με βάση την ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο και τις εξελισσόμενες συνθήκες. Αξιοποιώντας τα δυνατά σημεία των διαφόρων στρατηγικών, η υβριδική προσέγγιση μετριάζει τους κινδύνους, βελτιστοποιεί τους πόρους και αυξάνει την πιθανότητα επιτυχούς υλοποίησης του ERP.

Ο ρόλος της ομάδας έργου ERP

Ανεξάρτητα από τη στρατηγική, ένα αρχικό στοιχείο είναι ίσως πιο κρίσιμο για την επιτυχία του έργου από οποιαδήποτε άλλη: την ίδια την ομάδα. Η μελέτη περίπτωσης μετά από την περιπτωσιολογική μελέτη των υλοποιήσεων ERP λέει την ίδια ιστορία. Ο παράγοντας για την επιτυχία της υλοποίησης είναι η ομάδα υλοποίησης– οι άνθρωποι που διαμορφώνουν το έργο από την αρχή.

Αυτό συμβαίνει επειδή το μεγάλο λογισμικό ERP είναι εξαιρετικό μόνο αν εφαρμοστεί από μια ισχυρή ομάδα. Εάν οι άνθρωποι στερούνται του χρόνου, της υποστήριξης ή των δεξιοτήτων για να κάνουν τη δουλειά αποτελεσματικά, δεν θα είναι επιτυχείς - και το έργο θα μπορούσε να υποφέρει από καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος, ή/και λογισμικό που αποτυγχάνει να ικανοποιήσει τις ανάγκες της εταιρείας.

Οι εταιρείες που αντιμετώπισαν πισωγυρίσματα ή αποτυχίες ανέθεταν συχνά στο προσωπικό που «είχε το χρόνο» να εργαστεί στο έργο. Αλλά ένα έργο ERP απαιτεί την πρόσληψη των ανθρώπων που «δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς». Αυτοί είναι οι πολυάσχολοι άνθρωποι που γνωρίζουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, συνεργάζονται καλά με άλλα μέλη του οργανισμού και έχουν το σεβασμό της εκτελεστικής διαχείρισης. Τα άτομα αυτά θα πρέπει να είναι αφιερωμένα στο έργο με πλήρη απασχόληση (40 διαθέσιμες ώρες), ή όσο το δυνατόν περισσότερες ώρες την εβδομάδα.

Κανένας που δεν είναι σε θέση να αφιερώσει τουλάχιστον το 25% του εβδομαδιαίου χρόνου του (τουλάχιστον 10 ώρες) δεν πρέπει να προστεθεί στην βασική ομάδα έργου. Τα μέλη της ομάδας που ξοδεύουν λιγότερο από το ένα τέταρτο του χρόνου τους μόλις και μετά βίας θα είναι σε θέση να καλύψουν τις δραστηριότητες του έργου, πολύ λιγότερη προστιθέμενη αξία στο έργο.

Κρίσιμη είναι και η εκτελεστική υποστήριξη της ομάδας. Σε κάθε σημαντική υλοποίηση του ERP, πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με τις προτεραιότητες και τους συμβιβασμούς πόρων. Χωρίς ισχυρή υποστήριξη και δέσμευση, ακόμη και οι πιο καταρτισμένες ομάδες μπορούν να χωλαίνουν.

Η γρήγορη εφαρμογή ενός σύγχρονου συστήματος ERP είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορεί να επιτύχει μια εταιρεία, και το να έχουμε τους κατάλληλους ανθρώπους που εμπλέκονται από την έναρξη του έργου και μετά είναι απαραίτητο.

Βήματα για τον προγραμματισμό ενός νέου έργου υλοποίησης ERP

Κάθε έργο ERP αναπόφευκτα αντιμετωπίζει απρόβλεπτα προβλήματα. Αλλά η τήρηση των βέλτιστων πρακτικών για μια επιτυχημένη υλοποίηση ERP μπορεί να εντοπίσει και να αντιμετωπίσει τα προβλήματα που προκύπτουν, βοηθώντας στη διαχείριση των κινδύνων και του κόστους.

