Τα οφέλη της παρακολούθησης χρόνου εργαζομένου
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου εργαζομένων βάσει cloud επιτρέπει την ακριβή παρακολούθηση και διαχείριση των ωρών εργασίας των υπαλλήλων, βελτιώνει την παραγωγικότητα, βελτιώνει τις διαδικασίες μισθοδοσίας και παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για την κατανομή πόρων και τη διαχείριση έργου.
Επισκόπηση παρακολούθησης χρόνου εργαζομένου
Ο χρόνος είναι χρήμα. Με το τυπικό κόστος μισθοδοσίας να αντιπροσωπεύει μέχρι το ένα τρίτο των εσόδων της εταιρείας σας, η ακριβής παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων είναι μία από τις πιο κρίσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες σας. Και ενώ ο σύγχρονος κόσμος της εργασίας έχει γίνει πιο περίπλοκος, τα χρονοεξαρτώμενα μισθολογικά μοντέλα δεν είναι σίγουρα κάτι νέο. Εδώ και χιλιάδες χρόνια, οι εργαζόμενοι πληρώνονταν με ημερομίσθιο, με τους αρχαίους Βαβυλώνιους να δημιουργούν ένα σύνολο προτεινόμενων μισθών, όπου ένας ξυλουργός αμείβεται με συγκεκριμένους κόκκους αργύρου την ημέρα, ένας ράφτης αντίστοιχα και ούτω καθεξής. Ακόμη και τότε, ήταν απαραίτητο να υπάρχει διαφάνεια στον χρόνο και τις αποδοχές.
Με τη βιομηχανική επανάσταση και την άνοδο των συγκεντρωτικών χώρων εργασίας, οι εταιρείες άρχισαν να βλέπουν την αξία της τυποποίησης του ωραρίου εργασίας και τη διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι ήταν εκεί που έπρεπε να είναι καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Το 1880, ο ωρολογοποιός Γουίλαρντ Μπάντι (Willard Bundy), εφηύρε το πρώτο ρολόι χρόνου εργασίας με ένα σύστημα καρτών που εξακολουθεί να χρησιμοποιείται. Και ενώ η τεχνολογία παρακολούθησης χρόνου έχει προοδεύσει έτη φωτός από την εποχή του Bundy, ωστόσο, ακόμα και σήμερα αυτό παραμένει πρόκληση για κάθε εταιρεία. Ευτυχώς, το σημερινό λογισμικό παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud αποδεικνύεται αποτελεσματικό - παρέχοντας ακρίβεια και ευελιξία και αναλύοντας πολύτιμα δεδομένα εργαζομένων για την υποστήριξη βελτιωμένης κερδοφορίας.
Τι είναι η παρακολούθηση χρόνου και γιατί σήμερα αποτελεί κρίσιμο ζήτημα;
Το 2022, η Gallup διενήργησε εκτεταμένη έρευνα σε περισσότερους από 140.000 εργαζομένους. Εκτός από πολλές άλλες έρευνες στο χώρο εργασίας σε πολλές χώρες, τα αποτελέσματα επιβεβαίωσαν αυτό που όλοι έλεγαν: Η απομακρυσμένη εργασία είναι εδώ για να μείνει. Στην πραγματικότητα, ένα από τα στατιστικά στοιχεία της έδειξε ότι το 2019, πάνω από το 60% των εργαζομένων εργαζόταν αποκλειστικά επί τόπου. Ενώ μέχρι το 2022, ο αριθμός αυτός είχε μειωθεί μόλις στο 19% – ακόμη και μετά την άρση των περιορισμών της COVID σε μεγάλο βαθμό.
Για τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού, αυτό σημαίνει μια αστραπιαία στροφή προς εντελώς νέους τρόπους εργασίας. Για παράδειγμα: οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι τείνουν να κατανέμονται ευρύτερα γεωγραφικά. Αυτό προσθέτει τεράστια πολυπλοκότητα στα πρωτόκολλα διαχείρισης χρόνου. Κάθε κράτος, περιφέρεια ή χώρα μπορεί να έχει διαφορετικούς κανονισμούς σχετικά με τις άδειες, την άδεια μητρότητας, τα επιδόματα, τις επιτρεπόμενες υπερωρίες και πολλά άλλα.
