Συμβουλές για την αξιολόγηση του λογισμικού ERP
Είστε έτοιμοι να αναβαθμίσετε το σύστημα ERP; Μηδέν στην καλύτερη επιλογή για τις ανάγκες της επιχείρησής σας με αυτή την μεθοδολογία 5 βημάτων για την αξιολόγηση του λογισμικού ERP.
Επισκόπηση
Υπάρχουν κυριολεκτικά εκατοντάδες συστήματα ERP για να διαλέξετε, με ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων, πλεονεκτημάτων, αδυναμιών, δυνατότητας εφαρμογής και τιμής. Ενώ η επιλογή των συστημάτων μπορεί να φαίνεται αποθαρρυντική, μια συστηματική διαδικασία σύγκρισης συστήματος erp μπορεί να οδηγήσει την ομάδα σας σε μια καλή απόφαση σε εύλογο χρονικό διάστημα.
Η δοκιμασμένη στο χρόνο μεθοδολογία που περιγράφεται εδώ μπορεί να σας βοηθήσει να μηδενίσετε τη λύση που ανταποκρίνεται καλύτερα στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας σας. Αυτή η μεθοδολογία μπορεί να ακούγεται βασική – αλλά οι εταιρείες που αναλαμβάνουν τη διαδικασία επιλογής προμηθευτή ERP χωρίς να ακολουθήσουν αυτά τα λογικά βήματα συχνά αντιμετωπίζουν καθυστερήσεις, πρόσθετα έξοδα και περιττή παραμετροποίηση. Από την άλλη πλευρά, οι εταιρείες που εφαρμόζουν βέλτιστες πρακτικές αξιολόγησης ERP συνήθως έχουν ομαλότερες διαδικασίες επιλογής και επόμενες υλοποιήσεις. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να απολαύσουν τα οφέλη ενός σύγχρονου συστήματος ERP νωρίτερα και να ανταγωνιστούν πιο αποτελεσματικά σε έναν ψηφιακό κόσμο.
Μεθοδολογία πέντε βημάτων για την αξιολόγηση των συστημάτων ERP
Μόλις μια εταιρεία αποφασίσει να αντικαταστήσει το προηγούμενο σύστημα ERP, το πρώτο βήμα είναι να συγκεντρώσει μια ομάδα έργου για να καθοδηγήσει τη διαδικασία σύγκρισης, επιλογής και υλοποίησης λογισμικού ERP. Η ομάδα ξεκινά τις εργασίες της αναπτύσσοντας ένα αρχικό πλάνο – το οποίο είναι πραγματικά περισσότερο μια γενική στρατηγική σε αυτό το στάδιο.
Η διαδικασία επιλογής προμηθευτή ERP μπορεί να περιγραφεί σε αυτά τα πέντε βήματα:
Διάγραμμα που απεικονίζει τα πέντε κύρια βήματα στη διαδικασία αξιολόγησης ERP
1. Ορισμός απαιτήσεων ERP
Θα πρέπει να ενημερώσετε τους υποψήφιους παρόχους ERP σχετικά με τον οργανισμό σας και τις ανάγκες του για να διαμορφώσουν σωστά, να συσκευάσουν και να τιμολογήσουν την κατάλληλη λύση. Ξεκινήστε εντοπίζοντας βασικούς διαδικτυακούς πόρους, όπως επιδείξεις προϊόντων και ιστολόγια, που αφηγούνται την ιστορία της εταιρείας σας.
Περιγράψτε την επιχείρησή σας και τις διαδικασίες της με γενικό τρόπο αντί να δημιουργήσετε εκτενείς λίστες συγκεκριμένων απαιτήσεων και διαδικασιών. Ενημερώστε τους υποψήφιους παρόχους σχετικά με το μέγεθος της επιχείρησής σας, τον όγκο δραστηριοτήτων και συναλλαγών, την πολυπλοκότητα των διαφόρων διαδικασιών και τυχόν μοναδικά χαρακτηριστικά ή παράγοντες. Εστιάστε στις διαδικασίες και τις απαιτήσεις που δίνουν στην επιχείρησή σας το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Αυτά είναι τα πράγματα που θα διακρίνουν τα πιθανά συστήματα το ένα από το άλλο και όπου θα εξετάσετε προσεκτικά πόσο καλά κάθε σύστημα μπορεί να διαμορφωθεί για να υποστηρίξει αυτές τις μοναδικές διαδικασίες και λειτουργίες.
