Υπολογισμός του ROI στο ERP: Προηγούμενο ERP έναντι νέου συστήματος ERP
Αυτή η ιστοσελίδα μεταφράστηκε από μηχανή για την διευκόλυνσή σας. Η SAP δεν παρέχει καμία εγγύηση σχετικά με την ορθότητα ή την πληρότητα της μηχανικής μετάφρασης. Η αρχική αγγλική ιστοσελίδα μπορεί να βρεθεί χρησιμοποιώντας τον παγκόσμιο χάρτη στην πάνω δεξιά γωνία αυτής της σελίδας.
Η διαδικασία υπολογισμού της απόδοσης των επιχειρηματικών πόρων (απόδοση των επενδύσεων) φαίνεται αρκετά απλή: να αθροιστεί το κόστος, να αθροιστούν τα οφέλη και να συγκριθούν τα δύο στοιχεία. Ωστόσο, υπάρχουν αρκετοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για να βεβαιωθείτε ότι τα αποτελέσματά σας είναι έγκυρα - και χρήσιμα. Είναι σημαντικό να έχουμε μια πλήρη εικόνα τόσο του κόστους όσο και των οφελών, τώρα και στο μέλλον, τόσο για το υφιστάμενο σύστημα όσο και για το νέο σύστημα υπό αξιολόγηση. Ακολουθούν συμβουλές ειδικών που βασίζονται σε δεκάδες υλοποιήσεις ERP.
Προετοιμασία για την ανάλυση ERP ROI
Χρησιμοποιήστε ένα εύλογο χρονικό πλαίσιο για ανάλυση ROI. Για να διασφαλίσετε ότι η ανάλυσή σας θα καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο ζωής τόσο του κόστους όσο και του οφέλους, εξετάστε ένα χρονικό πλαίσιο τουλάχιστον πέντε ετών.
Αναζητήστε διαφορές κόστους μεταξύ του παλιού συστήματος και του συστήματος ERP αντικατάστασης. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να απαριθμήσετε τα τρέχοντα έξοδα για να συντηρήσετε το προηγούμενο σύστημα καθώς και τα μελλοντικά κόστη αναβάθμισης ERP. Να θυμάστε ότι ένα βασικό κίνητρο για την αλλαγή των συστημάτων είναι η προσθήκη νέας λειτουργικότητας για να παραμείνετε ανταγωνιστικοί – συνεπώς συμπεριλάβετε μια ρεαλιστική εκτίμηση του κόστους αναβάθμισης για το κληροδοτημένο σύστημα.
Να είσαι ενδελεχής. Βεβαιωθείτε ότι συγκεντρώσατε κάθε εκτίμηση κόστους: για την απόκτηση του νέου συστήματος, την υλοποίησή του και την αποτελεσματική λειτουργία του. Σε πολλές περιπτώσεις, το λειτουργικό κόστος του νέου συστήματος θα είναι μικρότερο από το υπάρχον κόστος του συστήματος. Επίσης, λάβετε υπόψη τα προβλεπόμενα οφέλη κατά τον υπολογισμό της απόδοσης επένδυσης ERP, αναγνωρίζοντας ότι αυτά τα οφέλη θα υλοποιηθούν με την πάροδο του χρόνου.
Σκέψου θετικά αλλά ρεαλιστικά. Αν η εταιρία σας βασίζεται στο προϊόν (για παράδειγμα, διανομέας ή κατασκευαστής), μπορεί να οραματιστείτε μια σημαντική μείωση αποθέματος - αλλά κάντε την αρχική σας εργασία για να κατανοήσετε ποιο είναι το τυπικό αποτέλεσμα. Να έχετε επίσης κατά νου ότι οι εξοικονομήσεις δεν θα γίνουν αυτόματα, ούτε αμέσως.
