Δόμηση της ομάδας υλοποίησης ERP για ένα επιτυχημένο έργο
Αυτή η ιστοσελίδα μεταφράστηκε από μηχανή για την διευκόλυνσή σας. Η SAP δεν παρέχει καμία εγγύηση σχετικά με την ορθότητα ή την πληρότητα της μηχανικής μετάφρασης. Η αρχική αγγλική ιστοσελίδα μπορεί να βρεθεί χρησιμοποιώντας τον παγκόσμιο χάρτη στην πάνω δεξιά γωνία αυτής της σελίδας.
Κατά την εφαρμογή του νέου λογισμικού ERP, οι εταιρείες συχνά αφιερώνουν πολύ χρόνο εντοπίζοντας τις απαιτήσεις τους αλλά σχετικά λίγο συνθέτουν την ομάδα που θα καθοδηγήσει την υλοποίηση. Ωστόσο, η ομάδα έργου ERP είναι χωρίς αμφιβολία ο μεγαλύτερος παράγοντας επιτυχίας, ένας παράγοντας που μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ της επιδίωξης υλοποίησης και ενός έργου που παρακάμπτεται.
Εξαιρετικά απλή, εδώ είναι η φόρμουλα για μια επιτυχή υλοποίηση: τα κατάλληλα άτομα, με τις σωστές δεξιότητες, ακολουθώντας τα σωστά βήματα. Βεβαιωθείτε ότι ξεκινάτε τον προγραμματισμό ERP σε συνδυασμό με τη διαδικασία επιλογής ομάδας. Αυτά τα οκτώ βήματα θα σας βοηθήσουν να δομήσετε την ομάδα έργου σας, να δημιουργήσετε το πρόγραμμά σας και να εφαρμόσετε τα σωστά μέτρα.
Η φόρμουλα για μια επιτυχή υλοποίηση: τα κατάλληλα άτομα, με τις κατάλληλες δεξιότητες, ακολουθώντας τα σωστά βήματα.
1. Αναγνώριση ότι δεν είναι έργο IT
Επειδή τα συστήματα ERP βασίζονται στην τεχνολογία πληροφοριών, οι χρήστες συχνά θεωρούν ότι οι υλοποιήσεις ERP είναι έργα ΙΤ. Όχι και έτσι. Ένα σύστημα ERP είναι η ραχοκοκαλιά ολόκληρης της λειτουργίας της εταιρίας σας ώστε να χρειαστείτε δέσμευση και δέσμευση από κάθε τμήμα. Χωρίς επαρκή οργανωτική υποστήριξη, μια υλοποίηση καθοδηγούμενη από ΤΠ είναι πιθανό να οδηγήσει σε δαπανηρές καθυστερήσεις, αντίσταση των χρηστών, δυσαρέσκεια ή ακόμη και πλήρη αποτυχία.
Το τμήμα ΙΤ θα φροντίσει για την εγκατάσταση του υλικοτεχνικού εξοπλισμού και του λογισμικού (αν το νέο σύστημα είναι εγκατεστημένο στην εγκατάσταση). Η πληροφορική θα είναι επίσης υπεύθυνη για τη συμβατότητα και την ενοποίηση με άλλα συστήματα και εξοπλισμό που εξαρτώνται από τα δεδομένα – τόσο εντός όσο και σε σχέση με την επιχείρηση. Ωστόσο, η ευθύνη για τον καθορισμό των νέων επιχειρηματικών διαδικασιών που θα καθοδηγήσουν τη διαμόρφωση του συστήματος πέφτει ξεκάθαρα στους ώμους των χρηστών του συστήματος.
2. Διασφάλιση της εκτελεστικής δέσμευσης
Ενώ η CIO ή η CTO αναμφίβολα ενέκρινε το έργο υλοποίησης, η συμμετοχή τους δεν τελειώνει εκεί, η υπογραφή στην επένδυση ERP είναι μόνο η αρχή. Τα στελέχη πρέπει να κατανοήσουν τον αντίκτυπο ενός μεγάλου έργου υλοποίησης ERP, να είναι πρόθυμοι να κάνουν τους απαραίτητους συμβιβασμούς για να επιτρέψουν στους ανθρώπους να αφιερώσουν χρόνο και ενέργεια στο έργο, και να παρέχουν ορατά στοιχεία για την υποστήριξή τους.