Περιγράψτε τα πράγματα που σας αρέσουν σχετικά με το τρέχον σύστημά σας – θα θέλετε το νέο σας σύστημα να τα χειριστεί τουλάχιστον επίσης. Συμπεριλάβετε τα πράγματα που το υπάρχον σύστημά σας δεν κάνει (ή δεν τα πάει καλά). Επισημάνετε τυχόν προσαρμοσμένες εφαρμογές, λειτουργίες ή τροποποιήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν με τυπική λειτουργικότητα ή απλή προσαρμογή (όχι τροποποίηση) στο νέο σύστημα. Με άλλα λόγια, εστιάστε στα πράγματα που είναι μοναδικά για την επιχείρησή σας και υποθέστε ότι τα πράγματα ρουτίνας θα φροντίσουν τον εαυτό τους. (Θα επαληθεύσετε αυτή την υπόθεση στις επιδείξεις και τις τελικές αξιολογήσεις πιο κοντά στο σημείο απόφασης).
Εστιάστε στα πράγματα που είναι μοναδικά για την επιχείρησή σας και υποθέστε ότι τα πράγματα ρουτίνας θα φροντίσουν τον εαυτό τους.
Βασικές συμβουλές για τον καθορισμό των απαιτήσεων ERP
Μην βασίζεστε στις λίστες ελέγχου απαιτήσεων συστήματος ERP . Οι λίστες ελέγχου, μια παλιά πρότυπη βιομηχανική πρακτική, κάνουν λίγα για να διακρίνουν τις λύσεις μεταξύ τους και δεν σας βοηθούν πραγματικά να κάνετε μια καλή επιλογή. Η πλειοψηφία των στοιχείων σε αυτούς τους καταλόγους είναι λειτουργίες και χαρακτηριστικά που κάθε σύστημα παρέχει σε κάποιο βαθμό, και οι ανταγωνιστικοί πάροχοι είναι ικανοί να ελέγξουν «ναι» στην πιο φιλελεύθερη ερμηνεία της λειτουργικότητας του συστήματός τους.
Αποκτήστε τους σωστούς ανθρώπους στην ομάδα έργου σας. Η προδιαγραφή των απαιτήσεων είναι σκληρή δουλειά. Χρειάζεται μέλη της ομάδας που είναι αφιερωμένα στον οργανισμό, γνωρίζουν καλά την εταιρεία και έχουν το χρόνο να αφιερώσουν στο έργο. Αποφύγετε τον πειρασμό να συσκευάσετε την ομάδα με ενθουσιώδεις αλλά άπειρους ανθρώπους.
Βεβαιωθείτε ότι το RFP περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες:
Η περιγραφή της επιχείρησής σας και των διαδικασιών της
Τι κάνει καλά το τρέχον σύστημά σας
Τι δεν κάνει τόσο καλά όσο θα θέλατε
Τι άλλο θέλετε να κάνει το νέο σύστημα (ταξινομημένο κατά σπουδαιότητα)
2. Το ERP RFP
Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την έκδοση προσκλήσεων για απάντηση σε μια επιλεγμένη ομάδα προμηθευτών. Ο αριθμός των προσκλήσεων που θα πρέπει να στείλετε θα ποικίλει - αλλά να θυμάστε ότι θα πρέπει να εκτελέσετε μια λεπτομερή αναθεώρηση για κάθε μία από αυτές που διανέμετε. Η εμπειρία έχει δείξει ότι όσο μικρότερος είναι ο αριθμός των δυνητικών παρόχων και όσο πιο λεπτομερείς πληροφορίες παρέχονται, τόσο καλύτερες είναι οι απαντήσεις. Είναι καλύτερο να προσδιορίσετε μια δωδεκάδα (ή λιγότερους) από τους καλύτερους υποψηφίους για τη σύντομη λίστα σας.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι όσο μικρότερος είναι ο αριθμός των δυνητικών παρόχων και όσο πιο λεπτομερείς πληροφορίες παρέχονται, τόσο καλύτερες είναι οι απαντήσεις.
Σε απάντηση, οι προμηθευτές ERP θα πρέπει να προτείνουν ένα σύστημα που θα παρέχει την απαραίτητη λειτουργικότητα και χαρακτηριστικά ώστε να πληρούνται οι απαιτήσεις που αναγνωρίσατε. Οι προτάσεις θα περιέχουν επίσης πληροφορίες σχετικά με τις εταιρείες τους, τα προϊόντα τους, την εμπειρία στην επιχείρηση, τους πόρους που θα δεσμευτούν για την εφαρμογή σας, και άλλες πληροφορίες που προορίζονται να κερδίσουν την εμπιστοσύνη σας (και επομένως την επιχείρησή σας).
