Τι είναι η διακυβέρνηση δεδομένων;
Η διακυβέρνηση δεδομένων περιλαμβάνει τις πολιτικές και τις διαδικασίες που εφαρμόζονται για να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα ενός οργανισμού είναι ακριβή στην αρχή και στη συνέχεια αντιμετωπίζονται σωστά κατά την εισαγωγή, την αποθήκευση, τον χειρισμό, την πρόσβαση και τη διαγραφή.
Επισκόπηση διακυβέρνησης δεδομένων
Εξ ορισμού, η διακυβέρνηση των επιχειρηματικών δεδομένων περιλαμβάνει τις πολιτικές και τις διαδικασίες που εφαρμόζονται για να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα ενός οργανισμού είναι ακριβή στην αρχή - και στη συνέχεια να αντιμετωπίζονται σωστά κατά την εισαγωγή, την αποθήκευση, τον χειρισμό, την πρόσβαση και τη διαγραφή. Οι αρμοδιότητες διακυβέρνησης δεδομένων περιλαμβάνουν τον καθορισμό της υποδομής και της τεχνολογίας, τη διαμόρφωση και διατήρηση των διαδικασιών και των πολιτικών και τον προσδιορισμό των ατόμων (ή θέσεων) εντός ενός οργανισμού που έχουν τόσο την εξουσία όσο και την ευθύνη για τον χειρισμό και τη διασφάλιση συγκεκριμένων τύπων δεδομένων.
Η διακυβέρνηση δεδομένων είναι βασικό μέρος της συμμόρφωσης. Τα συστήματα θα φροντίσουν τους μηχανισμούς αποθήκευσης, χειρισμού και ασφάλειας. Αλλά είναι η πλευρά των ανθρώπων – ο οργανισμός διακυβέρνησης – που διασφαλίζει ότι οι πολιτικές καθορίζονται, οι διαδικασίες είναι ορθές, η κατάλληλη διαχείριση των τεχνολογιών και η προστασία των δεδομένων. Ο χειρισμός των δεδομένων πρέπει να γίνεται πριν από την εισαγωγή τους στο σύστημα, κατά τη χρήση τους, και όταν ανακτώνται από το σύστημα για χρήση ή αποθήκευση αλλού.
Ενώ η διακυβέρνηση των δεδομένων καθορίζει τις πολιτικές και τις διαδικασίες για τον καθορισμό της ακρίβειας, της αξιοπιστίας, της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δεδομένων, η διαχείριση δεδομένων είναι η εφαρμογή αυτών των διαδικασιών. Τα άτομα που έχουν αρμοδιότητες διαχείρισης δεδομένων διαχειρίζονται και επιβλέπουν τις διαδικασίες και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση, αποθήκευση και προστασία δεδομένων.
Οφέλη διακυβέρνησης δεδομένων
Σε μια εποχή που οι οργανισμοί εξαρτώνται όλο και περισσότερο από τα δεδομένα για κάθε πτυχή της επιχείρησής τους, δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να μην έχετε ένα σχέδιο παιχνιδιού πληροφοριών. Τα δεδομένα βρίσκονται στο επίκεντρο όλων των λειτουργιών του υπολογιστή και της τεχνολογίας, συμπεριλαμβανομένης της λογιστικής και των οικονομικών, του προγραμματισμού και του ελέγχου, της διαχείρισης παραγγελιών, της εξυπηρέτησης πελατών, του προγραμματισμού, του ελέγχου των διαδικασιών, της μηχανικής και του σχεδιασμού – το ονομάζετε. Ακριβή, αξιόπιστα δεδομένα είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία αυτών των συστημάτων και λειτουργιών.
Δεδομένου ότι τα (καλά, αξιόπιστα) δεδομένα είναι απαραίτητα για την επιχείρηση, οι οργανισμοί πρέπει να φροντίζουν για τη δημιουργία, την ποιότητα, τον χειρισμό και την ασφάλεια αυτών των δεδομένων. Και όταν το κάνουν, τα συστήματα και οι βάσεις δεδομένων τους μπορούν να στηριχθούν για να απεικονίσουν πραγματικά την πραγματικότητα και να υποστηρίξουν αποτελεσματικά τη λήψη αποφάσεων και την επιχειρηματική επιτυχία.
