Ένας οδηγός για τη διαχείριση παραγγελιών

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εντολών;

Η διαχείριση παραγγελιών περιλαμβάνει κάθε στάδιο του κύκλου ζωής της παραγγελίας, από την τοποθέτηση παραγγελίας και τους ελέγχους αποθέματος μέχρι την αποστολή, την παράδοση και τις επιστροφές. Ένα σύστημα διαχείρισης εντολών (OMS) είναι η τεχνολογία και το σύνολο των διαδικασιών που διευκολύνουν αυτή τη διαδικασία.

Ένα σύγχρονο OMS ενοποιείται με διάφορα τμήματα και συστήματα - όπως πωλήσεις, απόθεμα, εμπόριο, λειτουργίες καταστημάτων, κέντρα διανομής, αγορές, εταιρείες εφοδιαστικής τρίτων (3PL), λογιστική, μάρκετινγκ και εξυπηρέτηση πελατών - για να διασφαλίσει ότι οι παραγγελίες επεξεργάζονται με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα. Για τις μεγάλες επιχειρήσεις, το διακύβευμα της αποτελεσματικής διαχείρισης των παραγγελιών είναι ιδιαίτερα υψηλό. Εδώ είναι ο λόγος:

1. Προσδοκίες πελατών: Οι σημερινοί πελάτες απαιτούν τη γρήγορη, ακριβή, και διαφανή διαθεσιμότητα και εκπλήρωση προϊόντων. Καθυστερήσεις ή σφάλματα μπορεί να οδηγήσουν σε δυσαρέσκεια και απώλεια αφοσίωσης.
2. Λειτουργική αποδοτικότητα: Η αυτοματοποίηση και η βελτιστοποίηση των ροών εργασίας διαταγής μειώνει την εργασία, τη μεταφορά αποθεμάτων, και τα έξοδα αποστολής, ελαχιστοποιεί το ανθρώπινο λάθος, και βελτιώνει τους χρόνους κύκλων.
3. Κλιμακωτότητα: Καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται, η ικανότητά τους να διαχειρίζονται υψηλότερους όγκους παραγγελιών και πιο σύνθετα δίκτυα ολοκλήρωσης γίνονται ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
4. Πολυκαναλική πολυπλοκότητα:  Οι επιχειρήσεις που πωλούν μέσω πολλαπλών καναλιών, συμπεριλαμβανομένων των αγορών, χρειάζονται κεντρική ορατότητα και συντονισμό.
5. Κανονιστική συμμόρφωση:  Η ακριβής τήρηση αρχείων και η ιχνηλασιμότητα υποστηρίζουν τη συμμόρφωση με τα βιομηχανικά πρότυπα και τους κανονισμούς.

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα διαχείρισης εντολών;

Η κατανόηση της διαχείρισης παραγγελιών απαιτεί μια πιο προσεκτική εξέταση του κύκλου ζωής της παραγγελίας. Ενώ τα συγκεκριμένα βήματα μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον κλάδο και το επιχειρηματικό μοντέλο, αυτές είναι οι βασικές φάσεις:

1. Τοποθέτηση παραγγελίας:  Οι πελάτες πραγματοποιούν παραγγελίες μέσω διαδικτυακών πλατφορμών, συστημάτων εντός καταστήματος, εφαρμογών για κινητά ή τηλεφωνικών κλήσεων. Το OMS καταγράφει και επαληθεύει τις λεπτομέρειες παραγγελίας.
2. Επεξεργασία εντολής:  Το σύστημα ελέγχει τα επίπεδα αποθέματος, εφαρμόζει τους κανόνες τιμολόγησης και έκπτωσης και επιβεβαιώνει την πληρωμή. Αν τα είδη είναι εκτός αποθέματος, το σύστημα μπορεί να ξεκινήσει την ανεκτέλεστη παραγγελία ή να προτείνει εναλλακτικές.
3. Ολοκλήρωση:  Οι παραγγελίες δρομολογούνται σε κατάλληλες αποθήκες, κέντρα διανομής, καταστήματα, αγορές ή εταιρείες 3PL. Η συλλογή, συσκευασία και αποστολή εκτελούνται βάσει προκαθορισμένων ροών εργασίας εφοδιαστικής.
4. Αποστολή και παράδοση:  Η παραγγελία αποστέλλεται, παρακολουθείται σε πραγματικό χρόνο και παραδίδεται στον πελάτη. Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται συχνά για να κρατούν τους πελάτες ενήμερους.
5. Επιστροφές και υποστήριξη μετά την πώληση:  Ένα καλό διαχειρίζεται επίσης επιστροφές, επιστροφές χρημάτων και ερωτήσεις εξυπηρέτησης πελατών, βοηθώντας στην ενίσχυση των μακροπρόθεσμων σχέσεων με τους πελάτες.

