Τι είναι η υλοποίηση ERP;
Η επιλογή ενός συστήματος προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων (ERP) είναι μόνο η αρχή. Από την προκαταρκτική προετοιμασία έως τη μετά-μετάβαση, η τήρηση των βέλτιστων πρακτικών για την εφαρμογή του ERP βοηθά τις εταιρείες να αποφεύγουν τις παγίδες και να αποφεύγουν το κόστος και τους κινδύνους που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.
Επισκόπηση υλοποίησης ERP
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε σχετικά με την υλοποίηση συστήματος ERP είναι τι είναι το ERP: προγραμματισμός επιχειρηματικών πόρων. Ο απλούστερος τρόπος για να καθορίσετε το ERP είναι να σκεφτείτε όλες τις βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες που απαιτούνται για την λειτουργία μιας εταιρείας: οικονομικά, HR, παραγωγή, εφοδιαστική αλυσίδα, υπηρεσίες, προμήθεια και άλλα. Στο πιο βασικό του επίπεδο, το ERP είναι λογισμικό που βοηθά στην αποτελεσματική διαχείριση όλων αυτών των διαδικασιών σε ένα ενοποιημένο σύστημα, γι’ αυτό συχνά αναφέρεται ως το σύστημα καταγραφής για τον οργανισμό.
Χωρίς ένα αποτελεσματικά εφαρμοσμένο σύστημα ERP, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν πολλές ανόθευτες διαδικασίες και κληροδοτημένα συστήματα που οδηγούν σε παρατεταμένους, επιρρεπείς σε σφάλματα κύκλους αναφοράς, περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα πραγματικού χρόνου και καμία αξιόπιστη ενιαία πηγή αλήθειας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο –ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας– οι ηγέτες των επιχειρήσεων επιλέγουν να αναπτύξουν ένα σύστημα ERP: για να τους βοηθήσουν να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να βελτιστοποιήσουν τις λειτουργίες τους μειώνοντας παράλληλα τον κίνδυνο.
Αλλά η ενσωμάτωση ενός συστήματος ERP στις διαδικασίες της εταιρίας και στο περιβάλλον ΙΤ μπορεί να είναι μια μνημειώδης εργασία. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα οφέλη, τις πιθανές παγίδες και τις βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή πριν ξεκινήσετε.
Επιχειρηματικά οφέλη από την εφαρμογή ενός συστήματος ERP
Υπάρχουν πολλά οφέλη για την εφαρμογή ενός συστήματος ERP - ιδιαίτερα ενός συστήματος βάσει cloud - και διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση. Μια επαγγελματική εταιρεία υπηρεσιών, για παράδειγμα, έχει πολύ διαφορετικούς λόγους για την επιλογή ενός συστήματος ERP από μια εταιρεία παραγωγής.
Αλλά αυτά τα τρία θετικά στοιχεία της υλοποίησης ERP ισχύουν μόνο για κάθε οργανισμό:
Παρέχει χρήσιμες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο: Η καθοδήγηση της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο είναι δύσκολη όταν η πρόσβαση και η δράση των πληροφοριών είναι δύσκολη. Η εφαρμογή ενός συστήματος ERP βοηθά τους ηγέτες των επιχειρήσεων να συγκεντρώσουν τα δεδομένα, να παρακολουθούν συνεχώς την οικονομική θέση μιας εταιρείας και να διαχειρίζονται τις αναφορές, ακόμη και σε ένα σκληρό και συνεχώς εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Αυξάνει την λειτουργική αποδοτικότητα: Η διαχείριση της επιχείρησης χρησιμοποιώντας αποσυνδεδεμένα συστήματα που βασίζονται στη χειροκίνητη παρέμβαση δεν είναι μόνο δαπανηρή και εντάσεως εργασίας, αλλά οδηγεί και σε σφάλματα, καθυστερήσεις και δυσαρεστημένους πελάτες. Η αυτοματοποίηση των μη αυτόματων διαδικασιών με μια λύση ERP εξοικονομεί χρόνο, μειώνει την προσπάθεια, μειώνει τα κόστη και βοηθά στην αύξηση της κερδοφορίας.
Απλοποιημένη ανάπτυξη, χρήση και συντήρηση: Η παρακολούθηση των εξελίξεων στην τεχνολογία περιπλέκεται όταν ένας οργανισμός λειτουργεί σε πολλές γεωγραφικές περιοχές που δεν υποστηρίζονται πλήρως ή σε σιλό σειράς επιχειρήσεων που δεν συμβαδίζουν με την αλλαγή. Η ανάπτυξη του cloud ERP καθιστά τις ενημερώσεις επεκτάσιμες, αυτόματες και διαθέσιμες παντού.
