Τι είναι το HRIS;
Το HRIS σημαίνει πληροφοριακό σύστημα ανθρώπινων πόρων. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν ένα HRIS για να διαχειριστούν και να αυτοματοποιήσουν βασικές διαδικασίες HR, όπως μισθοδοσία, παρακολούθηση χρόνου και διαχείριση παροχών υπαλλήλων.
Επισκόπηση πληροφοριακού συστήματος ανθρώπινων πόρων
Τα συστήματα HRIS – ή πληροφοριακά συστήματα ανθρώπινου δυναμικού – ήταν μία από τις πρώτες εμπορικές λύσεις λογισμικού που αναπτύχθηκαν τη δεκαετία του 1980. Γιατί; Το HR ήταν τότε – και παραμένει σήμερα – ένα από τα πιο διοικητικά τμήματα σε κάθε οργανισμό. Το ανθρώπινο δυναμικό δεν επιβαρύνεται μόνο με τεράστιες γραφειοκρατικές διαδικασίες και τήρηση αρχείων, αλλά είναι επίσης οι διαχειριστές ορισμένων από τις πιο πολύτιμες και ευάλωτες πληροφορίες σχετικά με το εργατικό δυναμικό και τους αιτούντες.
Η τεχνολογία έχει σίγουρα εξελιχθεί πολύ από τότε. Οι σύγχρονες λύσεις HRIS μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις ροές εργασίας, να ενοποιήσουν τα σχόλια και να προσαρμόσουν τις δομές αναφοράς - σε πραγματικό χρόνο - με βάση τις αλλαγές στους επιχειρηματικούς κανόνες ή την κανονιστική συμμόρφωση. Και με την παροχή εμπειριών χρήστη σε επίπεδο καταναλωτή και ευέλικτης λειτουργικότητας, τα σύγχρονα συστήματα HRIS είναι τόσο αποτελεσματικά και φιλικά προς το χρήστη όσο και ισχυρά και ηλικιωμένα.Τ
Το καλύτερο λογισμικό HRIS παρέχεται στο cloud, το οποίο παρέχει ένα ακόμη ευρύτερο φάσμα οφελών, όπως περισσότερη αποθήκευση δεδομένων, ισχυρότερη ασφάλεια και ομαλότερη ενοποίηση με συμπληρωματικές εφαρμογές όπως μισθοδοσία, παρακολούθηση αιτούντων και άλλα συστήματα HR.
Ορισμός του πληροφοριακού συστήματος ανθρώπινων πόρων (HRIS)
Το HRIS σημαίνει το πληροφοριακό σύστημα ανθρώπινων πόρων, μια λύση λογισμικού που βοηθάει τις εταιρείες να διαχειριστούν και να αυτοματοποιήσουν τις βασικές διαδικασίες HR και να υποστηρίξουν τη διαχείριση παροχών, τον χρόνο και την παρουσία, τη μισθοδοσία και άλλες ροές εργασίας, καθώς και την αποθήκευση δεδομένων εργαζομένων, όπως προσωπικές, δημογραφικές και πληροφορίες αποζημίωσης.
Τι είναι το HRIS; Δείτε όλες τις λεπτομέρειες σε αυτό το βίντεο.
HRIS έν. HRMS έν. HCM
Το HCM είναι ένας ευρύς όρος που περιλαμβάνει τις πρακτικές, τις πολιτικές, τις διαδικασίες και το λογισμικό που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός για να διαχειριστεί το εργατικό δυναμικό του, από την πρόσληψη έως τη συνταξιοδότηση. Μια σουίτα HCM αναφέρεται συχνά ως σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HRMS) και περιλαμβάνει λογισμικό HRIS.
Ένα Πληροφοριακό Σύστημα Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων εργαζομένων για την υποστήριξη βασικών διαδικασιών HR που είναι πιο γραμμικής και ποσοτικής φύσης, όπως η επεξεργασία μισθοδοσίας ή η διαχείριση χρόνου και παρουσίας. Συγκριτικά, το HRMS αναφέρεται σε μια πιο γενική λύση λογισμικού που περιέχει ένα HRIS, αλλά ενσωματώνει επίσης πιο ποιοτική και σύνθετη λειτουργικότητα που εμπλέκεται στη διαχείριση ταλέντων.