Γιατί αυτό το πολύ λεπτομερές έργο; Η απόδοση επενδύσεων συχνά απαιτείται για σκοπούς οικονομικού προγραμματισμού. Είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσετε το συνολικό κόστος και τα οφέλη του έργου για να δικαιολογήσετε την επένδυση ERP και να αξιολογήσετε την απόδοση του συστήματος έναντι των προσδοκιών μόλις υλοποιηθεί. Το παρακάτω φύλλο εργασίας της υπολογιστικής απόδοσης ERP μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε με ακρίβεια τα έξοδά σας, προσφέροντας παράλληλα συμβουλές και συμβουλές για να κάνετε τη διαδικασία ομαλότερη.
Χρήση αυτού του φύλλου εργασίας
Αυτή η σελίδα θα σας καθοδηγήσει σε μια σειρά πινάκων που θα ολοκληρωθούν. Κάθε στάδιο θα παρέχει πληροφορίες που θα βοηθούν στη συμπλήρωση των εν λόγω πινάκων.
Καθώς προχωράτε στη διαδικασία, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας παραμετροποιημένα λογιστικά φύλλα με βάση αυτούς τους πίνακες. Δημιουργήσαμε επίσης ένα φύλλο εργασίας προτύπου ERP ROI με δυνατότητα λήψης για να σας βοηθήσουμε.
Υπάρχουν τρία σημαντικά βήματα για τον υπολογισμό της απόδοσης επένδυσης μίας αναβάθμισης ERP:
Λήψη του φύλλου εργασίας
ERP ROI
Δημιουργήσαμε ένα πρότυπο απόδοσης επένδυσης ERP με δυνατότητα λήψης για να σας βοηθήσουμε με τους υπολογισμούς.
1. Υπολογισμός εξόδων ERP
Πώς θα αναπτυχθεί το σύστημα ERP
Ο τρόπος ανάπτυξης του συστήματος ERP επηρεάζει σημαντικά τις εκτιμήσεις κόστους. Υπάρχουν αρκετές επιλογές:
- On-premise (on-prem): Η ανάπτυξη On-premise είναι ο παραδοσιακός τρόπος με τον οποίο τα παλιά συστήματα ERP εφαρμόζονται εδώ και δεκαετίες. Ο υλικοτεχνικός εξοπλισμός και το λογισμικό αγοράζονται και εγκαθίστανται στους διακομιστές μιας εταιρείας και το σύστημα συντηρείται και αναβαθμίζεται από την εταιρεία.
- Cloud: Σε μία ανάπτυξη cloud, το σύστημα εκτελείται στο διαδίκτυο με τον υλικοτεχνικό εξοπλισμό και το λογισμικό που συνήθως ανήκουν και υποστηρίζονται από τρίτο πάροχο. Οι επιχειρήσεις εγγράφονται στην υπηρεσία – ένα μοντέλο αδειοδότησης που αναφέρεται ως λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS) ERP.
- Hybrid: Σε αυτό το μοντέλο, τα στοιχεία ανάπτυξης on-premise και cloud μπορούν να συνδυαστούν για να δημιουργήσουν ένα hybrid cloud. Αυτό παρέχει στην εταιρεία την τελική ευελιξία, αλλά απαιτεί σημαντικά μεγαλύτερη συμμετοχή του προσωπικού της ΤΠ.
Ποιες επιλογές ανάπτυξης θα συγκρίνετε;
Πίνακας 1: Επιλογές ανάπτυξης ERP
Υπολογισμός κόστους ERP και των δύο συστημάτων
Αυτή η ενότητα του φύλλου εργασίας έχει σχεδιαστεί για τον υπολογισμό του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας (TCO) τόσο για το υπάρχον προηγούμενο σύστημα ERP όσο και για το νέο σύστημα αντικατάστασης. Κατά κανόνα, υπάρχουν τέσσερις τομείς επενδύσεων:
Για την αρχική αιτιολόγηση του έργου, θα είναι απαραίτητο να εκτιμηθούν αυτά τα έξοδα (πριν έρθετε για προτάσεις και προσφορές). Πολλά ή τα περισσότερα από τα στοιχεία που αναφέρονται εδώ μπορεί να περιλαμβάνονται σε ένα πακέτο αλλά αναμένεται να πληρώσουν για πρόσθετες υπηρεσίες, εκπαίδευση, υλικό και λογισμικό για την ολοκλήρωση της εργασίας.