Στρατηγικές υλοποίησης ERP
Όταν οι εταιρείες σκέφτονται για τις υλοποιήσεις του συστήματος, συχνά ξεκινούν εξετάζοντας τα επιθυμητά χαρακτηριστικά. Αλλά τα νέα χαρακτηριστικά ή οι τεχνολογίες δεν είναι το βασικό ζήτημα. Αυτό που χρειάζεται μια επιχείρηση για ανάπτυξη είναι σύγχρονες επιχειρηματικές διαδικασίες που επιτρέπουν την ευελιξία και την ανταπόκριση.
Ωστόσο, οι υπάρχουσες διαδικασίες τείνουν να είναι άκαμπτες, υποτονικές και ανίκανες να ικανοποιήσουν τις επιχειρηματικές ανάγκες. Ακόμη και όταν υπάρχουν αποδεδειγμένες και οικονομικά αποδοτικές διαδικασίες, πρέπει να ενημερώνονται συχνά ώστε να ανταποκρίνονται στις εξελισσόμενες ανάγκες ή να βελτιώνονται με νέες δυνατότητες όπως η τεχνητή νοημοσύνη, η πρόσβαση στην κινητή τηλεφωνία, οι ειδοποιήσεις και η επιχειρηματική ευφυΐα. Είναι σημαντικό να διατηρήσετε αυτές τις διαδικασίες στον πυρήνα του σχεδίου εφαρμογής. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι όσο πιο σύνθετη είναι η επιχείρηση, τόσο πιο ολοκληρωμένη και εξελιγμένη θα είναι η προσέγγιση της υλοποίησης.
Ακολουθούν τέσσερις γενικές στρατηγικές για τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες όλων των μεγεθών θα μπορούσαν να προσεγγίσουν ένα έργο υλοποίησης ERP:
- Εφαρμογή ενός συστήματος ή μιας διαδικασίας στο σύνολό του, όλα μαζί. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συχνά κατά τη μετάβαση από ένα παλιό σύστημα σε ένα νέο, όπου όλα μεταβαίνουν ταυτόχρονα. Ενώ η προσέγγιση αυτή μπορεί να οδηγήσει σε άμεσα οφέλη και να μειώσει την ανάγκη για παράλληλες λειτουργίες, ενέχει επίσης σημαντικό κίνδυνο. Τυχόν ζητήματα που προκύπτουν κατά την εφαρμογή μπορεί να έχουν εκτεταμένες επιπτώσεις και η ξαφνική αλλαγή μπορεί να είναι συντριπτική για τους χρήστες και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η προσέγγιση big bang συχνά επιλέγεται όταν οι χρονικοί περιορισμοί ή η φύση του έργου καθιστούν ανέφικτη τη σταδιακή εφαρμογή του ERP.
- Σταδιακή ανάπτυξη: Σταδιακά εφαρμόστε ένα σύστημα ή διαδικασία σταδιακά, συχνά σε διαφορετικά τμήματα, τοποθεσίες ή ομάδες χρηστών. ΑΥΤΉ η μέθοδος επιτρέπει την προσεκτική παρακολούθηση και τις προσαρμογές σε κάθε φάση, μειώνοντας τον κίνδυνο εκτεταμένων διαταραχών. Με τη διάδοση της εφαρμογής, οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν θέματα όπως προκύπτουν και μαθαίνουν από κάθε στάδιο πριν προχωρήσουν στο επόμενο. Αν και χρειάζεται περισσότερος χρόνος για την πλήρη εφαρμογή του συστήματος, η προσέγγιση αυτή επιτρέπει ομαλότερες μεταβάσεις και μεγαλύτερη αποδοχή από τους χρήστες. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε σύνθετα έργα όπου η ανάπτυξη πλήρους κλίμακας ERP ενέχει σημαντικό κίνδυνο.
- Πιλοτική εφαρμογή: Εισαγωγή νέου συστήματος, διαδικασίας ή προϊόντος σε μικρή κλίμακα, συχνά σε ελεγχόμενο περιβάλλον ή με περιορισμένη ομάδα χρηστών, πριν από την πλήρη ανάπτυξη. Ο πρωταρχικός στόχος ενός πιλότου είναι να δοκιμάσει τη λειτουργικότητα του συστήματος, να εντοπίσει πιθανά προβλήματα και να συγκεντρώσει σχόλια από τους χρήστες. ΑΥΤΉ η προσέγγιση επιτρέπει προσαρμογές και βελτιώσεις πριν από την ευρύτερη ανάπτυξη, μειώνοντας την πιθανότητα αποτυχίας στην πλήρη εφαρμογή. Ένας επιτυχημένος πιλότος μπορεί να οικοδομήσει την εμπιστοσύνη μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών και να χρησιμεύσει ως απόδειξη της ιδέας για την ευρύτερη κλίμακα υιοθέτησης του ERP.