Πώς λοιπόν θα αναγνωρίσετε τους δώδεκα (ή λιγότερους) υποψηφίους στους οποίους θα εστιάσετε τις προσπάθειες επιλογής σας; Πώς αποθηκεύετε τη λίστα από εκατοντάδες προμηθευτές ERP σε λίγους μόνο; Ξεκινήστε με τις δημοσιεύσεις του κλάδου που παρουσιάζουν «επιτυχημένες ιστορίες ERP». (Σημειώστε ότι αυτές οι δημοσιεύσεις πιθανότατα δεν θα σας πουν για δυσκολίες ή αποτυχίες, οπότε βάλτε αυτές τις πληροφορίες σε προοπτική). Χρησιμοποιήστε τις επαφές του κλάδου σας – ενώσεις και επιχειρηματικές ομάδες, για παράδειγμα – για να αναγνωρίσετε άλλους επαγγελματίες που μπορεί να είχαν πρόσφατη εμπειρία στην επιλογή και υλοποίηση του ERP.
Υπάρχουν επίσης πολλοί ηλεκτρονικοί κατάλογοι, εργαλεία επιλογής και υπηρεσίες επιλογής συστημάτων που μπορούν να σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε λογισμικό που έχει τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε ή/και έχει εμπειρία στον κλάδο σας.
Για εξατομικευμένες συμβουλές, μπορείτε να συνάψετε σύμβαση με το γραφείο παροχής συμβουλών της εταιρείας σας ή να βρείτε έναν ανεξάρτητο συμβουλευτικό πόρο στην περιοχή σας ή/και στον κλάδο σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το ιστορικό και τις διασυνδέσεις τους για να βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά ανεξάρτητες και δεν σχετίζονται με έναν ή περισσότερους παρόχους ERP.
Μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένους προμηθευτές συστήματος ERP που ενδιαφέρονται για άλλους λόγους. Ίσως ένας ή περισσότεροι από τους μεγαλύτερους και πιο σημαντικούς πελάτες σας χρησιμοποιούν ένα σύστημα ERP και σας ενθάρρυναν να χρησιμοποιήσετε το ίδιο σύστημα. Ή ίσως η εταιρία σας είναι μέρος μίας μεγαλύτερης επιχείρησης ή βιομηχανικού ομίλου που έχει «τυποποιηθεί» σε μία συγκεκριμένη πλατφόρμα ERP. Λάβετε μια πρόταση από τον προτεινόμενο πάροχο και δώστε σε όλες τις προτάσεις μια δίκαιη και αμερόληπτη αξιολόγηση κατά τη λήψη της απόφασής σας.
Βασικές συμβουλές για το ERP RFP
Διασφάλιση ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι αναγνωρίζουν τις απαιτήσεις τους. Το RFP θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες από όλους τους ενδιαφερόμενους - διαφορετικά κινδυνεύετε να επιλέξετε ένα σύστημα ERP που εξυπηρετεί μόνο μερικές από τις επιχειρηματικές λειτουργίες σας, απαιτώντας άλλες περιοχές να επενδύσουν σε αυτόνομα συστήματα. Αξιολογήστε τα συστήματα που λειτουργούν για ολόκληρη την επιχείρηση και χρησιμοποιήστε το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης για να παραδώσετε πρώτα τα δομικά στοιχεία προτεραιότητας.
Δώστε προσοχή στην κατάταξη απαίτησης. Συχνά, η RFP χωρίζεται σε λειτουργικές περιοχές με τμήματα για κάθε τμήμα για να ολοκληρωθεί. Κάθε περιοχή – είτε πρόκειται για hr είτε για λειτουργίες – συνήθως κάνει μια εξαιρετική λειτουργία κατάταξης θέσεων εργασίας για την επιχειρηματική μονάδα του, αλλά οι προτεραιότητές του μπορεί να μην ευθυγραμμίζονται με τους συνολικούς επιχειρηματικούς στόχους. Εναπόκειται στην ομάδα αξιολόγησης του έργου σας να προσαρμόσει τις προτεραιότητες από μια ευρύτερη προοπτική. Ποιες απαιτήσεις είναι ζωτικής σημασίας, σημαντικές ή απλά ωραίες;
Ελέγξτε την πραγματική διαθεσιμότητα χαρακτηριστικών. Οι εταιρείες λογισμικού έχουν μεγάλα τμήματα μάρκετινγκ· ορισμένες πωλούν προϊόντα που δεν έχουν αναπτυχθεί και δοκιμαστεί πλήρως. Κάντε την έρευνα για τα χαρακτηριστικά «που έρχονται σε μια μελλοντική κυκλοφορία» έναντι εκείνων που χρησιμοποιούνται από τις αναφορές σήμερα. Είναι απολύτως εντάξει να εξετάσετε τις δυνατότητες στην ανάπτυξη - αλλά μην στοιχηματίσετε το έργο σας σε επερχόμενες λειτουργίες, αν είναι απαραίτητες για ένα επιτυχημένο έργο.