Το κόστος ανάπτυξης και υποστήριξης θα είναι σημαντικά υψηλότερο αν το υπάρχον σύστημά σας είναι παλιό, δεν υποστηρίζεται καλά από τον προγραμματιστή, ή αν είναι «down-level», δηλαδή, όχι ενημερωμένο με διορθώσεις και εκδόσεις προγραμματιστή.
Εκτός από το αρχικό κόστος, να εκτιμηθεί το κόστος των αναβαθμίσεων και της επέκτασης πέραν της αρχικής αγοράς. Δεδομένου ότι πρόκειται για χρονικά προσανατολισμένη εκτίμηση – όλα τα κόστη θα αναπαραχθούν (και θα κλιμακωθούν) κατά τη διάρκεια των πέντε ετών (τουλάχιστον) του κύκλου ζωής – τοποθετούν αυτές τις δαπάνες αναβάθμισης και επέκτασης στα επόμενα έτη, καθώς είναι απίθανο να χρειαστεί να αναβαθμίσετε ή να επεκτείνετε κατά τη διάρκεια του πρώτου έτους περίπου.
- Αρχικός εξοπλισμός: Αγοράστε ή μισθώστε το κόστος υπολογιστών, διακομιστών, εκτυπωτών, για παράδειγμα. Στον πίνακα σύγκρισης, τα έξοδα αυτά θα έπρεπε να έχουν ήδη δαπανηθεί για «κληροδοτημένο σύστημα».
- Συνεχιζόμενες αναβαθμίσεις και συντήρηση: Συνεχές κόστος για τις παραπάνω υποδομές. Το κόστος συντήρησης της υποδομής με τη SaaS θα είναι μηδενικό ή χαμηλό.
- Άδεια λογισμικού συστήματος: Περιλαμβάνει λειτουργικό σύστημα, βάση δεδομένων, βοηθητικά προγράμματα, για παράδειγμα.
- Αναβαθμίσεις και συντήρηση λογισμικού συστήματος: Συνεχές κόστος για το παραπάνω λογισμικό συστήματος. Αναμένεται μηδενικό ή χαμηλό κόστος συντήρησης της υποδομής με τη SaaS.
- Εξοπλισμός και τέλη δικτύωσης: Αρχικός προϋπολογισμός για εξοπλισμό και υπηρεσίες δικτύωσης.
- Συσκευές χρήστη: Κόστος για αγορά, αντικατάσταση και συντήρηση των διαφόρων PC’s, tablets, scanners κ.ο.κ.
- Τέλη εγκαταστάσεων υποδομής: Υπολογισμένα έξοδα για τον χώρο και τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, για παράδειγμα, που απαιτεί το σύστημα.
Πίνακας: 2: Κόστος Υποδομής ERP
Εδώ, θα θελήσετε να προϋπολογίσετε το κόστος των αναβαθμίσεων και της επέκτασης πέρα από την αρχική αγορά. Οι ετήσιες χρεώσεις μπορεί να αυξηθούν με την πάροδο του χρόνου καθώς προστίθενται πρόσθετοι χρήστες ή εφαρμογές, ανάλογα με τη στρατηγική τιμολόγησης του προμηθευτή.
- Διαρκές τίμημα άδειας χρήσης αρχικό κόστος: Αρχικά κόστη ειδικά για on-premise συν μερικές φιλοξενούμενες και υβριδικές επιλογές αδειοδότησης. Αυτό έχει ήδη δαπανηθεί για το κληροδοτημένο σύστημα.
- Συνεχής ετήσια χρέωση άδειας χρήσης: Αυτό καλύπτει τις ενημερώσεις και κάποιο επίπεδο υποστήριξης. Για ένα σύστημα ERP, είναι συνήθως 16-20% του τιμοκαταλόγου ετησίως. Στο 20% ετησίως η άδεια «επαναγοράζεται» κάθε πέντε χρόνια.
