Η επόμενη μεγάλη σας απόφαση όταν σκέφτεστε ένα νέο σύστημα ERP; Πώς θα αναπτυχθεί. Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις για να διαλέξετε, συμπεριλαμβανομένων των παραδοσιακών on-premise, της ανάπτυξης cloud, ή ενός υβριδικού συνδυασμού και των δύο. Θα θέλετε να εξετάσετε τις οικονομικές διαφορές και να δείτε τα δυνατά σημεία και τα αξιοθέατα κάθε στρατηγικής ανάπτυξης ERP, καθώς και τυχόν μοναδικούς περιορισμούς ή προκλήσεις.

Πριν ξεκινήσετε να εξετάζετε τις επιλογές ανάπτυξης ERP, δείτε πώς - και γιατί - το cloud έχει γίνει ένα ζωτικό περιβάλλον για επιχειρηματική επιτυχία στην ψηφιακή οικονομία.

Γιατί όλο το ενδιαφέρον για την ανάπτυξη του cloud;

Όλοι παρακολουθούμε με έντονο ενδιαφέρον καθώς η τεχνολογία των υπολογιστών συνεχίζει να εξελίσσεται με συνεχώς αυξανόμενους ρυθμούς. Τα πρώτα επιχειρηματικά συστήματα και τα πρώτα συστήματα ERP φιλοξενήθηκαν σε μεγάλους κεντρικούς και μεσαίου βεληνεκούς υπολογιστές με «χαζά» τερματικά για είσοδο χρήστη – αφού αντικατέστησαν τις κάρτες punch και την είσοδο keut-to-disk, δηλαδή! Η επόμενη «υπερσύγχρονη» τεχνολογία ήταν η αρχιτεκτονική πελατών/εξυπηρετητών όπου τα χαζά τερματικά αντικαταστάθηκαν από υπολογιστές (που σήμερα ονομάζονται πελάτες) που μπορούσαν να διαχειριστούν ένα μέρος του φόρτου εργασίας. Αυτό μείωσε τον όγκο των δεδομένων που έπρεπε να κλείνονται μπρος-πίσω με τον υπολογιστή διακομιστή.

Γύρω στη χιλιετία, δύο σημαντικές εξελίξεις άλλαξαν τον κόσμο της πληροφορικής και του ERP: το Διαδίκτυο και το cloud. Δεν ήταν πλέον απαραίτητο να αγοράσετε και να υποστηρίξετε υλικό και λογισμικό για τη λειτουργία της επιχείρησής σας. Όλα ή τα σημαντικότερα κομμάτια της τεχνολογίας θα μπορούσαν τώρα να «ενοικιαστούν» ή να ανατεθούν εξωτερικά σε μια δέσμη που περιελάμβανε όλες τις εργασίες συντήρησης και πολλές από τις τεχνικές λειτουργίες. Το πανταχού παρόν Διαδίκτυο παρείχε την υποδομή επικοινωνιών που απαιτείται για να καταστεί το υπολογιστικό νέφος πρακτικό και διαθέσιμο οπουδήποτε στον κόσμο.

Αλλά οι επιχειρήσεις δεν μετέφεραν αμέσως τα συστήματά τους ERP σε μια ανάπτυξη cloud. Χρειάστηκε κάποιος χρόνος για να ωριμάσουν η τεχνολογία και οι εφαρμογές - και για να συνειδητοποιήσουν οι εταιρείες ότι ο υπολογιστής δεν χρειάζεται να είναι επιτόπου, προκειμένου να αποκτήσουν αξιόπιστη πρόσβαση και ασφάλεια για τις κρίσιμες για την επιχείρηση εφαρμογές. Μέρος αυτής της εξέλιξης αφορούσε προγραμματιστές που μαθαίνουν πώς να:

• Επωφεληθείτε πλήρως από την ανάπτυξη cloud
• Γράψτε ή ξαναγράψτε τις εφαρμογές κατάλληλα
• Ανακατασκευή της υποδομής τους —τόσο της τεχνολογίας όσο και του ανθρώπινου δυναμικού— για την υποστήριξη συστημάτων που βασίζονται στο σύννεφο

Και, κυρίως, τώρα τα συστήματα cloud ERP παρέχουν προηγμένες τεχνολογίες όπως τεχνητή νοημοσύνη (AI) και μηχανική μάθηση για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και της υπηρεσίας, προσαρμοσμένες εμπειρίες χρήστη για την προώθηση της προσαρμογής, και ευρεία λειτουργικότητα και ενσωματωμένα analytics για να παρέχουν μια ολοκληρωμένη εικόνα της επιχείρησης - υποστηρίζοντας τελικά την επιχειρηματική καινοτομία και ανάπτυξη.