Είναι ζωτικής σημασίας να προγραμματίσετε την αλληλουχία υλοποίησης ρεαλιστικά, λαμβάνοντας πάντα υπόψη τη διαθεσιμότητα της ηγετικής ομάδας, των διευθυντών και των εσωτερικών εμπειρογνωμόνων που συμβάλλουν στην προσπάθεια. Φροντίστε να δώσετε προτεραιότητα στις ανάγκες για να εστιάσετε στα μεγάλα κέρδη, ενώ παράλληλα θα δημιουργήσετε μια βασική βάση λογισμικού και τεχνολογίας που μπορεί να επεκταθεί με τις επιχειρηματικές ανάγκες.

Τα κύρια βήματα που σχετίζονται με τον προγραμματισμό υλοποίησης ERP

Παρόλο που το λεπτομερές πρόγραμμα λήξης και οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) προσαρμόζονται σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές απαιτήσεις, οι ακόλουθες βασικές δραστηριότητες είναι κοινά βήματα σε όλες τις επιτυχείς υλοποιήσεις ERP.

Βέλτιστες πρακτικές για τον προγραμματισμό νέας υλοποίησης ERP

1. Επιλέξτε έναν συνεργάτη λογισμικού και υπηρεσιών για να βοηθήσετε στην υλοποίηση

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία έρευνας και αξιολόγησης λογισμικού ERP, ήρθε η ώρα να επιλέξετε έναν συνεργάτη για να βοηθήσετε στην υλοποίηση του επιλεγμένου συστήματος, καθώς οι περισσότερες ομάδες έργου δεν είναι πολύ έμπειρες στην υλοποίηση του λογισμικού ERP. Αναζητήστε έναν εξειδικευμένο σύμβουλο υλοποίησης ERP με στενή γνώση και εμπειρία με την επιλεγμένη εφαρμογή ERP. Επιβεβαιώστε ότι κατανοούν τον τρόπο με τον οποίο η νέα λύση ERP υποστηρίζει τρέχουσες και εξελισσόμενες επιχειρηματικές διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της συνέντευξης με τις αναφορές τους για επαλήθευση της εμπειρογνωμοσύνης τους.

Ο εταίρος θα πρέπει να διαθέτει προσωπικό εκπαιδευμένο στη συγκεκριμένη βιομηχανία και διαθέσιμο στις απαραίτητες τοποθεσίες. Για τους διεθνείς πελάτες και προμηθευτές, βεβαιωθείτε ότι ο συνεργάτης έχει τις πολυεθνικές επιχειρηματικές, γλωσσικές και νομισματικές δεξιότητες που απαιτούνται για τον εξορθολογισμό της εφαρμογής. Τέλος, επανεξετάστε το λογισμικό διαχείρισης έργου που χρησιμοποιεί η εταιρεία για να βεβαιωθείτε ότι είναι συμβατό με το υπάρχον εσωτερικό σύστημα προγραμματισμού, προγραμματισμού και παρακολούθησης.

2. Λεπτομέρειες όλων των εργασιών έργου

Ένας εταίρος υλοποίησης ERP βοηθά στην ανάπτυξη μιας λεπτομερούς λίστας εργασιών με όλα όσα πρέπει να γίνουν.

Αυτή η λίστα είναι εκτενής—η εκπαίδευση από μόνη της, για παράδειγμα, περιλαμβάνει πολλές εργασίες:

• Εκπαίδευση ομάδας έργου: Η ομάδα έργου ERP πρέπει να μάθει σχετικά με το λογισμικό έτσι ώστε να μπορούν να αποφασίσουν πώς να παραμετροποιήσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
• Εκπαίδευση ομάδας ΙΤ: Η ομάδα ΙΤ πρέπει να εκπαιδευτεί στον τρόπο βέλτιστης εγκατάστασης και συντήρησης του συστήματος ERP.
• Εκπαίδευση επιχειρηματικού χρήστη: Κάθε τελικός χρήστης του λογισμικού ERP πρέπει να μάθει πώς λειτουργεί.
• Συνεχής εκπαίδευση: Οι νέοι χρήστες χρειάζονται εκπαίδευση καθώς γίνονται μέλη της εταιρείας, οπότε πρέπει να εφαρμοστεί ένα πιο μακροπρόθεσμο πρόγραμμα ενσωμάτωσης νέων συνεργατών.