- Ετήσια συνδρομή (SaaS): Χρήση αναφερόμενου ή εκτιμώμενου ετήσιου κόστους συνδρομής για εφαρμογές cloud.
- Ετήσια τέλη συντήρησης (SaaS): Πρόσθετα τιμήματα υποστήριξης που θα χρειαστούν για το λογισμικό που δεν περιλαμβάνεται αλλού. Τα περισσότερα τιμήματα συντήρησης λογισμικού SaaS περιλαμβάνονται στην συνδρομή.
Πίνακας 3: Δαπάνες Λογισμικού
Στη συνέχεια, πρέπει να εκτιμήσετε το κόστος υλοποίησης τόσο του αρχικού συστήματος όσο και των προγραμματισμένων αναβαθμίσεων κατά τη διάρκεια της πενταετούς περιόδου. Οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού έχουν μία ή δύο μεγάλες εκδόσεις κατά τη διάρκεια του έτους. Κάθε έκδοση είναι στην πραγματικότητα μια μίνι εφαρμογή. Πρώτα, η ομάδα έργου πρέπει να επανεξετάσει την έκδοση για να καθορίσει τον γενικό αντίκτυπο στην τρέχουσα επιχειρηματική διαδικασία. Έπειτα η έκδοση φορτώνεται και ελέγχεται. Πριν την παραγωγική διαδικασία, οι χρήστες θα πρέπει να εκπαιδευτούν επαρκώς στο νέο λογισμικό. Το ενδεχόμενο κόστος που πρέπει να εξεταστεί περιλαμβάνει:
- Προσωπικό ομάδας έργου: Συντελεστής στον προϋπολογισμένο χρόνο (συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών) για προσωπικό ΙΤ και χρήστες.
- Εξοδα συμβουλευτικής: Καθορίστε την αρχική βοήθεια που ίσως χρειαστείτε πέρα από αυτά που θα περιλαμβάνει ο προμηθευτής.
- Μετατροπή, είσοδος και δοκιμή δεδομένων: Χρησιμοποιήστε προσωπικό ή temps για καταχώριση δεδομένων, έλεγχο ή οποιαδήποτε άλλη βασική εργασία χρειάζεστε να καλύψετε. (Αυτό συχνά είναι εκτός προϋπολογισμού, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε ζητήματα ποιότητας δεδομένων.)
- Εκπαίδευση και εκπαίδευση χρηστών: Κάποια αρχική εκπαίδευση τελικού χρήστη θα συμπεριληφθεί από τον προμηθευτή, αλλά για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το σύστημα, συνιστάται ανεπιφύλακτα η περαιτέρω εκπαίδευση.
Πίνακας 4: Κόστος εφαρμογής ERP
Εκτιμήστε τα «κανονικά» λειτουργικά έξοδα για να διατηρήσετε το νέο σας επιχειρηματικό σύστημα ERP σε λειτουργία. Όταν εξετάζεται το τρέχον (επαναλαμβανόμενο) κόστος, να είναι όσο το δυνατόν πιο ρεαλιστικό και να περιλαμβάνει εύλογη προσδοκία για κλιμάκωση ή πληθωρισμό από έτος σε έτος. Τα κύρια στοιχεία θα είναι ένα μείγμα εσωτερικού προσωπικού πληροφορικής και χρόνου και δαπανών συμβούλων, όπως:
- Δαπάνες υποστήριξης υποδομής: Καλύπτει τον προϋπολογισμένο χρόνο για υποστήριξη πέραν αυτού που περιλαμβάνει η σύσταση του προμηθευτή. Με το SaaS, δεν θα υπάρξει ούτε κόστος συντήρησης της υποδομής ούτε ελάχιστο κόστος.
- Ανάκτηση αντιγράφων ασφαλείας και καταστροφών: Συμπεριλάβετε εξωτερικές ή ενδοεπιχειρησιακές πρακτικές.