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις βρίσκονται επίσης σε μια εποχή ταχείας λειτουργικής αλλαγής και πιο πολύπλοκων προσδοκιών των πελατών. Οι εταιρείες γνωρίζουν ότι για να ανταγωνιστούν σε αυτή την οικονομία, πρέπει να αξιοποιήσουν τις επιχειρηματικές τεχνολογίες Big Data και AI. Οι λύσεις παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud ενοποιούνται με άλλα σημαντικά επιχειρηματικά συστήματα επιτρέποντας την καταγραφή, αναφορά, ανάλυση και παραμετροποίηση όλων των δραστηριοτήτων χρήσης χρόνου των υπαλλήλων σας. Αυτό σας επιτρέπει να εντοπίζετε έγκαιρα τις ευκαιρίες και τους κινδύνους.Επίσης, σας δίνει τη δυνατότητα να προβλέπετε τις μεταβαλλόμενες ροές εργασίας και να εντοπίζετε ανεπάρκειες και κινδύνους μη συμμόρφωσης - σε πραγματικό χρόνο.
Πώς λειτουργούν τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud
Τα καλύτερα συστήματα παρακολούθησης χρόνου είναι ευέλικτα και φιλικά προς τον χρήστη τόσο για τους εργοδότες όσο και για τους εργαζομένους. Μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να ευθυγραμμίζονται καλύτερα με τους μεμονωμένους κανόνες και τις παραμέτρους που βασίζονται σε ρόλους. Λειτουργούν σε μία ενοποιημένη πλατφόρμα και μπορούν να συνδεθούν στο cloud με άλλα συστήματα λογισμικού HR και επιχειρήσεων αξιοποιώντας ένα πλήθος πηγών δεδομένων. Τα συστήματα βάσει cloud ανταποκρίνονται επίσης σε γεγονότα και ενέργειες όταν αυτά προκύπτουν, παρέχοντας την ευελιξία που απαιτείται για την διασφάλιση απόλυτης ακρίβειας και συνάφειας.
Εδώ είναι μερικά πρόσθετα βασικά χαρακτηριστικά των καλύτερων συστημάτων χρονικής παρακολούθησης:
Μια ενιαία πλατφόρμα είναι κεντρική και ενοποιημένη. Μέχρι σήμερα, τα κόστη μισθοδοσίας περιορίζονταν σε περιοχές ή τμήματα και η διαχείρισή τους γίνονταν σε παλιότερες εφαρμογές λογισμικού – ή ακόμα και σε λογιστικά φύλλα. Αυτό καθιστούσε δύσκολη την ανάλυση των δεδομένων μισθοδοσίας και τη σύγκριση του κόστους μισθοδοσίας με την παραγωγικότητα και τις ώρες που δαπανούνταν για διάφορες εργασίες.Μια ενιαία και κεντρική πλατφόρμα ενσωματώνει την παρακολούθηση χρόνου με το λογισμικό μισθοδοσίας και άλλα HR και επιχειρηματικά συστήματα παρέχοντας ακριβή, σε πραγματικό χρόνο οικονομικά και αξιόπιστα στοιχεία βάσει δεδομένων.
Μια εξατομικευμένη διεπαφή βελτιώνει τη χρηστικότητα και τη σχετικότητα. Με τηνχρονική παρακολούθηση να είναι μια από τις πιο χρησιμοποιημένες εφαρμογές αυτοεξυπηρέτησης, οι ομάδες σας πρέπει να το βρουν εύκολο στη χρήση - και να είναι σε θέση να έχουν πρόσβαση από τις συσκευές, όπου και αν βρίσκονται. Όταν τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου είναι δυσκίνητα και όχι διαισθητικά, ακόμη και οι πιο ευσυνείδητοι υπάλληλοι μπορούν να εξοργιστούν ή να αναβληθούν – υποθέτοντας μετά το γεγονός και εισάγοντας αρκετές ημέρες εργασίας. Τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου που βασίζονται στο σύννεφο βοηθούν να αποφευχθεί αυτό με μια απλοποιημένη και φιλική προς το χρήστη διεπαφή χρονικής εισόδου που είναι ειδική για κάθε ρόλο και εξατομικευμένη. Επιπλέον, τα προσαρμοσμένα συστήματα παρακολούθησης χρόνου cloud μπορούν να δώσουν τόσο στους εργαζομένους όσο και στους εργοδότες πρόσβαση σε αναφορές κατά παραγγελία, ειδοποιήσεις, χρονοδιαγράμματα και άλλες σχετικές πληροφορίες.
