Η άμεση προμήθεια είναι υπεύθυνη για να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα συστατικά για να φτιάξετε τα βασικά πράγματα που παράγει η εταιρεία σας. Η έμμεση προμήθεια, από την άλλη πλευρά, περιλαμβάνει όλα τα άλλα που είναι απαραίτητα για τη διατήρηση των φώτων και τη διατήρηση της ομαλής και αποτελεσματικής λειτουργίας της επιχείρησής σας.

Οι δραστηριότητες άμεσων προμηθειών περιλαμβάνουν μεγαλύτερους προϋπολογισμούς και μπορεί να είναι πιο κεντρικά και στρατηγικά διαχειριζόμενες. Αλλά αυτό που τόσο συχνά παραβλέπεται είναι ότι σε πολλές επιχειρήσεις, το έμμεσο κόστος των δημόσιων συμβάσεων μπορεί ακόμη να αποτελεί σημαντικό μέρος των δαπανών που σχετίζονται με τις προμήθειες. Παρά το γεγονός αυτό, οι έμμεσες δημόσιες συμβάσεις συχνά αποκεντρώνονται και υπόκεινται σε ασυνεπή διαχείριση, με τεράστιες δυνατότητες βελτίωσης. Οι σημερινές βέλτιστες τεχνολογίες και πρακτικές διαχείρισης δαπανών σας βοηθούν να υιοθετήσετε μια πιο ενοποιημένη και ολιστική προσέγγιση σε όλες τις διαδικασίες διαχείρισης δαπανών σας - διασφαλίζοντας ότι οι ομάδες σας, τα δεδομένα σας και τα συστήματά σας ενσωματώνονται ομαλά και συνεργάζονται καλά.

Τι είναι οι άμεσες δημόσιες συμβάσεις;

Ο άμεσος εφοδιασμός αναφέρεται στη διαδικασία αγοράς πρώτων υλών, συστατικών και εργασίας που χρησιμοποιούνται άμεσα στην παραγωγή των αγαθών ή των υπηρεσιών που πωλεί η εταιρεία σας.

Αυτή η δραστηριότητα δαπανών συνδέεται πολύ στενά με τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες σας. Παρέχει τη γραμμή παραγωγής σας και επηρεάζει την ποιότητα του τελικού προϊόντος που προσφέρετε στους πελάτες σας. Ένα παράδειγμα θα ήταν η προμήθεια του κατασκευαστή αυτοκινήτων και η αγορά χάλυβα και ελαστικών. Ένας άλλος τρόπος εξέτασης της άμεσης προμήθειας είναι η αμεσότητα της εγγύτητάς της στις βασικές σας λειτουργίες. Χωρίς προμήθειες γραφείου, ένας κατασκευαστής αυτοκινήτων θα μπορούσε ακόμα να κάνει αυτοκίνητα. Αλλά χωρίς το μέταλλο ή το λάστιχο, η κύρια λειτουργία τριγίζει σε μια στάση.

Οι καλές άμεσες πρακτικές συχνά αξιοποιούν τις λύσεις και τα εργαλεία ηλεκτρονικού εφοδιασμού, συμπεριλαμβανομένων των αναλύσεων δαπανών, της στρατηγικής προμήθευσης και του προγραμματισμού απαιτήσεων υλικού (MRP). Αυτό βοηθά τις εταιρείες να διασφαλίσουν ότι έχουν αξιόπιστους προμηθευτές και αποτελεσματικά συστήματα για τη διαχείριση αυτών των σχέσεων, οδηγώντας ιδανικά σε πιο αποτελεσματικές και ανθεκτικές λειτουργίες.

