Τι είναι η διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου (MDM);
Το MDM είναι η διαδικασία δημιουργίας και διατήρησης ενός μοναδικού βασικού αρχείου για κάθε άτομο, τόπο και πράγμα σε μια επιχείρηση.
Επισκόπηση διαχείρισης δεδομένων βασικού αρχείου
Οι περισσότερες επιχειρήσεις λειτουργούν σήμερα εκατοντάδες διαφορετικές εφαρμογές και συστήματα - όπως ERP, HCM και CRM - που διασχίζουν πολλά διαφορετικά τμήματα. Επειδή τόσοι πολλοί άνθρωποι αγγίζουν τα δεδομένα σε αυτά τα συστήματα, είναι εύκολο για αυτό να γίνει πλασματοποιημένο, αντιγραμμένο, ξεπερασμένο, ή ακόμα και αντιφατικό. Και όπως όλοι γνωρίζουν, τα κακά δεδομένα οδηγούν σε κακή λήψη αποφάσεων. Για να καλύψουν την ανάγκη για έγκαιρες, ακριβείς πληροφορίες – ακόμη και όταν αυξάνονται οι πηγές δεδομένων – οι επιχειρήσεις στρέφονται στη διαχείριση κύριων δεδομένων (master data management, MDM).
Καθορισμός διαχείρισης δεδομένων βασικού αρχείου
Η διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου είναι η διαδικασία δημιουργίας και συντήρησης ενός βασικού αρχείου - ή μοναδικής πηγής αλήθειας - για κάθε άτομο, τόπο και πράγμα σε μια επιχείρηση. Μέσω του MDM, οι οργανισμοί αποκτούν μια αξιόπιστη, τρέχουσα προβολή των βασικών δεδομένων που μπορούν να κοινοποιηθούν σε όλη την επιχείρηση και να χρησιμοποιηθούν για καλύτερη απόδοση αναφορών, λήψης αποφάσεων και διαδικασιών.
Τι είναι τα δεδομένα βασικού αρχείου, οπωσδήποτε;
Τα δεδομένα βασικού αρχείου είναι όλα τα δεδομένα που είναι σημαντικά για την εκτέλεση μιας επιχείρησης. Περιγράφει ανθρώπους (πελάτες, υπαλλήλους και προμηθευτές), θέσεις (γραφεία και τοποθεσίες) και πράγματα (προϊόντα και πάγια). Τα δεδομένα βασικού αρχείου είναι συνήθως μόνο ένα μικρό ποσοστό όλων των επιχειρηματικών δεδομένων, αλλά είναι μερικά από τα πιο σύνθετα και πολύτιμα δεδομένα σε έναν οργανισμό.
Παραδείγματα δεδομένων βασικού αρχείου περιλαμβάνουν:
Δεδομένα βασικού αρχείου πελάτη: Όπως υποδηλώνει το όνομα, τα δεδομένα βασικού αρχείου πελάτη περιλαμβάνουν όλα τα βασικά δεδομένα που απαιτούνται για να συναλλάσσεστε με τους πελάτες σας - από τα στοιχεία επικοινωνίας μέχρι το ιστορικό αγορών και τους όρους πληρωμής. Η διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου για αυτόν τον τομέα περιλαμβάνει δεδομένα εκκαθάρισης και τυποποίησης στα ERP, CRM και άλλα συστήματα. Για παράδειγμα, το όνομα και η διεύθυνση του ίδιου πελάτη μπορεί να υπάρχει και στο σύστημα ERP και CRM αλλά να καταχωρούνται με δύο διαφορετικούς τρόπους, όπως 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt., ή 1030 Sandy Ct. Το MDM συμφωνεί με αυτές τις διαφορές και παρέχει μία μοναδική προβολή κάθε πελάτη που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξατομίκευση καμπανιών μάρκετινγκ, την παροχή καλύτερων εμπειριών και πολλά άλλα. Σε ορισμένους οργανισμούς, τα δεδομένα βασικού αρχείου πελάτη περιλαμβάνουν επίσης δεδομένα για υπαλλήλους, ασθενείς υγειονομικής περίθαλψης και προμηθευτές.