Για παράδειγμα, ένα HRIS μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό διαδικασιών όπως η τήρηση χρόνου για τους υπαλλήλους, και όταν αυτά τα δεδομένα ενσωματώνονται σε ένα σύστημα HRMS – τα δεδομένα τήρησης χρόνου μπορούν να αναλυθούν για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και του προγραμματισμού – και με τη σειρά τους – ακόμη και για να βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη αυτοματοποίηση των εργασιών εντός του HRIS.
Το να γνωρίζετε ποιες από αυτές τις λύσεις λογισμικού είναι καλύτερο για εσάς δεν είναι στην πραγματικότητα τόσο μπερδεμένο όσο μπορεί να ακούγεται. Είναι απλά ένα θέμα να ρίξουμε μια ατάραχη ματιά στο πού βρίσκεται τώρα η εταιρεία σας και πού θα θέλατε να είστε μακροπρόθεσμα. Και έπειτα επιλέγοντας λύσεις HR που μπορούν να σας εξυπηρετήσουν σήμερα και να κλιμακωθούν μαζί σας αύριο.
Το HCM είναι ένας ευρύς όρος που περιλαμβάνει τις πρακτικές, τις πολιτικές, τις διαδικασίες και το λογισμικό που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός για να διαχειριστεί το εργατικό δυναμικό του, από την πρόσληψη έως τη συνταξιοδότηση. Μια σουίτα HCM αναφέρεται συχνά ως σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HRMS) και περιλαμβάνει λογισμικό HRIS.
Τι κάνουν τα πληροφοριακά συστήματα HR;
Οι καλύτερες λύσεις HRIS βάσει cloud υποστηρίζουν μια ποικιλία διαδικασιών HR και αλληλεπιδράσεων. Η τεχνολογία παρέχει έξυπνη αυτοματοποίηση των ροών εργασίας σε όλη την επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων:
Διαχείριση παροχών
Αυτοματοποιημένη διαχείριση παροχών
Αυτοεξυπηρέτηση δυνατοτήτων για τους εργαζομένους ώστε να έχουν πρόσβαση, να επεξεργάζονται και να μαθαίνουν σχετικά με τις παροχές
Χρόνος και συμμετοχή
Ακριβής διαχείριση αδειών εργαζομένων
Αυξήστε τη διοικητική αποδοτικότητα με τα προφίλ χρόνου για να καθορίσετε τις διακοπές των εργαζομένων, τα χρονοδιαγράμματα εργασίας και τα ασφάλιστρα.
Αυτόματοι υπολογισμοί χρόνου και πληρωμής ανά προφίλ εργαζομένου
Με την ψηφιοποίηση των διαδικασιών χρόνου και παρουσίας, οι οργανισμοί μπορούν να αυτοματοποιήσουν και να απλοποιήσουν την παγκόσμια παρακολούθηση χρόνου εργαζομένων και να ικανοποιήσουν τους κανονισμούς συμμόρφωσης.
Ενσωματωμένη τοπική προσαρμογή
Προσαρμογή σε επιχειρηματικές πρακτικές και νόμους ανά χώρα με αυτόματες νομικές και κανονιστικές αλλαγές
Πλήρης απογραφή των απαιτήσεων παγκοσμιοποίησης και τοπικής προσαρμογής για μεμονωμένες χώρες
Αυτοεξυπηρετήσεις εργαζομένων
Δυνατότητες αυτοεξυπηρέτησης που αυξάνουν την παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού
Ενοποιημένα δεδομένα HR σε μία ενιαία πλατφόρμα
Ανιχνεύσιμες βασικές πληροφορίες HR με βάση τις ειδικές για τη χώρα απαιτήσεις
Παρέχετε στους εργαζομένους μια εξατομικευμένη σελίδα προφίλ, στην οποία μπορούν να διαχειρίζονται και να προβάλουν παροχές, να ζητούν χρόνο εκτός εργασίας και άλλα πολλά
Οργανωτικές δομές
Αναλύσεις για πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για όλο το εργατικό δυναμικό
Προσδιορίστε κρίσιμες θέσεις και κάντε γρήγορα προσαρμογές του ανθρώπινου δυναμικού για την αντιμετώπιση των κενών
Οπτικοποίηση οργανωτικών δομών
Χρησιμοποιώντας εργαλεία μοντελοποίησης και ενσωματωμένα analytics, οι διευθυντές μπορούν να οπτικοποιήσουν τις οργανωτικές δομές για να βελτιώσουν την πρόσληψη, τη διαδοχή, την εκμάθηση και τον προγραμματισμό εργατικού δυναμικού.