Η κεντρική διακυβέρνηση δεδομένων παρέχει μία κεντρική, αξιόπιστη προβολή των δεδομένων σας.
Τα οφέλη της διακυβέρνησης δεδομένων περιλαμβάνουν:
- Καλύτερα, πιο αξιόπιστα δεδομένα: Φυσικά, αυτό είναι το όλο θέμα. Οι χρήστες και οι φορείς λήψης αποφάσεων θα έχουν μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στα δεδομένα και, κατά συνέπεια, μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στις αποφάσεις που βασίζονται σε αυτά τα δεδομένα. Και αυτές οι αποφάσεις θα είναι, πράγματι, καλύτερες επειδή βασίζονται σε ακριβείς πληροφορίες.
- Μια ενιαία εκδοχή της αλήθειας: Το όφελος της ύπαρξης όλων των τμημάτων του οργανισμού και όλων των υπευθύνων λήψης αποφάσεων που εργάζονται από τις ίδιες πληροφορίες είναι ανυπολόγιστο. Δεν δαπανάται πλέον χρόνος διαφωνώντας για το ποιανού το λογιστικό φύλλο ή το σχέδιο είναι «καλύτερο» ή πιο ενημερωμένο. Όλα τα μέρη του οργανισμού συντονίζονται.
- Κανονιστική, νομική και βιομηχανική συμμόρφωση: Οι διαδικασίες διαχείρισης στερεών δεδομένων είναι το κλειδί για τη συμμόρφωση. Στην πραγματικότητα, οι ελεγκτές και οι εκπρόσωποι της ρυθμιστικής εποπτείας δεν θα εξετάζουν τα δεδομένα τόσο όσο θα εξετάζουν τον τρόπο παραγωγής, διαχείρισης και προστασίας των εν λόγω δεδομένων.
- Μείωση του κόστους: Όχι μόνο οι έλεγχοι θα γίνουν γρήγοροι και εύκολοι, αλλά οι καθημερινές λειτουργίες θα γίνουν πιο αποδοτικές και αποτελεσματικές. Μπορείτε να μειώσετε τα απόβλητα που προκαλούνται από αποφάσεις που λαμβάνονται βάσει λανθασμένων ή ξεπερασμένων πληροφοριών. Και μπορείτε να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση πελατών γνωρίζοντας την ακριβή κατάσταση της τρέχουσας δραστηριότητας, αποθέματος και διαθεσιμότητας ανθρώπινου δυναμικού.
Οι οργανισμοί ευδοκιμούν σε ακριβή, συνεπή και αξιόπιστα δεδομένα που μπορούν, εξ ορισμού, να επιτευχθούν μόνο με τη χρηστή διακυβέρνηση των δεδομένων.
Ποιο είναι το πλαίσιο για τη διακυβέρνηση των δεδομένων;
Ένα πλαίσιο εργασίας διακυβέρνησης δεδομένων αναφέρεται στο μοντέλο που θέτει τα θεμέλια για τη στρατηγική δεδομένων και τη συμμόρφωση. Ξεκινώντας με το μοντέλο δεδομένων που περιγράφει τις ροές δεδομένων - εισροές, εξόδους και παραμέτρους αποθήκευσης - τότε το μοντέλο διακυβέρνησης επικαλύπτει τους κανόνες, τις δραστηριότητες, τις αρμοδιότητες, τις διαδικασίες και τις διαδικασίες που καθορίζουν τον τρόπο διαχείρισης και ελέγχου αυτών των ροών δεδομένων.