Αξιολογήστε τις διαδικασίες σας. Οι διαδικασίες που ενσωματώνονται στο συσκευασμένο λογισμικό ERP θεωρούνται «βέλτιστες πρακτικές». Οι έμπειροι σύμβουλοι erp και οι υπεύθυνοι υλοποίησης θα σας πουν ότι είναι σχεδόν πάντα καλύτερο να αλλάξετε τη διαδικασία ώστε να ταιριάζει στο λογισμικό (αναγνωρίζοντας την πτυχή της «βέλτιστης πρακτικής») παρά να αλλάξετε το λογισμικό ώστε να ταιριάζει με την υπάρχουσα διαδικασία. Ωστόσο, αυτή η απόφαση είναι δική σας. Αλλά να θυμάστε ότι οι νέες διαδικασίες μπορούν να οδηγήσουν τις βελτιώσεις και τα οφέλη που παίρνετε από ένα νέο σύστημα. Επίσης, να θυμάστε ότι όλο το σύγχρονο λογισμικό είναι προσαρμοσμένο, έτσι ώστε να έχετε σημαντική ευελιξία να αλλάξετε τις διατάξεις οθόνης και τη ροή, τις διαδικασίες, τα χαρακτηριστικά δεδομένων και την επεξεργασία, και πολλά άλλα - χωρίς να τροποποιήσετε τον κώδικα.
Λάβετε υπόψη σας το ERP ROI. Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν την ανάλυση απόδοσης επένδυσης (ROI) ERP ως προϋπόθεση για την έγκριση και χρηματοδότηση κάθε μεγάλου έργου. Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτό είναι μια άθροιση του κόστους που σχετίζεται με την αγορά και την εφαρμογή του νέου συστήματος συν τις διαφορές λειτουργικού κόστους σε σύγκριση με αυτές του υπάρχοντος συστήματος. Η απόδοση επένδυσης εξετάζει επίσης τα οφέλη εκτός από την άμεση εξοικονόμηση κόστους, συμπεριλαμβανομένης της βελτιωμένης απόδοσης, της καλύτερης εξυπηρέτησης πελατών και της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας.
3. Πρώτη αποτίμηση ERP
Η αξιολόγηση πραγματοποιείται σε δύο φάσεις. Σε αυτήν την πρώτη φάση, όλες οι προτάσεις αξιολογούνται για να δείτε πόσο καλά ταιριάζουν στο περιβάλλον και τις απαιτήσεις σας, όπως περιγράφεται στο RFP σας. (Αυτή η φάση δεν περιλαμβάνει σύγκριση προμηθευτή – αυτό το βήμα βρίσκεται στη δεύτερη φάση αξιολόγησης).
Ο στόχος σε αυτό το σημείο είναι να εξαλείψουμε αυτούς που δεν πληρούν τα κριτήριά σας και να κατατάξουμε αυτούς που φαίνεται να ταιριάζουν στο νομοσχέδιο. Το αποτέλεσμα είναι ένας σύντομος κατάλογος των καλύτερων προτάσεων. Αυτές, και μόνο αυτές, θα υποβληθούν σε λεπτομερή αξιολόγηση που θα οδηγήσει στην τελική επιλογή.
Εάν έχετε πολλές απαντήσεις για επανεξέταση, οι λεπτομέρειες θα τείνουν να θολώσουν, καθιστώντας δύσκολο να θυμηθούμε ποιες απαντήσεις rfp είναι ιδιαίτερα ισχυρές (ή αδύναμες) και σε ποιες περιοχές. Μια αριθμητική κλίμακα βαθμολογίας μπορεί να σας βοηθήσει να την διατηρήσετε ευθεία και να τεκμηριώσετε τη διαδικασία απόφασής σας.