Το μοντέλο τιμολόγησης SaaS

Στο παρελθόν, το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού εγκαταστάθηκε στις εγκαταστάσεις της εταιρείας και η μόνη επιλογή αδειοδότησης ήταν η αγορά μιας διαρκούς άδειας χρήσης - όπου η εφαρμογή αδειοδοτείται για ένα αρχικό ποσό συν ένα ετήσιο συμβόλαιο συντήρησης για αναβαθμίσεις και διορθώσεις σφαλμάτων. Οι άδειες χρήσης λογισμικού τιμολογούνται συνήθως ανά χρήστη. Η ετήσια συντήρηση συνήθως χρεώνεται στο 18% έως 20% της τότε τρέχουσας τιμής καταλόγου λογισμικού. Αυτό σημαίνει ότι η άδεια χρήσης λογισμικού ουσιαστικά «αγοράζεται εκ νέου» κάθε πέντε έως έξι χρόνια.

Με το on-premise ERP, όλος ο υλικοτεχνικός εξοπλισμός και το λογισμικό αγοράζονται ή μισθώνονται και εγκαθίστανται στην/στις τοποθεσία/ες της εταιρίας. Η εταιρεία είναι υπεύθυνη για τη συντήρηση, την υποστήριξη και τις πιθανές αναβαθμίσεις ή την επέκταση του υλικού, των συστημάτων και του λογισμικού εφαρμογών - καθώς και του χώρου εγκατάστασης, των βοηθητικών προγραμμάτων, της ασφάλισης, των πόρων και της αποθήκευσης αντιγράφων ασφαλείας εκτός εγκατάστασης.

Τα συστήματα ERP βάσει cloud, από την άλλη πλευρά, συνήθως δεν εγκαθίστανται στις εγκαταστάσεις και υποστηρίζονται από τον προμηθευτή ως μέρος μιας μηνιαίας ή ετήσιας χρέωσης. Αδειοδοτούνται με βάση αυτό που ονομάζεται λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS). Οι άδειες SaaS μπορούν να τιμολογηθούν ανά χρήστη, ανά εφαρμογή ή ανά σύνολο εφαρμογών (όλο το ERP, για παράδειγμα), με βάση το μέγεθος της εταιρίας σας ή άλλες παραλλαγές.

Μια ενδιαφέρουσα πτυχή της αδειοδότησης ανάπτυξης cloud είναι η επεκτασιμότητά του. Αν αδειοδοτηθεί από τον χρήστη «θέση», μπορείτε να προσθέσετε ή να μειώσετε χρήστες και να πληρώσετε υψηλότερη ή χαμηλότερη τιμή στη συνέχεια βάσει του νέου αριθμού χρηστών. Εάν ο όγκος συναλλαγών σας, η χωρητικότητα αποθήκευσης ή οι απαιτήσεις υπολογιστικής ισχύος αλλάξουν, ο προμηθευτής είναι υπεύθυνος για την αναβάθμιση των εγκαταστάσεών του για την προσαρμογή της αλλαγής, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε περισσότερους διακομιστές ή περισσότερο χώρο αποθήκευσης δίσκου.

Η πλησιέστερη αναλογία μπορεί να είναι η καλωδιακή τηλεόραση. Πληρώνετε για αυτό που χρειάζεστε, και αυτή η τιμή περιλαμβάνει τη χρήση και τη λειτουργία όλων των φυσικών εγκαταστάσεων, του προσωπικού, της συντήρησης, και οποιαδήποτε άλλα έξοδα που σχετίζονται με την υπηρεσία καλωδίων στην τοποθεσία σας. Εάν χρειάζεστε και προσθέσετε περισσότερα κανάλια, απλά θα πληρώσετε για αυτό που ζητήσατε και δεν ανησυχείτε για το πώς καταφέρνουν να παρέχουν τα πρόσθετα κανάλια.