Ο κατάλογος των εργασιών θα πρέπει να χωριστεί σε φάσεις. Ο χρόνος πρέπει να κατανεμηθεί για την πιλοτική αίθουσα συνδιαλέξεων, την προσαρμογή της εφαρμογής, την ενσωμάτωση σε άλλες εφαρμογές και πηγές δεδομένων, την υλοποίηση υποδομής, την εκκαθάριση δεδομένων, την αποδοχή χρήστη και ούτω καθεξής.

3. Υπολογίστε τις ώρες εργασίας

Υπολογίστε προσεκτικά τον χρόνο που χρειάζεται για κάθε εργασία. Εξετάστε την εργασία που εμπλέκεται σε κάθε εργασία και, στη συνέχεια, αντιστοιχίστε τον αριθμό των «ωρών εργασίας» που απαιτούνται, ακόμη και αν είναι απλώς ένα εύρος ωρών. Προσθέστε τις εργάσιμες ώρες για κάθε φάση του έργου ERP και αντιστοιχίστε το μέλος της ομάδας έργου που είναι υπεύθυνο για τη λήψη του. Αυτή μπορεί να είναι μια εξαιρετική εργασία, γι' αυτό είναι σημαντικό να εμπλέξετε έναν συνεργάτη υλοποίησης εξοικειωμένο με τη συγκεκριμένη λύση ERP. Αυτό το βήμα είναι σημαντικό για τον ακριβή υπολογισμό του χρονοδιαγράμματος, τον καθορισμό αν η τρέχουσα ομάδα απαιτεί βοήθεια και τον περιορισμό του εύρους.

4. Δημιουργήστε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα

Μετά την καταγραφή των διαθέσιμων και απαιτούμενων εργάσιμων ωρών, δημιουργήστε ένα διαχειρίσιμο χρονοδιάγραμμα. Σε πολλές περιπτώσεις, το πρώτο πέρασμα αποκαλύπτει πρόβλημα δυναμικότητας σε σύγκριση με το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης που παρουσιάστηκε αρχικά στα στελέχη.

Εδώ είναι ένα παράδειγμα υπολογισμού που απεικονίζει τις πιθανές ασυμφωνίες:

Χρονικό πλαίσιο go-live στόχου = 12 μήνες ή 1 έτος

• Συνολικός αριθμός διαθέσιμων ωρών εργασίας σε περίοδο 12 μηνών = 540/εβδομάδα ή 28.080 ώρες/έτος
• Συνολικός αριθμός ωρών εργασίας που απαιτούνται για την υλοποίηση = 42.000 ώρες συνολικά
• Απαιτούμενες ώρες διαιρούμενες με τις διαθέσιμες ώρες ανά έτος = 1,496 έτη

Το αποτέλεσμα; Η ημερομηνία παραγωγικής διαδικασίας λείπει ήδη πριν καν ξεκινήσει το έργο. Μερικές πιθανές λύσεις περιλαμβάνουν:

• Μείωση του πεδίου εφαρμογής - παρόλο που η ομάδα έχει συμφωνήσει ότι αυτά είναι βασικά καθήκοντα
• Επέκταση της ημερομηνίας σε ρεαλιστική
• Προσθήκη περισσότερων εσωτερικών και εξωτερικών πόρων (περισσότερες διαθέσιμες εργάσιμες ώρες)
• Σπάσιμο του έργου σε φάσεις

Εκεί πρέπει να αποφασίσει η εκτελεστική ομάδα διαχείρισης. Είναι μόνο ένα παράδειγμα του γιατί πρέπει να συμμετέχουν στην διαδικασία επιλογής και υλοποίησης λογισμικού ERP.