Ακολουθούν μερικές ακόμη συμβουλές που θα σας βοηθήσουν κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος τεκμηρίωσης:
Διαμορφώστε μια φόρμα ή ένα λογιστικό φύλλο τακτοποιημένο με τέτοιο τρόπο ώστε οι ελεγκτές να μπορούν να αξιολογήσουν κάθε πρόταση σύμφωνα με τα κύρια κριτήρια που καθορίσατε στο RFP σας. Πρέπει κάθε ελεγκτής να αντιστοιχίσει έναν αριθμητικό βαθμό (η κλίμακα μπορεί να είναι από έναν έως δέκα, ένας έως πέντε, ένας έως τρεις ή οποιοδήποτε επίπεδο ανάλυσης θεωρείτε κατάλληλο) σε κάθε κριτήριο αξιολόγησης. Μπορείτε να έχετε όσο περισσότερους ή όσο λίγους κριτικούς θέλετε.
Αφήστε χώρο για σημειώσεις και τυχόν ερωτήσεις σχετικά με την απάντηση για παρακολούθηση. Μπορεί να θέλετε να ζητήσετε διευκρινίσεις σε αυτό το στάδιο ή να περιμένετε μέχρι τη λεπτομερή αξιολόγηση των προτάσεων που προκρίθηκαν. Αντιστοιχίστε ένα βάρος σε κάθε κριτήριο βάσει του πόσο σημαντική είναι η λειτουργία ή η διαδικασία για την επιχείρησή σας.
Πολλαπλασιάστε το αποτέλεσμα που δίνεται από κάθε αναθεωρητή με το βάρος για κάθε κριτήριο και υπολογίστε μια συνολική βαθμολογία για κάθε προμηθευτή. Τις περισσότερες φορές, θα υπάρχουν αρκετοί που κατατάσσονται κοντά στην κορυφή της κλίμακας, ένα σύμπλεγμα απαντήσεων λίγο πιο πέρα στην κατάταξη, και μερικοί που δεν κάνουν την περικοπή. Θα πρέπει τώρα να έχετε τη σύντομη λίστα των φιναλίστ – ιδανικά τρεις έως πέντε υποψηφίους – για τελική αξιολόγηση.
Οι πιθανότητες είναι καλές που θα είστε σε θέση να προσδιορίσετε τους καλύτερους υποψηφίους, αλλά αν δεν είναι τόσο σαφές, επιστρέψτε στις ατομικές αξιολογήσεις και συζητήστε με την ομάδα.
Βασικές συμβουλές για τις προκαταρκτικές αξιολογήσεις ERP
Αντιμετωπίστε κάθε πιθανό πάροχο εξίσου. Μην δέχεστε ζωντανές επιδείξεις, ειδικές προσωπικές συναντήσεις ή επιτόπιες επισκέψεις, εκτός εάν είστε πρόθυμοι να προσφέρετε την ίδια πρόσβαση σε όλους τους πωλητές – είναι σημαντικό να διατηρήσετε ίσους όρους ανταγωνισμού. Μια κοινή τεχνική είναι να φιλοξενήσει ένα «συνέδριο πλειοδοτών» στις εγκαταστάσεις σας για να δείξει όλους τους πιθανούς παρόχους γύρω και να απαντήσει στις ερωτήσεις τους (μπροστά σε όλους).
Να θυμάστε ότι μια πρόταση είναι παραστατικό πωλήσεων. Οι απαντήσεις θα περιέχουν τις πληροφορίες που ζητήσατε και περισσότερα. Ας υποθέσουμε ότι κάθε αξίωση είναι αληθής. Μπορείτε να επαληθεύσετε τις περισσότερες, αν όχι όλες, αξιώσεις κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης. Αλλά καταλάβετε ότι οι συντάκτες της πρότασης θα απαντήσουν στις ερωτήσεις σας με έναν τρόπο που θέτει τα προϊόντα τους στο πιο ευνοϊκό φως.
Αναζητήστε τιμές εκτός αναμενόμενου εύρους. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε οποιαδήποτε κριτήρια όπου οι αξιολογήσεις δείχνουν μια ευρεία παραλλαγή. Αν ένας κριτής βαθμολογεί μια πρόταση πολύ υψηλή για ένα κριτήριο και ένας άλλος κριτής το βαθμολογεί πολύ χαμηλά, αξίζει μια συζήτηση. Αμφισβητήστε και τους δύο κριτές με εποικοδομητικό, μη απειλητικό τρόπο για να μάθετε τι σκεφτόταν ο καθένας. Πιθανότατα ο ένας ή και οι δύο παρατήρησαν κάτι που οι άλλοι κριτικοί έχασαν ή δεν θεώρησαν σημαντικό. Ως αποτέλεσμα αυτών των συζητήσεων, μπορεί να θέλετε να προσαρμόσετε τις βαθμολογίες για ένα συγκεκριμένο κριτήριο - και αυτό μπορεί να αλλάξει τη γενική κατάταξη.
