Τι είναι το σύστημα δημοσιονομικής διαχείρισης (FMS);
Ένα FMS είναι το λογισμικό και οι διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση εσόδων, εξόδων και παγίων σε έναν οργανισμό.
Επισκόπηση συστήματος οικονομικής διαχείρισης
Τα πρώτα λογιστικά αρχεία βρέθηκαν μεταξύ των ερειπίων της αρχαίας Μεσοποταμίας, ηλικίας 7,000 ετών. Αυτό προηγείται της εφεύρεσης του τροχού πάνω από 3.000 χρόνια και αναφέρεται στην ιστορική και πολιτιστική σημασία του εμπορίου και του εμπορίου στην εξέλιξη της ανθρώπινης κοινωνίας. Αλλά δεν ήταν μέχρι τα τέλη του15ου αιώνα που είδαμε τη γένεση της σύγχρονης λογιστικής με την εκλαΐκευση της διπλής καταχώρησης λογιστικής από τον Ιταλό μαθηματικό Luca Pacioli. Με αυτό, οι επιχειρήσεις μπορούσαν να δουν τόσο την παρούσα (χρέωση) όσο και τη μελλοντική (πιστωτική) κατάστασή τους, και γεννήθηκε ένα στοιχειώδες σύστημα οικονομικής διαχείρισης. Φυσικά, τα σύγχρονα συστήματα οικονομικής διαχείρισης θα ήταν μη αναγνωρίσιμα για να σηματοδοτήσουν τον Pacioli.
Καθορισμός συστήματος οικονομικής διαχείρισης
Ένα σύστημα οικονομικής διαχείρισης είναι το λογισμικό και οι διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση εσόδων, εξόδων και παγίων σε έναν οργανισμό. Εκτός από την υποστήριξη των καθημερινών οικονομικών δραστηριοτήτων, ο σκοπός ενός συστήματος χρηματοοικονομικής διαχείρισης είναι να μεγιστοποιήσει τα κέρδη και να εξασφαλίσει τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα των επιχειρήσεων. Βοηθούν στη χρηματοδότηση ομάδων:
Βελτιστοποίηση της τιμολόγησης και της είσπραξης λογαριασμών
Βελτιστοποίηση ημερήσιας, μηνιαίας και ετήσιας ταμειακής ροής
Διατηρήστε ίχνη ελέγχου και συμμορφωθείτε με τους λογιστικούς κανονισμούς
Αυτοματοποιήστε τις οικονομικές διαδικασίες και μειώστε τα σφάλματα λογιστικής
Παρέχετε καλύτερο προϋπολογισμό, πρόβλεψη και προγραμματισμό
Επιτάχυνση του οικονομικού κλεισίματος και των δραστηριοτήτων υποβολής εκθέσεων
Και πολλά περισσότερα
Το λογισμικό οικονομικής διαχείρισης μπορεί να είναι μέρος του συστήματος προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων της εταιρείας (ERP), το οποίο ενοποιεί τα οικονομικά και λειτουργικά δεδομένα και παρέχει στις ομάδες μια ολοκληρωμένη εικόνα της επιχείρησης. Οι αυτόνομες οικονομικές εφαρμογές μπορούν επίσης να συνδυαστούν για να δημιουργήσουν ένα ολοκληρωμένο σύστημα οικονομικής διαχείρισης. Όλο και περισσότερο, οι CFOs επιλέγουν το ERP βάσει cloud και το λογισμικό οικονομικής διαχείρισης που μπορεί να επεκταθεί γρήγορα για να διαχειριστεί την ανάπτυξη και να παρέχει λειτουργικότητα για διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές, γλώσσες, νομίσματα και κανονισμούς.
Στιγμιότυπο οθόνης που δείχνει πώς τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε την απόκλιση δαπανών.
Βασικά στοιχεία ενός συστήματος δημοσιονομικής διαχείρισης
Ένα αποτελεσματικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης παρέχει στις εταιρείες μια πλήρη σειρά λογιστικού λογισμικού και μια ενιαία πηγή αλήθειας. Μέσα στο σύστημα υπάρχουν πολλά διαφορετικά εργαλεία, τα οποία μπορούν να ομαδοποιηθούν στις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες:
Γενικό λογιστικό και χρηματοοικονομικό κλείσιμο: Εργαλεία για τη λογιστική και το χρηματοοικονομικό κλείσιμο υποστηρίζουν βασικές δραστηριότητες τήρησης λογιστικών βιβλίων, όπως το γενικό καθολικό, οι πληρωτέοι λογαριασμοί (AP), οι εισπρακτέοι λογαριασμοί (AR) και η μισθοδοσία. Βοηθούν τις ομάδες να δημιουργήσουν αναφορές, να δημιουργήσουν οικονομικές καταστάσεις για έσοδα, έξοδα και υπόλοιπα - και κλείνουν τα βιβλία γρήγορα και με λιγότερη προσπάθεια. Τα χαρακτηριστικά φορολογικής διαχείρισης βοηθούν επίσης στη διασφάλιση της φορολογικής ακρίβειας και συμμόρφωσης.