- Υβριδική προσέγγιση: Συνδυάστε στοιχεία από πολλαπλές στρατηγικές υλοποίησης, όπως η big bang, σταδιακή ανάπτυξη και πιλοτική εφαρμογή για την προσαρμογή ενός σχεδίου στις συγκεκριμένες ανάγκες του έργου. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει μια σταδιακή ανάπτυξη για βασικές λειτουργίες ενώ ταυτόχρονα χρησιμοποιεί νέα χαρακτηριστικά σε επιλεγμένες περιοχές. ΑΥΤΉ η προσέγγιση προσφέρει ευελιξία, επιτρέποντας προσαρμογές με βάση την ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο και τις εξελισσόμενες συνθήκες. Αξιοποιώντας τα δυνατά σημεία των διαφορετικών στρατηγικών, η υβριδική προσέγγιση μετριάζει τους κινδύνους, βελτιστοποιεί τους πόρους και αυξάνει την πιθανότητα επιτυχούς υλοποίησης ERP.
Ο ρόλος της ομάδας έργου ERP
Ανεξάρτητα από τη στρατηγική, ένα εκ των προτέρων στοιχείο είναι ίσως πιο κρίσιμο για την επιτυχία του έργου από οποιοδήποτε άλλο: η ίδια η ομάδα. Η μελέτη περίπτωσης μετά την περιπτωσιολογική μελέτη των υλοποιήσεων του ERP λέει την ίδια ιστορία. Ο παράγοντας για την επιτυχία της υλοποίησης είναι η ομάδα υλοποίησης– οι άνθρωποι που διαμορφώνουν το έργο από την αρχή.
Αυτό συμβαίνει επειδή το εξαιρετικό λογισμικό ERP είναι εξαιρετικό μόνο αν εφαρμοστεί από μια ισχυρή ομάδα. Εάν οι άνθρωποι δεν έχουν το χρόνο, την υποστήριξη ή τις δεξιότητες για να κάνουν τη δουλειά αποτελεσματικά, δεν θα είναι επιτυχείς – και το έργο θα μπορούσε να υποστεί καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και/ή λογισμικό που δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες της εταιρείας.
Οι εταιρείες που αντιμετώπισαν οπισθοδρομήσεις ή αποτυχίες συχνά ανέθεσαν προσωπικό που «είχε το χρόνο» να εργαστεί στο έργο. Αλλά ένα έργο ERP απαιτεί την πρόσληψη των ανθρώπων που "δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς". Αυτοί είναι οι πολυάσχολοι άνθρωποι που γνωρίζουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, συνεργάζονται καλά με άλλα μέλη του οργανισμού και έχουν το σεβασμό της εκτελεστικής διαχείρισης. Αυτοί οι άνθρωποι θα πρέπει να αφιερωθούν στο έργο πλήρους απασχόλησης (40 διαθέσιμες ώρες), ή όσο το δυνατόν περισσότερες ώρες ανά εβδομάδα.
Κανένας που δεν είναι σε θέση να αφιερώσει τουλάχιστον το 25% του εβδομαδιαίου χρόνου του (τουλάχιστον 10 ώρες) δεν πρέπει να προστεθεί στην βασική ομάδα έργου. Τα μέλη της ομάδας που δαπανούν λιγότερο από το ένα τέταρτο του χρόνου τους μόλις και μετά βίας θα είναι σε θέση να καλύψουν τις δραστηριότητες του έργου, πολύ λιγότερο προσθέτουν αξία στο έργο.
Η εκτελεστική υποστήριξη για την ομάδα είναι επίσης κρίσιμη. Σε κάθε σημαντική εφαρμογή του ERP, πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με τις προτεραιότητες και τους συμβιβασμούς των πόρων. Χωρίς ισχυρή υποστήριξη και δέσμευση, ακόμη και οι πιο κατάλληλες ομάδες μπορούν να πετάξουν.
Η γρήγορη εφαρμογή ενός σύγχρονου συστήματος ERP είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορεί να επιτύχει μια εταιρεία και η συμμετοχή των σωστών ατόμων από την έναρξη του έργου και μετά είναι απαραίτητη.
Βήματα για προγραμματισμό νέου έργου υλοποίησης ERP
Κάθε έργο ERP αναπόφευκτα αντιμετωπίζει απρόσμενα προβλήματα. Αλλά η τήρηση των βέλτιστων πρακτικών για μια επιτυχημένη υλοποίηση ERP μπορεί να εντοπίσει και να αντιμετωπίσει τα προβλήματα που προκύπτουν, βοηθώντας στη διαχείριση των κινδύνων και του κόστους.
Είναι ζωτικής σημασίας να προγραμματίσετε την αλληλουχία υλοποίησης ρεαλιστικά, λαμβάνοντας πάντα υπόψη τη διαθεσιμότητα της ηγετικής ομάδας, των διευθυντών και των εσωτερικών εμπειρογνωμόνων που συμβάλλουν στην προσπάθεια. Να είστε βέβαιος να προτεραιοποιήσει τις ανάγκες για να επικεντρωθεί στα μεγάλα κέρδη, ενώ χτίζει μια βασική βάση λογισμικού και τεχνολογίας που μπορεί να επεκταθεί με τις επιχειρηματικές ανάγκες.