Τα εκτελεστικά στελέχη θα πρέπει να εκφράζουν τη δέσμευσή τους από τις πρώτες εναρκτήριες συνεδριάσεις. Θα πρέπει να συνεχίσουν να συμμετέχουν, ακολουθώντας την πρόοδο της ομάδας και προσφέροντας ενθάρρυνση όταν και όπου χρειάζεται. Πρέπει επίσης να χρησιμεύουν ως τελική αρχή όταν προκύπτουν συγκρούσεις ή ζητήματα που δεν μπορούν να επιλυθούν χωρίς εκτελεστική συμμετοχή.
Σε κάθε έργο θα υπάρχουν εποχές όπου άλλες προτεραιότητες παρεμβαίνουν στις δεσμεύσεις του έργου. Οι απαιτήσεις των πελατών, οι εκπαιδευτικές συνεδρίες ή τα ανταγωνιστικά έργα μπορούν εύκολα να απομακρύνουν τα μέλη της ομάδας. Οι εργαζόμενοι θα πιεστούν σκληρά να αντισταθούν σε αυτούς τους περισπασμούς χωρίς ορατή εκτελεστική δέσμευση και «άδεια» να παραμείνουν εστιασμένοι.
3. Επιλέξτε τον σωστό υπεύθυνο ομάδας έργου
Μια αποτελεσματική ομάδα έργου, με επικεφαλής έναν έξυπνο και αφοσιωμένο επικεφαλής έργου, είναι απαραίτητη για να οδηγήσει ένα έργο ERP στην επιτυχή ολοκλήρωση έγκαιρα και βάσει προϋπολογισμού. Ο επικεφαλής της ομάδας πρέπει να προέρχεται από την πλευρά της επιχείρησης και να είναι το άτομο στο οποίο απευθύνονται οι περισσότεροι άνθρωποι όταν έχουν μια ερώτηση ή κάποιο πρόβλημα, κάποιος που γνωρίζει την επιχείρηση της εταιρείας, την εσωτερική πολιτική και τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν τα πράγματα στον οργανισμό σας. Ο επικεφαλής του έργου θα μπορούσε να είναι προϊστάμενος τμήματος αλλά σε πολλές περιπτώσεις δεν θα είναι. Αν είναι δυνατόν, προσδιορίστε αυτό το άτομο όσο το δυνατόν νωρίτερα ώστε να επιτραπεί η συμμετοχή στη διαδικασία επιλογής.
Ο επικεφαλής της ομάδας πρέπει να είναι – ή να γίνει – ικανός στη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου για εργασίες ανίχνευσης, χρονοδιάγραμμα και κόστος. Η προηγούμενη εμπειρία από τη διαχείριση του έργου είναι χρήσιμη, αλλά δεν απαιτείται· υπάρχουν πολλοί πόροι διαθέσιμοι για την εκπαίδευση του ατόμου που έχει οριστεί σε τεχνικές και εργαλεία διαχείρισης έργων.
4. Αποκτήστε τα κατάλληλα άτομα από την ομάδα υλοποίησης ERP
Η δομή της ομάδας υλοποίησής σας πρέπει να αντικατοπτρίζει τον οργανισμό σας. Τα μέλη της ομάδας έργου θα πρέπει να εκπροσωπούν όλα τα κύρια λειτουργικά τμήματα, ιδίως εκείνα που είναι κύριοι χρήστες και δικαιούχοι του συστήματος. Τα τμήματα μπορεί να περιλαμβάνουν μηχανική, υπηρεσίες πωλήσεων και πελάτη, προμήθειες, χρηματοοικονομικά και λογιστική, ΙΤ, φυσική εγκατάσταση και συντήρηση, ανθρώπινους πόρους, ή άλλους ανάλογα με τον τρόπο οργάνωσης της επιχείρησής σας και το εύρος της εμβέλειας του συστήματός σας.