Τα ενσωματωμένα analytics και οι αναφορές υποστηρίζουν πολλά σενάρια. Είναι αρκετά δύσκολο ακόμη και για τους ειδικούς να παραμείνουν στην κορυφή της περίπλοκης συμμόρφωσης και των εργασιακών κανονισμών. Οι εργαζόμενοι σίγουρα δεν θα πρέπει να αναμένεται να κυριαρχήσουν σε αυτό και να τα κρατήσουν όλα ίσια. Με τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud, οι κανόνες μπορούν να οριστούν για κάθε υπάλληλο (ή ρόλο) ώστε – για παράδειγμα – να λάβουν αυτοματοποιημένες προειδοποιήσεις για υπερβολική υπερωρία ή να υπολογίσουν εκ νέου τις ώρες λόγω αιφνίδιων αλλαγών στο πρόγραμμα. Τα ενσωματωμένα εργαλεία ανάλυσης και αναφοράς μπορούν επίσης να αξιοποιήσουν την τεχνητή νοημοσύνη και τα διαφορετικά σύνολα δεδομένων για την παρέκταση πραγματικών και πιθανών σεναρίων στο χώρο εργασίας – παρέχοντας έτσι κατάλληλες και σχετικές πληροφορίες και απαντώντας σε μια ποικιλία από ερωτήσεις υπαλλήλων ή διευθυντικών στελεχών, όπως αυτές τίθενται.
Ενισχύστε τους επιχειρησιακούς ηγέτες και τα ενδιαφερόμενα μέρη ώστε να κατανοούν τις οικονομικές επιπτώσεις και τους πιθανούς κινδύνους των αποφάσεων που σχετίζονται με τις υπερωρίες, την παραγωγικότητα και τη συμμόρφωση.
Παρακολούθηση χρόνου εργαζομένων: Οι κίνδυνοι να προκύψει σφάλμα
Οι διαφορές των εργαζομένων έχουν αυξηθεί σε πρωτοφανή επίπεδα τα τελευταία χρόνια. Το 2021καταγράφηκαν οι πληρωμές για μηνύσεις σε εργασιακούς χώρους ταξικής αγωγής στις ΗΠΑ, με το Ηνωμένο Βασίλειο και αρκετές άλλες χώρες να βλέπουν παρόμοια πρότυπα. Το Forbes επισημαίνει ότι “Με βάση τον όγκο και τους στατιστικούς αριθμούς, οι εργαζόμενοι σημείωσαν τη μεγαλύτερη επιτυχία στη διασφάλιση της πιστοποίησης των μισθολογικών και ωριαίων τάξεων και των συλλογικών αγωγών το 2021”.
Προφανώς, μια βασική λειτουργία της παρακολούθησης του χρόνου των εργαζομένων είναι η καταγραφή των ωρών εργασίας. Αλλά τόσο για την ευημερία των εργαζομένων όσο και για τη διαχείριση του εταιρικού κινδύνου, το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου πρέπει να έχει την ικανότητα να αναγνωρίζει και να αναφέρει - σε πραγματικό χρόνο - όταν οι ώρες των εργαζομένων, οι άδειες, τα διαλείμματα ή άλλα σχετικά ζητήματα, δεν συνάδουν με τους κανονισμούς. Και για να είναι αποτελεσματικά, τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου πρέπει να είναι σε θέση να υποστηρίξουν με ακρίβεια αυτή τη λειτουργία σε κάθε περιοχή και χώρα όπου δραστηριοποιείται η εταιρεία σας.
Περαιτέρω κίνδυνος προκύπτει με τη μορφή πραγματικής χρηματικής ζημίας λόγω ανακριβούς τήρησης χρόνου. Κάθε χρόνο, οι εταιρείες χάνουν δισεκατομμύρια δολάρια από την κλοπή χρόνου των εργαζομένων – είτε σκόπιμα είτε ακούσια. Ας το αντιμετωπίσουμε: είναι ένα αμήχανο θέμα. Κανείς δεν θέλει να παραδεχτεί ότι οι υπάλληλοί τους μπορεί να παίζουν γρήγορα και χαλαρά με τις ώρες. Εξαιτίας αυτού, όταν οι μεγάλες οργανώσεις σφίγγουν τις ζώνες τους και εστιάζουν σε μέτρα περικοπής του κόστους, μερικές φορές παραβλέπουν τα εκατομμύρια που μπορεί να χάνουν λόγω της κλοπής χρόνου.