- Υποστήριξη δικτύου και συσκευών: Εκτιμώμενη υποστήριξη που απαιτείται για το δίκτυο, τον υπολογιστή και την κινητή τηλεφωνία, για παράδειγμα.
- Περιοδικές διορθώσεις σφαλμάτων: Αυτό ισχύει για το προσωπικό ΤΠ για να εφαρμόσει το ρεύμα των διορθώσεων σφαλμάτων.
- Ενοποιήσεις λογισμικού: Αναμένεται τακτική συντήρηση καθώς ενημερώνονται τα προϊόντα λογισμικού.
- Παραμετροποιήσεις Λογισμικού: Ενημερώθηκε ή επανεφαρμόστηκε σε κύκλους έκδοσης λογισμικού.
- Υποστήριξη συσκευής κινητού του χρήστη: Απαιτείται προσπάθεια για ανάπτυξη και υποστήριξη εφαρμογής.
Πίνακας 5: Συνεχιζόμενες δαπάνες προσωπικού ERP
Καθορίστε το συνολικό κόστος του παλιού ERP έναντι του νέου συστήματος ERP
Από τους τέσσερις παραπάνω πίνακες, μεταφέρετε το σύνολο για κάθε τομέα επένδυσης, καθώς και τα υποσύνολα του νέου κόστους του συστήματος, στον παρακάτω πίνακα. Τώρα θα μπορείτε να δείτε τη συνολική εξοικονόμηση ή το πρόσθετο κόστος της μετάβασης σε ένα νέο σύστημα. Περιμένετε ένα μείγμα αρνητικών και θετικών υποσυνόλων για την “Διαφορά 5 ετών”.
Πίνακας 6: Σύνοψη του κόστους ERP
Τι να κάνετε με αυτές τις πληροφορίες
- Αν η συνολική “5ετή Διαφορά” είναι θετική, σημαίνει ότι είναι πιο ακριβή η συντήρηση του κληροδοτημένου σας συστήματος τότε για να το αντικαταστήσετε. Το ποσό αυτό αποτελεί άμεσο όφελος και πρέπει να προστεθεί στον Πίνακα 8: Σύνοψη των Παροχών ERP (παρακάτω).
- Αν η συνολική «5ετή Διαφορά» είναι αρνητική, σημαίνει ότι το νέο σύστημα θα είναι πιο ακριβό να εφαρμοστεί τότε για να συντηρήσει το υπάρχον σύστημά σας. Τα πρόσθετα οφέλη θα καλυφθούν στο επόμενο τμήμα.
- Το σύνολο του 5ετούς κόστους του Νέου Συστήματος θα χρησιμοποιηθεί παρακάτω στον υπολογισμό της απόδοσης επένδυσης ως «επένδυση».
2. Εκτίμηση των παροχών ERP
Εάν το πενταετές κόστος του νέου συστήματος είναι μεγαλύτερο από το κόστος συντήρησης του κληροδοτημένου συστήματος, τότε θα χρειαστείτε επαρκή πρόσθετα οφέλη για να δικαιολογήσετε την πραγματοποίηση της αλλαγής – διαφορετικά, γιατί να κάνετε την αλλαγή;
Για παράδειγμα, αν αναμένετε περισσότερα έσοδα και υψηλότερα περιθώρια ως αποτέλεσμα της αναβάθμισης σε ένα νέο ERP – ή αν το σύστημα θα προσφέρει μεγαλύτερη αξία και υψηλότερο επίπεδο υποστήριξης πελατών – αυτά τα οφέλη θα σας βοηθήσουν να εξορθολογίσετε την αναβάθμιση σε ένα νέο ERP.