Το Cloud ERP Playbook podcast
Ακούστε συμβουλές από ηγέτες του κλάδου που έχουν μεταβεί με επιτυχία στο Cloud ERP.
Το Cloud ERP Playbook podcast
Ακούστε συμβουλές από ηγέτες του κλάδου που έχουν μεταβεί με επιτυχία στο Cloud ERP.
4. Σύγκριση ERP και λεπτομερής αξιολόγηση
Μόλις αναγνωρίσετε τρεις έως πέντε φιναλίστ, ήρθε η ώρα να εργαστείτε επαληθεύοντας τις αξιώσεις τους και επικυρώνοντας τις αναφορές.
Πώς να ξεκινήσετε τις αξιολογήσεις ERP
Ελάτε σε επαφή με κάθε έναν από τους πιθανούς παρόχους και δώστε τους τα καλά νέα: έκαναν τη σύντομη λίστα! (Δεν πειράζει να τους πούμε πόσοι άλλοι φιναλίστ υπάρχουν και ακόμη να τους ενημερώσουμε για τις εταιρείες με τις οποίες ανταγωνίζονται, αν είστε άνετα να το κάνετε).
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να τους ζητήσετε να βελτιώσουν τις προτάσεις τους.
Μιλήστε (ή επισκεφτείτε) υπάρχοντες χρήστες του συστήματος, κατά προτίμηση στον κλάδο σας (ή σε παρόμοια αγορά) και κοντά στο μέγεθος της εταιρείας σας.
Ασφαλείς αναφορές αν οι προμηθευτές δεν τις έχουν ήδη παράσχει. (Οι πωλητές μπορεί να διστάζουν να παρέχουν αναφορές λόγω ανταγωνιστικών ανησυχιών. Αλλά θα πρέπει να επιμείνετε. Διαβεβαιώστε τους ότι θα υπογράψετε και θα τηρήσετε τις συμφωνίες μη κοινοποίησης).
Πώς να διαχειριστείτε τις επιδείξεις συστήματος ERP
Είναι επίσης η ώρα να προσκαλέσετε τους προεπιλεγμένους υποψηφίους να πραγματοποιήσουν λεπτομερείς επιδείξεις των συστημάτων τους - αλλά πρέπει να ελέγξετε αυτά τα demos.
Δώστε σε κάθε υποψήφιο μια δέσμη ενεργειών ή μια λίστα λειτουργιών που θέλετε να δείτε πολύ πριν από την προγραμματισμένη επίδειξη. Όλοι οι πιθανοί πάροχοι θα πρέπει να λάβουν τον ίδιο κατάλογο.
Επιτρέψτε τους να αναδείξουν τυχόν ειδικά χαρακτηριστικά που επιθυμούν να επισημάνουν μόνο αφού σας δείξουν τα χαρακτηριστικά και τις διαδικασίες που περιγράφονται στο RFP.
Βεβαιωθείτε ότι η δέσμη ενεργειών ή η λίστα σας περιλαμβάνει τις μοναδικές απαιτήσεις που ταυτοποιούνται στο πρώτο βήμα. Τα συστήματα διαχειρίζονται τις κανονικές διαδικασίες με τον ίδιο τρόπο, είναι οι εξαιρέσεις στις κανονικές διαδικασίες που παρουσιάζουν την πρόκληση. (Για παράδειγμα, η δυνατότητα εισαγωγής παραγγελιών για είδη που δεν βρίσκονται στο απόθεμα, η απαίτηση πώλησης ομάδων ή ειδών σε πακέτα, κιτ ή σύνολα, ή υποστήριξη για μια μοναδική διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίου).
Κατά τη διάρκεια της επίδειξης, θα θέλετε να δείτε πώς το λογισμικό μπορεί να ρυθμιστεί και να προσαρμοστεί για να υποστηρίξει τις μοναδικές διαδικασίες και διαδικασίες σας. Τούτου λεχθέντος, παραμένουν ανοιχτόμυαλοι στο βαθμό που μπορεί να ανακαλύψετε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές σε αυτές τις τυποποιημένες λειτουργίες που θα βελτιώσουν τις λειτουργίες και τα αποτελέσματα στην εταιρεία σας.
Ιδανικά, το πρόγραμμα επίδειξης θα είναι σε θέση να δείξει τη λειτουργία του συστήματος χρησιμοποιώντας τα δικά σας δεδομένα. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό, αλλά όταν είναι, θα σας δώσει μια πολύ καλύτερη επίδειξη του πώς το σύστημα θα λειτουργήσει στο περιβάλλον σας.
