Τι είναι η διαχείριση κατηγορίας; Ένας περιεκτικός οδηγός.
Η διαχείριση κατηγοριών είναι μια προσέγγιση στην προμήθεια όπου παρόμοια προϊόντα και υπηρεσίες ομαδοποιούνται σε κατηγορίες - για την ενοποίηση των δαπανών και τη μεγιστοποίηση της εξοικονόμησης.
Με τη συνεχή διακύμανση στις παγκόσμιες αγορές εφοδιασμού – και τις ταχέως μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις – οι προμήθειες έχουν γίνει απίστευτα πολύπλοκες. Οι εταιρείες χρειάζονται έναν καλύτερο τρόπο για να διαχειριστούν προληπτικά τη βάση προμηθειών τους και να βελτιστοποιήσουν τα έξοδα αγοράς τους. Εδώ λάμπει η διαχείριση της κατηγορίας – και γιατί γίνεται μια κρίσιμη βέλτιστη πρακτική για τόσες πολλές επιχειρήσεις σήμερα.
Καθορισμός διαχείρισης κατηγορίας
Διαχείριση κατηγορίας είναι η διαδικασία προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών ομαδοποιώντας τα σε κατηγορίες βάσει παρόμοιων χαρακτηριστικών - όπως τύπος, αξία, προμηθευτής, κίνδυνος, τοποθεσία ή τμήμα. Αυτή η διαδικασία διευκολύνει την κατανόηση και τον έλεγχο του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας για κάθε κατηγορία, και τη μεγιστοποίηση των αποταμιεύσεων και της αξίας για κάθε αγορά. Με τη διαχείριση κατηγορίας, οι εταιρείες μπορούν επίσης να βελτιστοποιήσουν τη διαδικασία προμήθειας, να ενισχύσουν τις σχέσεις προμηθευτών, να βελτιώσουν την ανάλυση δαπανών, να μετριάσουν τον κίνδυνο και άλλα.
«Οι επιχειρήσεις που βελτιστοποιούν πλήρως τη διαχείριση των κατηγοριών θα μπορούσαν δυνητικά να επιτύχουν έως και 114 εκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ σε αποταμιεύσεις και πάνω από 500% απόδοση των επενδύσεων, εκτός από τη μείωση των κινδύνων». – Μελλοντικές Αγορές
Η εξέλιξη της διαχείρισης κατηγοριών
Η διαχείριση κατηγοριών αναπτύχθηκε τη δεκαετία του 1980 και ιστορικά ήταν μια χειρωνακτική προσπάθεια, με αποσυνδεδεμένα και χρονοβόρα βήματα που πραγματοποιήθηκαν σε μεμονωμένα λογιστικά φύλλα, έγγραφα και παρουσιάσεις. Ο χρόνος που δαπανάται με το χέρι για τη συλλογή δεδομένων – και την ανάλυση και αναφορά σε αυτό – σήμαινε ότι οι ομάδες προμηθειών είχαν λιγότερο χρόνο να δαπανήσουν για τη στρατηγική και την πραγματοποίηση της αξίας.
Γρήγορα στο σήμερα: το λογισμικό για διαχείριση κατηγορίας μπορεί να αυτοματοποιήσει και να επισπεύσει πολλά από τα βήματα σε αυτή τη διαδικασία. Βοηθάει τους διευθυντές κατηγορίας να αναλύσουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων και να εκσυγχρονίσουν την ανάπτυξη, εκτέλεση και παρακολούθηση των στρατηγικών κατηγορίας - ώστε να γίνουν πολύ πιο αποτελεσματικοί και στρατηγικοί στις καθημερινές εργασίες τους. Οι σύγχρονες λύσεις προσφέρουν πληροφορίες κατηγορίας, καθοδήγηση διαδικασίας, πρότυπα, προτάσεις βάσει AI και περισσότερα για να βοηθήσουν τους διευθυντές να επιτύχουν και συχνά να υπερβούν τους στόχους διαχείρισης δαπανών τους.
Διαχείριση κατηγοριών έναντι στρατηγικών προμηθειών
Οι όροι διαχείριση κατηγορίας και στρατηγική προμήθεια χρησιμοποιούνται μερικές φορές εναλλακτικά, αλλά δεν είναι το ίδιο πράγμα. Η στρατηγική προμήθεια είναι μια διαδικασία εφοδιασμού που επικεντρώνεται στην επιλογή των σωστών προμηθευτών και στη διαπραγμάτευση των καλύτερων τιμών για την επίτευξη βραχυπρόθεσμων οργανωτικών στόχων. Ο πρωταρχικός στόχος της στρατηγικής προμήθειας είναι η μείωση του κόστους. Η διαχείριση κατηγοριών, από την άλλη πλευρά, πραγματοποιεί αγορές τμημάτων σε κατηγορίες για να βοηθήσει τους διευθυντές να εντοπίσουν ευκαιρίες για εξοικονόμηση χρημάτων και βελτίωση της ποιότητας, της απόδοσης του προμηθευτή και της αποτελεσματικότητας. Η διαχείριση κατηγορίας είναι μια συνεχής διαδικασία που διεξάγεται μακροπρόθεσμα, και συχνά περιλαμβάνει στρατηγική προμήθεια ως πρώιμο βήμα.