Σκεφτείτε το μοντέλο ως ένα είδος σχεδίου για το πώς λειτουργεί η διακυβέρνηση δεδομένων σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Και σημειώστε ότι αυτό το πλαίσιο διακυβέρνησης θα είναι μοναδικό για κάθε οργανισμό, αντικατοπτρίζοντας τις ιδιαιτερότητες των συστημάτων δεδομένων, οργανωτικές εργασίες και ευθύνες, ρυθμιστικές απαιτήσεις και βιομηχανικά πρωτόκολλα.
Το πλαίσιο θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:
Εύρος δεδομένων: βασικό αρχείο, συναλλαγή, λειτουργικό, αναλυτικό, Μεγάλα Δεδομένα και τα λοιπά.
Οργανωτική δομή: ρόλοι και ευθύνες μεταξύ υπόλογου ιδιοκτήτη, επικεφαλής δεδομένων, ΙΤ, επιχειρηματικής ομάδας και εκτελεστικού χορηγού.
Πρότυπα και πολιτικές δεδομένων: οδηγοί που περιγράφουν τι διαχειρίζεστε και τι διοικείτε και σε ποιο αποτέλεσμα.
Εποπτεία και μετρήσεις: παράμετροι για τη μέτρηση της εκτέλεσης στρατηγικής και της επιτυχίας.
Διαδικασίες διαχείρισης δεδομένων
Η διακυβέρνηση δεδομένων πρέπει να ενσωματωθεί στις διαδικασίες δημιουργίας, διαχείρισης και προστασίας δεδομένων του οργανισμού. Τα ακόλουθα είναι ορισμένα από τα διαδικαστικά στοιχεία και τις κατευθυντήριες γραμμές:
Διαδικασίες και τεκμηρίωση: Κάτι περισσότερο από μια απλή απαίτηση για την ικανοποίηση των ελεγκτών – η τεκμηρίωση πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια όλες τις διαδικασίες. Θα πρέπει επίσης να ενισχυθούν οι διαδικασίες μέσω της κατάρτισης και της παροχής κινήτρων.
Ακεραιότητα Δεδομένων: Οι προβληματισμοί για την ακεραιότητα δεδομένων πρέπει να ενσωματωθούν σε διαδικασίες σύμφωνα με το μοντέλο και το πλαίσιο διακυβέρνησης δεδομένων. Αναμείνετε ότι αυτές οι προσθήκες θα απαιτήσουν λίγη επιπλέον προσοχή και διαδικαστική πειθαρχία από την πλευρά των εργαζομένων και μπορεί κάλλιστα να επηρεάσουν την αποτελεσματικότητα (προσθέτοντας μερικά δευτερόλεπτα σε μια διαδικασία, ίσως). Λίγο αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει εδώ. Σχετικά φθηνές, αποδεδειγμένες τεχνολογίες όπως σαρωτές γραμμωτού κώδικα και οθόνες αφής μπορούν να κάνουν τη συλλογή δεδομένων ταχύτερη και πιο ακριβή, ειδικά όταν συνδυάζεται με αισθητήρες και σε συνδυασμό με υπάρχοντα συστήματα ελέγχου διαδικασιών.
Έλεγχοι και ποιοτικός έλεγχος: Δημιουργία περιοδικών ελέγχων της εγκυρότητας των δεδομένων σε όλες τις διαδικασίες για την επαλήθευση των διαδικασιών και της συμμόρφωσης με τις διαδικασίες. Ένα τακτικό πρόγραμμα ελέγχων από μια ομάδα ποιότητας λειτουργεί καλύτερα.
Ποιες είναι ορισμένες από τις μεγαλύτερες προκλήσεις όσον αφορά τη διακυβέρνηση των δεδομένων;
Η μεγαλύτερη πρόκληση μπορεί να είναι θέματα οργάνωσης και προσωπικού. Κάθε επιχειρηματικός μετασχηματισμός απαιτεί υπεύθυνους ρόλους και ευθύνες με έναν πρωταθλητή για να οδηγήσει την αλλαγή. Απαιτεί επίσης μια αλλαγή νοοτροπίας από την προβολή της διαχείρισης δεδομένων ως μια βαρετή, χαμηλού επιπέδου εργασία σε μια εργασία εξαιρετικής σημασίας. Εάν οι εργαζόμενοι αγγίζουν τα δεδομένα – ιδίως τα κρίσιμα δεδομένα – και εάν τα δημιουργούν, τα αλλάζουν, τα χρησιμοποιούν ή τα μετακινούν με κάποιον τρόπο, πρέπει να κατανοήσουν τον ρόλο που διαδραματίζουν στη σωστή διατήρηση των δεδομένων αυτών και να αναλάβουν τη λογοδοσία.