Επιλογές ανάπτυξης ERP

Υπάρχουν διάφοροι πιθανοί τρόποι υλοποίησης ενός συστήματος ERP:

1. Cloud ERP γνωστό και ως SaaS ERP

Στο cloud ERP, το πρωταρχικό μοντέλο αδειοδότησης είναι το λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS). Ο πάροχος συστήματος θα έχει το δικό του κέντρο δεδομένων - ή μπορεί να μισθώσει χώρο σε ένα δημόσιο υπολογιστικό νέφος για να φιλοξενήσει τις εφαρμογές και τα συστήματά του. Όλες οι υπηρεσίες υλικού, συστημάτων και υποστήριξης παρέχονται μέσω του Διαδικτύου. Αυτό καθιστά την εφαρμογή ταχύτερη και ευκολότερη για την εταιρεία χρήστη, επειδή, με όλα τα κομμάτια υλικού και λογισμικού ήδη σε ισχύ, μπορούν να ξεκινήσουν αμέσως τη μεταφορά δεδομένων και την εκπαίδευση του χρήστη.

Με αυτήν την επιλογή ανάπτυξης cloud ERP, ο πάροχος λογισμικού σας θα φροντίσει επίσης για όλη την εγκατάσταση, τη συντήρηση και την υποστήριξη, συμπεριλαμβανομένων όλων των ενημερώσεων και αναβαθμίσεων λογισμικού, όπως η προσθήκη υπολογιστικής ισχύος ή αποθήκευσης. Επίσης, τα συστήματα, οι εφαρμογές και οι πόροι μπορούν να «αυτοματοποιηθούν», ή να αυξηθούν ή να μειωθούν αυτόματα για να καλύψουν τις μεταβαλλόμενες, βραχυπρόθεσμες ανάγκες. Αυτό εξαλείφει την υποχρέωση πληρωμής για υπολογιστικούς πόρους που μπορεί να είναι αχρησιμοποίητοι τις περισσότερες φορές, όπως συμβαίνει με τα on-premise συστήματα ERP.

Το Cloud-based SaaS ERP έχει μικρό ή καθόλου αρχικό κόστος (μια «κεφαλαιακή δαπάνη») αλλά έχει κάπως υψηλότερο μηνιαίο κόστος (ένα «λειτουργικό έξοδο»), σε σύγκριση με μια τυπική εγκατάσταση on-premise. Όταν εξετάζεται κατά τη διάρκεια της κανονικής περιόδου κόστους κύκλου ζωής πέντε έως επτά ετών, το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO) είναι παρόμοιο με, αν όχι μικρότερο από, μια εγκατάσταση on-premise και προσφέρει δυνητικά καλύτερες υπηρεσίες, υποστήριξη και ασφάλεια.

Το Cloud ERP προσφέρει επίσης την ταχύτερη πορεία προς την καινοτομία, καθιστώντας το ιδανικό για επιχειρήσεις που θέλουν να ακολουθήσουν επιθετικά τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού τους. Αυτή η επιλογή ανάπτυξης επιτρέπει στις εταιρείες να επαναπροσδιορίσουν, να βελτιστοποιήσουν και να προσαρμόσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες ανάλογα με τις ανάγκες τους και να επωφεληθούν από τις τυποποιημένες βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να υποστηρίξουν οι σύγχρονοι προμηθευτές ERP.

2. Συστήματα on-premise ERP

Το On-premise είναι ο τρόπος με τον οποίο οι περισσότερες εταιρείες ανέπτυξαν ιστορικά τα συστήματα ERP. Σε αυτό το μοντέλο ανάπτυξης, το λογισμικό ERP εγκαθίσταται στο data center στις τοποθεσίες της επιλογής σας. Η εγκατάσταση και η συντήρηση του υλικού και του λογισμικού είναι ευθύνη του προσωπικού σας.