Βασικές συμβουλές για την λεπτομερή αξιολόγηση ERP
Μην εκθαμβωθείτε από τις διαδηλώσεις. Οι επαγγελματίες που επιδεικνύουν λογισμικό είναι συνήθως πολύ έμπειροι και έχουν μεγάλες προσωπικότητες. Ο στόχος τους είναι να σας κερδίσουν και να πουλήσουν το λογισμικό τους. Μην αποσπάστε την προσοχή από το άτομο ή το γήπεδο πωλήσεων, ανεξάρτητα από το πόσο διασκεδαστικό. Εστιάστε στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρηματικές διαδικασίες ικανοποιούν τις ανάγκες σας.
Αξιοποιήστε στο έπακρο τις επισκέψεις αναφοράς περιοχών. Επιλέξτε προσεκτικά ποιος σκοπεύετε να επισκεφθείτε. Κάντε μια σύντομη κλήση στον οικοδεσπότη σας για να βεβαιωθείτε ότι έχουν εφαρμόσει το λογισμικό και έχουν συνειδητοποιήσει τα υποσχόμενα οφέλη. Συμφωνήστε για το τι θα σας δείξουν και τους ανθρώπους που θα συναντήσετε κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Μια φορά στην περιοχή, κρίνετε προσεκτικά εάν η επιτυχία τους μπορεί να αναπαραχθεί στο περιβάλλον σας. Επίσης, κάντε τις σκληρές ερωτήσεις: «Ποιες ήταν οι μεγαλύτερες εκπλήξεις σας;» και «Αν έπρεπε να το ξανακάνετε, τι θα κάνατε διαφορετικά;»
Συνεχίστε να κάνετε ερωτήσεις. Ενθαρρύνετε την ομάδα επιλογής σας να κάνει ερωτήσεις, αν όχι μόνο για να διευκρινίσει τις απαντήσεις. Κάντε το αυτό στην αναθεώρηση του RFP καθώς και κατά τη διάρκεια των διαδηλώσεων, αυτό θα μειώσει σημαντικά την πιθανότητα μελλοντικών εκπλήξεων. Τώρα είναι η ώρα να ανακαλύψετε τυχόν απαντήσεις που δεν σας αρέσουν – πριν ξεκινήσουν οι διαπραγματεύσεις. Επίσης, να έχετε κατά νου ότι μπορείτε να πάρετε τις απαντήσεις σας δωρεάν σε αυτό το στάδιο, έτσι ώστε να μάθουν όσο το δυνατόν περισσότερο. Μόλις αρχίσετε να εφαρμόζετε το προϊόν, ίσως χρειαστεί να περιμένετε για υποστήριξη ή ακόμα και να πληρώσετε για απαντήσεις στις ερωτήσεις σας.
5. Επιλογή ERP και σύμβαση
Όταν ολοκληρώσετε τις λεπτομερείς αξιολογήσεις, πιθανότατα θα βρείτε ότι έχετε δύο ή τρεις προμηθευτές που πληρούν τα κριτήριά σας. Επιλέξτε αυτό που πιστεύετε ότι ανταποκρίνεται καλύτερα στις τρέχουσες και μελλοντικές σας ανάγκες – αλλά μην απορρίψετε τους άλλους. Αντ 'αυτού, ας γνωρίζουν ότι είναι μια κατάλληλη αλλά όχι η πρώτη σας επιλογή? Αυτό αφήνει την πόρτα ανοιχτή σε περίπτωση που οι διαπραγματεύσεις σας με τον κορυφαίο υποψήφιο δεν λειτουργούν όπως έχει προγραμματιστεί.
Τώρα, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαπραγμάτευση των στοιχείων σύμβασης με τον κορυφαίο υποψήφιο. Οι περισσότερες εταιρείες γνωρίζουν πώς αυτό το βήμα «πρέπει να λειτουργήσει». Αλλά όπως κάθε άλλο βήμα στη διαδικασία αξιολόγησης και επιλογής ERP, μπορεί να συναντήσετε μερικές εκπλήξεις εδώ.
Η εξουσία είναι στο πλευρό σας στις διαπραγματεύσεις. Ωστόσο, είναι καλύτερο να θεωρείτε ότι ο πάροχος είναι συνεργάτης στη μελλοντική επιτυχία της εταιρείας σας, όχι αντίπαλος στις διαπραγματεύσεις. Στόχος για μια δίκαιη συμφωνία που θα παρέχει και στα δύο μέρη κίνητρα για την αποδοτική και αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος.