Πώς μπορεί η βελτιωμένη παρακολούθηση χρόνου και παρουσιών να βοηθήσει την επιχείρησή σας;
Οι σύγχρονοι οργανισμοί βρίσκονται σε μία εποχή τεράστιων αλλαγών και έναν άνευ προηγουμένου ανταγωνισμό. Για να ευημερήσουν, θα πρέπει να πετύχουν πλήρη ορατότητα σε όλη τη λειτουργία τους. Θα πρέπει να λαμβάνουν και να αναλύουν δεδομένα, να εξαλείφουν τα σιλό και να βρίσκουν τρόπους να γίνουν πιο ευέλικτοι και ανθεκτικοί. Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι περισσότεροι οργανισμοί δαπανούν από 15% έως 30% των εσόδων τους στη μισθοδοσία, η διαχείριση χρόνου είναι ένα κρίσιμο συστατικό για τη βελτιστοποίηση του εργατικού δυναμικού και τη βελτίωση της λογοδοσίας.
Οι λύσεις παρακολούθησης χρόνου βάσει νέφους προσθέτουν αξία με ορισμένους από τους ακόλουθους μετρήσιμους τρόπους:
Κεντρική ορατότητα σε πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες. Πόσος χρόνος θα πρέπει να κατανέμεται εύλογα για ορισμένες εργασίες;Ποιες είναι οι περισσότερο και ποιες οι λιγότερο απαιτητικές εργασίες; Είναι οι ροές εργασίας πιο παραγωγικές σε μία τοποθεσία από μια άλλη; Δημιουργώντας προσαρμοσμένες αναφορές και χρησιμοποιώντας προηγμένα analytics, οι επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν τα δεδομένα παρακολούθησης χρόνου για να σας βοηθήσουν να λάβετε πιο σωστές απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις – και πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο βελτιστοποίησης στο μέλλον.
Αυξημένη λογοδοσία. Εκτός από τη μείωση της απώλειας λόγω κλοπής χρόνου, η ενισχυμένη λογοδοσία τόσο για τους εργοδότες όσο και για τους εργαζομένους μπορεί να ωφελήσει τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες συνολικά. Για παράδειγμα, στις περισσότερες οργανώσεις, πολλοί εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν τις εργασίες τους από απόσταση, ωστόσο, θα υπάρχουν πάντα μερικά που πρέπει να έρθουν στο φυσικό χώρο. Με την άνοδο της υβριδικής και απομακρυσμένης εργασίας, πολλοί οργανισμοί έχουν αντιμετωπίσει προκλήσεις λόγω αυτής της αντιληπτής «άδικης» ανισότητας. Τα διαφανή και λεπτομερή συστήματα παρακολούθησης χρόνου μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση του ηθικού, ενημερώνοντας τις ομάδες σας ότι όλοι είναι εξίσου υπεύθυνοι για τη χρήση του χρόνου τους - είτε επιτόπου είτε εκτός λειτουργίας.
Απλοποιήστε τη διαχείριση χρόνου για την υποστήριξη κυλιόμενων χρονοδιαγραμμάτων, καταγραφής βαρδιών, αυτόματων και μαζικών εγκρίσεων, ειδοποιήσεων, αυτοματοποιημένων επανυπολογισμών και ενσωματωμένων αναφορών.
Ανθεκτικότητα και ευελιξία. Οι κορυφαίοι οργανισμοί είναι ευέλικτοι και ανταποκρίνονται γρήγορα στις τάσεις και την αλλαγή της αγοράς.Μια νέα διαδικασία παραγωγής, ένα καινοτόμο επιχειρηματικό μοντέλο, μία συγχώνευση ή μία συνεργασία που εκκρεμεί – όλες αυτές οι πρωτοβουλίες εξαρτώνται από μία σωστή ανάλυση και έναν στέρεο σχεδιασμό. Η παρακολούθηση χρόνου στο cloud παρέχει πραγματικές πληροφορίες για τις ανθρωποώρες ανά εργασία, περιοχή και έργο. Αυτό δίνει στους επιχειρηματίες την εμπιστοσύνη που χρειάζονται για να παρέχουν γρήγορες και ανταγωνιστικές προσφορές και να λαμβάνουν οικονομικές αποφάσεις.