Τα κύρια βήματα που σχετίζονται με τον προγραμματισμό υλοποίησης του ERP
Παρόλο που το λεπτομερές τελικό πρόγραμμα και οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) προσαρμόζονται σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές απαιτήσεις, οι ακόλουθες βασικές δραστηριότητες είναι κοινά βήματα σε όλες τις επιτυχημένες υλοποιήσεις ERP:
Βέλτιστες πρακτικές για τον προγραμματισμό νέας υλοποίησης ERP
1. Επιλέξτε έναν συνεργάτη λογισμικού και υπηρεσιών που θα σας βοηθήσει στην υλοποίηση.
Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία έρευνας και αξιολόγησης του λογισμικού ERP, ήρθε η ώρα να επιλέξετε έναν συνεργάτη που θα βοηθήσει στην υλοποίηση του επιλεγμένου συστήματος, καθώς οι περισσότερες ομάδες έργου δεν είναι πολύ έμπειρες στην εφαρμογή του λογισμικού ERP. Αναζητήστε έναν εξειδικευμένο σύμβουλο υλοποίησης ERP με οικεία γνώση και εμπειρία με την επιλεγμένη εφαρμογή ERP. Επιβεβαιώστε ότι κατανοούν πώς η νέα λύση ERP υποστηρίζει τις τρέχουσες και εξελισσόμενες επιχειρηματικές διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της συνέντευξης με τις συστάσεις τους για επαλήθευση της εξειδίκευσής τους.
Ο εταίρος θα πρέπει να έχει εκπαιδευμένο προσωπικό στον συγκεκριμένο κλάδο και διαθέσιμο στις απαραίτητες τοποθεσίες. Για διεθνείς πελάτες και προμηθευτές, βεβαιωθείτε ότι ο συνεργάτης έχει τις πολυεθνικές επιχειρηματικές, γλωσσικές και νομισματικές δεξιότητες που απαιτούνται για τον εξορθολογισμό της υλοποίησης. Τέλος, επανεξετάστε το λογισμικό διαχείρισης έργου που χρησιμοποιεί η εταιρεία για να βεβαιωθείτε ότι είναι συμβατό με το υπάρχον σύστημα εσωτερικού προγραμματισμού, προγραμματισμού και παρακολούθησης.
2. Λεπτομέρεια όλων των εργασιών έργου.
Ένας εταίρος υλοποίησης ERP βοηθάει στην ανάπτυξη μιας λεπτομερούς λίστας εργασιών για όλα όσα πρέπει να γίνουν.
Αυτή η λίστα είναι εκτεταμένη—η εκπαίδευση από μόνη της, για παράδειγμα, περιλαμβάνει πολλές εργασίες:
Εκπαίδευση ομάδας έργου: Η ομάδα έργου ERP πρέπει να μάθει για το λογισμικό ώστε να αποφασίσει πώς θα παραμετροποιήσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Εκπαίδευση ομάδας ΙΤ: Η ομάδα ΙΤ πρέπει να εκπαιδευτεί για τον βέλτιστο τρόπο εγκατάστασης και συντήρησης του συστήματος ERP.
Εκπαίδευση επιχειρηματικού χρήστη: Κάθε τελικός χρήστης του λογισμικού ERP πρέπει να μάθει πώς λειτουργεί.
Συνεχής εκπαίδευση: Οι νέοι χρήστες χρειάζονται εκπαίδευση καθώς γίνονται μέλη της εταιρίας, επομένως πρέπει να υπάρχει ένα μακροπρόθεσμο πρόγραμμα ένταξης.
Ο κατάλογος των καθηκόντων θα πρέπει να διαιρεθεί σε φάσεις. Ο χρόνος πρέπει να κατανεμηθεί για τον πιλότο αίθουσας συνδιαλέξεων, την προσαρμογή της εφαρμογής, την ενσωμάτωση σε άλλες εφαρμογές και πηγές δεδομένων, την υλοποίηση υποδομής, τον καθαρισμό δεδομένων, την αποδοχή χρηστών, και ούτω καθεξής.
3. Υπολογίστε τις ώρες εργασίας.
Υπολογίστε προσεκτικά το χρόνο που χρειάζεται για κάθε εργασία. Εξετάστε την εργασία που εμπλέκεται σε κάθε εργασία και, στη συνέχεια, αναθέστε τον αριθμό των "εργάσιμων ωρών" που απαιτούνται, ακόμη και αν είναι μόνο ένα εύρος ωρών. Προσθέστε τις ώρες εργασίας για κάθε φάση του έργου ERP και αντιστοιχίστε το μέλος της ομάδας έργου που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεσή του.
Αυτό μπορεί να είναι μια εξαιρετική εργασία, γι 'αυτό είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε έναν συνεργάτη υλοποίησης που είναι εξοικειωμένος με τη συγκεκριμένη λύση ERP. Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο για τον ακριβή υπολογισμό του χρονοδιαγράμματος, τον καθορισμό του εάν η τρέχουσα ομάδα απαιτεί βοήθεια και τον περιορισμό του ερπυσμού του πεδίου εφαρμογής.