Οφέλη από ένα σύστημα cloud HRIS
Εκτός από τη βασική λειτουργικότητα ενός σύγχρονου HRIS, τα συστήματα που βασίζονται στο cloud ενσωματώνονται πιο εύκολα με τα υπάρχοντα συστήματά σας. Είναι επεκτάσιμα και μπορούν πιο εύκολα να ενισχυθούν από νέες καινοτομίες και χαρακτηριστικά ασφαλείας.
Ακολουθούν μερικά μόνο από τα κοινά οφέλη ενός ολοκληρωμένου συστήματος cloud HRIS:
Καθιστά τον διαχειριστή HR ταχύτερο και ακριβέστερο. Όταν ασχολούμαστε με τα μέσα διαβίωσης των ανθρώπων, δεν υπάρχει περιθώριο λάθους. Με την ικανότητά του να αυτοματοποιεί και να εκσυγχρονίζει τις εργασίες διαχείρισης, το λογισμικό HRIS μπορεί να απελευθερώσει τις ομάδες HR από τις καθυστερήσεις και τις ανακρίβειες που προκύπτουν από τα χειροκίνητα και σε έντυπη μορφή συστήματα.
Βελτιώνει την εμπειρία των εργαζομένων. Μερικές φορές οι εργοδότες ξεχνούν πόσο σημαντικό είναι για τις ομάδες τους να μπορούν να δουν την κατάσταση των παροχών, των πληρωμών και του χρόνου τους. Τα εργαλεία HRIS επιτρέπουν στους εργαζομένους να έχουν άμεση πρόσβαση στα προσωπικά τους στοιχεία, να δημιουργούν αναφορές και να εκδίδουν αιτήματα - όλα χωρίς την ταλαιπωρία και τον χρόνο που απαιτείται για να περάσουν από το τμήμα HR.
Βελτιώνει την αποτελεσματικότητα. Οι λύσεις HRIS προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα εργαλείων αυτοεξυπηρέτησης που ελαχιστοποιούν σημαντικά την ανάγκη για email και έντυπα και διαδικασίες έγκρισης. Τα χρονοδιαγράμματα, οι ροές εργασίας, τα αιτήματα διακοπής χρόνου και πολλά άλλα – μπορούν να αυτοματοποιηθούν και να διαχειριστούν σε πραγματικό χρόνο και άμεσα.
Υποστηρίζει τις προσπάθειεςσυμμόρφωσης. Με την αύξηση της απομακρυσμένης εργασίας και την πολιτιστική στροφή προς μεγαλύτερη ευαισθησία και επίλυση διαφορών, οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι σίγουροι ότι βρίσκονται στη σωστή πλευρά των παγκόσμιων εργασιακών και εργασιακών κανονισμών. Το Cloud HRIS συμβάλλει στη διασφάλιση ότι όλες οι δραστηριότητες HR εμπίπτουν στα όρια της συμμόρφωσης και βοηθούν στην υποστήριξη του εργατικού δυναμικού τους.
Διατηρεί τα πράγματα ασφαλή. Στα αρχεία HR υπάρχουν μερικά από τα πιο ευαίσθητα και πολύτιμα δεδομένα στην εταιρία σας - συμπεριλαμβανομένων των ιατρικών και οικονομικών αρχείων και λεπτομερειών των εργαζομένων. Στο παρελθόν, όταν αυτά τα δεδομένα ήταν αποθηκευμένα σε φορητούς υπολογιστές ή σε μη ασφαλείς βάσεις δεδομένων, υπήρχε ένας διαρκώς παρών κίνδυνος συμβιβασμού. Τα σημερινά ενοποιημένα συστήματα HRIS διαθέτουν προηγμένα πρωτόκολλα ασφάλειας που συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση των κινδύνων κυβερνοασφάλειας.
Πώς η ενοποίηση cloud HRIS υποστηρίζει τις βασικές διαδικασίες HR
Ενώ τα συστήματα HRIS βοηθούν στη συγκέντρωση και τον εξορθολογισμό των διαδικασιών και της διαχείρισης του HR, υπάρχουν πολλές άλλες βασικές λειτουργίες που εκτελούνται ταυτόχρονα, όπως η πρόσληψη, η εκπαίδευση και ο προγραμματισμός. Και δεν χρειάζεται να είστε ειδικός HR για να δείτε πόσο χρήσιμο μπορεί να είναι για όλες αυτές τις βασικές λειτουργίες να ενοποιηθούν και να συγκεντρωθούν. Ωστόσο, όταν οι οργανισμοί εργάζονται με παλιά συστήματα και αποσυνδεδεμένες εφαρμογές λογισμικού HR, αναγκάζονται να χρησιμοποιούν μη αυτόματες διαδικασίες για να αναζητήσουν εργαλεία και πληροφορίες σε οργανωτικά σιλό.