·Ταχύτητα και απόδοση. Παραδοσιακά, οι εργασίες τήρησης χρόνου και έγκρισης είναι από τα πιο χρονοβόρα καθήκοντα σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Για παράδειγμα: στους περισσότερους οργανισμούς, πριν από την αποστολή των ωρών στη μισθοδοσία, πρέπει να εγκρίνονται - συχνά, πρώτα από τον προϊστάμενο και στη συνέχεια από τον διευθυντή του τμήματος. Εάν ένα άτομο έχει ειδική άδεια για επιπλέον υπερωρίες για κάποιο λόγο, τότε αυτή η συγκεκριμένη περίπτωση θα πρέπει να απομονωθεί και να εξηγηθεί – και ούτω καθεξής, σε μια σειρά εργαζομένων και ρόλων, τόσο για εργασία στον χώρο εργασίας όσο και από απόσταση. Τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud επιτρέπουν την ταυτόχρονη ύπαρξη διαφορετικών κανόνων και εξαιρέσεων βάσει ρόλων – αλλά εξακολουθούν να είναι ορατά και διαχειρίσιμα από ένα κεντρικό σημείο. Και όταν όλες οι σημαντικές περιπτώσεις καλυφθούν και εξηγηθούν, αυτό σημαίνει ότι οι διευθυντές των τμημάτων μπορούν να αυτοματοποιήσουν και να υπογράψουν ομαδικές εγκρίσεις - μειώνοντας το χαμένο χρόνο (και την απογοήτευση).
Διατήρηση και ικανοποίηση των εργαζομένων. Ο υπερβολικός φόρτος εργασίας μπορεί να προκαλέσει δυσαρέσκεια και εξάντληση στους εργαζομένους.Ομως, και τα μειωμένα καθήκοντα ή η εργασία που δεν εξαντλεί τις δυνατότητες των εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει πηγή απογοήτευσης για τους εργαζόμενους – ή ακόμα και μία χαμένη ευκαιρία για τους εργοδότες. Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud μπορεί να συγχωνεύσει κεντρικά δεδομένα και καταχωρίσεις παρέχοντας μία γενική εικόνα των λειτουργικών περιοχών – ή όλου του εργατικού δυναμικού. Αυτό επιτρέπει στις ομάδες HR και τους διευθυντές να αναλύουν συγκεκριμένα σύνολα δεδομένων για να εντοπίζουν πού υπάρχουν σημεία υπερφόρτωσης, παρατυπίες ή ανεπάρκειες. Ενισχυμένοι με αυτές τις πληροφορίες, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι υπερφορολογούμενοι εργαζόμενοι θα λάβουν την υποστήριξη που χρειάζονται και ότι οι άξιοι θα ξεχωρίσουν και θα προαχθούν.
Επωφεληθείτε από τις λύσεις παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός έχει αλλάξει τον τρόπο που ζούμε και δραστηριοποιούμαστε. Έχει δώσει στους οργανισμούς τη δυνατότητα να βλέπουν γύρω από τις γωνίες, να βελτιστοποιούν τους πόρους τους και να κατανοούν καλύτερα τα δεδομένα που δημιουργούν οι λειτουργίες τους. Ενώ οι λύσεις παρακολούθησης του χρόνου των εργαζομένων έχουν εξελιχθεί με την πάροδο του χρόνου, έχουν επίσης παραμείνει ένα από τα πιο σημαντικά συστατικά κάθε οργανισμού. Γιατί; Επειδή αντανακλούν το γεγονός ότι οι άνθρωποι – με τις διάφορες δεξιότητες και τα ταλέντα τους – παραμένουν το πιο πολύτιμο και ουσιαστικό πλεονέκτημα που μπορεί να έχει κάθε οργανισμός.
Όταν έρθει η ώρα να ενσωματώσετε λύσεις παρακολούθησης χρόνου βάσει cloud στον οργανισμό σας, φροντίστε να διατηρήσετε αυτήν την προσέγγιση πρώτα για τους ανθρώπους. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καλή επικοινωνία και αλλαγή σχεδίων διαχείρισης στην αρχή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εφαρμόσει έναν ολοκληρωμένο οδικό χάρτη και σχέδιο έργου και φροντίστε να γιορτάσετε όλες τις μικρές επιτυχίες στο δρόμο για τους στόχους μετασχηματισμού HR.