Σήμερα οι επιχειρήσεις αγκαλιάζουν το υπολογιστικό νέφος για την ευελιξία, την ικανότητα κλιμάκωσης και την ευκολία της καινοτομίας. Αν και ακόμα, για ορισμένες εταιρείες, ειδικά εκείνες που ανήκουν σε πολύ ελεγχόμενες βιομηχανίες, η on-premise είναι προτιμότερη προσέγγιση λόγω νομικών, ρυθμιστικών ή οργανωτικών περιορισμών.

3. Υβριδικά συστήματα ERP

Τα στοιχεία μιας ανάπτυξης cloud και on-prem ERP μπορούν να συνδυαστούν για να δημιουργήσουν ένα υβριδικό cloud, το οποίο παρέχει την ευελιξία επιλογής της βέλτιστης ανάπτυξης για κάθε εφαρμογή. Το Hybrid cloud ERP μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βήμα προς το cloud, ή για να ικανοποιήσει τα ρυθμιστικά ζητήματα του κλάδου και τις ειδικές απαιτήσεις ασφάλειας που μπορεί να υπαγορεύουν την ανάγκη για εφαρμογές on-prem σε συγκεκριμένες καταστάσεις. Μπορεί επίσης να υπάρχουν άλλοι περιορισμοί ή προτιμήσεις που καθιστούν επιθυμητή την εφαρμογή για ορισμένες εφαρμογές. Η πολυπλοκότητα μιας επιχείρησης και το σημερινό της περιβάλλον, καθώς και η επιθυμία για βραδύτερη ταχύτητα μεταβολής στην απόφαση να αναπτυχθεί σε ένα υβριδικό σενάριο.

Μια υβριδική υλοποίηση επιτρέπει στις εφαρμογές και τα δεδομένα να κινούνται μεταξύ των επιλογών με βάση τις αλλαγές του φόρτου εργασίας. Παρέχει οφέλη από το cloud από αυτό το μέρος του συστήματος που βρίσκεται στο cloud. Ωστόσο, απαιτεί πιο τοπική συμμετοχή της πληροφορικής για να υποστηρίξει τα on-prem κομμάτια, καθώς και τον συντονισμό μεταξύ των δύο - ή περισσότερων - περιβαλλόντων του συστήματος ERP.

4. ERP Δύο Βαθμίδων

Στην πραγματικότητα, μια παραλλαγή της υβριδικής προσέγγισης που εφαρμόζεται για τους ίδιους λόγους, η ανάπτυξη ERP δύο βαθμίδων - που μερικές φορές ονομάζεται ανάπτυξη hub-and-based - χρησιμοποιεί ένα κεντρικό σύστημα με μικρότερα δορυφορικά συστήματα που υποστηρίζουν απομακρυσμένες εγκαταστάσεις. Σκεφτείτε το εταιρικό ERP ως τον κόμβο, με μεμονωμένα συστήματα ERP σε θυγατρικές εγκαταστάσεις, αποθήκες ή γραφεία που παρέχουν όλα τα δεδομένα πίσω στον κόμβο. Αυτό δεν είναι μια νέα ιδέα· προέκυψε κατά τη διάρκεια της φάσης κατανεμημένης επεξεργασίας της δεκαετίας του 1990, με τις εταιρείες να επιλέγουν να εφαρμόσουν μικρότερα, απλούστερα και λιγότερο δαπανηρά συστήματα σε απομακρυσμένες τοποθεσίες, διατηρώντας παράλληλα το μεγαλύτερο, πιο ικανό, εταιρικό σύστημα στα κεντρικά γραφεία της εταιρείας. Οποιοδήποτε ή όλα τα συστήματα σε ένα δίκτυο δύο επιπέδων μπορούν να είναι on-prem ή βάσει cloud, αγορασμένα ή με άδεια SaaS.