Ορισμένα από τα οφέλη του νέου συστήματος είναι από τη φύση τους λίγο πιο δύσκολο να διαχωριστούν και να εκχωρηθούν στο νέο σύστημα, αλλά αξίζουν την προσπάθεια να το πράξουν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα υπάρξουν πολλά άμεσα οφέλη για να μην δικαιολογηθεί η εφαρμογή του νέου συστήματος. Αλλά η τεκμηρίωση και εκτίμηση των έμμεσων οφελών θα βοηθήσει στον προγραμματισμό του έργου, στον καθορισμό προτεραιοτήτων και στην μέτρηση των αποτελεσμάτων της υλοποίησης ERP στον οργανισμό. Ακόμη και αν δεν μπορείτε να εκχωρήσετε χρηματική αξία σε αυτές τις παροχές, προχωρήστε και εμφανίστε τις στο φύλλο εργασίας της απόδοσης επένδυσης και στο σχέδιο έργου.
Παραδείγματα παροχών ERP
Για αυτό το φύλλο εργασίας, τα δείγματα παροχών ERP οργανώθηκαν σε πέντε τομείς βελτίωσης:
- Παραγωγικότητα των ατόμων
- Λήψη αποφάσεων
- Οικονομικά και λογιστική
- Λειτουργίες
- Επιχειρηματική τεχνολογία
Οι παρακάτω κατάλογοι είναι δείγματα των παροχών. Θα υπάρχουν πολλά περισσότερα που θα ανακαλύψετε εσείς και η ομάδα σας όταν ελέγχετε ιστορίες επιτυχίας πελατών, αναφορές αναλυτών, επιχειρηματικές απαιτήσεις, επιλογές λογισμικού και νέα τεχνολογία. Αναφέρετε τα πιθανά οφέλη και αποτυπώστε τις αρχικές εκτιμήσεις για τις βελτιώσεις της διαδικασίας και την οικονομική τους αξία.
- Υποστηρίξτε τις κινητές συσκευές ώστε να μπορείτε να εργάζεστε οπουδήποτε οποιαδήποτε στιγμή.
- Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια στην καταχώριση δεδομένων λόγω των δύσκολων διαδικασιών και της αργής απόκρισης του συστήματος που σχετίζεται με παλαιότερα συστήματα ERP που δεν είναι «φιλικά προς τον χρήστη».
- Μειώστε τον χρόνο μέχρι την παραγωγικότητα με μια σύγχρονη διασύνδεση χρήστη (UI) βάσει ρόλου που μειώνει τον χρόνο εκπαίδευσης που απαιτείται για τους χρήστες ώστε να ξεκινήσουν και να λειτουργήσουν.
- Βοηθήστε στη δημιουργία ενός ελεγχόμενου, διαχειριζόμενου περιβάλλοντος για τη μείωση της μεταβλητότητας με τις πρότυπες διαδικασίες.
- Ενοποιήστε τα συστήματα για να μειώσετε τις ανακρίβειες στα δεδομένα και να εξαλείψετε περιττά δεδομένα.
- Συγκέντρωση και διαχείριση των πληροφοριών (ενιαία πηγή αλήθειας) ώστε να καταστούν αποτελεσματικότερες οι ενδοεπιχειρησιακές επικοινωνίες και να αποφευχθούν οι παρεξηγήσεις και η σύγχυση.
- Αποκτήστε πρόσβαση στα Big Data με σύγχρονα αναλυτικά εργαλεία για την παροχή πληροφοριών για καλύτερη λήψη αποφάσεων.
- Παρέχετε φιλικά προς τον χρήστη εργαλεία, όπως ειδοποιήσεις και πίνακες εργαλείων, που επιτρέπουν γρήγορα και ακριβή ερωτήματα αυτοεξυπηρέτησης.
- Βελτιστοποιήστε τις οικονομικές και λογιστικές διαδικασίες σε όλη την εταιρία.
- Επιτάχυνση του μηνιαίου κλεισίματος και βελτίωση της ακρίβειας της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης.
- Βελτιώστε τα εισπρακτέα λογαριασμών μειώνοντας τις εκκρεμείς ημερήσιες πωλήσεις (DSO).
- Μειώστε το άγχος των ελέγχων επειδή τα δεδομένα είναι οργανωμένα και άμεσα διαθέσιμα, καθώς και ακριβή και πλήρη.