Σύστημα οικονομικής διαχείρισης που εμφανίζει την κατάσταση εισπρακτέων λογαριασμών.
Διαχείριση εσόδων, μετρητών και ταμειακών διαθεσίμων: Με τα εργαλεία λογιστικής εσόδων, οι ομάδες οικονομικών μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες τιμολόγησης, να δουν πληρωμές μέχρι τη στιγμή της στιγμής και να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς για την αναγνώριση εσόδων, όπως το IFRS 15. Τα εργαλεία διαχείρισης ταμειακών διαθεσίμων βοηθούν τις ομάδες να προβλέψουν τις ταμειακές ροές, να βελτιώσουν τη ρευστότητα και να μειώσουν προληπτικά τον κίνδυνο. Αυτό το λογισμικό ενοποιείται επίσης με τα τραπεζικά συστήματα, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να αποκτήσουν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο στα τραπεζικά υπόλοιπα και να απλοποιήσουν τη συμφωνία στους λογαριασμούς.
Οικονομικός προγραμματισμός και ανάλυση: Αυτό το σύνολο εργαλείων προγραμματισμού, πρόβλεψης, κατάρτισης προϋπολογισμού και ανάλυσης βοηθούν τους CFOs και τις ομάδες τους να υποστηρίξουν τη συνολική οικονομική υγεία της εταιρείας. Το λογισμικό FP&A είναι κρίσιμο για την ανάλυση του κόστους και της κερδοφορίας, τη βελτίωση της απόδοσης, την πρόβλεψη και πλοήγηση στις μελλοντικές συνθήκες και την παροχή γρήγορης και ακριβούς υποστήριξης αποφάσεων στο C-suite. Υποστηρίζει επίσης τον προγραμματισμό πολλαπλών σεναρίων και τη συνεργασία μεταξύ των οικονομικών και κάθε άλλου τμήματος.
Διακυβέρνηση, κίνδυνος και συμμόρφωση: Τα εργαλεία GRC βοηθούν τις ομάδες να ευθυγραμμίσουν τις οργανωτικές δραστηριότητες με τους επιχειρηματικούς στόχους, να εντοπίσουν και να μετριάσουν διαφορετικούς τύπους κινδύνου και να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς - από το GDPR και το SOX στις διεθνείς εμπορικές συμφωνίες. Συγχρονίζοντας τα δεδομένα στην εταιρική διακυβέρνηση, τη διαχείριση κινδύνου και τις δραστηριότητες συμμόρφωσης, οι εταιρείες μπορούν να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά, να πλοηγούνται στην αβεβαιότητα και να ενεργούν με ακεραιότητα.
Το λογισμικό βοηθά τις εταιρείες να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται τη διαθεσιμότητα κεφαλαίων και τους σχετικούς κινδύνους.
Μετασχηματισμός της ψηφιακής χρηματοδότησης και νέες τεχνολογίες
Οι περισσότερες εταιρείες βρίσκονται ακόμη στα πρώτα στάδια της εφαρμογής ψηφιακών τεχνολογιών όπως cloud, ενισχυμένα analytics, αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών (RPA), τεχνητή νοημοσύνη (AI) και blockchain για τη χρηματοδότηση διαδικασιών - αλλά βρίσκονται στο χείλος μιας σημαντικής αλλαγής και η πίεση συνεχίζεται. Όχι μόνο οι CFOs και οι ομάδες τους αναμένεται όλο και περισσότερο να παρέχουν ταχεία στήριξη στη λήψη αποφάσεων στην επιχείρηση, αλλά τα σκληρά διδάγματα που αντλήθηκαν από την πανδημία COVID-19 αναγκάζουν τους ηγέτες να επιταχύνουν τον οικονομικό μετασχηματισμό και την υιοθέτηση νέας τεχνολογίας.
Είναι εύκολο να δείτε γιατί. Τα οφέλη του ψηφιακού οικονομικού μετασχηματισμού – όπως η άμεση ευφυΐα, η υψηλής ακρίβειας προγνωστική μοντελοποίηση και οι πιο ευέλικτες και αυτοματοποιημένες διαδικασίες – είναι τα συστατικά που οι εταιρείες πρέπει να πλοηγηθούν στην αλλαγή και να προσαρμοστούν στο νέο κανονικό. Ειδικότερα, η τεχνητή νοημοσύνη είναι μια κινητήρια δύναμη πίσω από τον οικονομικό μετασχηματισμό, φέρνοντας εντελώς επανάσταση στα χρηματοοικονομικά analytics, την αυτοματοποίηση και κάθε διαδικασία – από τις δραστηριότητες οικονομικού κλεισίματος έως τον μετριασμό του κινδύνου και τη συμμόρφωση.