Τι είναι η έμμεση προμήθεια;

Ο έμμεσος εφοδιασμός περιλαμβάνει την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών που είναι σημαντικά για τη διατήρηση της λειτουργίας της εταιρείας σας αλλά δεν εισέρχονται άμεσα στην παραγωγή των βασικών προϊόντων ή υπηρεσιών σας. Αυτή η κατηγορία δαπανών περιλαμβάνει συνδρομές συντήρησης, επισκευής και λειτουργιών (MRO) καθώς και υπηρεσίες πληροφορικής και συνδρομές λογισμικού ως και υπηρεσίας (SaaS), μάρκετινγκ, ακίνητη περιουσία, εξωτερικούς επαγγελματίες και πολλά άλλα.

Και ενώ ο ορισμός των έμμεσων προμηθειών δεν έχει αλλάξει πραγματικά εδώ και 50 χρόνια, ο σημερινός ψηφιακός μετασχηματισμός έχει δει μια σημαντική αλλαγή στο πώς δραστηριοποιούνται τόσο οι εταιρείες -όσο και οι πελάτες τους-. Ορισμένες έμμεσες δαπάνες είναι διαχρονικές, όπως υπηρεσίες γραφείου ή προμήθειες γραφείου. Αλλά αυτό που έχει αλλάξει πάρα πολύ είναι η εξάρτησή μας από λύσεις κυβερνοασφάλειας και όλο και πιο ισχυρό και εξειδικευμένο λογισμικό. Οι σημερινές ομάδες διαχείρισης δαπανών συχνά ξοδεύουν λιγότερα για γραφική ύλη, διαφημιστικές υπηρεσίες, ακόμη και για ακίνητα. Αλλά αυτό έχει να κάνει περισσότερο με μια στροφή προς την ψηφιοποίηση, τα εργαλεία μάρκετινγκ αυτοεξυπηρέτησης και την απομακρυσμένη εργασία παρά με τη μείωση των έμμεσων δαπανών γενικά. Καθώς οι εταιρείες και οι κατασκευαστές ψηφιοποιούνται όλο και περισσότερο, διαπιστώνουν ότι παρά το γεγονός ότι ξοδεύουν λιγότερα σε ορισμένα «σκληρά» επιχειρηματικά έξοδα, βλέπουν μια αυξανόμενη ανάγκη για άλλους τύπους εργαλείων και λύσεων που θα τους βοηθήσουν να αναπτυχθούν και να ανταγωνιστούν.

Άμεση έναντι έμμεσης προμήθειας: Ποιες είναι οι διαφορές;

Η κύρια διαφορά μεταξύ αυτών των δύο μοντέλων προμηθειών δεν είναι ο τρόπος με τον οποίο αναλαμβάνονται, αλλά ο λόγος για τον οποίο απαιτούνται και για τι χρειάζονται. Οι βέλτιστες πρακτικές —από την προμήθεια έως την πληρωμή— θα πρέπει να εφαρμόζονται αυστηρά σε όλες τις δραστηριότητες εξαγοράς σας, είτε είναι άμεσες είτε έμμεσες.