5. Διεξαγωγή ενός πιλότου αίθουσας συνδιαλέξεων

Μετά την εκκίνηση, πραγματοποιήστε μια δοκιμαστική εκτέλεση ή έναν πιλότο (σε μια αίθουσα συνεδριάσεων) πριν από την πλήρη παρουσίαση. Αυτή η πιλοτική αίθουσα συνεδριάσεων εξασφαλίζει ότι οι κατάλληλες επιχειρηματικές διαδικασίες είναι σε ισχύ για τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες της εταιρείας. Καθώς σχεδιάζονται νέες διαδικασίες, είναι σημαντικό να κατανοήσετε το εύρος των επιλογών που είναι διαθέσιμες στο σύστημα ERP και να επαληθεύσετε τις διαδικασίες με την ομάδα έργου και τους ενδιαφερόμενους από την κοινότητα χρηστών.

Σε αυτή τη φάση πολλών εβδομάδων, ο συνεργάτης υλοποίησης ERP εγκαθιστά πιλοτικό λογισμικό που επιτρέπει σε μια δοκιμή όλων των διαδικασιών να διασφαλίσει ότι λειτουργούν όπως αναμενόταν, χωρίς εκπλήξεις. Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών σε αυτό το σημείο συχνά εξοικονομεί χρόνο, ιδιαίτερα αν τα εργαλεία διαμόρφωσης μπορούν να κάνουν προσαρμογές για βελτιώσεις διαδικασιών.

6. Εκκαθάριση των δεδομένων

Ακούγεται απλό, αλλά η εκκαθάριση δεδομένων είναι μια πολύ χρονοβόρα δραστηριότητα. Είναι καλύτερο να αρχίσετε να αξιολογείτε την ακρίβεια των δεδομένων το συντομότερο δυνατό επειδή χρειάζεται μεγάλη προσπάθεια για να ολοκληρωθεί σωστά αυτό το βήμα. Κατά τη διάρκεια του έργου, συμβαίνουν αλλαγές στην επιχειρηματική διαδικασία—ώστε να είστε προετοιμασμένοι για πρόσθετα βήματα διαχείρισης δεδομένων κατά τη διάρκεια της υλοποίησης.

7. Να κρατάτε όλους ενήμερους

Σε εβδομαδιαία βάση, ένα μέλος της ομάδας έργου θα πρέπει να επικοινωνεί με όλους τους βασικούς ενδιαφερόμενους ώστε να γνωρίζουν τα θετικά και τα «όχι και τόσο θετικά» της προόδου του έργου υλοποίησης. Το χειρότερο σενάριο είναι όταν οι άνθρωποι δεν ενημερώνονται και αιφνιδιάζονται. Τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης έργου μπορούν να παρέχουν οπτικές αναπαραστάσεις της προόδου του έργου ERP.

Προτεραιοποίηση διαδικασιών και δυνατοτήτων που έχουν μεγαλύτερη σημασία

Επειδή δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις τα ίδια ζητήματα, είναι καλύτερο να αναθεωρήσετε όλες τις σχετικές επιχειρηματικές ροές εργασίας και να επισημάνετε ποιες διαδικασίες πρέπει να αντιμετωπιστούν πρώτα.