- Διευκόλυνση της κανονιστικής συμμόρφωσης.
- Βελτιώστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε όλη την εταιρία και εκσυγχρονίστε τις ξεπερασμένες διαδικασίες.
- Ενοποιήστε το ηλεκτρονικό εμπόριο στη διαχείριση παραγγελιών και πελατών.
- Μειώστε το λειτουργικό κόστος εργασίας μέσω καλύτερων συστημάτων προγραμματισμού.
- Αυξήστε την ικανοποίηση του πελάτη με ένα σταθερό προϊόν ή ημερομηνία παράδοσης κατά τη στιγμή της αναφοράς.
- Βοηθήστε την προμήθεια να γίνει προορατική και ελεγχόμενη και όχι χαοτική και να εξαρτάται από την επίσπευση.
- Μειώστε το απόθεμα χωρίς να αυξήσετε την εμφάνιση ελλείψεων, ανεκτέλεστων παραγγελιών ή απογοήτευση πελατών μέσω καλύτερου προγραμματισμού και ελέγχου αποθέματος.
- Να αντικατασταθεί η παρωχημένη υποδομή που συγκρατεί την επιχείρηση.
- Βελτίωση της αλληλεπίδρασης μεταξύ των επιχειρηματικών συστημάτων των διαφόρων τμημάτων.
- Ενοποιήστε αυτόνομες παλαιές εφαρμογές και μειώστε τη χρήση λογιστικών φύλλων Excel και μη αυτόματων εργασιών.
- Αποκτήστε πρόσβαση σε νέα τεχνολογία όπως η τεχνητή νοημοσύνη (AI), η μηχανική μάθηση και το Διαδίκτυο των Πραγμάτων (IoT).
- Παρέχετε μια διαδρομή για την επεκτασιμότητα με σύγχρονα συστήματα που είναι σχεδιασμένα να αναπτύσσονται καθώς αναπτύσσεται μια επιχείρηση.
- Ενίσχυση της ασφάλειας των δεδομένων με επικαιροποιημένα συστήματα και ελέγχους.
- Καταλύστε το πρόβλημα της εύρεσης υποστήριξης για τα παλιότερα συστήματα που δεν υποστηρίζονται πλέον από τον προμηθευτή.
Τεκμηριώστε τις βελτιώσεις ERP
Το παρακάτω φύλλο εργασίας είναι ένα δείγμα λογιστικού φύλλου για την τεκμηρίωση των παρατηρήσεων και εκτιμήσεων σας για τις βελτιώσεις της διαδικασίας και την οικονομική τους αξία. Θυμηθείτε να συμπληρώσετε κάθε στήλη στο δικό σας λογιστικό φύλλο.
- Δημιουργήστε ένα φύλλο εργασίας για κάθε μία από τις πέντε περιοχές βελτίωσης που αναφέρονται παραπάνω.
- Καταγράψτε τις διαδικασίες που θα βελτιωθούν.
- Εκτίμηση των ετήσιων άμεσων και έμμεσων ποσών.
- Υπολογίστε τη συνολική πενταετή τιμή.
- Καθορίστε το όφελος, ακόμη και αν το ποσό του δολαρίου δεν μπορεί να καθοριστεί.
Προσδιορίστε τα άμεσα και έμμεσα οφέλη για κάθε τμήμα στον οργανισμό σας. Ακολουθεί ένα παράδειγμα παροχών στην περιοχή οικονομικών και λογιστικής. Θα χρειαστείτε έναν πίνακα όπως αυτός για κάθε τμήμα στον οργανισμό σας.
Πίνακας 7: Παράδειγμα παροχών ERP για τη χρηματοδότηση και τη λογιστική
Σύνοψη όλων των παροχών ERP
Μόλις εξεταστούν όλοι οι τομείς βελτίωσης, να προστεθεί το άθροισμα του πενταετούς συνόλου από κάθε τμήμα για να καθοριστεί το συνολικό όφελος.