Οικονομική διαχείριση εκτός από την επεκτασιμότητα, την οικονομική αποδοτικότητα και τη δυνατότητα σύνδεσης με περισσότερες πηγές μεγάλων δεδομένων, η οικονομική διαχείριση βάσει cloud προσφέρει ασφαλή πρόσβαση στο σύστημα από οπουδήποτε – κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό τώρα που τόσοι πολλοί εργαζόμενοι εργάζονται απομακρυσμένα. Το cloud είναι επίσης η πύλη – και προϋπόθεση – για νέες και έξυπνες τεχνολογίες όπως το AI, το machine learning και το blockchain.
Προηγμένα οικονομικά analytics: Τα οικονομικά analytics που τροφοδοτούνται από AI και μηχανική μάθηση μπορούν να εξάγουν μαζικά σύνολα δομημένων και μη δομημένων δεδομένων - από το εσωτερικό και το εξωτερικό του οργανισμού - σε σχεδόν πραγματικό χρόνο. Αυτά τα analytics δίνουν τη δυνατότητα στους επαγγελματίες του χρηματοπιστωτικού τομέα να δημιουργήσουν πιο ακριβείς προβλέψεις και προγράμματα, να μοντελοποιήσουν μελλοντικά σενάρια, να κατανοήσουν τον οικονομικό αντίκτυπο των πιθανών αποφάσεων, να δημιουργήσουν αναφορές κατόπιν απαίτησης και να προβλέψουν κινδύνους και ευκαιρίες. Τελικά, τα προηγμένα οικονομικά analytics μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να κατευθύνουν την επιχείρηση προς τη σωστή κατεύθυνση και να εξασφαλίσουν μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα.
Χρηματοοικονομικός αυτοματισμός: Το ενενήντα τοις εκατό των εταιρικών ελεγκτών θα χρησιμοποιεί σύντομα έναν συνδυασμό RPA και AI για να αυτοματοποιήσει τα πάντα, από τις οικονομικές εκθέσεις και κλείνει μέχρι την προετοιμασία φόρων και τη μισθοδοσία. Τα RPA bots όχι μόνο αυτοματοποιούν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και απελευθερώνουν τους εργαζόμενους για να εστιάσουν στην εργασία υψηλότερης αξίας - μπορούν να ολοκληρώσουν περισσότερη εργασία ταχύτερα, να ελαχιστοποιήσουν το κόστος και τα σφάλματα, να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασίας και να ενορχηστρώσουν τις δραστηριότητες στις ομάδες ανθρώπου-bot.
Blockchain: Στα χρηματοοικονομικά, η τεχνολογία blockchain προσφέρει νέα επίπεδα διαφάνειας, αποτελεσματικότητας και ασφάλειας. Για παράδειγμα, οι ομάδες οικονομικών μπορούν να χρησιμοποιήσουν το blockchain για να δημιουργήσουν ένα αμετάβλητο καθολικό που είναι πάντα ενημερωμένο και δεν απαιτεί συμφωνίες. Οι έξυπνες συμβάσεις βάσει Blockchain - συμβάσεις που εκτελούνται αυτόματα μόλις ικανοποιηθούν οι προκαθορισμένες προϋποθέσεις - μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την αυτοματοποίηση και την επιτάχυνση δραστηριοτήτων όπως η επεξεργασία πληρωμών και η κανονιστική συμμόρφωση.
Τα καλύτερα συστήματα οικονομικής διαχείρισης βάσει cloud ενσωματώνουν τώρα έξυπνες τεχνολογίες όπως τα προηγμένα analytics, AI, machine learning και blockchain απευθείας στα εργαλεία τους - γεγονός που επιταχύνει δραματικά τον οικονομικό μετασχηματισμό και προσφέρει γρήγορο χρόνο στην αξία και την απόδοση της επένδυσης.
Συχνές ερωτήσεις οικονομικής διαχείρισης
Εκτελέστε τις οικονομικές διαδικασίες σας με ένα ERP
Βάλτε το AI και τα προηγμένα analytics για να δουλέψετε και να βελτιστοποιήσετε τις οικονομικές σας δυνατότητες.
Ιδέες που δεν θα βρείτε πουθενά αλλού
Εγγραφείτε για μια δόση επιχειρηματικής ευφυΐας που παραδίδεται απευθείας στα εισερχόμενά σας.