Δεδομένα βασικού αρχείου προμηθευτή: Τα δεδομένα βασικού αρχείου προμηθευτή περιλαμβάνουν δεδομένα για λογαριασμούς προμηθευτή, συμβάσεις, πολιτικές, τιμοδότηση και άλλα. Βρίσκεται στο κέντρο όλων των σημαντικών δραστηριοτήτων εφοδιασμού, από τον προγραμματισμό και τις προμήθειες μέχρι τη σύναψη συμβάσεων και τις αγορές. Τα εκκαθαρισμένα και αξιόπιστα δεδομένα βασικού αρχείου προμηθευτή είναι σημαντικά για την απάντηση ερωτήσεων σχετικά με τα έξοδα προμηθευτή, την τιμολόγηση ή την απόδοση - για παράδειγμα.
Δεδομένα βασικού αρχείου τοποθεσίας: Τα βασικά χαρακτηριστικά που σχετίζονται με τις φυσικές τοποθεσίες των πρακτορείων, των εταιρικών γραφείων, των κέντρων διανομής και των καταστημάτων περιέχονται στα δεδομένα τοποθεσίας του οργανισμού. Μόλις συνδεθούν με άλλους τομείς δεδομένων, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων βάσει τοποθεσίας – όπως ο καθορισμός της σωστής ταξινόμησης προϊόντων για ένα συγκεκριμένο κατάστημα.
Δεδομένα βασικού αρχείου προϊόντος: Η διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου προϊόντος καλύπτει ιδιότητες όπως αριθμός προϊόντος, κατηγορία, τιμή, χαρακτηριστικά, πίνακες υλικών και όλα τα απαραίτητα σημεία δεδομένων. Με χρήσεις σε όλες τις διαδικασίες για πωλήσεις, μάρκετινγκ, εφοδιαστική αλυσίδα και τον κύκλο ζωής ανάπτυξης προϊόντος, αυτά τα δεδομένα πρέπει να είναι αξιόπιστα και ακριβή.
Δεδομένα βασικού αρχείου παγίου: Τα δεδομένα βασικού αρχείου παγίου περιγράφουν τα πάγια και άυλα πάγια στοιχεία ενεργητικού της επιχείρησης, όπως το απόθεμα, ο εξοπλισμός και τα εμπορικά σήματα. Συνήθως περιλαμβάνει ιδιότητες όπως όροι και αξίες απόσβεσης, κατηγορίες παγίων, πληροφορίες χρηματοδοτικής μίσθωσης και άλλα. Τα ανακριβή δεδομένα βασικού αρχείου παγίου μπορούν να οδηγήσουν σε χρήση και διαχείριση παγίων δευτερεύουσας αξίας. Για παράδειγμα, τα δεδομένα βασικού αρχείου εξοπλισμού χρησιμοποιούνται σε διαδικασίες προληπτικής συντήρησης, οπότε αν είναι λανθασμένα, τότε θα είναι και οι προβλέψεις.
Γιατί είναι τόσο σημαντική η διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου;
Εκτός από το ότι βοηθά έναν οργανισμό να λαμβάνει σωστές αποφάσεις και να απαντά σε βασικές ερωτήσεις, η διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου έχει πολλά άλλα οφέλη. Εδώ είναι μόνο μερικά:
Μείωση των σφαλμάτων και των απολύσεων στα δεδομένα σε πολλαπλές εφαρμογές. Εάν οι ίδιες πληροφορίες, όπως ένα αρχείο πελάτη, καταχωρούνται από διαφορετικές ομάδες με ασυνεπή τρόπο, το MDM θα συγχωνεύσει και θα διασταυρώσει την διπλοεγγραφή.
Καλύτερα analytics insights και αποφάσεις βάσει δεδομένων. Το ρητό “σκουπίδια μέσα, σκουπίδια έξω” ισχύει εδώ. Αν τα δεδομένα που αναλύονται δεν είναι ακριβή, τότε τα αποτελέσματα δεν θα είναι επίσης.
Βελτιστοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες και μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα. Τα υψηλής ποιότητας, συνεπή δεδομένα βασικού αρχείου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιταχύνουν και να αυτοματοποιήσουν ολοκληρωμένα επιχειρηματικά σενάρια όπως ο οδηγός σε μετρητά, η πηγή πληρωμής και ο σχεδιασμός για λειτουργία.
Βελτιωμένη διαφάνεια και συμμόρφωση με τους κανονισμούς για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και άλλους κανονισμούς. Ο ΓΚΠΔ, για παράδειγμα, παρέχει στους ανθρώπους μεγαλύτερο έλεγχο σχετικά με τον τρόπο συλλογής, διαχείρισης και κοινοποίησης των πληροφοριών τους. Χωρίς MDM, οι εγγραφές μπορούν να κατακερματιστούν σε πολλά ιεραρχικά σιλό, καθιστώντας δύσκολη τη συμμόρφωση.
Στήριξη συγχωνεύσεων και εξαγορών με εξορθολογισμένη διαδικασία για τη συγχώνευση και τη συμφωνία πολλαπλών στοιχείων ενεργητικού.
Τα δεδομένα είναι ζωτικής σημασίας για την τροφοδότηση των ψηφιακών επιχειρηματικών διαδικασιών και τα δεδομένα βασικού αρχείου είναι η βάση στην οποία βασίζονται όλα τα άλλα δεδομένα. Οι οργανισμοί που έχουν ακριβή και συνεπή δεδομένα βασικού αρχείου βρίσκονται σε καλύτερη θέση για να επιτύχουν.
Το λογισμικό διαχείρισης δεδομένων βασικού αρχείου μπορεί να σας βοηθήσει να ενοποιήσετε και να κυβερνήσετε τις εγγραφές.
Πώς λειτουργεί: πλαίσιο και διαδικασίες
Ένα πλαίσιο για τη διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου λειτουργεί για να διασφαλίσει ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς και σημασιολογικά συνεπείς. Αποτελείται από δύο μέρη: Δημιουργία αρχικής εγγραφής δεδομένων βασικού αρχείου και έπειτα συντήρησή της.
Δημιουργία βασικού αρχείου δεδομένων: Αυτή η διαδικασία ξεκινά με την αναγνώριση των βάσεων δεδομένων και των εφαρμογών που διατηρούν δεδομένα που πρέπει να συμπεριληφθούν στο βασικό αρχείο. Στη συνέχεια, όλες οι ιδιότητες ή τα χαρακτηριστικά - όπως το χρώμα του προϊόντος, το μέγεθος και τα υλικά - ορίζονται. Τέλος, τα δεδομένα ταυτίζονται, συμφωνούνται όπου είναι ασυνεπή και συγχωνεύονται όπου υπάρχουν πολλές εγγραφές.
Συντήρηση δεδομένων βασικού αρχείου: Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει εκκαθάριση, μετασχηματισμό και ενοποίηση νέων δεδομένων όπως προστίθενται στη βασική λίστα για να διατηρηθεί η συνέπεια και η ποιότητα των εγγραφών. Μερικές λύσεις διαχείρισης δεδομένων βασικού αρχείου σήμερα μπορούν να αυτοματοποιήσουν και να επιταχύνουν πολλές εκδοχές αυτής της διαδικασίας.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οποιαδήποτε διαδικασία για τη διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου πρέπει να εκτελείται σύμφωνα με τις αρχές και τις πολιτικές διακυβέρνησης δεδομένων ενός οργανισμού. Περιγράφουν τον τρόπο αποθήκευσης, διαχείρισης και προστασίας όλων των επιχειρηματικών δεδομένων και από ποιον - και αυτό περιλαμβάνει τα δεδομένα βασικού αρχείου.