Top 6 οφέλη διαχείρισης κατηγορίας
Εν μέρει χάρη στις λιγότερες απολύσεις και τις απλούστερες διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές, οι προμήθειες υπό την καθοδήγηση των κατηγοριών προσφέρουν μια σειρά από διακριτά πλεονεκτήματα που μπορούν να βοηθήσουν τις αγοραστικές ομάδες να διαχειριστούν ένα αυστηρότερο πλοίο και να εντοπίσουν νέες ευκαιρίες:
1. Βελτιωμένες πληροφορίες. Με κατηγοριοποιημένα έξοδα και ένα ενιαίο σημείο επαφής για όλους τους σχετικούς προμηθευτές, οι εταιρίες μπορούν να αποκτήσουν περισσότερες πληροφορίες για τα κόστη, την απόδοση του προμηθευτή και τα πιθανά προβλήματα της εφοδιαστικής αλυσίδας. Επιπλέον, η βαθιά εξοικείωση με τις συμβάσεις, τις τιμές και τις τάσεις της αγοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να γίνουν καλύτερες, πιο κερδοφόρες αποφάσεις για τις δημόσιες συμβάσεις.
2. Αυξημένη αποταμίευση. Με βάση την εμπειρία και τις πληροφορίες της κατηγορίας τους που έγιναν δυνατές μέσω της κατηγοριοποίησης, οι διευθυντές μπορούν να διαπραγματευτούν καλύτερες τιμές και να βελτιώσουν την απόδοση για να μειώσουν τα κόστη. Και δεδομένου ότι οι διαχειριστές αγοράζουν μακροπρόθεσμα, μπορούν να επωφεληθούν από τις οικονομίες κλίμακας για να εξοικονομήσουν περαιτέρω χρήματα.
3. Μειωμένη έκθεση σε κίνδυνο. Με μια εις βάθος κατανόηση κάθε προμηθευτή και αποτελεσματικές μακροπρόθεσμες εργασιακές σχέσεις, οι ομάδες κατηγορίας μπορούν να υιοθετήσουν μια πιο προληπτική προσέγγιση στη διαχείριση προμηθευτών και να μειώσουν τον κίνδυνο συναλλαγής με άγνωστους ή εξ αποστάσεως προμηθευτές.
4. Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα των δημόσιων συμβάσεων. Με δοκιμασμένες από το χρόνο, ψηφιοποιημένες και αυτοματοποιημένες διαδικασίες, οι ομάδες μπορούν να ανταποκριθούν ταχύτερα στις αλλαγές της αγοράς και να απελευθερώσουν χρόνο για δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας.
5. Καλύτερη τήρηση των δεσμεύσεων ΠΚΔ και SR. Η ευθυγράμμιση των στόχων κατηγορίας, η διαφάνεια και η παρακολούθηση διευκολύνουν τις εταιρείες να τηρήσουν τις δεσμεύσεις περιβαλλοντικής και κοινωνικής ευθύνης.
6. Αυξημένες δαπάνες υπό διαχείριση. Μέσω της έξυπνης αυτοματοποίησης, οι προμήθειες μπορούν να διαχειριστούν μεγαλύτερο αριθμό κατηγοριών και τελικά να αυξήσουν τις δαπάνες υπό διαχείριση.
Τύποι κατηγοριών προμηθειών
Οι ομαδοποιήσεις κατηγοριών μπορεί να διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση ανάλογα με τη βιομηχανία τους, τις πολιτικές δαπανών τους και τη συγκεκριμένη αγορά. Γενικά, κάθε κατηγορία προμήθειας αποτελείται από μια ομάδα προϊόντων ή υπηρεσιών που έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά - όπως τύπος, προμηθευτής, αξία, τοποθεσία ή τμήμα. HR, τεχνολογία, συντήρηση και ταξίδι, για παράδειγμα, είναι κοινές κατηγορίες.
Είναι επίσης κοινός ο διαχωρισμός των άμεσων δαπανών (είδη που απαιτούνται για βασικά επιχειρηματικά προϊόντα και υπηρεσίες, όπως πρώτες ύλες και προμήθειες συσκευασίας) και των έμμεσων δαπανών (αγαθά και υπηρεσίες που υποστηρίζουν τις καθημερινές επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως προμήθειες γραφείου) στις δικές τους κατηγορίες. Η ομαδοποίηση των έμμεσων δαπανών, η διαχείριση των οποίων γίνεται συχνά σε σιλό σε όλη την επιχείρηση, μπορεί να βοηθήσει στην τυποποίηση και τη μείωση των έμμεσων εξόδων αγοράς.