4. Δημιουργήστε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα.
Μετά την ταξινόμηση των διαθέσιμων και απαιτούμενων εργάσιμων ωρών, δημιουργήστε ένα διαχειρίσιμο χρονοδιάγραμμα. Σε πολλές περιπτώσεις, η πρώτη κάρτα αποκαλύπτει ένα πρόβλημα ικανότητας σε σύγκριση με το χρονικό πλαίσιο εφαρμογής που αρχικά παρουσιάστηκε στα στελέχη.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα υπολογισμού που απεικονίζει τις πιθανές διαφορές:
Χρονικό πλαίσιο παραγωγικής λειτουργίας στόχου = 12 μήνες ή 1 έτος
Συνολικός αριθμός διαθέσιμων ωρών εργασίας σε περίοδο 12 μηνών = 540/εβδομάδα ή 28.080 ώρες/έτος
Συνολικός αριθμός ωρών εργασίας που απαιτούνται για την υλοποίηση = 42.000 ώρες συνολικά
Απαιτούμενες ώρες διαιρούμενες διά των διαθέσιμων ωρών ανά έτος = 1,496 έτη
Το αποτέλεσμα; Η ημερομηνία παραγωγικής λειτουργίας λείπει ήδη πριν καν ξεκινήσει το έργο. Μερικές πιθανές λύσεις περιλαμβάνουν:
Μείωση του πεδίου εφαρμογής—παρόλο που η ομάδα έχει συμφωνήσει ότι αυτά είναι βασικά καθήκοντα
Επέκταση της ημερομηνίας σε ρεαλιστική
Προσθήκη περισσότερων εσωτερικών και εξωτερικών πόρων (περισσότερες διαθέσιμες ώρες εργασίας)
Σπάζοντας το έργο σε φάσεις
Εδώ πρέπει να αποφασίσει η εκτελεστική ομάδα διαχείρισης. Είναι μόνο ένα παράδειγμα του γιατί πρέπει να συμμετέχουν στη διαδικασία επιλογής και υλοποίησης λογισμικού ERP.
5. Διεξαγωγή ενός πιλότου αίθουσας συσκέψεων.
Μετά την εκκίνηση, διεξάγετε μια δοκιμαστική εκτέλεση ή έναν πιλότο (σε μια αίθουσα συνεδριάσεων) πριν από την πλήρη παρουσίαση. Αυτή η πιλοτική αίθουσα συνεδριάσεων εξασφαλίζει ότι οι κατάλληλες επιχειρηματικές διαδικασίες είναι σε ισχύ για τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες της εταιρείας. Καθώς σχεδιάζονται νέες διαδικασίες, είναι σημαντικό να κατανοήσετε το εύρος των επιλογών που είναι διαθέσιμες στο σύστημα ERP και να επαληθεύσετε τις διαδικασίες με την ομάδα έργου και τους ενδιαφερόμενους από την κοινότητα χρηστών.
Σε αυτή τη φάση πολλών εβδομάδων, ο συνεργάτης υλοποίησης ERP εγκαθιστά πιλοτικό λογισμικό που επιτρέπει μια δοκιμαστική ώθηση όλων των διαδικασιών για να διασφαλίσει ότι λειτουργούν όπως αναμένεται, χωρίς εκπλήξεις. Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών σε αυτό το σημείο συχνά εξοικονομεί χρόνο, ιδιαίτερα αν τα εργαλεία διαμόρφωσης μπορούν να κάνουν προσαρμογές για βελτιώσεις διαδικασιών.
6. Καθαρίστε τα δεδομένα.
Ακούγεται απλό, αλλά η εκκαθάριση δεδομένων είναι μια πολύ χρονοβόρα δραστηριότητα. Είναι καλύτερο να αρχίσετε να αξιολογείτε την ακρίβεια των δεδομένων το συντομότερο δυνατό επειδή χρειάζεται μεγάλη προσπάθεια για να ολοκληρωθεί σωστά αυτό το βήμα. Κατά τη διάρκεια του έργου, συμβαίνουν αλλαγές στις επιχειρηματικές διαδικασίες, ώστε να προετοιμαστείτε για πρόσθετα βήματα διαχείρισης δεδομένων κατά τη διάρκεια της υλοποίησης.
7. Κρατήστε όλους ενήμερους.
Σε εβδομαδιαία βάση, ένα μέλος της ομάδας έργου θα πρέπει να επικοινωνεί με όλους τους βασικούς ενδιαφερόμενους, έτσι ώστε να γνωρίζουν τα θετικά και «όχι και τόσο θετικά» της προόδου του έργου υλοποίησης. Το χειρότερο σενάριο είναι όταν οι άνθρωποι δεν ενημερώνονται και εκπλήσσονται. Τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης έργου μπορούν να παρέχουν οπτικές αναπαραστάσεις της προόδου του έργου ERP.