Ακολουθεί μια λίστα με τομείς υψηλής αξίας που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Οικονομικά και λογιστική: Ακριβείς, οικονομικές συναλλαγές πραγματικού χρόνου, KPIs και analytics είναι σημαντικά για κάθε επιχείρηση και πρέπει να καλύπτουν όλες τις τοποθεσίες και τα τμήματα. Εκτός από τη λογιστική, πρέπει να ενοποιηθούν με την κοστολόγηση, την κατάρτιση προϋπολογισμού, την πρόβλεψη, τα έργα, τη διαχείριση παγίων, τη συμμόρφωση και τη διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων.
• Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM) και κατασκευή: Τα αυστηρά χρονοδιαγράμματα, τα χαμηλά περιθώρια κέρδους και οι διαταραχές της εφοδιαστικής αλυσίδας προκαλούν κάθε επιχείρηση. Η διαχείρισή τους απαιτεί ομαδική προσπάθεια —συνεργασία με προμηθευτές, μεταφορείς, εισαγωγικές/εξαγωγικές εταιρείες, τράπεζες και άλλους συνεργάτες— συχνά σε κινητές συσκευές σε πολλές τοποθεσίες.
• Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM): Οι διαδικασίες CRM συνήθως αγγίζουν κάθε μέρος της επιχείρησης. Οι άμεσες πωλήσεις, οι διανομείς, οι εκθεσιακοί χώροι λιανικής, το ηλεκτρονικό εμπόριο, και η εξυπηρέτηση πελατών και τομέων όλοι πρέπει να είναι σε θέση να μοιραστούν τις πληροφορίες πελατών με τη διαχείριση παραγγελιών, τις διαδικασίες, τις αγορές, τη μηχανική, τους εισπρακτέους λογαριασμούς, και την αποστολή.
• Ανθρώπινοι πόροι (HR): Η διαχείριση ενός ποικιλόμορφου εργατικού δυναμικού είναι πρόκληση και οι ομάδες HR χρειάζονται άμεση, ασφαλή πρόσβαση στα συστήματα HR που περιέχουν πληροφορίες υπαλλήλων για μισθοδοσία, παροχές, κατάρτιση προϋπολογισμού, προγραμματισμό και ανάγκες συμμόρφωσης. Επιπλέον, η πρόσληψη, η ανάπτυξη και η διατήρηση εργαζομένων αποτελούν μεγάλο μέρος της αξιολόγησης των τρεχόντων και προτεινόμενων επιχειρηματικών σχεδίων.
• Επιχειρηματική ευφυΐα, συμπεριλαμβανομένων ειδοποιήσεων διαχείρισης και πινάκων εργαλείων: Η ομάδα επιχειρήσεων χρειάζεται γρήγορες ενημερώσεις για επιχειρηματικά θέματα, καθώς και τη δυνατότητα να αναλύσει εύκολα τις λεπτομέρειες για να επιλύσει τα ζητήματα γρήγορα - στο γραφείο, στο σπίτι ή στο δρόμο. Τα ενσωματωμένα analytics και τα δεδομένα που ζουν σε μια ενιαία βάση δεδομένων είναι βασικά στοιχεία.
• Πολυεθνικές γλώσσες, νομίσματα και τοποθεσίες: Καθώς μια επιχείρηση επεκτείνεται, ιδιαίτερα σε νέες περιοχές ή χώρες, η ικανότητα να ανοίγουν και να επεκτείνουν νέες λειτουργίες με συνέπεια και ταχύτητα γίνεται ακόμη πιο σημαντική. Αυτό απαιτεί ευρείες και προηγμένες δυνατότητες λογισμικού ERP, καθώς και συνεπείς υπηρεσίες από τον πάροχο λογισμικού σε κάθε τοποθεσία.
• Κινητικότητα: Η απαίτηση πρόσβασης των εργαζομένων σε πληροφορίες όταν εργάζονται εξ αποστάσεως είναι εγγενής στο σύγχρονο μοντέλο εργασίας. Μια λύση ERP βάσει cloud παρέχει οπουδήποτε πρόσβαση σε επιχειρηματικά συστήματα.

Συμβουλές για μείωση των κινδύνων υλοποίησης ERP

Όλα τα έργα υλοποίησης λογισμικού εμπεριέχουν ένα στοιχείο κινδύνου, αλλά οι ακόλουθες πέντε συμβουλές είναι πολύτιμες για τη βελτίωση των πιθανοτήτων για έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου ERP:

1. Επιλέξτε λογισμικό, επιχειρηματική διαδικασία και εταίρους υλοποίησης με βιομηχανική και τοπική τεχνογνωσία. Πάντα συνεντεύξεις από παρόμοιες επιχειρήσεις/κλάδους.

2. Μην τεντώνετε την ξεπερασμένη τεχνολογία πέρα από τα όριά της. Εξάλειψη παλαιών, παρωχημένων, αυτόνομων συστημάτων και, όσο το δυνατόν περισσότερο, ενοποίηση δεδομένων σε μία ενιαία βάση δεδομένων (ενιαία έκδοση αλήθειας) με ενσωματωμένα analytics για παγκόσμια πρόσβαση και συνεπή απόδοση.