Μια άλλη μεγάλη πρόκληση είναι η ταχεία διάδοση των δεδομένων που γίνεται όλο και πιο διαδεδομένη με την πάροδο του χρόνου. Πολλά από αυτά τα νέα δεδομένα είναι είτε αδόμητα είτε διαφορετικά από αυτά με τα οποία έχουμε δει ή συνεργαστεί στο παρελθόν. Αυτό όχι μόνο φορολογεί τα υφιστάμενα συστήματα και βάσεις δεδομένων, αλλά δημιουργεί την ανάγκη για νέες διαδικασίες και πρόσθετες απαιτήσεις για τη διακυβέρνηση.
Εργαλεία και τεχνολογία διαχείρισης δεδομένων
Η δημιουργία του πλαισίου διακυβέρνησης δεδομένων δεν απαιτεί πρόσθετα εργαλεία. Ωστόσο, οι τεχνολογίες μπορούν να βοηθήσουν στη συλλογή, τη διαχείριση και την ασφάλεια των δεδομένων. Λάβετε υπόψη τα εξής:
Οι εφαρμογές διαχείρισης πληροφοριών βοηθούν στη δημιουργία προφίλ δεδομένων και στην παρακολούθηση της απόδοσης της πολιτικής διαχείρισης δεδομένων της επιχείρησης. Διευκολύνει την εκτέλεση πρωτοβουλιών διαχείρισης πληροφοριών σε όλες τις επιχειρηματικές μονάδες, την επιβολή προτύπων ποιότητας με επικύρωση δεδομένων και τη μέτρηση της βελτίωσης των διαδικασιών ποιότητας δεδομένων.
Οι λύσεις διαχείρισης μεταδεδομένων, που συχνά αναφέρονται ως διαχείριση επιχειρηματικών μεταδεδομένων, κατηγοριοποιούν και οργανώνουν με συνέπεια τα πληροφοριακά περιουσιακά στοιχεία μιας επιχείρησης και έχουν γίνει όλο και πιο σημαντικές στην εποχή των Μεγάλων Δεδομένων. Οι πληροφορίες του παγίου δεδομένων που συντηρούνται περιλαμβάνουν τύπο, ετικέτες, πηγή και ημερομηνίες.
Ο κύκλος ζωής των πληροφοριών και οι τεχνολογίες διαχείρισης περιεχομένου ελέγχουν τους όγκους δεδομένων και διαχειρίζονται τον κίνδυνο με αυτοματοποιημένες πολιτικές αρχειοθέτησης πληροφοριών, διατήρησης και καταστροφής. Οι δυνατότητες διαχείρισης περιεχομένου μπορούν επίσης να βελτιστοποιήσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες ψηφιοποιώντας έγγραφα και ενοποιώντας σχετικό περιεχόμενο με συναλλαγές και ροές εργασίας.
Η αυξημένη διαχείριση δεδομένων, ή η ενοποίηση ενισχυμένων δεδομένων, ενισχύει τα υπάρχοντα επιχειρηματικά δεδομένα με πληροφορίες που επιτυγχάνονται χρησιμοποιώντας νέες τεχνολογίες όπως τεχνητή νοημοσύνη και μηχανική μάθηση. Ο στόχος είναι να βελτιωθεί η λήψη αποφάσεων και να βοηθηθούν ορισμένες εφαρμογές να γίνουν πιο αυτο-συντονισμένες.