• Επιχειρηματική συνέχεια και στρατηγική σημασία: Οι άμεσες δραστηριότητες προμηθειών είναι άμεσα κρίσιμες για τη συνέχεια των δραστηριοτήτων. Μια διακοπή στην προμήθεια πρώτων υλών μπορεί να σταματήσει την παραγωγή, επηρεάζοντας τις πωλήσεις και την ουσία. Η έμμεση προμήθεια έχει μικρότερη άμεση επίπτωση στην επιχείρηση, ωστόσο, το σωρευτικό αποτέλεσμα της διαχείρισης αυτής της κατηγορίας δαπανών τείνει να έχει σημαντική επίπτωση στη συνολική επιχειρηματική κατάσταση.
• Μέγεθος προϋπολογισμού και διάρκεια σύμβασης: Η άμεση προμήθεια συχνά περιλαμβάνει μεγαλύτερες κατανομές προϋπολογισμού και μεγαλύτερες διάρκειες σύμβασης. Αντίθετα, οι έμμεσες προμήθειες μπορεί να περιλαμβάνουν μικρότερα, πιο μεταβλητά ποσά δαπανών με συντομότερους συμβατικούς όρους, εστιάζοντας στις λειτουργικές ανάγκες που μπορεί να διαφέρουν από έτος σε έτος (ή ακόμη και από μέρα σε μέρα).
• Προγραμματισμένα έναντι αυθόρμητων δαπανών: Ο άμεσος εφοδιασμός απαιτεί αυστηρό προγραμματισμό και πρόβλεψη για να ευθυγραμμιστεί με τα προγράμματα παραγωγής και τη ζήτηση της αγοράς. Με τις έμμεσες προμήθειες, υπάρχει συχνά λίγο περισσότερο περιθώριο ευελιξίας, με αγορές που πραγματοποιούνται ανάλογα με τις ανάγκες, με βάση πιο άμεσες λειτουργικές απαιτήσεις.
• Σημασία των σχέσεων προμηθευτών: Η διαχείριση σχέσεων προμηθευτών (SRM) στον άμεσο εφοδιασμό είναι συνήθως πιο στρατηγική, περιλαμβάνει μακροπρόθεσμες συνεργασίες για τη διασφάλιση συμμόρφωσης, πρόσβαση στην εμπειρογνωμοσύνη και τις προτάσεις προμηθευτών και δυνατότητα συνεπούς εφοδιασμού και ποιότητας. Στις έμμεσες προμήθειες, το επίκεντρο είναι να ενθαρρυνθούν οι άνθρωποι να κάνουν αγορές από αυτούς τους εγκεκριμένους προμηθευτές προκειμένου να αξιοποιήσουν τις εκπτώσεις όγκου, να βελτιώσουν τον ποιοτικό έλεγχο και να συμμορφωθούν με τις οδηγίες και τους κανονισμούς.
• Διαχείριση αποθεμάτων: Η διαχείριση αποθεμάτων στον άμεσο εφοδιασμό είναι μια στρατηγική δραστηριότητα που στοχεύει στην εξισορρόπηση του κόστους με τις ανάγκες παραγωγής για την αποφυγή υπεραποθήκευσης ή εξάντλησης αποθεμάτων. Οι έμμεσες συμβάσεις μπορεί να μην είναι τόσο ευάλωτες σε κινδύνους έλλειψης και πλεονάσματος, ανάλογα με τη φύση των αγαθών ή των υπηρεσιών που παρέχονται.
• Οργανωτική διαμόρφωση: Ο άμεσος εφοδιασμός παραδοσιακά διαχειριζόταν από συγκεκριμένη ομάδα προμηθειών, με σαφείς προϋπολογισμούς και ΚΡΙ, ενώ οι έμμεσες προμήθειες συχνά ελέγχονται ή παρακολουθούνται λιγότερο αυστηρά. Και ενώ αυτό ήταν μια διάκριση μεταξύ άμεσων και έμμεσων στο παρελθόν, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι σημερινοί καλύτεροι επαγγελματίες διαχείρισης δαπανών διαχειρίζονται τις έμμεσες προμήθειες με πιο συνδεδεμένο και συστηματικό τρόπο.

Κοινές προκλήσεις με τις άμεσες δημόσιες συμβάσεις

Πολλές από τις προκλήσεις για αυτήν την κατηγορία δαπανών μπορούν να προέρχονται εκτός της εταιρίας σας. Για να ασχοληθείτε με τέτοιου είδους ζητήματα, είναι σημαντικό να έχετε καλή συνεργασία μεταξύ των ομάδων σας και των προμηθευτών σας - και να διασφαλίσετε ότι οι άμεσες δραστηριότητες δαπανών σας βασίζονται στα δεδομένα και είναι συγκεντρωτικές.

• Μεταβλητότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας: Όπως μας έχουν δείξει τα τελευταία χρόνια, το «ποτέ μην λες ποτέ» είναι ένα καλό αξίωμα για να ζεις στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο. Από τα καιρικά φαινόμενα μέχρι την πολιτική αναταραχή, ένα σύνθετο (και αυξανόμενο) φάσμα παγκόσμιων γεγονότων μπορεί να διαταράξει την εφοδιαστική αλυσίδα σας. Είναι πιο σημαντικό από ποτέ οι ομάδες άμεσου εφοδιασμού να συνεργάζονται με τη διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας και να αξιοποιούν και να αναλύουν δεδομένα δημιουργίας ανθεκτικότητας από όλη την επιχείρηση.
• Ποιοτικός έλεγχος: Ακόμη και με τις καλύτερες των προθέσεων, οι προμηθευτές σας μπορούν να σας αφήσουν κάτω στο ποιοτικό μέτωπο. Οι καλές τακτικές και η συνεχής παρακολούθηση των παγκόσμιων και περιφερειακών τάσεων της αγοράς μπορούν να σας βοηθήσουν να προβλέψετε ποιοτικά προβλήματα και να επικεντρωθείτε όπως απαιτείται.
• Διακυμάνσεις τιμών εμπορευμάτων: Ανάλογα με τον τομέα σας, μπορεί να είστε ιδιαίτερα ευάλωτοι σε αλλαγές στην τιμή και τη διαθεσιμότητα των πρώτων υλών που χρειάζεστε για την κύρια παραγωγή σας. Και πάλι, παραμένοντας στην κορυφή της νοημοσύνης της αγοράς και δημιουργώντας αποθέματα ασφαλείας στους προϋπολογισμούς σας, μπορείτε να είστε πιο προετοιμασμένοι για τέτοιες περιπτώσεις.
• Εξάρτηση προμηθευτή: Όταν βρίσκετε έναν σπουδαίο προμηθευτή, είναι δελεαστικό να εφησυχάσετε. Αλλά, χωρίς δική τους υπαιτιότητα, ένας εταίρος εφοδιασμού μπορεί ξαφνικά να αποτύχει να παραδώσει. Χωρίς κάποιες άλλες ελεγμένες και διαθέσιμες επιλογές, μπορείτε να βρεθείτε σε τρομακτικό σημείο.
• Κανονιστική συμμόρφωση και βιωσιμότητα: Οι άμεσες δαπάνες προμήθειας είναι συνήθως μεγαλύτερες και μπορεί να περιλαμβάνουν πρώτες ύλες, ναυτιλία μεγάλων αποστάσεων, ξένες εργατικές δυνάμεις και άλλα σύνθετα συστατικά. Οι ομάδες άμεσων προμηθειών πρέπει να είναι στην κορυφή τόσο της τοπικής όσο και της παγκόσμιας συμμόρφωσης όσον αφορά την περιβαλλοντική, κοινωνική και διακυβέρνηση (ESG), νομικούς και μυριάδες άλλους κανονισμούς που συνήθως δεν έχουν τόσο σημαντικό αντίκτυπο στις δραστηριότητες έμμεσων προμηθειών.

Κοινές προκλήσεις με τις έμμεσες δημόσιες συμβάσεις

Οι έμμεσες προκλήσεις εφοδιασμού συχνά προέρχονται από τον οργανισμό σας. Αυτά είναι κακά νέα και καλά νέα. Κακά νέα αν συνεχίσεις να ανέχεσαι σιλό και ξεπερασμένα εργαλεία και πρακτικές. Αλλά καλά νέα αν είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε αυτά τα ζητήματα επειδή - σε αντίθεση με την πολιτική και τα καιρικά γεγονότα - αυτού του είδους οι προκλήσεις είναι υπό τον έλεγχό σας.