Αποφύγετε το τέντωμα της ξεπερασμένης τεχνολογίας

Σκεφτείτε να υιοθετήσετε μια στρατηγική ERP «clean core». Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει με την υλοποίηση ERP και να ενισχύσετε την καινοτομία με οικονομικά αποδοτικό τρόπο.

3. Επαληθεύστε ότι ο επιλεγμένος προμηθευτής ERP έχει δυνατότητες ενοποίησης cloud και τεχνογνωσία με δίκτυα προμηθευτών. Στην ψηφιακή οικονομία, οι επιχειρήσεις πρέπει συχνά να ενοποιούν συστήματα σε όλες τις επιχειρηματικές μονάδες, καθώς και εκτός αυτών, με τους πελάτες και τους προμηθευτές.

4. Αποφύγετε τον ερπυσμό εύρους προγράμματος. Είναι σύνηθες να ανακαλύπτετε ανάγκες και ευκαιρίες κατά τη διάρκεια της υλοποίησης ERP, επομένως είναι σημαντικό να διαχειρίζεστε τις εντολές αλλαγής για να αποφύγετε καθυστερήσεις και υπερβάσεις κόστους.

5. Επιβεβαιώστε ότι ο προμηθευτής ERP μπορεί να παρέχει συνεπή τεχνογνωσία σε όλες τις επιχειρηματικές τοποθεσίες. Η εκπαίδευση, η υλοποίηση και η υποστήριξη είναι απαραίτητες - και συχνά προέρχονται από έναν συνδυασμό τοπικής διαχείρισης, διανομέων λογισμικού, συμβουλευτικών εταιρειών και του συνεργάτη λογισμικού.

Συμβουλές για την αποφυγή πρόσθετων εξόδων υλοποίησης ERP

Μια νέα επένδυση συστήματος ERP περιλαμβάνει χρονική δέσμευση της εταιρείας, συμβουλευτικές υπηρεσίες επιχειρηματικής διαδικασίας και υλοποίησης, υπηρεσίες λογισμικού και cloud καθώς και συσκευές τελικού χρήστη και άλλο υλικό, καθιστώντας σημαντικό τον έλεγχο του έργου και του κόστους.

Ακολουθούν ορισμένοι βασικοί τομείς για την παρακολούθηση:

• Διατηρήστε την εστίαση στο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO). Διαχειριστείτε το συνολικό κόστος και τα οφέλη με την πάροδο του χρόνου για να ελαχιστοποιήσετε τα έξοδα και να μεγιστοποιήσετε την απόδοση. Οι υλοποιήσεις συστημάτων ERP θα έχουν μεγάλο αντίκτυπο στην επιχείρηση.
• Αντιστοιχίστε την επιχειρηματική κατεύθυνση και μην επιβάλετε περιττές αλλαγές διαδικασίας. Σε πολλές περιπτώσεις, οι εταιρείες πιέζονται να αλλάξουν τον τρόπο λειτουργίας τους για να προσαρμόσουν το λογισμικό ERP τους, αυξάνοντας τόσο το κόστος υλοποίησης όσο και το λειτουργικό κόστος.
• Επικεντρωθείτε στις επιχειρησιακές διαδικασίες ρουτίνας που παρέχουν σημαντική αξία στην εταιρεία.  Η διαχείριση παραγγελιών πελατών, η ενημέρωση τιμολόγησης, η προσθήκη νέων προϊόντων και υπηρεσιών, η αλλαγή λεπτομερειών παραγωγής και η ένταξη νέων υπαλλήλων είναι παραδείγματα τέτοιων διαδικασιών ρουτίνας.
• Αποφύγετε τις παραμετροποιήσεις και κεφαλαιοποιήστε μια διαμορφώσιμη διασύνδεση χρήστη, πίνακες εργαλείων, προειδοποιήσεις, ροές εργασίας, επιχειρηματική ευφυΐα και δυνατότητες για κινητά. Αυτές οι ικανότητες βελτιστοποιούν την εργασία για όλα τα τμήματα, καθώς και την παροχή βοήθειας για την πραγματοποίηση γρήγορων, οικονομικά αποδοτικών προσαρμογών, όπως απαιτείται.
• Τα hacks του συστήματος και οι παραβιάσεις δεδομένων είναι ακριβά. Κατά τη χρήση του διαδικτύου, χρησιμοποιήστε μια ασφαλή λύση cloud ERP όπου χρειάζεται—επιβεβαιώστε ότι το λογισμικό και οι προμηθευτές υπηρεσιών υποστηρίζουν μια σειρά ασφαλών επιλογών ανάπτυξης λογισμικού.