5 βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης δεδομένων
Υπάρχει γενική συμφωνία μεταξύ των εμπειρογνωμόνων ότι οι πρώτες πέντε «βέλτιστες πρακτικές» για τη διακυβέρνηση των δεδομένων είναι:
- Σκεφτείτε με τη μεγάλη εικόνα στο μυαλό, αλλά ξεκινήστε μικρά. Όλες οι καλές συμβουλές. Αν ξεκινάτε από την αρχή (και δεν έχετε εφαρμόσει ποτέ μια διαδικασία διακυβέρνησης δεδομένων), ανοίγετε νέους δρόμους. Είναι πάντα συνετό να ξεκινάτε μικρά – να δοκιμάζετε τις ιδέες και την κατανόησή σας με περιορισμένο τρόπο για να μάθετε, να αναπτύξετε δεξιότητες και να επικυρώσετε την προσέγγιση πριν δεσμευτείτε σε όλη την προσπάθεια. Ταυτόχρονα, η διατήρηση της γενικής εικόνας στο μυαλό είναι σημαντική. Είναι πολύ εύκολο να τυλιχτεί στο λεπτό και να ξεφύγει από το γενικό στόχο. Έτσι, τεκμηριώστε τους στόχους υψηλού επιπέδου του έργου σας (πώς θα μοιάζει η διαδικασία διαχείρισης των δεδομένων σας), χαράξτε ένα μικρό κομμάτι που μπορεί να είναι η πιλοτική σας περιοχή δοκιμών και επικυρώστε την προσέγγισή σας μέσω αυτού του «πιλοτικού» τεστ.
- Διορισμός εκτελεστικού χορηγού. Όπως με όλα τα διεπιχειρησιακά έργα, είναι σημαντικό να εξασφαλιστεί ένας εκτελεστικός επιχειρηματικός χορηγός για να είναι ο πρωταθλητής για τη στρατηγική δεδομένων. Θα υποστηρίξουν ενεργά και θα κοινοποιήσουν τη στρατηγική στον ευρύτερο οργανισμό. Ο χορηγός θα ενισχύσει επίσης τη λογοδοσία, θα μοντελοποιήσει την επιθυμητή νοοτροπία δεδομένων και θα βοηθήσει στη διαιτησία των ζητημάτων δεδομένων μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων.
- Δημιουργήστε ένα business case. Τα συστήματα διακυβέρνησης δεδομένων δεν επιβαρύνονται με κόστος. Αν και δεν υπάρχει ειδικός εξοπλισμός που να απαιτείται για την ανάπτυξη του πλαισίου και τη συμπλήρωση των λεπτομερειών, υπάρχει ακόμα δουλειά που πρέπει να γίνει – και αυτό θα καταναλώσει πόρους, ειδικά τον χρόνο των εργαζομένων. Είναι καλή ιδέα να οικοδομήσουμε μια επιχειρηματική υπόθεση για ένα τέτοιο έργο. Η επιχειρηματική περίπτωση θα πρέπει να περιέχει μια υψηλού επιπέδου περιγραφή του έργου, μια δήλωση των στόχων και των στόχων, τα αναμενόμενα οφέλη και ένα χρονοδιάγραμμα με ορόσημα και μετρήσεις (δείκτες) της προόδου και της επιτυχίας. Αυτοί οι δείκτες βοηθούν στη διατήρηση του έργου σε τροχιά καθώς η ομάδα έργου αξιολογεί την πρόοδο με βάση το προκαθορισμένο χρονοδιάγραμμα και τα ορόσημα. Η επιχειρηματική περίπτωση υπενθυμίζει επίσης στα μέλη της ομάδας τους λόγους που κάνετε αυτό το έργο και γιατί είναι σημαντικό για τον οργανισμό να το κάνει σωστά και εγκαίρως.