Κάθε πτυχή της εφαρμογής του συστήματος και της συνεχιζόμενης υποστήριξης θα πρέπει να συζητείται και να τεκμηριώνεται – αναφέροντας λεπτομερώς την τιμή, ποιος είναι υπεύθυνος, και σε ορισμένες περιπτώσεις, το χρόνο που απαιτείται. Υπάρχουν πολλές πτυχές της σύμβασης, μεταξύ των οποίων (μεταξύ άλλων):
Αρχική αγορά, μίσθωση ή άδεια υλικοτεχνικού εξοπλισμού και λογισμικού
Εφαρμογή του υλισμικού και του λογισμικού (διευκρινίζοντας τι «υλοποιεί»)
Κόστος και χρονισμός του πιλότου αίθουσας συνεδριάσεων (πριν ή μετά την πληρωμή του λογισμικού)
Δαπάνες αρχικής και συνεχούς εκπαίδευσης
Συνεχής υποστήριξη συντήρησης υλικού και λογισμικού (και σε ποιο επίπεδο)
Μετατροπή δεδομένων και ενοποίηση με άλλα συστήματα
Δικτύωση και ασφάλεια
Παραμετροποιήσεις (αρχικές και με μελλοντικές εκδόσεις)
Βασικές συμβουλές για την τελική επιλογή λογισμικού ERP
Μην ανακοινώνετε την τελική σας επιλογή πριν από τις διαπραγματεύσεις. Στο τέλος της φάσης λεπτομερούς αξιολόγησης, η ομάδα μπορεί να θέλει να δηλώσει «νικητή». Ωστόσο, η ενημέρωση του κορυφαίου υποψηφίου ότι είναι ο «επιλεγμένος» δεν είναι προς το συμφέρον της εταιρείας. Δεν είναι ασυνήθιστο να υπάρχουν εκπλήξεις στη διαδικασία διαπραγμάτευσης και μπορεί να χρειαστεί να επανεξετάσετε την επιλογή σας.
Σχέδιο για το μακροπρόθεσμο. Στη βιασύνη για να ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι εξετάζετε προσεκτικά τα μακροπρόθεσμα κόστη ώστε οι εκτιμήσεις σας να είναι σωστές και να μην παραμορφώνετε τους αριθμούς ERP ROI. Ορισμένοι πάροχοι παρέχουν περισσότερες δωρεάν υπηρεσίες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα και ορισμένοι ενδέχεται να αναθέσουν τη μακροπρόθεσμη υποστήριξή τους σε μια επιχείρηση συνδρομητικής εξυπηρέτησης. Ορισμένοι πάροχοι έχουν ένα ανώτατο όριο για το πόσο θα αυξήσουν τα ετήσια ποσοστά συντήρησης ή συνδρομής και πολλοί όχι. Άλλοι πωλούν μια χαμηλή συνδρομή λογισμικού ως υπηρεσία (SaaS) και μετά από λίγα χρόνια αρχίζουν να την αυξάνουν σημαντικά. Ορισμένοι πάροχοι παρέχουν μια ετήσια ενημέρωση, αλλά καμία σημαντική υποστήριξη στη διαδικασία ενημέρωσης. Κάντε ερωτήσεις και λάβετε τις απαντήσεις γραπτώς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει πλήρως το μακροπρόθεσμο κόστος σας.
Χρειάζεται ένα χωριό (ή, τουλάχιστον, μια ομάδα)
Ο σημαντικότερος παράγοντας για την επιτυχία της διαδικασίας αξιολόγησης του συστήματος ERP είναι η ομάδα έργου. Η ομάδα αυτή θα πρέπει να συσταθεί από πολύ νωρίς και θα πρέπει να αποτελέσει την κινητήρια δύναμη για την ανάπτυξη, τη διανομή και την αξιολόγηση των RFP και την επιλογή του νέου συστήματος ERP.
Στην εμπειρία μας, όταν οι ομάδες βρίσκονται εν μέσω λεπτομερούς έρευνας και αξιολόγησης, συχνά λαμβάνονται συντομεύσεις. Αλλά αν η ομάδα του έργου σας ακολουθήσει αυτά τα πέντε βήματα και δώσει προσοχή στα μαθήματα που αποκομίστηκαν, θα είναι σε θέση να βρει τη βέλτιστη λύση για να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις της εταιρείας σας, τώρα και για το μέλλον.
Ανακαλύψτε το λογισμικό cloud ERP
Το SAP S/4HANA Cloud είναι ένα σύγχρονο σύστημα ERP με ενσωματωμένο AI και machine learning.