Η ομάδα είναι υπεύθυνη για τον προγραμματισμό και την οργάνωση του έργου και πρέπει να συναντιέται τακτικά για να ελέγχει την πρόοδο και να αντιμετωπίζει τυχόν ζητήματα που προκύπτουν. Κάθε μέλος της ομάδας θα αναλάβει την ευθύνη για τον συντονισμό των δραστηριοτήτων εντός της λειτουργικής του περιοχής, δημιουργώντας συχνά και καθοδηγώντας μεμονωμένες ομάδες εργασίας για την εκτέλεση διαφόρων καθηκόντων. Τα μέλη θα αναφέρουν στην ομάδα έργου καθώς αυτές οι εργασίες αναλαμβάνονται και ολοκληρώνονται.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ομάδα έργου θα συνεδριάζει εβδομαδιαίως – ή συχνότερα κατά τη διάρκεια κρίσιμων περιόδων ή περιόδων υψηλής δραστηριότητας. Αν και τα στελέχη σε επίπεδο C δεν αναμένεται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της ομάδας, θα πρέπει να ενημερώνονται για όλες τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις εφαρμογής μέσω τακτικής αναφοράς από τον επικεφαλής της ομάδας. Επίσης, συνιστάται ιδιαίτερα η αναφορά της κατάστασης σε όλη την εταιρεία, προκειμένου να διατηρηθεί υψηλός ο ενθουσιασμός και το ενδιαφέρον.
5. Παρακολούθηση μιας δομημένης και περιεκτικής διαδικασίας σχεδιασμού υλοποίησης
Ο προγραμματισμός πρέπει να αρχίζει νωρίς, όταν το έργο προτείνεται ή αναγνωρίζεται για πρώτη φορά. Το σχέδιο του έργου θα επικαιροποιείται συνεχώς καθώς θα καθίστανται διαθέσιμες νέες πληροφορίες – αλλά θα πρέπει να «εγκλωβίζεται» στην αρχή κάθε φάσης. Ενώ ενδέχεται να απαιτηθούν πρόσθετες αλλαγές μετά από αυτό το σημείο, οι αλλαγές στη μέση διαδικασία θα πρέπει να αποφεύγονται εάν είναι δυνατόν. Η τάση να προστίθενται ή να αλλάζουν οι στόχοι του έργου, αποτελεί πιθανότατα τη μεγαλύτερη απειλή για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Καλές ιδέες πιθανόν να προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αλλά ακόμα και φαινομενικά μικρές αλλαγές μπορούν να επιβραδύνουν ή να εκτροχιάσουν το σχέδιό σας. Αφήστε αυτές τις ιδέες κατά μέρος για τη δεύτερη φάση.
Λάβετε την (μελλοντική) κοινότητα χρηστών που εμπλέκεται στην έγκαιρη διαδικασία προγραμματισμού. Γιατί αυτό είναι τόσο σημαντικό; Αποτελούν την κύρια πηγή πληροφοριών για την περιγραφή «ως έχει» της επιχείρησης και των διαδικασιών της. Θα το χρειαστείτε στο τμήμα ορισμού απαιτήσεων της αίτησης ERP για προτάσεις (RFP). Θα θελήσετε να συμμετάσχουν στη διαδικασία επιλογής ώστε να σας πουν αν το σύστημα ικανοποιεί πραγματικά τις ανάγκες τους στο πλαίσιο των καθημερινών διαδικασιών τους. Το πιο σημαντικό είναι ότι η έγκαιρη και συνεχής συμμετοχή στη διαδικασία των προδιαγραφών και της επιλογής θα βοηθήσει να ξεπεραστεί κάθε αντίσταση στην αλλαγή που είναι συχνά παρούσα στην κοινότητα των χρηστών, όταν κάτι νέο τους ωθείται.
Αυτές και άλλες βέλτιστες πρακτικές υλοποίησης και προγραμματισμού ERP μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επένδυσή σας.
Λάβετε την (μελλοντική) κοινότητα χρηστών που εμπλέκεται στην έγκαιρη διαδικασία προγραμματισμού.