- Αναπτύξτε τις σωστές μετρήσεις. Η μέτρηση είναι απαραίτητη, αλλά περισσότερα δεν είναι πάντα καλύτερα. Ακόμα και όταν αυτοματοποιούνται, οι μετρήσεις χρειάζονται χρόνο και προσπάθεια. Κάποιος πρέπει να κοιτάξει τα αποτελέσματα, να τα ερμηνεύσει και ίσως να προβεί σε διορθωτικές ενέργειες. Πάρα πολλές μετρήσεις – ή μετρήσεις που δεν έχουν νόημα – μπορεί να είναι αντιπαραγωγικές. Οι χρήστες, οι χειριστές και οι εργαζόμενοι θα καταλάβουν γρήγορα πότε τα μέτρα δεν είναι σημαντικά και μπορεί να δώσουν λιγότερη προσοχή στις πραγματικά σημαντικές μετρήσεις ως αποτέλεσμα. Όπως συμβαίνει με τους δείκτες επιδόσεων (βασικοί δείκτες απόδοσης), μια διαχειρίσιμη χούφτα (συνήθως έξι έως 10) χρήσιμων και σημαντικών μετρήσεων είναι πολύ καλύτερη από 50 ή 100 που δεν παρέχουν πολλές πληροφορίες για το πώς λειτουργούν πραγματικά τα συστήματα και αν επιτυγχάνονται οι στόχοι.
- Επικοινωνία. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν μια έμφυτη αποστροφή να αλλάξουν με βάση το φόβο του αγνώστου - αλλά η καλύτερη θεραπεία είναι οι πληροφορίες. Να είστε ανοιχτοί με όσους θα επηρεαστούν από τις νέες διαδικασίες και διαδικασίες, είτε θα είναι ενεργοί συμμετέχοντες στη διαδικασία είτε όχι. Εξηγήστε τι κάνετε και γιατί. Πείτε τους πώς θα αλλάξει την εργασιακή τους ζωή (μπορεί να είναι μια λεπτή αλλαγή) και γιατί είναι σημαντικό να συνεργαστούν και να υποστηρίξουν τις αλλαγές. Συμμετοχή εκείνων που θα επηρεαστούν περισσότερο στον σχεδιασμό και την εφαρμογή των νέων διαδικασιών. Είναι σε θέση να δουν πώς οι αλλαγές θα επηρεάσουν την παραγωγικότητα, πώς θα μπορούσαν να τροποποιηθούν ώστε να είναι λιγότερο παρεμβατικές και πώς η διαδικασία θα μπορούσε να βελτιωθεί για την παροχή καλύτερων δεδομένων.
Μια διαχειρίσιμη χούφτα (συνήθως έξι έως 10) χρήσιμων και σημαντικών μετρήσεων είναι πολύ καλύτερη από 50 ή 100 που δεν παρέχουν πολλές πληροφορίες για το πώς λειτουργούν πραγματικά τα συστήματα και αν επιτυγχάνονται οι στόχοι.
Να θυμάστε ότι η διακυβέρνηση δεδομένων είναι μία συνεχής διαδικασία, όχι ένα έργο μίας φοράς. Ναι, υπάρχει δουλειά μπροστά στη δημιουργία του συστήματος - αλλά αυτές οι διαδικασίες θα γίνουν μέρος της καθημερινής ζωής στον οργανισμό σας. Και οι ίδιες οι διαδικασίες πρέπει να παρακολουθούνται και να επαναξιολογούνται συνεχώς υπό το πρίσμα του μεταβαλλόμενου όγκου, των τύπων και του χαρακτήρα των δεδομένων που χειρίζεται ο οργανισμός σας.
Συχνές ερωτήσεις για την διακυβέρνηση δεδομένων
Αναζητήστε τις λύσεις διακυβέρνησης βασικών δεδομένων
Διαχειριστείτε τον κύκλο ζωής των δεδομένων σας και αυξήστε την ποιότητα των επιχειρηματικών σας δεδομένων.
Ιδέες που δεν θα βρείτε πουθενά αλλού
Εγγραφείτε για μια δόση επιχειρηματικής ευφυΐας που παραδίδεται απευθείας στα εισερχόμενά σας.