Ορισμένες εταιρείες στρέφονται σε ένα παγκόσμιο πρότυπο όπως ο Τυπικός Κωδικός Προϊόντων και Υπηρεσιών των Ηνωμένων Εθνών (UNSPSC) για καθοδήγηση ώστε να καθορίσουν τις κατηγορίες τους, αλλά οι περισσότερες θα δημιουργήσουν τη δική τους ταξινόμηση εσωτερικών δαπανών. Ανεξάρτητα από την ακριβή σύνθεση των κατηγοριών, η επιτυχής διαχείριση κατηγορίας περιλαμβάνει την εφαρμογή ενός πρότυπου πλαισίου για τον διαχωρισμό των αγαθών και των υπηρεσιών που απαιτούνται για τη λειτουργία μιας επιχείρησης.
3 βασικά βήματα στη διαδικασία διαχείρισης κατηγορίας
Αν και η διαδικασία μπορεί να διαφέρει μεταξύ των οργανισμών, η διαχείριση κατηγορίας συνήθως περιλαμβάνει τρία βήματα:
- Καθορισμός προφίλ κατηγορίας. Αρχικά, οι ομάδες αναλύουν τις τρέχουσες δαπάνες και σταθμίζουν ένα εύρος παραγόντων - από τον κίνδυνο και τους κανονισμούς μέχρι την άμεση επιχειρηματική λογική - για την αναγνώριση κατηγοριών. Το αποτέλεσμα είναι μια ενοποιημένη ταξινόμηση κατηγοριών για προμήθειες που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ολόκληρο τον οργανισμό.
- Στρατηγική διάρθρωσης και σχεδίου. Σε αυτό το βήμα, οι ομάδες αξιολογούν τις κατηγορίες τους βάσει τιμοδότησης, απόδοσης προμηθευτή, προβλέψεων προσφοράς και ζήτησης και άλλων παραγόντων - και εντοπίζουν ευκαιρίες για βελτιστοποίηση των δαπανών και αύξηση της αξίας. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, δημιουργούν μια κύρια στρατηγική για την επίτευξη των στόχων κάθε κατηγορίας, που χωρίζονται σε συγκεκριμένες τακτικές και φάσεις.
- Εκτέλεση στρατηγικής και παρακολούθηση αποτελεσμάτων. Τέλος, η στρατηγική δρομολογείται και τα αποτελέσματα, οι προμηθευτές, οι επιχειρηματικές ανάγκες και οι αγορές παρακολουθούνται συνεχώς - έτσι ώστε οι ομάδες να μπορούν να ανταποκριθούν γρήγορα στην αλλαγή και να βελτιστοποιήσουν τις στρατηγικές κατηγορίας όπως απαιτείται.
Τι να αναζητήσετε στην κατηγορία λογισμικό διαχείρισης
Το λογισμικό διαχείρισης κατηγοριών έχει σχεδιαστεί για να κεντροποιεί, ψηφιοποιεί και εκσυγχρονίζει τις διαδικασίες για όλες τις στρατηγικές κατηγορίας - και να παρέχει σημαντικές πληροφορίες για να τις βελτιώσει. Για να επιτευχθεί αυτό, οι καλύτερες λύσεις περιέχουν τις ακόλουθες δυνατότητες τουλάχιστον:
Αυτοματοποίηση. Έξυπνα αυτοματοποιημένες διαδικασίες για τη δημιουργία προφίλ δαπανών κατηγορίας και την ανάπτυξη και εκτέλεση στρατηγικών.
Οδηγίες βήμα προς βήμα. Προτάσεις βάσει συστήματος, καθοδηγούμενες διαδικασίες και πρότυπα βέλτιστων πρακτικών, εργαλεία και πλαίσια.
Παρακολούθηση και ανάλυση σε πραγματικό χρόνο. Ικανότητα παρακολούθησης και ανάλυσης πληροφοριών αγοράς, κατηγοριών, τιμών, απόδοσης προμηθευτή, αποτελεσμάτων και άλλων σε πραγματικό χρόνο.
Εκτέλεση στρατηγικής. Εργαλεία για την εύκολη μετατροπή στρατηγικών, προγραμμάτων και πρωτοβουλιών σε έργα προμηθειών ή διαγωνισμούς.
Ολοκλήρωση. Απρόσκοπτη ενοποίηση με source-to-pay και άλλες λύσεις διαχείρισης προμηθευτών.