Τύποι συστημάτων διαχείρισης εντολών

Τα συστήματα διαχείρισης παραγγελιών έρχονται σε διάφορους τύπους, καθένα από τα οποία έχει σχεδιαστεί για να καλύπτει διαφορετικές επιχειρηματικές ανάγκες, λειτουργικές πολυπλοκότητες και επίπεδα τεχνολογικής πολυπλοκότητας. Ακολουθεί μια ανάλυση των παραδειγμάτων συστήματος διαχείρισης εντολών:

• Εγχειρίδιο: Παραδοσιακά και με βάση το χαρτί, αυτά τα συστήματα περιλαμβάνουν λογιστικά φύλλα, τηλεφωνικές παραγγελίες, αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.
• Αυτόνομος:  Αυτές είναι αφιερωμένες εφαρμογές που χειρίζονται την πρόσληψη, επεξεργασία και ολοκλήρωση διαταγής, αλλά λειτουργούν χωριστά από άλλα επιχειρηματικά συστήματα.
• Βάσει ERP: Πολλές επιχειρηματικές πλατφόρμες προσφέρουν δυνατότητες διαχείρισης παραγγελιών ως μέρος μιας μεγαλύτερης σουίτας.
• Πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου: Οι δημοφιλείς πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου προσφέρουν ενσωματωμένα ή πρόσθετα χαρακτηριστικά διαχείρισης παραγγελιών.
• Διανεμημένο:  Αυτά τα προηγμένα συστήματα κατασκευάζονται για να χειρίζονται πολυκαναλική και διασκορπισμένη ολοκλήρωση σε σύνθετα δίκτυα.
• Cloud-based:  Cloud-native ή cloud-hosted συστήματα διαχείρισης παραγγελιών είναι προσβάσιμα μέσω του διαδικτύου και προσφέρουν υψηλή επεκτασιμότητα και ευελιξία.
• Εξατομικευμένα: Ορισμένες μεγάλες επιχειρήσεις αναπτύσσουν ιδιόκτητες πλατφόρμες OMS προσαρμοσμένες στις συγκεκριμένες διαδικασίες και τα κληροδοτημένα συστήματά τους.

Το σωστό σύστημα διαχείρισης εντολών για έναν οργανισμό θα διαφέρει, δεδομένου του μεγέθους, της πολυπλοκότητας, της στρατηγικής καναλιού και των στόχων ανάπτυξης.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Μάθετε πώς το SAP Order Management Services, συνδεδεμένο με τα δεδομένα SAP ERP, μπορεί να αποτελέσει τη βάση για βιώσιμη ανάπτυξη και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Οφέλη ενός συστήματος διαχείρισης εντολών

Ένα στερεό OMS βελτιστοποιεί και αυτοματοποιεί ολόκληρο τον κύκλο ζωής παραγγελίας σε κανάλια πωλήσεων και τοποθεσίες ολοκλήρωσης. Η επένδυση στο OMS αποφέρει άμεσα και μακροπρόθεσμα οφέλη, όπως:

• Βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών: Η διαφανής διαθεσιμότητα αποθεμάτων και οι ταχύτερες, πιο αξιόπιστες παραδόσεις οδηγούν σε καλύτερες εμπειρίες πελατών.
• Μειωμένα λειτουργικά έξοδα: Η αυτοματοποίηση και η βελτιστοποίηση της διαδικασίας βοηθούν στη μείωση των αποβλήτων, των εξόδων μεταφοράς και των δαπανών εργασίας.
• Καλύτερη λήψη αποφάσεων: Τα δεδομένα πραγματικού χρόνου και τα analytics υποστηρίζουν τον στρατηγικό σχεδιασμό.
• Αυξημένα έσοδα: Η καλύτερη ορατότητα αποθέματος και ο πολυκαναλικός συντονισμός επιτρέπουν ταχύτερη, πιο ακριβή ολοκλήρωση παραγγελίας και μεγιστοποιούν τις ευκαιρίες πωλήσεων.
• Ευελιξία και ανθεκτικότητα: Ένα ευέλικτο OMS μπορεί να προσαρμοστεί γρήγορα στις αλλαγές της αγοράς και στις διαταραχές της εφοδιαστικής αλυσίδας.