Τα καλύτερα συστήματα cloud HRIS δεν επιτρέπουν μόνο ενοποίηση με το βασικό σας ERP, αλλά δημιουργούνται για αυτό. Για παράδειγμα, ένα σύστημα cloud ERP διαχειρίζεται ένα ευρύ φάσμα καθημερινών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και δημιουργείται για να ενοποιεί ένα πλήθος διαφορετικών επιχειρηματικών διαδικασιών. Με την ενοποίηση δεδομένων μεταξύ επιχειρήσεων, οι ERP παρέχουν μια ενιαία πηγή αλήθειας και διασφαλίζουν την αξιόπιστη ακεραιότητα των δεδομένων. Έτσι, όταν οι βασικές σας διαδικασίες HR και HRIS ενοποιούνται με την ταχύτητα και την αναλυτική ικανότητα ενός σύγχρονου ERP που τροφοδοτείται από ΑΙ – απολαμβάνετε το καλύτερο και από τους δύο κόσμους.
Παραδείγματα HRIS σε ενέργεια
Μόλις πριν από λίγα χρόνια, ήταν ως επί το πλείστον οι μεγαλύτεροι οργανισμοί που έκαναν χρήση των λύσεων HRIS. Αλλά καθώς τα ολοκληρωμένα συστήματα που βασίζονται στο σύννεφο αυξάνονται σε δημοτικότητα, γίνεται όλο και πιο εφικτό για τους μικρότερους – και αναπτυσσόμενους – οργανισμούς να αξιοποιήσουν τα οφέλη και την αποτελεσματικότητα ενός HRIS.
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα εταιρειών που πέτυχαν με τις λύσεις SAP SuccessFactors για τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών HR.
Εδώ και περισσότερα από 20 χρόνια, η εταιρεία δραστηριοποιείται στον τομέα της γεωργίας στις Ηνωμένες Πολιτείες και τον Καναδά, με ποικίλο και ευρέως εκταμιευμένο εργατικό δυναμικό. Χρησιμοποίησαν τις λύσεις SAP SuccessFactors για να ενοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες σε όλο τον κύκλο ζωής των υπαλλήλων. Ως αποτέλεσμα, η GROWMARK μπορεί να εκτελέσει αποτελεσματικές διαδικασίες HR και να προσελκύσει και να καλλιεργήσει τα ταλέντα που χρειάζεται για να βοηθήσει τους πελάτες της να επιτύχουν.
Η Kmart Group έφερε επανάσταση στις αγορές στην Αυστραλία, τη Νέα Ζηλανδία και την Ασία προσφέροντας τεράστιες επιλογές προϊόντων σε μειωμένες τιμές. Όταν η εταιρεία χρειάστηκε να εφεύρει εκ νέου το σύστημα HR, στράφηκε στις λύσεις SAP SuccessFactors για να μετασχηματίσει τις εμπειρίες των υπαλλήλων και να φέρει επανάσταση στο μέλλον της εργασίας σε περισσότερα από 500 καταστήματα Kmart, Target και Catch.
Εξερευνήστε σήμερα το λογισμικό HRIS
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις αναζητούν μια ενοποιημένη, παγκόσμια, βασική λύση HR, η οποία προσφέρει εμπειρίες χρήστη σε επίπεδο καταναλωτή και υποστηρίζει την ανάλυση δεδομένων πραγματικού χρόνου και την αυτοματοποίηση. Καθώς το εργατικό δυναμικό κατανέμεται περισσότερο, το λογισμικό HRIS πρέπει να παγκοσμιοποιηθεί μαζί με αυτά παρέχοντας βαθιά τοπική προσαρμογή και συμμόρφωση σε πολλές χώρες. Και καθώς τα επιχειρηματικά μοντέλα αλλάζουν και εξελίσσονται, οι εταιρείες απαιτούν την ευελιξία και την απλότητα που παρέχονται από ένα ευρύ φάσμα πραγματικά σχετικών και ισχυρών προκατασκευών, βοηθώντας τους να υλοποιήσουν νέες διαδικασίες και εφαρμογές αξιόπιστα και γρήγορα.