Τι είναι ο δημοσιονομικός προγραμματισμός και ανάλυση (FP&A);

Η διαδικασία FP&A είναι ένας συνεχής κύκλος συλλογής και ανάλυσης δεδομένων. Καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται και επεκτείνονται σε νέες αγορές, και σε περιόδους αστάθειας της αγοράς και ραγδαίων αλλαγών, η διαδικασία γίνεται πιο περίπλοκη. Πρέπει να συγκεντρωθούν περισσότερα στοιχεία και να γίνει περισσότερη ανάλυση – γι’ αυτό και πολλές μεγάλες και μεσαίες επιχειρήσεις έχουν δημιουργήσει ειδικά υποκαταστήματα FP&amp·A στα οικονομικά τους τμήματα. Ωστόσο, παρά την αυξανόμενη πολυπλοκότητα, στον πυρήνα της η διαδικασία περιλαμβάνει τα ίδια τέσσερα βασικά βήματα:

 

1.  Συλλογή, ενοποίηση και επαλήθευση δεδομένων Το πρώτο βήμα στη διαδικασία FP&A περιλαμβάνει τη συλλογή οικονομικών και λειτουργικών δεδομένων από συστήματα ERP, αποθήκες δεδομένων και άλλες επιχειρηματικές λύσεις. Επιπλέον, μπορούν επίσης να συλλέγονται δεδομένα από χώρες εκτός της επιχείρησης – όπως ευρύτερα δημογραφικά, οικονομικά και εμπορικά δεδομένα. Μόλις συλλεχθούν όλα τα απαραίτητα δεδομένα, πρέπει να ενοποιηθούν, τυποποιηθούν και επαληθευτούν. Τα ακριβή σχέδια, οι προβλέψεις, οι προϋπολογισμοί και η ανάλυση εξαρτώνται όλα από την ποιότητα και την πληρότητα των δεδομένων που χρησιμοποιούν – έτσι αυτό το βήμα είναι απολύτως απαραίτητο. Είναι επίσης πολύ χρονοβόρα, οπότε οι επιχειρήσεις στρέφονται τώρα σε λύσεις που τροφοδοτούνται με AI και μπορούν να αυτοματοποιήσουν πολλές από αυτές τις εργασίες.

 

2.  Προγραμματισμός και πρόβλεψη Σε αυτό το βήμα, οι αναλυτές του FP&A χρησιμοποιούν τα προετοιμασμένα δεδομένα για να δημιουργήσουν οικονομικές προβλέψεις που προβλέπουν πώς θα αποδώσει η επιχείρηση στο μέλλον και αν οδεύει προς τη σωστή κατεύθυνση. Οι οικονομικές προβλέψεις περιλαμβάνουν προβλέψεις πωλήσεων, προβλέψεις ταμειακών ροών και άλλα. Τα μοντέλα οικονομικών προβλέψεων χρησιμοποιούνται επίσης για να δοκιμάσουν διαφορετικά σενάρια, να προσομοιώσουν τον αντίκτυπο των διαφορετικών μεταβλητών και να καθορίσουν την καλύτερη πορεία δράσης για την προώθηση των σωστών αποτελεσμάτων. Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες μέθοδοι χρηματοοικονομικού προγραμματισμού περιλαμβάνουν:

 

Προγνωστικός προγραμματισμός: Με προγραμματισμό πρόβλεψης, οι επαγγελματίες FP&A δημιουργούν ένα μοντέλο σε μεγάλες ομάδες δεδομένων προηγούμενης απόδοσης. Στη συνέχεια, αυτό το μοντέλο πρόβλεψης χρονοσειράς χρησιμοποιείται για την πρόβλεψη μελλοντικής απόδοσης. Το Predictive analytics υπερφορτίζει τα εργαλεία προγραμματισμού, ειδικά όταν ενοποιείται σε μία λύση και ενισχύεται με το AI και το machine learning.