• Κακή ορατότητα δαπανών: Ακόμη και αν τα τμήματα ακολουθούν τα σωστά πρωτόκολλα, εάν αυτή η δαπάνη δεν αποτυπωθεί και δεν ενσωματωθεί με τα άλλα έξοδά σας, μπορεί να χάσετε την ευκαιρία να την υποβάλετε σε κεντρικό έλεγχο. Αυτό σημαίνει μειωμένη ικανότητα εντοπισμού ευκαιριών εξοικονόμησης κόστους ή εξάλειψης των σπάταλων δαπανών.
• Δαπάνη Maverick: Οι περισσότερες δαπάνες maverick είναι καλοπροαίρετες και συμβαίνουν μόνο λόγω της αντιληπτής βραδύτητας της διέλευσης από «επίσημα» κανάλια ή της απουσίας λύσεων που αυτοματοποιούν τη συμμόρφωση με τα πρωτόκολλα και τις πολιτικές αγοράς. Ωστόσο, μπορεί να προκαλέσει σημαντική ζημιά, αυξάνοντας το κόστος και κλιμακώνοντας τον κίνδυνο αγορών που δεν πληρούν τις οργανωτικές ή κανονιστικές απαιτήσεις.
• Αποθηκευτές δεδομένων και διαφορετικά δεδομένα: Τα δεδομένα έμμεσων εξόδων και προμηθειών πρέπει να συλλεχθούν, τυποποιηθούν και αναλυθούν μαζί με όλα τα άλλα σημαντικά επιχειρηματικά δεδομένα. Εάν δεν έχετε μια αυστηρή πολιτική και πρακτική συλλογής και συγκέντρωσης αυτών των πληροφοριών, θα χάσετε τα οφέλη της - συμπεριλαμβανομένης της ακριβέστερης πρόβλεψης και του μειωμένου κόστους.
• Πλεονάσματα και απολύσεις: Οι έμμεσες προμήθειες συχνά οδηγούν σε πλεονασματικές προμήθειες ή πλεονάζουσες υπηρεσίες λόγω ανεπαρκούς συντονισμού και σχεδιασμού. Η βελτιωμένη ορατότητα που παρέχεται από αυτοματοποιημένες λύσεις σας βοηθά να απελευθερώσετε αυτό το πλεονάζον κεφάλαιο που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί καλύτερα αλλού στην επιχείρηση.
• Εταιρική κουλτούρα: Οι παλιές συνήθειες πεθαίνουν σκληρά. Σε πολλές εταιρείες, δεν έχει τεθεί πολύ συντονισμένη στρατηγική για τις έμμεσες προμήθειες. Η ενοποίηση των έμμεσων δαπανών στις κεντρικές διαδικασίες σας απαιτεί κάτι περισσότερο από καλό λογισμικό. Απαιτεί διαφανή επικοινωνία και σαφήνεια σχετικά με τη σημασία της ορατότητας και της θραύσης σιλό σε όλη την επιχείρησή σας.

Ο αντίκτυπος των άμεσων και έμμεσων προμηθειών στη διαχείριση δαπανών

Οι άμεσες δαπάνες, ενώ περιλαμβάνουν σημαντικό μέρος του συνολικού κόστους, προσφέρουν ευκαιρίες για οικονομίες κλίμακας και εκπτώσεις όγκου που μπορούν να διατηρήσουν αποτελεσματικά το κόστος αποθέματος υπό έλεγχο. Αντιστρόφως, ενώ οι έμμεσες δαπάνες δεν έχουν τον ίδιο αντίκτυπο στο κόστος των πωληθέντων αγαθών, είναι όλο και πιο κρίσιμη για την επιτυχία των επιχειρήσεων, καθώς οι ανεπάρκειες μπορούν να αυξήσουν τις δαπάνες και να οδηγήσουν σε λειτουργικές καθυστερήσεις και διαταραχές. Η ολιστική διαχείριση δαπανών, επομένως, γίνεται απαραίτητη για την εξισορρόπηση αυτών (και όλων) των κατηγοριών δαπανών, διασφαλίζοντας ότι κάθε μία συμβάλλει όσο το δυνατόν περισσότερο στη συνολική οικονομική υγεία, ανάπτυξη και λειτουργική ρευστότητα του οργανισμού σας.