Μέτρηση του ROI της υλοποίησης ERP

Μετά την υλοποίηση ενός ERP, το αναπόφευκτο ερώτημα για κάθε εταιρεία είναι: «Πήραμε αυτό που περιμέναμε από αυτή την επένδυση;».

Ο υπολογισμός της απόδοσης επένδυσης μιας υλοποίησης ERP περιλαμβάνει την αξιολόγηση τόσο των υλικών όσο και των άυλων οφελών που επιφέρει το σύστημα έναντι του συνολικού κόστους που προκύπτει. Η διαδικασία ξεκινά με την αναγνώριση ΚΡΙ που ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού, όπως βελτιώσεις στην λειτουργική απόδοση, μειωμένο κόστος αποθέματος, αυξημένες πωλήσεις και βελτιωμένες δυνατότητες λήψης αποφάσεων. Αυτοί οι KPI θα πρέπει να παρακολουθούνται πριν και μετά την υλοποίηση ERP για να μετρηθεί η επίπτωση του συστήματος. Για παράδειγμα, αν το σύστημα ERP βελτιστοποιήσει τη διαχείριση αποθεμάτων, οδηγώντας σε μείωση του κόστους μεταφοράς και των αποθεμάτων, αυτές οι εξοικονομήσεις μπορούν να συνδεθούν άμεσα με τον υπολογισμό ROI.

Είναι επίσης σημαντικό να συγκρίνουμε την εξοικονόμηση κόστους και τις βελτιώσεις εσόδων με το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO) του συστήματος ERP. Αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο την αρχική επένδυση σε λογισμικό και υλικοτεχνικό εξοπλισμό αλλά και τις συνεχιζόμενες δαπάνες όπως η συντήρηση, η εκπαίδευση και οι αναβαθμίσεις συστημάτων.

Τέλος, είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι κάποια οφέλη από την υλοποίηση ERP - όπως βελτιωμένη ακρίβεια δεδομένων, καλύτερη συμμόρφωση και βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών - μπορεί να μην είναι εύκολα ποσοτικοποιήσιμα αλλά εξακολουθούν να συμβάλλουν σημαντικά στη συνολική επιτυχία της επιχείρησης. Η συμπερίληψη αυτών των παραγόντων σε μια ισορροπημένη προσέγγιση πίνακα αποτελεσμάτων μπορεί να παρέχει μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα της επένδυσης του συστήματος ERP, διασφαλίζοντας ότι η αξιολόγηση αντικατοπτρίζει τόσο τα άμεσα οικονομικά οφέλη όσο και τα μακροπρόθεσμα στρατηγικά πλεονεκτήματα.

Πότε ολοκληρώνεται η υλοποίηση ERP;

Μια υλοποίηση ERP θεωρείται τεχνικά ολοκληρωμένη όταν η αρχική υλοποίηση τεθεί σε παραγωγική λειτουργία, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το νέο σύστημα για τις καθημερινές τους λειτουργίες. Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι ακόμη και μετά την αρχική παραγωγική λειτουργία, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συνεχίσουν να βελτιώνουν το σύστημα ERP με πρόσθετες δυνατότητες για να ικανοποιήσουν ευκαιρίες όπως νέες τοποθεσίες, γραμμές προϊόντων και υπηρεσιών και κτήσεις. Επομένως, ενώ η αρχική υλοποίηση του ERP σηματοδοτεί ένα σημαντικό ορόσημο, η διαδικασία υλοποίησης είναι πραγματικά ένα συνεχές ταξίδι βελτιστοποίησης και καινοτομίας.

FAQs