AI. Ενσωματωμένη, υποστηριζόμενη από AI ανάλυση ευκαιριών και προτάσεις βάσει των δεδομένων δαπανών και άλλων παραγόντων - καθώς και ένα σχέδιο για ενοποίηση με μεγάλα γλωσσικά μοντέλα όπως το ChatGPT για βοήθεια στη δημιουργία στρατηγικής.
Βέλτιστες πρακτικές για μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης κατηγορίας
Η ανάπτυξη μιας στρατηγικής κατηγορίας που κερδίζει μπορεί να επιτευχθεί ταχύτερα με τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές:
Δημιουργήστε έναν ειδικό διευθυντή κατηγορίας και ομάδα. Δεδομένου ότι οι μεγάλες κατηγορίες και οι στρατηγικοί τομείς δαπανών απαιτούν το χρόνο και την εξειδίκευση, η ύπαρξη μιας ειδικής ομάδας αποτελούμενης από πεπειραμένους ενδιαφερόμενους από τα σχετικά τμήματα καθιστά μια αποτελεσματικότερη διαδικασία. Ο διαχειριστής κατηγορίας είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη και κατανόηση της αγοράς, των κανονισμών και των τάσεων τιμολόγησης για μια ολόκληρη κατηγορία, καθώς και για την ανάπτυξη βραχυπρόθεσμων, μεσοπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων σχεδίων.
Δημιουργήστε μια συνεπή ταξινόμηση σε όλο τον οργανισμό. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα για την απόκτηση καλύτερων πληροφοριών και ορατότητας στις δαπάνες. Μερικοί οργανισμοί θα χρησιμοποιήσουν καθολικά πρότυπα όπως το UNSPC ως οδηγό, αλλά πιο συχνά οι εταιρείες θα δημιουργήσουν τις δικές τους εσωτερικές κατηγορίες που ευθυγραμμίζονται καλύτερα με τους μοναδικούς τους στόχους ή τις ανάγκες του κλάδου.
Χρησιμοποιήστε αυτοματοποιημένες λύσεις για να συγκεντρώσετε τα δεδομένα δαπανών. Με ένα μέρος για να παρακολουθείτε και να παρακολουθείτε τα δεδομένα, είναι ευκολότερο να βρείτε και να αναφέρετε σημαντικές πληροφορίες – και να ενισχύσετε τις πρακτικές διακυβέρνησης.
Τεχνολογία διαχείρισης κατηγορίας λουριών. Χρησιμοποιώντας τεχνολογία όπως το ΑΙ, οι ομάδες μπορούν πιο εύκολα να εντοπίσουν μοτίβα, να κατηγοριοποιήσουν αυτόματα τις δαπάνες, να οργανώσουν προμηθευτές κατά κατηγορία, να ορίσουν σημεία αναφοράς, να κάνουν προτάσεις, να αυτοματοποιήσουν εργασίες και πολλά άλλα.
Διατήρηση της συμμετοχής και της συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών. Με τα εργαλεία και το λογισμικό analytics για την επικοινωνία των κερδών και των ευκαιριών, είναι πιο εύκολο να αποκτήσετε την αγορά των ενδιαφερόμενων μερών και να ευθυγραμμιστείτε με τους οργανωτικούς στόχους.
Δημιουργήστε δυναμικές σχέσεις προμηθευτών. Επικεντρωθείτε στη συνολική αξία – και όχι μόνο στο κόστος – και συνεργαστείτε ανοιχτά για να δημιουργήσετε καλές εργασιακές σχέσεις.
Ενσωματώστε δεδομένα τρίτων. Αναπτύξτε έναν μηχανισμό για να χρησιμοποιήσετε σχετικά εξωτερικά σημεία δεδομένων από τρίτους παρόχους για να συμπληρώσετε την στρατηγική κατηγορίας σας.
Συνεχής επεξεργασία κύκλου ζωής κατηγορίας. Βελτίωση της εσωτερικής και εξωτερικής ανάλυσης δεδομένων, με τη συλλογή πληροφοριών ανά κατηγορία, την ενίσχυση της στρατηγικής και τη διεξαγωγή περιοδικών επανεξετάσεων.
Τολμήστε να καινοτομήσετε
Αναζητήστε λύσεις για να ξεκλειδώσετε μεγαλύτερη αξία μέσω εξυπνότερης διαχείρισης κατηγορίας.
Αποφύγετε τα συνηθισμένα λάθη στη διαχείριση κατηγορίας
Αυτή η εργασία διερευνά τρία λάθη που μπορεί εύκολα να κάνει ο Εφοδιασμός όσον αφορά τη διαχείριση κατηγοριών – και πώς η διόρθωσή τους μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά οφέλη, ειδικά σε αβέβαιους καιρούς.