6. Παρακολουθήστε το πρόγραμμα έργου σας
Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης έργου για να προγραμματίσετε και να παρακολουθήσετε το έργο και την εξέλιξή του. Υπάρχουν πολλά σχετικά φθηνά πακέτα λογισμικού διαχείρισης έργων από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Το λογισμικό θα βοηθήσει στον καθορισμό του χρονοδιαγράμματος, στον εντοπισμό των αναγκών σε πόρους και στον εντοπισμό πιθανών συγκρούσεων. Μόλις φορτωθεί ολόκληρο το σχέδιο έργου, θα σας βοηθήσει να παρακολουθήσετε κάθε εργασία και τη συνολική πρόοδο έναντι του σχεδίου, καθώς και να προσδιορίσετε τον αντίκτυπο τυχόν ολίσθησης – καθυστερήσεων που προκλήθηκαν από την καθυστερημένη ολοκλήρωση των εργασιών που μπορεί να επηρεάσουν άλλα χρονοδιαγράμματα. Τα εργαλεία θα παρακολουθούν επίσης τις δαπάνες σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό και θα ενημερώνουν τα ανώτερα διοικητικά στελέχη για τις ανάγκες χρηματοδότησης και πόρων.
Καθώς εντοπίζονται αποκλίσεις από το πρόγραμμα έργου, η ομάδα έργου πρέπει να τις αντιμετωπίσει γρήγορα. Οι μικρές διαφάνειες γίνονται μεγάλα προβλήματα αν δεν επιλυθούν όσο είναι ακόμα μικρά. Κάθε επικεφαλής ομάδας εργασίας θα πρέπει να αναφέρει την μέχρι του λεπτού κατάσταση των ενεργών έργων στην υπόλοιπη ομάδα έργου κατά την εβδομαδιαία συνάντηση. Η ομάδα έργου μπορεί τότε να βρει πώς να επαναφέρει οποιαδήποτε καθυστερημένη ή διαταραγμένη εργασία σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Το πρόγραμμα είναι πρωταρχικό - μην αφήσετε καμία προγραμματισμένη ολίσθηση δραστηριότητας καθώς θα υπάρχουν άλλες επιπτώσεις downstream. (Είναι εντάξει να χτίσετε λίγο μαξιλάρι σε κρίσιμες εργασίες και φάσεις του σχεδίου. Μπορείτε να εξετάσετε την υιοθέτηση ορισμένων από τις αρχές διαχείρισης έργου από την Κρίσιμη Αλυσίδα του Eli Goldratt, συμπεριλαμβανομένων τρόπων για να γίνουν πιο αποτελεσματικοί αυτοί οι ενδιάμεσοι χρόνοι αποθήκευσης.)
7. Βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες «κατέχουν» το σύστημα
Αυτό το σημείο πρέπει να επαναληφθεί: η επιτυχία της υλοποίησής σας εξαρτάται από την κοινότητα των χρηστών να αισθάνεται την αίσθηση της ιδιοκτησίας του συστήματος. Αν οι χρήστες είναι από την αρχή μέρος της διαδικασίας, θα νιώθουν μεγαλύτερη αίσθηση ευθύνης για την επιτυχία της – αφού ήταν ιδέα τους, τουλάχιστον εν μέρει, να διαλέξουν αυτό το συγκεκριμένο σύστημα και να το διαμορφώσουν όπως κάνατε.
Σε κάθε εφαρμογή, θα υπάρχουν στιγμές που εμφανίζονται δύσκολα ή απρόβλεπτα εμπόδια. Αν οι χρήστες δεν αισθάνονται ότι είναι το σύστημά τους, είναι εύκολο να κατηγορήσουν κάποιον άλλο – στελέχη, διευθυντές, ΙΤ ή το ίδιο το σύστημα – αντί να σκάβουν και να διορθώσουν το πρόβλημα. Το κλειδί για την ανάληψη δέσμευσης ιδιοκτησίας είναι η έγκαιρη συμμετοχή στον σχεδιασμό του έργου και στον καθορισμό στόχων.
Το "Τι υπάρχει σε μένα;" ο παράγοντας αυτός είναι επίσης σημαντικός για την απόκτηση αυτής της αίσθησης ιδιοκτησίας. Κάθε χρήστης πρέπει να δει τα οφέλη από το νέο σύστημα – είτε πρόκειται για μεγάλη χρήση, ευκολία, περισσότερη πίστη στην ακρίβεια της πληροφορίας, την ικανότητα να επιτύχει περισσότερα και να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο στον οργανισμό, ή μείωση του άγχους, των υπερωριών και της απογοήτευσης. Ορισμένα από αυτά τα «ήπια» οφέλη είναι σημαντικά για την παροχή κινήτρων στους χρήστες να υιοθετήσουν το σύστημα και να το καταστήσουν επιτυχές. Η εκπαίδευση και η κατάρτιση είναι το κλειδί για να μπορέσουν οι χρήστες να κατανοήσουν πώς το σύστημα θα βελτιώσει την επαγγελματική τους ζωή και απόδοση.