Προτεραιοποίηση διαδικασιών και δυνατοτήτων που έχουν μεγαλύτερη σημασία
Επειδή δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις τα ίδια προβλήματα, είναι καλύτερο να αναθεωρήσουν όλες τις σχετικές επιχειρηματικές ροές εργασίας και να επισημάνουν ποιες διαδικασίες θα αντιμετωπίσουν πρώτα.
Ακολουθεί μια λίστα με περιοχές υψηλής αξίας που πρέπει να λάβετε υπόψη:
Οικονομικά και λογιστική: Οι ακριβείς οικονομικές συναλλαγές πραγματικού χρόνου, τα ΚΡΙ και τα analytics είναι σημαντικά για κάθε επιχείρηση και πρέπει να καλύπτουν όλες τις τοποθεσίες και τα τμήματα. Εκτός από τη λογιστική, πρέπει να ενοποιηθούν με την κοστολόγηση, την κατάρτιση προϋπολογισμού, την πρόβλεψη, τα έργα, τη διαχείριση παγίων, τη συμμόρφωση και τη διαχείριση μετρητών.
Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM) και παραγωγή: Τα αυστηρά χρονοδιαγράμματα, τα χαμηλά περιθώρια και οι διαταραχές της εφοδιαστικής αλυσίδας προκαλούν κάθε επιχείρηση. Η διαχείρισή τους απαιτεί ομαδική προσπάθεια – συνεργασία με προμηθευτές, μεταφορείς, εταιρείες εισαγωγών/εξαγωγών, τράπεζες και άλλους συνεργάτες – συχνά σε κινητές συσκευές σε πολλές τοποθεσίες.
Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM): Οι διαδικασίες CRM συνήθως αγγίζουν κάθε μέρος μιας επιχείρησης. Οι άμεσες πωλήσεις, οι διανομείς, οι λιανικές αίθουσες εκθέσεως, το ηλεκτρονικό εμπόριο, και ο πελάτης και η υπηρεσία τομέων πρέπει όλοι να είναι σε θέση να μοιραστούν τις πληροφορίες πελατών με τη διαχείριση διαταγής, τις διαδικασίες, την αγορά, την εφαρμοσμένη μηχανική, την απαίτηση λογαριασμών, και τη ναυτιλία.
Ανθρώπινοι πόροι (HR): Η διαχείριση ενός ποικίλου εργατικού δυναμικού είναι δύσκολη και οι ομάδες HR χρειάζονται άμεση, ασφαλή πρόσβαση στα συστήματα HR που περιέχουν πληροφορίες υπαλλήλων για μισθοδοσία, επιδόματα, προϋπολογισμό, προγραμματισμό και ανάγκες συμμόρφωσης. Επιπλέον, η πρόσληψη, η ανάπτυξη και η διατήρηση των εργαζομένων είναι ένα μεγάλο μέρος της αξιολόγησης των τρεχόντων και προτεινόμενων επιχειρηματικών σχεδίων.
Επιχειρηματική ευφυΐα, συμπεριλαμβανομένων ειδοποιήσεων διαχείρισης και πινάκων εργαλείων: Η ομάδα της σειράς επιχειρήσεων χρειάζεται γρήγορες ενημερώσεις για επιχειρηματικά ζητήματα, καθώς και τη δυνατότητα να αναλύει εύκολα τις λεπτομέρειες για να επιλύσει τα ζητήματα γρήγορα – στο γραφείο, στο σπίτι ή στο δρόμο. Η ενσωματωμένη επιχειρηματική ευφυΐα και τα δεδομένα που ζουν σε μια ενιαία βάση δεδομένων είναι βασικά στοιχεία.
Πολυεθνικές γλώσσες, νομίσματα και τοποθεσίες: Καθώς μια επιχείρηση επεκτείνεται, ιδιαίτερα σε νέες περιοχές ή χώρες, η ικανότητα να ανοίγει και να επεκτείνει νέες δραστηριότητες με συνέπεια και ταχύτητα γίνεται ακόμη πιο σημαντική. Αυτό απαιτεί ευρείες και προηγμένες δυνατότητες λογισμικού ERP, καθώς και συνεπείς υπηρεσίες από τον πάροχο λογισμικού σε κάθε τοποθεσία.
Κινητικότητα: Η απαίτηση για πρόσβαση των εργαζομένων σε πληροφορίες όταν εργάζονται εξ αποστάσεως είναι εγγενής στο σύγχρονο μοντέλο εργασίας. Μια λύση ERP βάσει cloud παρέχει πρόσβαση οπουδήποτε στα επιχειρηματικά συστήματα.
Συμβουλές για τη μείωση των κινδύνων υλοποίησης ERP
Όλα τα έργα υλοποίησης λογισμικού εμπεριέχουν ένα στοιχείο κινδύνου, αλλά οι ακόλουθες πέντε συμβουλές είναι πολύτιμες για τη βελτίωση των πιθανοτήτων για έγκαιρη, εντός προϋπολογισμού ολοκλήρωση του έργου ERP:
- Επιλέξτε λογισμικό, επιχειρηματική διαδικασία και συνεργάτες υλοποίησης με βιομηχανική και τοπική τεχνογνωσία. Πάντα συνεντεύξεις από παρόμοιες επιχειρήσεις/βιομηχανίες.
