Διαχείριση ροής εργασιών: Οδηγός αρχαρίων για την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών και τη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών

Οι τεχνολογίες ροής εργασίας επιτρέπουν τυποποιημένες διαδικασίες με σαφείς ευθύνες και συνδέουν τις διαφορετικές εργασίες εντός μίας καθορισμένης διαδρομής. Ο έξυπνος συνδυασμός με μία ή περισσότερες νέες τεχνολογίες αυτοματοποίησης αυξάνει το επίπεδο αυτοματοποίησης μέσα σε μία ροή διαδικασιών, επιτρέποντας ταχύτερα και καλύτερα αποτελέσματα διαδικασιών. Επιπλέον, επιτρέπει καινοτόμες νέες διαδικασίες, βοηθώντας στη δημιουργία αξίας ή στην παροχή καλύτερης εμπειρίας. Εδώ είναι μερικά παραδείγματα προηγμένων τεχνολογιών που χρησιμοποιούνται στο σύγχρονο λογισμικό ροής εργασίας:

• Μαζικά δεδομένα: Οι τεχνολογίες μαζικών δεδομένων και η βελτιωμένη ορατότητα των δεδομένων καθιστούν τεράστιες ποσότητες πληροφοριών διαθέσιμες προς χρήση, οι οποίες μπορούν να ενσωματωθούν και να χρησιμοποιηθούν άμεσα στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτό είναι ένα παράδειγμα ροής εργασίας: σκεφτείτε μια διαδικασία έγκρισης κεφαλαιουχικών δαπανών (CAPEX) που είναι ημιαυτοματοποιημένη - οι οικονομικές εκθέσεις αποστέλλονται μπρος-πίσω μεταξύ των εμπλεκόμενων ελεγκτών και των υπεύθυνων έγκρισης μέσω e-mail πριν ληφθεί μια επενδυτική απόφαση. Με βάση τις σχετικές πηγές δεδομένων, το σύστημα ροής εργασίας μπορεί αυτόματα να δημιουργήσει τις απαραίτητες αναφορές και αυτόματα να τις καταστήσει διαθέσιμες στα σωστά άτομα σε ένα καθορισμένο σημείο της διαδικασίας. Επιπλέον, με βάση καθορισμένους επιχειρηματικούς κανόνες, ή αξιοποιώντας την τεχνητή νοημοσύνη (AI) και τις δυνατότητες μηχανικής μάθησης (δείτε παρακάτω), τα ενοποιημένα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να καθοδηγήσουν τη λήψη αποφάσεων, να επιταχύνουν τη διαδικασία και να απαλλάξουν τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων από τις συνήθεις εργασίες ή αξιολογήσεις.

• Τεχνητή Νοημοσύνη: Οι τεχνολογίες AI όπως η μηχανική μάθηση, η επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP), η όραση υπολογιστών και η αυτοματοποίηση ρομποτικής διαδικασίας (RPA) μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση βημάτων διαδικασιών που προηγουμένως μπορούσαν να εκτελεστούν μόνο με μη αυτόματο ή ημιαυτοματοποιημένο τρόπο από τους ανθρώπους.

• Μηχανική μάθηση: Η μηχανική μάθηση μπορεί να εφαρμοστεί όπου ένα βήμα διαδικασίας απαιτεί σύνθετη ανάλυση δεδομένων για να εντοπίσει μοτίβα ή να κάνει προβλέψεις και συστάσεις. Σκεφτείτε ένα πρόγραμμα εστίασης σε αθλητικές εκδηλώσεις όπου η εντολή αναπλήρωσης στα αναψυκτικά μπορεί να εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την πρόγνωση του καιρού.

• Επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP): Το NLP επιτρέπει σε chatbots ή ψηφιακούς βοηθούς φωνής να αυτοματοποιήσουν συγκεκριμένες αλληλεπιδράσεις μέσα σε μία διαδικασία ή να αυτοματοποιήσουν πλήρως τις απλές ροές εργασίας. Σκεφτείτε αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε ερωτήματα ρουτίνας μεγάλου όγκου όπως η κατάσταση εντολών αγοράς ή τιμολογίων.

• Όραση υπολογιστών: Η όραση υπολογιστών μπορεί να εξαγάγει τις σύνθετες, σχετικές πληροφορίες από τις εικόνες που μπορούν έπειτα να χρησιμοποιηθούν για να αυτοματοποιήσουν ή να ενημερώσουν άλλες διαδικασίες. Ένα παράδειγμα είναι οι φορείς εκμετάλλευσης δικτύων ηλεκτρικής ενέργειας κοινής ωφέλειας που αναλύουν δορυφορικές εικόνες για την παρακολούθηση της κίνησης της επιφάνειας για να ενημερώνουν τις διαδικασίες συντήρησής τους και να ενεργοποιούν αυτόματα τα συνεργεία εξυπηρέτησης σε περίπτωση συμβάντων που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την υποδομή τους. Εναλλακτικά, η όραση μέσω υπολογιστή μπορεί να δημιουργήσει ένα πρόγραμμα προγνωστικής συντήρησης όπου ένας αυτοματοποιημένος οπτικός έλεγχος χρησιμοποιείται για την ενεργοποίηση αιτημάτων υπηρεσίας μόνο όταν χρειάζεται και όχι σε σταθερό χρονοδιάγραμμα.

• Ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών (RPA): Το RPA εκτελεί επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες μέσα στις ροές διαδικασιών μιμούμενο τις αλληλεπιδράσεις των χρηστών με τα συστήματα. Μια τυπική περίπτωση χρήσης είναι η γεφύρωση των κενών ενοποίησης με αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από λογιστικά φύλλα ή άλλα έγγραφα, όπως e-mails προμηθευτή, σε ένα επιχειρηματικό σύστημα, το οποίο όχι μόνο επιταχύνει αυτήν την εργασία αλλά και αυξάνει την ακρίβεια των δεδομένων.