Η επιτυχία της υλοποίησής σας εξαρτάται από την κοινότητα των χρηστών που αισθάνεται την αίσθηση της ιδιοκτησίας του συστήματος.
8. Μετρήστε την επιτυχία της ομάδας έργου ERP
Η τελική μέτρηση της αποτελεσματικότητας της ομάδας έργου είναι, φυσικά, μια επιτυχής υλοποίηση, που ολοκληρώνεται εγκαίρως και επί του προϋπολογισμού. Ωστόσο, τα ενδιάμεσα μέτρα είναι εξίσου σημαντικά. Το σχέδιο του έργου αποτελείται από μια σειρά από αλληλεξαρτώμενες εργασίες που καθορίζονται σε ένα χρονοδιάγραμμα, με τους πόρους που διατίθενται για κάθε εργασία. Η ευθύνη της ομάδας, αφού εγκριθεί το πρόγραμμα, είναι να διαχειριστεί την ολοκλήρωση όλων των εργασιών σύμφωνα με το πρόγραμμα.
Τα μεμονωμένα καθήκοντα, όταν ολοκληρωθούν, χρησιμεύουν ως ορόσημα. Κάθε εβδομάδα, οι μεμονωμένοι διαχειριστές εργασιών θα πρέπει να αναφέρουν την πρόοδο των εργασιών, συμπεριλαμβανομένων του χρόνου και της χρήσης των πόρων, καθώς και τυχόν προκλήσεων, συγκρούσεων ή ζητημάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν – έτσι ώστε η ομάδα έργου στο σύνολό της να μπορεί να αποφασίσει για τις διορθωτικές ενέργειες ή την ανακατανομή πόρων που απαιτούνται για να διατηρηθούν οι εργασίες στο στόχο. Η επιτυχής ολοκλήρωση όλων των εργασιών στην πορεία λειτουργεί ως μέτρηση τόσο για την απόδοση των task leaders όσο και της μεγαλύτερης ομάδας έργου.
Η επίτευξη των προσδοκιών του ERP ROI (απόδοση επένδυσης) είναι επίσης ένα μέτρο ομαδικής επίτευξης, ειδικά αν αυτές οι προσδοκίες ROI είναι ρεαλιστικά χρονικά κλιμακούμενες για να δείξουν πρόοδο ή συνεχή βελτίωση.
Και τέλος, η επικοινωνία της ομάδας έργου, ενώ ένα λιγότερο άμεσο μέτρο, είναι ένας ακόμα δείκτης επίτευξης. Πόσο καλά κοινοποίησε η ομάδα την κατάσταση του έργου στην εταιρεία εν γένει και πάνω στην αλυσίδα στους διευθυντές των τμημάτων και στα στελέχη της εταιρείας; Η ισχυρή επικοινωνία αποτελεί ουσιαστικό συστατικό ενός επιτυχημένου σχεδίου.
Σύνοψη
Η υλοποίηση του ERP απαιτεί συμμετοχή και υποστήριξη για όλη την επιχείρηση. Η ομάδα του έργου βρίσκεται στο επίκεντρο της υλοποίησης, παρόλο που δεν "κάνει" πραγματικά την ίδια την υλοποίηση. Η κύρια εργασία της ομάδας είναι να προγραμματίζει και να διαχειρίζεται το έργο, να λαμβάνει υποστήριξη και να διατηρεί την επιχείρηση υποκινούμενη και να προχωρά προς την επίτευξη όλων των προγραμματισμένων εργασιών και δραστηριοτήτων - μέχρι να ολοκληρωθεί επιτυχώς το έργο.
On-premise, cloud, ή υβριδικό ERP;
Μάθετε για τις πολλές διαθέσιμες επιλογές στον προγραμματισμό της ανάπτυξης cloud ERP.
SAP Insights Newsletter
Εγγραφείτε σήμερα
Αποκτήστε βασικές πληροφορίες κάνοντας εγγραφή στο newsletter μας.