Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης;
Ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης παρακολουθεί την απόδοση των εργαζομένων με τρόπο συνεπή και μετρήσιμο.
Επισκόπηση συστήματος διαχείρισης απόδοσης
Ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης παρακολουθεί την απόδοση των εργαζομένων με τρόπο συνεπή και μετρήσιμο. Το σύστημα βασίζεται σε ένα συνδυασμό τεχνολογιών και μεθοδολογιών για να διασφαλίσει ότι οι άνθρωποι σε όλο τον οργανισμό ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης και συμβάλλουν σε αυτούς.
Το σύστημα συνεργάζεται, με διευθυντές και εργαζομένους που συνεργάζονται για να καθορίσουν τις προσδοκίες, να προσδιορίσουν τους στόχους των εργαζομένων, να ορίσουν τη μέτρηση απόδοσης, να μοιραστούν τους ελέγχους και τις αξιολογήσεις απόδοσης των εργαζομένων και να παρέχουν σχόλια.
Όταν ορίζεται σωστά και εφαρμόζεται με συνέπεια, ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης αυξάνει τη συνολική παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού. Οι εργαζόμενοι επενδύονται περισσότερο στην εργασία τους και ο κύκλος εργασιών ελαχιστοποιείται ενώ τα έσοδα ανά εργαζόμενο μεγιστοποιούνται.
Ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης παρακολουθεί την απόδοση των εργαζομένων με τρόπο συνεπή και μετρήσιμο.
Ποια είναι τα βασικά στοιχεία ενός συστήματος διαχείρισης απόδοσης;
Το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης μπορεί να υλοποιηθεί στις εγκαταστάσεις, στο cloud ή σε ένα υβριδικό περιβάλλον.
Μια πλατφόρμα cloud ή HR cloud παρέχει μια σειρά από οφέλη, όπως μεγαλύτερες δυνατότητες αποθήκευσης δεδομένων, ισχυρότερη ασφάλεια και ευκολότερη ενοποίηση με συμπληρωματικές εφαρμογές, όπως μάθηση και ανάπτυξη, αποζημίωση και άλλα ανθρωποκεντρικά συστήματα.
Τρεις βασικές διαδικασίες σε ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης
Ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης βασίζεται σε τρεις βασικές διαδικασίες:
- Σχεδιάστε και ενεργήστε με τη διαχείριση στόχων
Ευθυγραμμίστε την απόδοση των εργαζομένων με τους στόχους του οργανισμού.
Αντιστοίχιση εργασίας που έχει νόημα και εκπλήρωση για την αύξηση της δέσμευσης των εργαζομένων.
Προσαρμόστε γρήγορα τους στόχους όταν μετατοπίζονται οι επιχειρηματικές προτεραιότητες.
- Παρακολούθηση με συνεχή διαχείριση απόδοσης
Παρακολουθήστε τους στόχους κάθε υπαλλήλου για να διασφαλίσετε συνεχή ευθυγράμμιση με τους οργανωτικούς στόχους.
Παροχή σχολίων και καθοδήγησης για τη βελτίωση της απόδοσης.
Αναγνωρίστε τα καλά αποτελέσματα καθώς συμβαίνουν.
- Αξιολόγηση και αναγνώριση μέσω αξιολογήσεων απόδοσης
Αξιολογήστε την απόδοση με συνέπεια και ακρίβεια.
Αναγνωρίστε και ανταμείψτε τους ισχυρούς ερμηνευτές.
Χρησιμοποιήστε πληροφορίες βάσει δεδομένων από το σύστημα για να ποσοτικοποιήσετε την αξία που προσφέρει το εργατικό δυναμικό σας στην επιχείρηση.
Η εξέλιξη των συστημάτων διαχείρισης απόδοσης
Οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται τις επιδόσεις των ατόμων εδώ και αιώνες. Αλλά ένα από τα πρώτα τυποποιημένα μοντέλα εισήχθη κατά τη διάρκεια του Πρώτου και Δεύτερου Παγκοσμίου Πολέμου, όταν ο στρατός χρειαζόταν να κατανοήσει τις δυνάμεις και τις ικανότητες κάθε μέλους για να ενημερώσει τις στρατηγικές μάχης.
Μέχρι τα μέσα του αιώνα, οι αξιολογήσεις απόδοσης χρησιμοποιούνταν από τις επιχειρήσεις για τη βαθμολόγηση της απόδοσης των μεμονωμένων εργαζομένων και για την ανάθεση ανταμοιβών.
Στη δεκαετία του 1960, η εστίαση άρχισε να μετατοπίζεται στην ανάπτυξη των εργαζομένων, όπου διεξάγονταν συζητήσεις μεταξύ ενός εργαζομένου και του διευθυντή τους για την αναθεώρηση της απόδοσης και – όπου αυτό δικαιολογείται – για την καθιέρωση της διδασκαλίας και της κατάρτισης για να βοηθήσει τον εργαζόμενο να βελτιώσει ή/και να προχωρήσει στην καριέρα του.