 

Σχεδιασμός με βάση τον οδηγό: Στον σχεδιασμό με βάση τον οδηγό, οι αναλυτές προσδιορίζουν τους βασικούς επιχειρηματικούς παράγοντες μιας εταιρείας (δηλαδή τα πράγματα που είναι πιο σημαντικά για την επιτυχία της) – και στη συνέχεια δημιουργούν μια σειρά σχεδίων που μαθηματικά δείχνουν πώς οι επιχειρηματικοί οδηγοί θα επηρεαστούν από διαφορετικές μεταβλητές.

 

Προγραμματισμός πολλών σεναρίων: Ο προγραμματισμός και η ανάλυση σεναρίου είναι η μέθοδος προγραμματισμού που χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο από τις επιχειρήσεις σήμερα. Στον σχεδιασμό πολλαπλών σεναρίων, οι αναλυτές κάνουν υποθέσεις για το τι μπορεί να συμβεί στο μέλλον. Προβλέπουν συνέπειες και στη συνέχεια δημιουργούν ένα σχέδιο για την ανταπόκριση σε κάθε εύλογο σενάριο. Αυτά τα μοντέλα και οι χρηματοοικονομικές προβλέψεις χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία των χρηματοδοτικών και επιχειρησιακών σχεδίων που απαιτούνται για την επίτευξη γενικών στρατηγικών στόχων, όπως τα έσοδα και τα καθαρά έσοδα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

 

3.  Στο βήμα κατάρτισης προϋπολογισμού, οι επαγγελματίες FP&A εκτιμούν τα έξοδα που απαιτούνται για την εκτέλεση του εταιρικού προγράμματος βάσει των εσόδων από το στρατηγικό σχέδιο. Στη συνέχεια κατανέμουν έναν προϋπολογισμό εξόδων σε κάθε επιχειρηματική μονάδα ή λειτουργία – καθώς και στα έσοδα και την ταμειακή ροή που αναμένεται να δημιουργήσουν. Η εταιρεία συνεργάζεται με κάθε τμήμα και στη συνέχεια συγκεντρώνει τους συμφωνημένους προϋπολογισμούς σε έναν κύριο προϋπολογισμό. Ο εταιρικός προϋπολογισμός συνήθως δημιουργείται ετησίως και οι ενημερώσεις γίνονται ανά τρίμηνο καθώς αλλάζουν οι οικονομικές συνθήκες. Ωστόσο, για να αντιμετωπίσουν καλύτερα τις ασταθείς συνθήκες της αγοράς, πολλές επιχειρήσεις έχουν πλέον υιοθετήσει συνεχείς κύκλους κατάρτισης του προϋπολογισμού που επικαιροποιούνται συχνά με κυλιόμενες προβλέψεις και προβλέψεις. Ορισμένες οργανώσεις έχουν επίσης υιοθετήσει τον μηδενικό προϋπολογισμό, ο οποίος αποφεύγει τις υπερβολικές δαπάνες αξιολογώντας συνεχώς ποιες δαπάνες είναι απαραίτητες και ποιες όχι.

 

4.  Παρακολούθηση απόδοσης και αναλύσεις Για να συμβουλεύσει την επιχείρηση και να παρέχει υποστήριξη αποφάσεων, οι ομάδες FP&A αναλύουν τα οικονομικά δεδομένα και παρακολουθούν την απόδοση - συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων, των εξόδων, του κέρδους, του κεφαλαίου κίνησης, της ταμειακής ροής και άλλων KPI - σε συνεχή βάση. Απαντούν σε ad hoc ερωτήματα και μεταφράζουν τους αριθμούς σε μια αφήγηση – ή παρουσίαση δεδομένων – για να βοηθήσουν τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να κατανοήσουν μια κατάσταση και να αναλάβουν δράση.

 

Οι αναλυτές δημιουργούν επίσης τακτικές αναφορές και απεικονίσεις δεδομένων και διεξάγουν δραστηριότητες όπως ανάλυση κερδοφορίας – η οποία περιλαμβάνει μελλοντικές προβλέψεις κέρδους και μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις όπως «Ποια προϊόντα και υπηρεσίες θα είναι πιο κερδοφόρα το επόμενο έτος και τώρα;». ή «Πρέπει να αναθέσουμε την παραγωγή σε εξωτερικούς συνεργάτες ή να την διατηρήσουμε στο εσωτερικό της;».