- Μην επεκτείνετε την ξεπερασμένη τεχνολογία πέρα από τα όριά της. Εξαλείψτε τα παλιά, ξεπερασμένα, αυτόνομα συστήματα και, όσο το δυνατόν περισσότερο, ενοποιήστε τα δεδομένα σε μια ενιαία βάση δεδομένων (ενιαία έκδοση της αλήθειας) με ενσωματωμένη επιχειρηματική ευφυΐα για παγκόσμια πρόσβαση και συνεπή απόδοση.
- Επαληθεύστε ότι ο επιλεγμένος προμηθευτής ERP έχει δυνατότητες ενοποίησης cloud και τεχνογνωσία με τα δίκτυα προμηθευτών. Στην ψηφιακή οικονομία, οι επιχειρήσεις πρέπει συχνά να ενοποιούν συστήματα μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων καθώς και εκτός αυτών με πελάτες και προμηθευτές.
- Αποφυγή ερπυσμού εύρους έργου. Είναι σύνηθες να ανακαλύψετε τις ανάγκες και τις ευκαιρίες κατά τη διάρκεια της υλοποίησης ERP, επομένως είναι σημαντικό να διαχειρίζεστε τις εντολές αλλαγής για να αποφύγετε καθυστερήσεις και υπερβάσεις κόστους.
- Επιβεβαιώστε ότι ο προμηθευτής ERP μπορεί να παρέχει σταθερή τεχνογνωσία σε όλες τις επιχειρηματικές τοποθεσίες. Η εκπαίδευση, η υλοποίηση και η υποστήριξη είναι απαραίτητα και συχνά προέρχονται από έναν συνδυασμό τοπικής διαχείρισης, διανομέων λογισμικού, συμβουλευτικών εταιρειών και του συνεργάτη λογισμικού.
Συμβουλές για την αποφυγή επιπλέον εξόδων υλοποίησης ERP
Μια νέα επένδυση συστήματος ERP περιλαμβάνει τη χρονική δέσμευση μιας εταιρείας, τη συμβουλευτική επιχειρηματικής διαδικασίας και υλοποίησης, το λογισμικό και τις υπηρεσίες cloud, καθώς και συσκευές τελικού χρήστη και άλλο υλικό, καθιστώντας σημαντικό τον έλεγχο του έργου και των εξόδων.
Ακολουθούν ορισμένοι βασικοί τομείς για την παρακολούθηση:
Διατηρήστε την εστίαση στο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO). Διαχειριστείτε το συνολικό κόστος και τα οφέλη με την πάροδο του χρόνου για να ελαχιστοποιήσετε τα έξοδα και να μεγιστοποιήσετε την απόδοση. Οι υλοποιήσεις συστήματος ERP θα έχουν μεγάλο αντίκτυπο στην επιχείρηση.
Ταυτίστε την επιχειρηματική κατεύθυνση και μην επιβάλλετε περιττές αλλαγές διαδικασίας. Σε πολλές περιπτώσεις, οι εταιρείες πιέζονται να αλλάξουν τον τρόπο λειτουργίας τους για να προσαρμόσουν το λογισμικό τους, αυξάνοντας τόσο το κόστος υλοποίησης όσο και το λειτουργικό κόστος.
Εστιάστε στις επιχειρηματικές διαδικασίες ρουτίνας που παρέχουν σημαντική αξία στην εταιρεία. Η διαχείριση παραγγελιών πελατών, η ενημέρωση τιμών, η προσθήκη νέων προϊόντων και υπηρεσιών, η αλλαγή των λεπτομερειών παραγωγής και η ένταξη νέων υπαλλήλων είναι παραδείγματα τέτοιων διαδικασιών ρουτίνας.
Αποφύγετε παραμετροποιήσεις και κεφαλαιοποιήστε μία διαμορφώσιμη διασύνδεση χρήστη, πίνακες εργαλείων, προειδοποιήσεις, ροές εργασίας, επιχειρηματική ευφυΐα και δυνατότητες κινητού. Αυτές οι ικανότητες εξορθολογίζουν την εργασία για όλα τα τμήματα, καθώς και τη βοήθεια για την πραγματοποίηση γρήγορων και οικονομικά αποδοτικών προσαρμογών, όπως απαιτείται.
Οι σάκοι συστήματος και οι παραβιάσεις δεδομένων είναι δαπανηρές. Όταν χρησιμοποιείτε το διαδίκτυο, χρησιμοποιήστε μια ασφαλή λύση cloud ERP όπου χρειάζεται — επιβεβαιώστε ότι οι προμηθευτές λογισμικού και υπηρεσιών υποστηρίζουν μια σειρά ασφαλών επιλογών ανάπτυξης λογισμικού.
