Τι είναι το σύστημα παρακολούθησης αιτούντων (ATS);
Το ATS είναι μια εφαρμογή λογισμικού για ανθρώπινους πόρους (HR) που βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται τις εργασίες πρόσληψης και πρόσληψης ψηφιακά.
Επισκόπηση συστήματος ανίχνευσης υποψηφίων
Ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων (ATS) είναι μια εφαρμογή λογισμικού για ανθρώπινους πόρους (HR) που βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται τις εργασίες πρόσληψης και πρόσληψης ψηφιακά. Λειτουργεί ως κεντρική βάση δεδομένων για τις πληροφορίες θέσης εργασίας και αιτούντος, όπου γίνεται διαχείριση των προκηρύξεων θέσεων εργασίας, των δημοσιεύσεων και των αιτήσεων και γίνεται διαλογή και επιλογή των αιτούντων.
Το ATS υποστηρίζει την εκτέλεση κοινών εργασιών όπως η δημιουργία περιγραφών θέσεων εργασίας, η δημοσίευση θέσεων εργασίας σε ιστότοπους καριέρας και πίνακες θέσεων εργασίας, η σάρωση βιογραφικών σημειωμάτων, ο προγραμματισμός συνεντεύξεων, η συγκέντρωση σχολίων, η εκτέλεση ελέγχων στο παρασκήνιο και η δημιουργία επιστολών προσφοράς με ηλεκτρονικές υπογραφές.
Το σύστημα διαχειρίζεται επίσης την εμπειρία για τους αιτούντες εργασία. Αυτό περιλαμβάνει την αναζήτηση θέσεων εργασίας, την υποβολή αίτησης ηλεκτρονικά και τον έλεγχο της κατάστασης μιας αίτησης, καθώς και τη δημιουργία ειδοποιήσεων προς τους αιτούντες.
Τι κάνει ένα σύστημα παρακολούθησης αιτούντων;
Ένα ATS λειτουργεί ως βάση δεδομένων για τους αιτούντες εργασία, αυτοματοποιώντας και διαχειρίζοντας τις ροές εργασίας που σχετίζονται με τη διαδικασία στελέχωσης. Επιτρέπει στους διευθυντές προσλήψεων και τους υπεύθυνους προσλήψεων να περικόψουν τον όγκο των βιογραφικών σημειωμάτων που λαμβάνουν, ώστε να μπορούν να εστιάσουν το χρόνο τους στους αιτούντες με τα περισσότερα προσόντα.
Με τη δυνατότητα προγραμματισμού επιχειρηματικών κανόνων σε ένα ATS, οι εταιρείες μπορούν να διασφαλίσουν ότι ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές πρόσληψης, διασφαλίζοντας παράλληλα την υποβολή των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλουν οι αιτούντες.
Ποιος χρησιμοποιεί ένα σύστημα παρακολούθησης αιτούντων;
Οι εταιρείες όλων των μεγεθών και κλάδων χρησιμοποιούν συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων για να οργανώσουν, να αναζητήσουν και να επικοινωνήσουν με τους αιτούντες εργασία και να διαχειριστούν τη διαδικασία υποβολής αίτησης εργασίας. Ενώ προηγουμένως ο τομέας των μεγαλύτερων εταιρειών Fortune 500 λόγω των σχετικών δαπανών και απαιτήσεων υποδομής, σήμερα οι μικρότεροι οργανισμοί μπορούν να αξιοποιήσουν την εξοικονόμηση κόστους των προσφορών λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) στο cloud.
Γιατί είναι σημαντικό το ATS;
Ένα ATS επιταχύνει τη διαδικασία πρόσληψης. Με τη μετάβαση από τις offline και τις έντυπες διαδικασίες σε μια αυτοματοποιημένη ψηφιακή διαδικασία, οι εργασίες πρόσληψης και πρόσληψης εξορθολογίζονται, απελευθερώνεται χρόνος και διασφαλίζονται δίκαιες και κατάλληλες πρακτικές πρόσληψης.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς ένα σύστημα παρακολούθησης αιτούντων μπορεί να ωφελήσει έναν οργανισμό:
Περισσότεροι αιτούντες: Ένα σύστημα ATS διευκολύνει τα άτομα που αναζητούν εργασία να αναζητήσουν θέσεις εργασίας και να υποβάλουν αίτηση ηλεκτρονικά, αυξάνοντας τον συνολικό αριθμό αιτήσεων.