Συνολικά, ένα OMS βοηθά τις επιχειρήσεις να μειώσουν τα λειτουργικά έξοδα, να αποτρέψουν προβλήματα αποθεμάτων και να προσφέρουν ταχύτερες και πιο αξιόπιστες εμπειρίες πελατών.

Προκλήσεις με τη διαχείριση παραγγελιών

Η διαχείριση της τάξης δεν είναι χωρίς τα εμπόδια της. Μπορεί να είναι μια περίπλοκη διαδικασία, ειδικά με ανοργάνωτα και ξεπερασμένα συστήματα. Ορισμένες κοινές προκλήσεις περιλαμβάνουν:

• Σιλό συστήματος: Τα αποσυνδεδεμένα συστήματα μπορούν να οδηγήσουν σε διπλές προσπάθειες και ασυνέπειες δεδομένων.
• Ασυμφωνίες αποθέματος: Η κακή ακρίβεια αποθέματος στα φυσικά και ψηφιακά κανάλια μπορεί να προκαλέσει σφάλματα ολοκλήρωσης και χαμένες πωλήσεις.
• Διαχείριση επιστροφών:  Ο χειρισμός επιστρέφει αποτελεσματικά χωρίς να διαβρώνει τα περιθώρια είναι μια σύνθετη εργασία.
• Πρόβλεψη της ζήτησης: Οι ανακριβείς προβλέψεις μπορούν να οδηγήσουν σε ανισορροπίες στην προσφορά.
• Ανάγκες προσαρμογής:  Οι επιχειρήσεις συχνά απαιτούν προσαρμοσμένες ροές εργασίας που οι εξαιρετικές λύσεις μπορεί να μην υποστηρίζουν.

Η αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων απαιτεί διαλειτουργική συνεργασία, ευθυγράμμιση των διαδικασιών και τη σωστή τεχνολογία.

Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα διαχείρισης παραγγελιών

Η διαχείριση της τάξης δεν είναι χωρίς τα εμπόδια της. Μπορεί να είναι μια περίπλοκη διαδικασία, ειδικά με ανοργάνωτα και ξεπερασμένα συστήματα. Ορισμένες κοινές προκλήσεις περιλαμβάνουν:

• Σιλό συστήματος: Τα αποσυνδεδεμένα συστήματα μπορούν να οδηγήσουν σε διπλές προσπάθειες και ασυνέπειες δεδομένων.
• Ασυμφωνίες αποθέματος: Η κακή ακρίβεια αποθέματος στα φυσικά και ψηφιακά κανάλια μπορεί να προκαλέσει σφάλματα ολοκλήρωσης και χαμένες πωλήσεις.
• Διαχείριση επιστροφών:  Ο χειρισμός επιστρέφει αποτελεσματικά χωρίς να διαβρώνει τα περιθώρια είναι μια σύνθετη εργασία.
• Πρόβλεψη της ζήτησης: Οι ανακριβείς προβλέψεις μπορούν να οδηγήσουν σε ανισορροπίες στην προσφορά.
• Ανάγκες προσαρμογής:  Οι επιχειρήσεις συχνά απαιτούν προσαρμοσμένες ροές εργασίας που οι εξαιρετικές λύσεις μπορεί να μην υποστηρίζουν.

Η αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων απαιτεί διαλειτουργική συνεργασία, ευθυγράμμιση των διαδικασιών και τη σωστή τεχνολογία.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Μάθετε πώς το SAP Order Management Services μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες και τις πωλήσεις.

Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα διαχείρισης παραγγελιών

Η επιλογή ενός OMS είναι μια κρίσιμη απόφαση - ειδικά για μεγάλες εταιρείες όπου οι σύνθετες λειτουργίες, οι πολυκαναλικές απαιτήσεις και οι παγκόσμιες εφοδιαστικές αλυσίδες πρέπει να συγχρονιστούν για αποτελεσματικότητα και ανάπτυξη. Το σωστό OMS μπορεί να βελτιώσει τις ροές εργασίας, να μειώσει το κόστος και να ενισχύσει την ικανοποίηση των πελατών. Το λάθος μπορεί να δημιουργήσει λειτουργικά σημεία συμφόρησης, να περιορίσει την επεκτασιμότητα και να ενισχύσει τη δυσπιστία των πελατών.

Οι υπεύθυνοι για τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων θα πρέπει να κάνουν τα εξής όταν ψωνίζουν για ένα OMS:

1. Ορισμός στόχων επιχείρησης

Κατανοήστε τους στόχους της εταιρείας, όπως είναι οι στόχοι ανάπτυξης και οι στόχοι του customer experience.