Στα χρόνια που μεσολάβησαν, ορισμένες πτυχές του παραδοσιακού λογισμικού διαχείρισης απόδοσης έχουν εξελιχθεί λόγω της καλύτερης τεχνολογίας, όπως το υπολογιστικό νέφος, οι βελτιώσεις στις διεπαφές χρήστη και η τεχνητή νοημοσύνη (AI) και η μηχανική μάθηση. Ωστόσο, τα περισσότερα συστήματα συνεχίζουν να δίνουν έμφαση στην αξιολόγηση και την ανταμοιβή των εργαζομένων σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση.
Ενώ η αναγνώριση παραμένει σημαντική πτυχή της διαχείρισης της απόδοσης, οι επιχειρήσεις κινούνται προς μια πιο ολιστική προσέγγιση, η οποία παρέχει συνεχή ανατροφοδότηση και καθοδήγηση στους εργαζομένους για να τους βοηθήσει να επιτύχουν τους στόχους τους.
Ποιος χρησιμοποιεί το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης;
Κάθε εταιρεία με βάση τους εργαζόμενους – ανεξάρτητα από τη βιομηχανία ή το μέγεθος – θα ωφεληθεί από ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης.
Αν και κάθε υπάλληλος θα αλληλεπιδρά με το σύστημα σε κάποιο στάδιο, ο χρήστης δύναμης είναι ο επικεφαλής της ομάδας ή ο διευθυντής με άμεσες αναφορές.
Οι εργαζόμενοι συνεργάζονται με τους διευθυντές τους για να καθορίσουν τους στόχους των εργαζομένων. Δημιουργούν τους μεμονωμένους ελέγχους απόδοσης των υπαλλήλων τους εντός του συστήματος και συμμετέχουν σε κύκλους ελέγχου 360 μοιρών αν αυτό το μοντέλο χρησιμοποιείται.
Οι επαγγελματίες HR καθορίζουν τις διαδικασίες και τα συστήματα HR που υποστηρίζουν τον κύκλο διαχείρισης απόδοσης. Συνεργάζονται με τους διευθυντές και τους υπαλλήλους για να διασφαλίσουν ότι οι διαδικασίες είναι δίκαιες και ότι κάθε στάδιο πραγματοποιείται εγκαίρως.
Οι διαχειριστές είναι οι ενεργοί χρήστες του συστήματος και πρέπει να διασφαλίζουν ότι κάθε εργαζόμενος συμμετέχει ενεργά στη διαδικασία. Οι διευθυντές είναι επίσης τελικά υπεύθυνοι για την απόδοση της/των ομάδας/ων τους.
Γιατί είναι σημαντικό ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης;
Μαζί με την αυξημένη παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού, την υψηλότερη δέσμευση των εργαζομένων, τη χαμηλότερη εναλλαγή προσωπικού και τη μεγιστοποίηση των εσόδων ανά εργαζόμενο, ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης που είναι σωστά ενοποιημένο με τα γειτονικά επιχειρηματικά συστήματα μπορεί να παρέχει πολύτιμες πληροφορίες που θα ενημερώσουν τις ευρύτερες αποφάσεις διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου.
Για παράδειγμα, ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης αποθηκεύει και ποσοτικοποιεί δεδομένα από αλληλεπιδράσεις εργαζομένων/διευθυντών, συμπεριλαμβανομένων των ατομικών προσδοκιών σταδιοδρομίας, των κατάλληλων συνόλων δεξιοτήτων και της συνολικής καταλληλότητας για τον σχεδιασμό διαδοχής. Με αυτές τις ιδέες, η μάθηση και η χρηματοδότηση της ανάπτυξης μπορούν να επενδυθούν με τρόπο που υποστηρίζει καλύτερα τις ανάγκες της επιχείρησης και του εργαζομένου.
Το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης παρέχει μια ακριβή και σε πραγματικό χρόνο άποψη του εργατικού δυναμικού που βοηθά στο σχεδιασμό και τη στρατηγική ανθρώπων.
Τι είναι οι βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης απόδοσης;
Η συνέπεια και η διαφάνεια είναι το κλειδί για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης απόδοσης. Ο κύκλος της διαχείρισης στόχων, της συνεχούς διαχείρισης απόδοσης και της αξιολόγησης είναι σε εξέλιξη. Μόλις ολοκληρωθεί ο κύκλος, εντοπίζονται οι υπάρχοντες και νέοι στόχοι και αρχίζει ξανά ο κύκλος.
Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν επίσης την παροχή συνεχούς, διαδραστικής ανατροφοδότησης καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους έναντι μόνο κατά το στάδιο της αξιολόγησης των επιδόσεων. Οι συνομιλίες απόδοσης πρέπει να είναι χαλαρές και ανοιχτές. Οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να ακονίσουν αυτές τις δεξιότητες, εάν επιθυμούν να βελτιώσουν τις αλληλεπιδράσεις τους.