Γρήγοροι κύκλοι πρόσληψης: Οι υπεύθυνοι στελέχωσης μπορούν γρήγορα να αναζητήσουν ολόκληρο τον αγωγό αιτούντων, επιλέγοντας υποψηφίους ενδιαφέροντος και επενδύοντας το χρόνο τους σε εργασίες υψηλότερης αξίας, όπως ο έλεγχος συνεντεύξεων, συστάσεων και προσφορών.
Μεγαλύτερη συνεργασία με τα ενδιαφερόμενα μέρη: Κατά τη διάρκεια του σταδίου της συνέντευξης, οι διευθυντές προσλήψεων εξετάζουν και παρέχουν σχόλια για υποψηφίους εντός του ATS. Οι κανόνες της επιχείρησης μπορούν να διαμορφωθούν για την αυτοματοποίηση της προόδου των υποψηφίων μέσω των σταδίων διαλογής και πρόσληψης.
Η εξέλιξη των συστημάτων παρακολούθησης υποψηφίων
Πριν από το διαδίκτυο, οι θέσεις εργασίας διαφημίζονταν σε διαβαθμισμένες εφημερίδες και εκδόσεις της βιομηχανίας. Η διαδικασία βασιζόταν σε χαρτί, γεγονός που καθιστούσε χρονοβόρα και δύσκολη τη διαχείρισή της. Οι αιτούντες θέση εργασίας δεν ήταν δυνατό να καθορίσουν εύκολα την κατάσταση μιας αίτησης. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διευθυντές προσλήψεων – λόγω του μεγάλου όγκου των αιτήσεων σε έντυπη μορφή – δεν ήταν σε θέση να εντοπίσουν τους αιτούντες με τα περισσότερα προσόντα.
Με τις ψηφιακές και διαδικτυακές τεχνολογίες, η υποβολή αίτησης για μια θέση εργασίας έγινε πολύ ευκολότερη. Παγκόσμιες ιστοσελίδες απασχόλησης προώθησαν ευκαιρίες απασχόλησης σε ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Ξαφνικά οι προσλήψεις είχαν γίνει μια ογκώδης επιχείρηση.
Τα πρώτα συστήματα παρακολούθησης των αιτούντων αναπτύχθηκαν στα τέλη της δεκαετίας του 1990 και στεγάστηκαν σε εγκαταστάσεις. Τα συστήματα επικεντρώθηκαν στην επεξεργασία και αποθήκευση του τεράστιου αριθμού βιογραφικών σημειωμάτων που έλαβαν, εξασφαλίζοντας παράλληλα συμμόρφωση και συνέπεια στις πρακτικές πρόσληψης. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διευθυντές προσλήψεων αισθάνθηκαν επίσης τον αντίκτυπο ενός τόσο μεγάλου όγκου εφαρμογών και σύντομα αυτά τα συστήματα εξελίχθηκαν για να υποστηρίξουν την προκαταρκτική προβολή, το βιογραφικό σημείωμα σάρωσης, την ανάλυση, τις αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και τα analytics.
Σήμερα, τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων αναπτύσσονται κυρίως στο σύννεφο και προσφέρονται ως λύση λογισμικού ως υπηρεσία, ή SaaS. Ένα ATS βάσει cloud εξαλείφει το βαρύ κόστος εφαρμογής και τις αναποτελεσματικές διαδικασίες, μειώνοντας την εξάρτηση από το IT.
Η τεχνολογία έχει εξελιχθεί για να υποστηρίξει τις σύγχρονες απαιτήσεις πρόσληψης, οι οποίες μπορούν να περιλαμβάνουν:
Εικονικές προσλήψεις: Υποστήριξη απομακρυσμένου χώρου εργασίας και προσπαθειών στελέχωσης, όπως ιστοσελίδες καριέρας, επικοινωνία υποψηφίων, προσφορές και συνεντεύξεις.