Το συνολικό κόστος για μια ανάπτυξη δύο βαθμίδων ERP - με λιγότερο δαπανηρά συστήματα στους κόμβους αντί για το ίδιο εταιρικό σύστημα παντού - θα αποδώσει χαμηλότερο κόστος για την αρχική αγορά. Ωστόσο, η ολοκλήρωση και η υποστήριξη μπορούν να οδηγήσουν σε υψηλότερο συνολικό και συνεχές κόστος, επειδή οι διεπαφές πρέπει να κατασκευαστούν και να διατηρηθούν. Και, χρόνο με το χρόνο, θα χρειαστεί περισσότερη υποστήριξη πληροφορικής για να συντονιστεί με πολλαπλούς προμηθευτές, καθώς και να διαχειριστεί τα ασυντόνιστα χρονοδιαγράμματα αναβάθμισης και τις αλλαγές διεπαφών.

Συμβουλές για τη διαδικασία επιλογής

Επιλέξτε το λογισμικό σας πρώτα μέσω μιας προσεκτικής διαδικασίας αξιολόγησης ERP, έπειτα εξετάστε τις επιλογές ανάπτυξης βάσει των δυνατοτήτων ανάπτυξης του λογισμικού και των αναγκών της εταιρίας σας και της πιθανής απόδοσης ERP της επένδυσης. Κάποιο λογισμικό ERP είναι cloud ή SaaS μόνο, ενώ άλλοι προμηθευτές προσφέρουν cloud, on-prem και υβριδικό. Οι διαθέσιμες επιλογές ανάπτυξης μπορεί να αποτελούν κριτήριο για να συμπεριληφθούν στον σύντομο κατάλογο, αλλά δεν θα πρέπει να είναι ο μόνος καθοριστικός παράγοντας για την επιλογή του συστήματος.

Οι ταχέως αναπτυσσόμενες εταιρείες και εκείνες που αναμένουν επερχόμενες αλλαγές στον αριθμό των χρηστών (είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω) θα πρέπει πιθανώς να επικεντρωθούν στα συστήματα cloud ERP για την επεκτασιμότητά τους και την τιμολόγηση επί πληρωμή για κάθε χρήση. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας επιλογής κατανοούν τα χαρακτηριστικά και τα οφέλη των διαφορετικών επιλογών ανάπτυξης ERP.

Σύνοψη

Οι εταιρείες μπορούν αρχικά να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη του cloud ERP για οικονομικούς λόγους - όπως μικρή ή καθόλου δαπάνη κεφαλαίου και μειωμένο συνολικό κόστος κύκλου ζωής - αλλά ενθουσιάζονται από τα τεχνικά και λειτουργικά πλεονεκτήματα που έχει να προσφέρει το cloud, συμπεριλαμβανομένων:

• ERP που είναι πάντα ενημερωμένο με τις τελευταίες αναβαθμίσεις (χωρίς επιπλέον κόστος ή προσπάθεια)
• Σχεδόν απεριόριστη επεκτασιμότητα
• Βάση πληρωμής για οποιαδήποτε ανάγκη/χρήση
• Ταχύτερη εφαρμογή
• Βελτίωση της ασφάλειας και των ελέγχων πρόσβασης, και περισσότερα

Και, η πλήρης ανάπτυξη cloud δεν είναι η μόνη επιλογή. Μερικές φορές είναι πιο λογικό να κρατάτε κάποιες από τις εφαρμογές on premise και να χρησιμοποιείτε το cloud για τα υπόλοιπα. Ευτυχώς, μια ποικιλία επιλογών διαμόρφωσης και ανάπτυξης είναι διαθέσιμες ώστε να μπορείτε να επιλέξετε την ανάπτυξη που έχει τη μεγαλύτερη σημασία οικονομικά και λειτουργικά.

Η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα ERP είναι μια σημαντική αλλαγή για τους χρήστες του συστήματος, το IT, και ολόκληρο τον οργανισμό. Είναι λογικό να εξερευνήσετε όλες τις επιλογές και να επιλέξετε τη διαμόρφωση του συστήματος που προσφέρει την καλύτερη απόδοση με το καλύτερο κόστος. Στη συνέχεια, προγραμματίστε τον τρόπο με τον οποίο οι εσωτερικοί πόροι και η δομή σας θα πρέπει να αλλάξουν για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επένδυσή σας, ανεξάρτητα από τη διαμόρφωση και την ανάπτυξη.

Διαβάστε περισσότερα σε αυτή τη σειρά