Για να διασφαλιστεί η εφαρμογή μιας συνεκτικής μεθοδολογίας για τις αξιολογήσεις των εργαζομένων με παρόμοιους ρόλους σε όλη την εταιρεία, θα πρέπει να εφαρμοστεί μια διαδικασία βαθμονόμησης.
Εξελίξεις και τάσεις στη διαχείριση απόδοσης
Συνεχής διαχείριση απόδοσης
Οι οργανισμοί μετατοπίζονται από την παραδοσιακή διαχείριση απόδοσης σε ένα μοντέλο συνεχούς διαχείρισης απόδοσης (CPM). Η διαδικασία cpm είναι λιγότερο τυπική με τους υπαλλήλους και τους διευθυντές να συμμετέχουν πιο συχνά. Οι τακτικές συζητήσεις ένας-προς-έναν και η συνεχής ανατροφοδότηση βοηθούν τους εργαζομένους να παραμείνουν σε καλό δρόμο. Για τους διευθυντές, μια στρατηγική καθιστά ευκολότερη την παρακολούθηση των εργασιακών επιτευγμάτων και αδυναμιών ενός εργαζομένου, αντιμετωπίζοντας ζητήματα όταν προκύπτουν. Οι στόχοι μπορούν να προσαρμοστούν καθώς αλλάζουν οι εταιρικοί στόχοι για ένα ευέλικτο και ανταποκρινόμενο μοντέλο εργασίας. Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν πιο έγκαιρη ανατροφοδότηση έναντι της αναμονής κάθε 6 έως 12 μήνες για μια επίσημη συνάντηση που μπορεί να παραβλέψει τα επιτεύγματα που συνέβησαν νωρίτερα κατά την περίοδο απόδοσης. Το μοντέλο εξαλείφει επίσης τις εκπλήξεις και επιταχύνει τους κύκλους βελτίωσης.
Άφθονοι και εργαζόμενοι στο χωράφι
Οι άνεργοι εργαζόμενοι, επίσης γνωστοί ως εργαζόμενοι στο χώρο εργασίας, είναι εργαζόμενοι που ολοκληρώνουν εργασίες μακριά από ένα γραφείο ή την έδρα μιας εταιρείας και έχουν ασυνεπή πρόσβαση σε εσωτερικά συστήματα και κανάλια επικοινωνίας, σε αντίθεση με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους που διατηρούν πρόσβαση σε αυτά τα συστήματα ενώ εργάζονται από το σπίτι. Παραδείγματα αποτελούν οι άνθρωποι που εργάζονται στον τομέα της φιλοξενίας, οι φυσικοί πόροι, η μεταποίηση και η υγειονομική περίθαλψη. Δεδομένης της φύσης της εργασίας τους, οι εργαζόμενοι συχνά δεν εγκαθίστανται εύκολα στα υπάρχοντα συστήματα. Οι οργανισμοί πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα συστήματα διαχείρισης της απόδοσής τους είναι σε θέση να υποστηρίζουν αποτελεσματικά αυτό το σημαντικό τμήμα του εργατικού δυναμικού.
Δυναμικές ομάδες
Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης απόδοσης πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτα ώστε να προσαρμόζονται στις αλλαγές της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένης της δυναμικής της ομάδας. Μια αλλαγή βρίσκεται σε εξέλιξη από παραδοσιακά και ευέλικτα μοντέλα ομάδας σε ένα δυναμικό μοντέλο:
| Παραδοσιακό | Ευέλικτο | Δυναμικό |
| Επίσημα αντιστοιχισμένος ηγέτης (όπως προϊστάμενος γραμμής) | Επίσημα αντιστοιχισμένος ηγέτης (όπως master scrum) | Αυτοδιαχειριζόμενος, τυπικά δεν υπάρχει επίσημα αντιστοιχισμένος ηγέτης |
| Προβλέψιμη ροή εργασίας με σωστό ή λανθασμένο τρόπο για να κάνετε την εργασία | Απρόβλεπτη ροή εργασίας, εστίαση και στόχοι αλλάζουν συχνά | Ροές εργασίας ταχείας αλλαγής καθώς εισάγονται, υλοποιούνται και τροποποιούνται νέες ιδέες |
| Τα μέλη της ομάδας μοιράζονται τον ίδιο τίτλο θέσης εργασίας και τον ίδιο τομέα εμπειρογνωμοσύνης | Επίσημη ευέλικτη μεθοδολογία με καθημερινές εφεδρείες και σπριντ | Δια-λειτουργική ιδιότητα μέλους, συχνά σε ροή |
| Ενθαρρύνει τη γρήγορη αποτυχία και την επαναληπτική ανάπτυξη για την αποτελεσματική διόρθωση μαθημάτων | Μπορεί να μην ακολουθεί καθορισμένη μεθοδολογία/πρωτόκολλα, διατηρεί τιμές ευέλικτης μεθοδολογίας όπου η αποτυχία οδηγεί στην καινοτομία | |
| Οργανική δομή ομάδας που διαλύει μόλις ολοκληρωθεί ένα έργο |