Μαζική πρόσληψη: Προσελκύστε, παρακολουθήστε και προσλάβετε μεγάλους όγκους αιτούντων γρήγορα για συγκεκριμένους κλάδους, όπως υγειονομική περίθαλψη, παντοπωλείο, ηλεκτρονικό εμπόριο και τεχνολογία.
Υψηλές ποσότητες υποψηφίων: Οθόνη μεγάλων όγκων υποψηφίων για συγκεκριμένα ανοίγματα.
Εσωτερική πρόσληψη: Προσδιορίστε τους εργαζομένους για να προωθήσετε την εσωτερική πρόοδο.
Διαφορετικότητα και ένταξη: Εξασφάλιση ευθυγράμμισης με τις πρωτοβουλίες πρόσληψης μιας εταιρείας και τις μη μεροληπτικές πρακτικές στελέχωσης.
Ένα ATS υποστηρίζει τη διαδικασία στελέχωσης από την ανάρτηση μιας θέσης εργασίας έως την παρουσίαση μιας επιστολής προσφοράς. Δεδομένου ότι τα δεδομένα πρόσληψης είναι προσωπικά δεδομένα, τα συστήματα παρακολούθησης αιτούντων βοηθούν επίσης τις εταιρείες να συνεχίσουν να συμμορφώνονται με τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, όπως ο ΓΚΠΔ.
Χρησιμοποιήστε περιπτώσεις για ένα ATS
Οι υπεύθυνοι στελέχωσης είναι οι πιο ενεργοί χρήστες ενός ATS. Χρησιμοποιούν το σύστημα σε καθημερινή βάση για τη διαχείριση προκηρύξεων θέσεων εργασίας, τη δημοσίευση θέσεων εργασίας, τον έλεγχο υποψηφίων και τη διαχείριση της προόδου των υποψηφίων μέσω των σταδίων πρόσληψης και πρόσληψης.
Οι διευθυντές προσλήψεων χρησιμοποιούν ένα ATS για να συμμετάσχουν στη διαδικασία στελέχωσης. Το σύστημα τους παρέχει άμεση πρόσβαση σε ενεργές προκηρύξεις θέσεων εργασίας, για τον έλεγχο των περιγραφών των θέσεων εργασίας, των αιτούντων και των βιογραφικών σημειωμάτων, καθώς και για την προβολή της κατάστασης κάθε υποψηφίου. Παράγονται πληροφορίες από το ATS για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή συνεντεύξεων, καθώς και για την αποθήκευση ποσοτικών και ποιοτικών σχολίων μετά από συνέντευξη.
Οι αιτούντες εργασία χρησιμοποιούν το ATS για να αναζητήσουν και να υποβάλουν αίτηση για θέσεις εργασίας, να ελέγξουν την κατάσταση μιας αίτησης και να αποδεχθούν προσφορές εργασίας.
Μήνυμα παρακολούθησης για νέες εργασίες που ταιριάζουν σε ένα σύγχρονο ATS.
Τι πρέπει να προσέξετε όταν εξετάζετε ένα ATS
Τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων προσφέρονται ως αυτόνομες λύσεις ή μπορούν να συμπεριληφθούν ως μέρος μιας διατερματικής πλατφόρμας λογισμικού προσλήψεων που περιλαμβάνει δυνατότητες για διαχείριση υποψήφιων σχέσεων (CRM).
Το λογισμικό CRM χρησιμοποιείται συχνά παράλληλα με ένα ATS. Αλλά σε αντίθεση με ένα ATS, αυτά τα συστήματα χρησιμοποιούνται για την προσέλκυση ταλέντων και τη δημιουργία σχέσεων με αιτούντες που έχουν μεταβεί στο καθεστώς υποψηφίου. Τα συστήματα διαχείρισης σχέσεων με τους υποψηφίους επικεντρώνονται στη συμμετοχή των υποψηφίων και στη δημιουργία μιας συνολικής θετικής εμπειρίας πρόσληψης.
Ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν την απλότητα μιας αυτόνομης εφαρμογής ATS για τη διαχείριση δεδομένων υποψηφίων. Ωστόσο, η επιλογή αυτή παρουσιάζει ορισμένους περιορισμούς. Παρόλο που είναι επαρκή για την επεξεργασία ενεργών υποψηφίων, τα συστήματα αυτά δεν παρέχουν τις ικανότητες που απαιτούνται για τη συμμετοχή και την καλλιέργεια παθητικών ταλέντων.