Μέτρηση της απόδοσης επένδυσης μιας υλοποίησης ERP
Μετά την εφαρμογή ενός ERP, το αναπόφευκτο ερώτημα για κάθε εταιρεία είναι: «Πήραμε αυτό που περιμέναμε από αυτήν την επένδυση;»
Ο υπολογισμός της απόδοσης επένδυσης μιας υλοποίησης ERP περιλαμβάνει την αξιολόγηση τόσο των υλικών όσο και των άυλων οφελών που φέρνει το σύστημα έναντι του συνολικού κόστους που προκύπτει. Η διαδικασία ξεκινά με την αναγνώριση ΚΡΙ που ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού, όπως βελτιώσεις στην λειτουργική απόδοση, μειωμένο κόστος αποθέματος, αυξημένες πωλήσεις και βελτιωμένες δυνατότητες λήψης αποφάσεων. Αυτά τα ΚΡΙ πρέπει να παρακολουθούνται πριν και μετά την υλοποίηση ERP για να μετρηθεί η επίπτωση του συστήματος. Για παράδειγμα, αν το σύστημα ERP βελτιστοποιήσει τη διαχείριση αποθεμάτων, οδηγώντας σε μείωση των εξόδων και εξάντλησης αποθεμάτων, αυτές οι εξοικονομήσεις μπορούν να συνδεθούν άμεσα με τον υπολογισμό της απόδοσης επένδυσης.
Είναι επίσης σημαντικό να συγκρίνετε την εξοικονόμηση κόστους και τις βελτιώσεις εσόδων με το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO) του συστήματος ERP. Αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο την αρχική επένδυση σε λογισμικό και υλικό, αλλά και τις τρέχουσες δαπάνες όπως η συντήρηση, η εκπαίδευση και οι αναβαθμίσεις του συστήματος.
Τέλος, είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι ορισμένα οφέλη της εφαρμογής ERP —όπως η βελτιωμένη ακρίβεια δεδομένων, η καλύτερη συμμόρφωση και η βελτιωμένη ικανοποίηση των πελατών— μπορεί να μην είναι εύκολα μετρήσιμα αλλά να εξακολουθούν να συμβάλλουν σημαντικά στη συνολική επιτυχία της επιχείρησης. Η συμπερίληψη αυτών των παραγόντων σε μια ισορροπημένη προσέγγιση κάρτας βαθμολογίας μπορεί να παρέχει μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα της απόδοσης επένδυσης του συστήματος ERP, διασφαλίζοντας ότι η αξιολόγηση αντικατοπτρίζει τόσο τα άμεσα οικονομικά οφέλη όσο και τα μακροπρόθεσμα στρατηγικά πλεονεκτήματα.
Πότε ολοκληρώνεται η υλοποίηση ERP;
Μια υλοποίηση ERP θεωρείται τεχνικά ολοκληρωμένη όταν η αρχική υλοποίηση τεθεί σε λειτουργία, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να ξεκινήσουν να χρησιμοποιούν το νέο σύστημα για τις καθημερινές τους λειτουργίες. Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ακόμη και μετά την αρχική παραγωγική λειτουργία, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συνεχίσουν να βελτιώνουν το σύστημα ERP με πρόσθετες δυνατότητες για να ανταποκριθούν σε ευκαιρίες όπως νέες τοποθεσίες, γραμμές προϊόντων και υπηρεσιών και κτήσεις. Ως εκ τούτου, ενώ η αρχική εφαρμογή σηματοδοτεί ένα σημαντικό ορόσημο, η διαδικασία υλοποίησης είναι πραγματικά ένα συνεχές ταξίδι βελτιστοποίησης και καινοτομίας.
Ένα εξελισσόμενο τεχνολογικό τοπίο παρέχει επίσης πρόσθετες δυνατότητες για τις επιχειρήσεις να συνεργαστούν με τους πελάτες και τους προμηθευτές και να επαναπροσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις γίνονται σε συγκεκριμένους κλάδους. Αυτά τα έργα ψηφιακού μετασχηματισμού συχνά περιλαμβάνουν νέες τεχνολογίες όπως η μηχανική μάθηση και η τεχνητή νοημοσύνη (AI), καθώς και ενοποίηση με τον εξοπλισμό και τα οχήματα που χρησιμοποιούν την τεχνολογία του Διαδικτύου των Πραγμάτων (IoT) για τη βελτίωση της ταχύτητας και της αποδοτικότητας.
Μάθετε περισσότερα για την υλοποίηση ERP
Βρείτε το σωστό cloud ERP
Είτε υιοθετείτε το πρώτο ΣΑΣ ERP ή μεταφέρετε από μία υπάρχουσα εφαρμογή on-premise στο cloud, η SAP έχει το κατάλληλο cloud ERP για εσάς. Το SAP S/4HANA Cloud είναι erp για κάθε επιχειρηματική ανάγκη, από σημαντικές λειτουργίες αποστολής μέχρι καινοτομία επιχειρηματικού μοντέλου καθοδηγούμενου από AI.