2. Αντιστοίχιση κύκλου ζωής παραγγελίας

Τεκμηριώστε τον τρόπο με τον οποίο οι παραγγελίες ρέουν στην επιχείρηση - από την λήψη μέχρι την ολοκλήρωση στην υπηρεσία μετά την πώληση - για να εντοπίσετε κενά.

3. Προτεραιοποίηση βασικών χαρακτηριστικών

Αξιολογήστε ένα OMS βάσει των βασικών δυνατοτήτων, συμπεριλαμβανομένων:

• Ορατότητα αποθέματος
• Φασεολόγιο εντολής
• Επικοινωνία με τον πελάτη
• Καθορισμός κριτηρίων απόφασης εντολής
• Ακρίβεια προμήθευσης και κρατήσεων

4. Διασφάλιση δυνατοτήτων ενοποίησης

Ένα καλό OMS πρέπει να ενοποιηθεί εύκολα με το ERP ενός οργανισμού, το σύστημα διαχείρισης αποθήκης, το λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων, το σύστημα POS και άλλες βασικές πλατφόρμες.

5. Επιλέξτε το σωστό μοντέλο ανάπτυξης

Αποφασίστε ποιος τύπος OMS θα λειτουργήσει καλύτερα με βάση τις ανάγκες, τους κανονισμούς και την ευελιξία της επιχείρησης.

6. Αξιολογήστε την ασφάλεια, τη συμμόρφωση και την αξιοπιστία

Βεβαιωθείτε ότι το OMS πληροί τα επιχειρηματικά πρότυπα εφόσον εμπλέκονται δεδομένα πελάτη και πληροφορίες πληρωμής.

7. Αξιολόγηση του προμηθευτή

Εξετάστε τόσο την τεχνολογία όσο και τον συνεργάτη (Έχουν καλές κριτικές και προσφέρουν υποστήριξη ;) για να εξασφαλίσει μια ομαλή εγκατάσταση OMS.

8. Υπολογίστε το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας

Συντελεστής στις αμοιβές, το κόστος υλοποίησης, τις συνεχιζόμενες αναβαθμίσεις και πολλά άλλα.

9. Δοκιμή του συστήματος

Πριν από την πλήρη εγκατάσταση, ελέγξτε το σύστημα σε ελεγχόμενο περιβάλλον για να μειώσετε τον κίνδυνο.

10. Συμμετοχή των κατάλληλων ενδιαφερόμενων μερών

Δεσμεύστε βασικούς παίκτες σε όλα τα τμήματα κατά την επιλογή ενός OMS για να δείτε ότι ανταποκρίνεται στις ανάγκες πολλαπλών λειτουργιών.

Περιπτώσεις χρήσης διαχείρισης εντολών

Ακολουθούν παραδείγματα εταιρειών που βελτίωσαν τη διαχείριση παραγγελιών τους με τις λύσεις SAP.

• Παρέχετε μια συνεπή εμπειρία αγορών
  Δείτε πώς το SAP Order Management Services βοηθάει τον λιανέμπορο HORNBACH να προσφέρει μια απρόσκοπτη εμπειρία σε πολλά κανάλια από online έως in-store. Δείτε ένα βίντεο για την ιστορία του HORNBACH.
• Ικανοποιήστε τις εξελισσόμενες απαιτήσεις των πελατών
  Μάθετε πώς ο λιανέμπορος Canac Corporation χρησιμοποιεί τα προηγμένα analytics για ευέλικτη λήψη αποφάσεων με τις λύσεις SAP. Δείτε ένα βίντεο για την ιστορία της Canac Corporation.

Δείτε τις λύσεις διαχείρισης παραγγελιών

Η επένδυση σε σύγχρονες, ολοκληρωμένες λύσεις διαχείρισης παραγγελιών είναι απαραίτητη για τη διατήρηση του ρυθμού και την πρωτοπορία στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά. Συγκεντρώνοντας και αυτοματοποιώντας τον κύκλο ζωής των παραγγελιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα, να μειώσουν το κόστος και να προσφέρουν απρόσκοπτες εμπειρίες πελατών σε κλίμακα.

Το σωστό OMS μπορεί να αποτελέσει τη βάση για βιώσιμη ανάπτυξη και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Μάθετε πώς το SAP Order Management Services, συνδεδεμένο με τα δεδομένα SAP ERP, επιτρέπει στους οργανισμούς να χρησιμοποιούν αυτές τις λύσεις πιο αξιόπιστα, αποτελεσματικά και με χαμηλότερο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας.

FAQs