Τι να αναζητήσετε στο λογισμικό άμεσης / έμμεσης προμήθειας

Καθώς προχωράτε στην πορεία του ψηφιακού μετασχηματισμού, επιλέξτε λογισμικό με χαρακτηριστικά που θα ενισχύσουν την ικανότητά σας να ενσωματώνετε, να προσαρμόζετε και να αυτοματοποιείτε τις δραστηριότητες διαχείρισης δαπανών σας, όπως:

1. Ολοκληρωμένες δυνατότητες ενοποίησης: Η ενοποίηση στα συστήματα ERP και διαχείρισης δαπανών διασφαλίζει ότι τα δεδομένα εφοδιασμού ευθυγραμμίζονται με τις ανάγκες παραγωγής και λειτουργίας, που είναι σημαντικό για την επίτευξη ισορροπίας μεταξύ άμεσης και έμμεσης προμήθειας.
2. Προηγμένα analytics και αναφορές: Δεδομένων των διαφορετικών εστιάσεων και επιπτώσεων των άμεσων και έμμεσων προμηθειών, τα analytics είναι ζωτικής σημασίας για τη διάκριση και τη διαχείριση των μοναδικών προκλήσεων και ευκαιριών του καθενός.
3. Φιλική προς το χρήστη διεπαφή: Οποιοδήποτε εργαλείο είναι τόσο καλό όσο η προθυμία και η ικανότητα της ομάδας σας να το χρησιμοποιήσει. Αναζητήστε ένα περιβάλλον εργασίας και ένα ταμπλό που είναι διαισθητικά και απλά.
4. Αυτοματοποιημένη διαχείριση ροής εργασίας: Η αυτοματοποίηση βελτιστοποιεί τις διαδικασίες, μειώνει τις χειροκίνητες εργασίες και βελτιώνει την ακρίβεια και την ταχύτητα. Αυτό επιτρέπει στις ομάδες σας να εστιάσουν σε στρατηγικά θέματα, έχοντας την πεποίθηση ότι οι χειρωνακτικές εργασίες παρακολουθούνται με συνέπεια.
5. Ισχυρά εργαλεία διαχείρισης προμηθευτών: Ανεξάρτητα από τις υπηρεσίες ή τα αγαθά που παρέχει ένας προμηθευτής, τα τυποποιημένα και αξιόπιστα χαρακτηριστικά διαχείρισης προμηθευτών είναι απαραίτητα για τη διατήρηση της ποιότητας και της αξιοπιστίας τόσο στην άμεση όσο και στην έμμεση προμήθεια.
6. Ευέλικτες επιλογές παραμετροποίησης: Από αναφορές σε ροές εργασίας και αυτοματοποιημένες διαδικασίες, η παραμετροποίηση διασφαλίζει ότι οι ομάδες σας μπορούν να προσαρμοστούν στις μοναδικές ανάγκες και προκλήσεις που σχετίζονται με κάθε προμηθευτή, προμηθευτή ή λειτουργική δραστηριότητα.
7. Χαρακτηριστικά ασφάλειας και συμμόρφωσης: Όσον αφορά την κανονιστική συμμόρφωση και την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων συναλλαγών, τα ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας βάσει AI είναι πέρα από τα απαραίτητα για την προστασία της φήμης σας, των πελατών σας, των προμηθευτών σας και των μελών της ομάδας σας.
8. Λύσεις βελτιστοποιημένες για κινητά: Καθώς οι δραστηριότητες προμηθειών σας γίνονται πιο ακριβείς και ενσωματωμένες σε ολόκληρη την επιχείρησή σας, θα θέλετε να είστε σίγουροι ότι οι λύσεις διαχείρισης δαπανών υποστηρίζουν ευέλικτη χρήση, είτε σε επιτραπέζιο υπολογιστή είτε σε κινητή συσκευή.