Το λογισμικό προσλήψεων που περιλαμβάνει τη λειτουργικότητα ATS και CRM παρέχει τη μέγιστη ευελιξία και αποδοτικότητα σε όλη τη διαδρομή από εφαρμογή σε υποψήφιο. Τα συνδυασμένα οφέλη περιλαμβάνουν:
Πρόσβαση σε προηγμένες ιστοσελίδες επαγγελματικής ανέλιξης
Προσαρμοσμένες σελίδες προορισμού
Καμπάνιες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μεγαλύτερες ομάδες βάσει ταλέντων
Μεγαλύτερο ενδιαφέρον και συμμετοχή από προεπιλεγέντες υποψηφίους
Γρηγορότεροι κύκλοι προσλήψεων
Μεγαλύτερη συνεργασία με τα εσωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη
Μια ολοκληρωμένη λύση στελέχωσης μειώνει το κόστος και εξαλείφει την πολυπλοκότητα της διαχείρισης πολλαπλών συστημάτων παράλληλα.
Συμπληρωματικές εκτιμήσεις περιλαμβάνουν:
Δυνατότητα κλιμάκωσης: Οι ανάγκες πρόσληψης ενός οργανισμού θα κυμαίνονται, οπότε το λογισμικό πρέπει να είναι ευέλικτο και κλιμακούμενο.
Ολοκλήρωση: Προσδιορίστε εκ των προτέρων πώς η τεχνολογία θα ενσωματωθεί με άλλα λογισμικά προσλήψεων καθώς και με τη συνολική τεχνολογική υποδομή ανθρώπινου δυναμικού. Αυτές οι ενσωματώσεις θα υποστηρίξουν την εξάλειψη των μη αυτόματων διαδικασιών δεδομένων και την ικανότητα συνδυασμού των δεδομένων πρόσληψης με τα δεδομένα των εργαζομένων.
Απαιτήσεις χρήστη: Εξετάστε όλους τους χρήστες-αιτούντες, τους υπεύθυνους στελέχωσης, τους διευθυντές προσλήψεων και διασφαλίστε ότι το ATS είναι σε θέση να προσφέρει μια αποτελεσματική και θετική εμπειρία για όλους.
Ποιες είναι οι δυνατότητες μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας προσλήψεων που περιλαμβάνει ATS και CRM;
Εδώ είναι μια επισκόπηση των συνδυασμένων χαρακτηριστικών και λειτουργιών που μπορείτε να αξιοποιήσετε με μια ολοκληρωμένη λύση στελέχωσης:
Καταχώριση θέσης
Δημιουργήστε περιγραφές θέσεων εργασίας που δίνουν έμφαση στις προτιμώμενες ικανότητες.
Προσδιορίστε τη μεροληψία λόγω φύλου και τα σημεία αναφοράς μισθών με τη χρήση αυτόματων σαρώσεων.
Δημιουργήστε έναν ιστότοπο με το εμπορικό σήμα των ατόμων που αναζητούν εργασία.
Δημιουργήστε και διαχειριστείτε δημοσιεύσεις σε ιστότοπους καριέρας και πίνακες θέσεων εργασίας.
Χρησιμοποιήστε διαμορφώσιμες εφαρμογές ανά αίτηση προμήθειας (mobile-application, quick-application, multi-stage).
Έλεγχος υποψηφίων
Αναζήτηση εξωτερικών και εσωτερικών εφαρμογών χρησιμοποιώντας μία μόνο βάση δεδομένων.
Διαμορφώστε ερωτήσεις ελέγχου πριν την εφαρμογή για κάθε καταχώριση.
Αυτοματοποιήστε την αποθήκευση και την ανάλυση των δεδομένων βιογραφικού σημειώματος, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης.
Λάβετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και προειδοποιήσεις εξατομικευμένες για κάθε ρόλο.
Παρέχετε ασφαλή πρόσβαση σε τρίτους οργανισμούς.
Δημιουργήστε αναφορές και αναλύσεις πραγματικού χρόνου σε όλη τη διαδικασία στελέχωσης.