Βέλτιστες πρακτικές για μια επιτυχημένη στρατηγική διαχείρισης κύριων δεδομένων
Μια σύγχρονη στρατηγική διαχείρισης κύριων δεδομένων περιλαμβάνει εργαλεία, τεχνολογίες και βέλτιστες πρακτικές για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να έχουν εμπιστοσύνη στην ποιότητα των πληροφοριών που βασίζονται στα δεδομένα, καθώς και στην ταχύτητα δράσης τους.
Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να δημιουργήσετε μια στρατηγική νίκης:
Δημιουργήστε ένα πλαίσιο διακυβέρνησης δεδομένων αν δεν το έχετε ήδη. Όπως προαναφέρθηκε, οι δραστηριότητες των ΓτΚ θα πρέπει να διεξάγονται και να εφαρμόζονται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές για τη διακυβέρνηση των δεδομένων, προκειμένου να διασφαλίζεται η διαχείριση και η συμμόρφωση των δεδομένων.
Αξιοποιήστε την τεχνητή νοημοσύνη (AI) και τη μηχανική μάθηση. Μερικοί προμηθευτές προσφέρουν λογισμικό και εργαλεία που χρησιμοποιούν αυτές τις δυνατότητες για να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία ελέγχου νέων δεδομένων για ακρίβεια, αντιστοιχίζοντας τα με τις τρέχουσες εγγραφές και συμφωνώντας τα.
Διαχειριστείτε πολλούς τομείς σε μία παρουσία. Μπορείτε να βρείτε λύσεις που εστιάζουν στη διαχείριση μόνο ενός πεδίου ορισμού, όπως δεδομένα βασικού αρχείου πελάτη ή δεδομένα βασικού αρχείου προϊόντος. Το καλύτερο λογισμικό, ωστόσο, είναι ικανό να ενσωματώσει και να διαχειριστεί όλους τους τομείς μιας εταιρείας σε ένα σύστημα - συχνά στο cloud. Αυτό βοηθά στη μείωση του κόστους, βοηθά το προσωπικό να είναι πιο παραγωγικό και υποστηρίζει ευέλικτες περιπτώσεις χρήσης.
Διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου στο cloud. Οι πλατφόρμες νέφους μπορούν να βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας επιτρέποντας στα δεδομένα από διαφορετικές εφαρμογές να συγκεντρωθούν, να αντιστοιχιστούν, να συγχωνευτούν και να καθαριστούν - γρήγορα, εύκολα και σε κλίμακα. Διαθέτουν επίσης ισχυρή ασφάλεια και αυτοματοποιημένες ενημερώσεις.
Ενοποιήστε τη διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου και την διακυβέρνηση δεδομένων. Συνδυάζοντας μία μοναδική πηγή δεδομένων βασικού αρχείου με κεντρική διακυβέρνηση δεδομένων σε μία λύση, είναι ευκολότερο να ενισχύσετε πολιτικές και συμμόρφωση - και να καθορίσετε, επαληθεύσετε και παρακολουθήσετε επιχειρηματικούς κανόνες και ιδιότητες βασικών δεδομένων.
Διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου είναι μια συνεχής προσπάθεια, όχι ένα έργο. Καθώς ο οργανισμός σας μεγαλώνει, θα αυξάνεται και ο όγκος των δεδομένων. Αλλά με την ευφυή τεχνολογία, τα εργαλεία και τις ροές εργασίας που βασίζονται στο σύννεφο, αυτές οι διαδικασίες MDM γίνονται πολύ πιο αποτελεσματικές.
Συχνές Ερωτήσεις διαχείρισης δεδομένων βασικού αρχείου
Διαχειριστείτε τα δεδομένα με τον σωστό τρόπο
Απλοποιήστε τη διαχείριση δεδομένων βασικού αρχείου και την διακυβέρνηση με μία μοναδική, ισχυρή λύση.
Ιδέες που δεν θα βρείτε πουθενά αλλού
Εγγραφείτε για μια δόση επιχειρηματικής ευφυΐας που παραδίδεται απευθείας στα εισερχόμενά σας.