Επίσης, αν διαπιστώσετε ότι η «Συνολική Διαφορά 5ετίας» από τον Πίνακα 6: Σύνοψη Κόστους στο ήταν θετική, τότε σαφώς θα είναι πιο ακριβή η συντήρηση του παλιού σας συστήματος στη συνέχεια η αντικατάστασή του. Το ποσό της αποταμίευσης είναι ποσό άμεσης παροχής και πρέπει να προστεθεί στον παρακάτω πίνακα στη γραμμή 6. Αν αυτός ο αριθμός ήταν αρνητικός (το νέο σύστημα κοστίζει περισσότερο από το υπάρχον) τοποθετήστε ένα μηδέν (0) στη Γραμμή 6.
Πίνακας 8: Σύνοψη των παροχών ERP
3. Υπολογισμός του ERP ROI
Δεν θα χρειαστείτε λογιστικό φύλλο για αυτήν τη φάση.
Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να υπολογίσετε την απόδοση επένδυσης ERP χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο:
ROI = (Παροχές – Επένδυση)/Επένδυση
Εδώ θα βρείτε τις πληροφορίες:
- Η «Επένδυση» είναι το «Συνολικό Κόστος 5 Χρόνων του Νέου Συστήματος», το οποίο είναι το σύνολο από τον Πίνακα 6: Σύνοψη Κόστους ERP
- Ο όρος «Οφέλη» είναι το «Συνολικό Έργο Παροχών ERP» από τον Πίνακα 8: Σύνοψη των Παροχών ERP
Στις περισσότερες περιπτώσεις το όφελος θα είναι μεγαλύτερο από την επένδυση και θα καταλήξετε σε λόγο μεγαλύτερο του 1.
Για παράδειγμα, αν το πενταετές όφελος είναι 2.000.000 δολάρια ΗΠΑ και η πενταετής επένδυση είναι 575.000 δολάρια, η αναλογία θα ήταν ($2.000.000 – 575.000 δολάρια) / $ 575.000 = 2.479 και αυτή στρογγυλοποιείται στο 2.5.
Πολλαπλασιάστε αυτή την αναλογία με το 100 για να λάβετε το ποσοστό απόδοσης που προκύπτει από την αναβάθμιση του συστήματος ERP. Στο παράδειγμά μας, η αναλογία 2.5 αντιπροσωπεύει μια απόδοση απόδοσης 250%.
Ξεκινήστε τους υπολογισμούς
ROI
Κάντε λήψη του φύλλου εργασίας ERP ROI για να ξεκινήσετε.
Το επόμενο βήμα
Αν τα οφέλη και η απόδοση της επένδυσης είναι καλά, το επόμενο βήμα είναι να επεκτείνετε την προσπάθεια ώστε να ταιριάζει με τη διαδικασία προγραμματισμού και κατάρτισης προϋπολογισμού της εταιρείας σας. Εφόσον το λογισμικό επηρεάζει τόσο τον λειτουργικό όσο και τον κεφαλαιουχικό προϋπολογισμό, ίσως χρειαστεί να εμπλέξετε περισσότερους ενδιαφερόμενους.
- Να επικοινωνήσει με τους χορηγούς στελέχη και τα μέλη της ομάδας που δημιούργησαν τις εκτιμήσεις.
- Παρέχετε υποστηρικτικά έγγραφα για τις πωλήσεις, τα έξοδα και άλλα έγγραφα.
- Δημιουργήστε συγκεκριμένες πωλήσεις και προβλέψεις κόστους κατά έτος.
- Προετοιμασία δεδομένων οικονομικής ανάλυσης για συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO), περίοδο αποπληρωμής και άλλους υπολογισμούς.
Αναβαθμίστε το παλιό σας ERP σήμερα
Αποκτήστε ένα ERP με μία γρήγορη βάση δεδομένων, ενσωματωμένο AI και ένα UX καταναλωτικού βαθμού.
SAP Insights Newsletter
Εγγραφείτε σήμερα
Αποκτήστε βασικές πληροφορίες κάνοντας εγγραφή στο newsletter μας.