Συνέντευξη υποψηφίων
Προγραμματίστε συνεντεύξεις και παρακολουθήστε την πρόοδο.
Λάβετε σχόλια και ενοποιήστε αυτόματα τις βαθμολογίες των υποψηφίων.
Παρέχει ασφαλή πρόσβαση σε μια πύλη υποψηφίων για τις τρέχουσες πληροφορίες και την τρέχουσα κατάσταση.
Πρόσληψη και ενσωμάτωση
Πρόσβαση σε επώνυμα πρότυπα και φόρμες με προγεµισµένα δεδοµένα.
Δημιουργήστε και παρουσιάστε επιστολές προσφοράς με δυνατότητες ηλεκτρονικής υπογραφής για ταχύτερη επιστροφή.
Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία onboarding.
Πότε πρέπει ένας οργανισμός να εφαρμόσει ένα ATS;
Μια εφαρμογή ATS θα πρέπει να εξετάζεται από οργανισμούς που αναπτύσσονται γρήγορα και έχουν φιλόδοξους στόχους πρόσληψης που συσχετίζονται με τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική. Πρόσθετες απαιτήσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τη στόχευση ενός εξειδικευμένου συνόλου δεξιοτήτων ή ρόλου που είναι σε υψηλή ζήτηση, την υποστήριξη μαζικών προσπαθειών στελέχωσης ή την επίλυση σημαντικών ανεπαρκειών στο HR όπου ένα κεντρικό μοντέλο δεδομένων και αυτοματοποιημένες ροές εργασίας θα εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα. Αυτές οι ανεπάρκειες θα μπορούσαν να είναι:
Οι προσπάθειες πρόσληψης παρακολουθούνται σε λογιστικό φύλλο.
Η ίδια δημοσίευση θέσης εργασίας πρέπει να υποβληθεί μη αυτόματα σε πολλούς πίνακες θέσεων εργασίας.
Ο χρόνος δαπανάται εξετάζοντας έναν μεγάλο όγκο άσχετων εφαρμογών.
Η ανατροφοδότηση και οι αποφάσεις από την ομάδα πρόσληψης είναι δύσκολο να ληφθούν.
Δεν διατίθενται εσωτερικοί πόροι για τη δημιουργία, τη συντήρηση ή τη βελτίωση ενός υπάρχοντος ιστότοπου καριέρας.
Η μέτρηση της αξίας της πρόσληψης είναι δύσκολη και ασυνεπής.
Πότε πρέπει να αναβαθμίσω το ATS μου;
Πολλοί οργανισμοί επιλέγουν να αναβαθμίσουν από ένα υπάρχον ATS σε μία ολοκληρωμένη πλατφόρμα λογισμικού προσλήψεων, συμπεριλαμβανομένων των δυνατοτήτων δέσμευσης υποψηφίων στο CRM.
Ένα παρωχημένο ATS μπορεί να οδηγήσει στις ακόλουθες ανεπάρκειες HR:
Η ίδια αίτηση εργασίας εξυπηρετείται για κάθε άνοιγμα εργασίας.
Ένα μεγάλο ποσοστό εγκατάλειψης πραγματοποιείται στο πλαίσιο της διαδικασίας πρόσληψης.
Η καλλιέργεια και η συμμετοχή των υποψηφίων είναι δύσκολη και αναποτελεσματική.
Η παρουσία ασυνείδητης προκατάληψης είναι άγνωστη.
Οι συγκεκριμένες στρατηγικές πρόσληψης, όπως η μαζική πρόσληψη, η εσωτερική πρόοδος και η εικονική πρόσληψη, είναι δύσκολες αν όχι αδύνατες.
Τα συστήματα παρακολούθησης αιτούντων, ειδικά όταν ενσωματώνονται σε ολοκληρωμένες λύσεις πρόσληψης, παρέχουν μια σύγχρονη, ασφαλή πλατφόρμα για το HR για να προσελκύσει, να εντοπίσει, να δεσμεύσει και να προσλάβει τους καλύτερους υποψηφίους. Μια ATS εξαλείφει τις χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες, ώστε οι προσπάθειες στελέχωσης να μπορούν να συγχρονιστούν τέλεια με την προβλεπόμενη ανάπτυξη της εταιρείας.