Überblick über den Procure-to-Pay-Prozess

Procure-to-Pay ist der Prozess der Integration von Einkaufs- und Kreditorenbuchhaltungssystemen zur Steigerung der Effizienz. Er ist Teil des umfassenderen Beschaffungsmanagementprozesses und umfasst vier wichtige Phasen:

1. Auswahl von Waren und Dienstleistungen
2. Durchsetzung von Compliance und Anordnungen
3. Eingang und Abstimmung
4. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Lösungen für das Procure-to-Pay-Management sorgen für Genehmigungsabläufe, die sicherstellen, dass ausgehandelte Einsparungen tatsächlich Ihren Gewinn steigern.

Warum ist Procure-to-Pay wichtig?

Mit der Digitalisierung Ihres Beschaffungsprozesses durch Procure-to-Pay-Softwarelösungen können Sie die Compliance und Kontrolle zwischen Lieferanten, Verträgen, Vorschriften, Käufern und Kreditorenbuchhaltung stärken.

Da sie Unternehmen dabei unterstützt, bei bevorzugten Lieferanten zu ausgehandelten Preisen einzukaufen, ohne sich mit manueller Schreibarbeit und Tabellen herumschlagen zu müssen, kann die Prozessautomatisierung mit einer Procure-to-Pay-Software folgende Vorteile bieten:

• Aktive Kontrolle und Verbesserung globaler Ausgaben
• Konsolidierung der meisten manuellen Handelsprozesse zur Reduzierung von Fehlern
• Optimierung der Katalogpflege, wodurch Zeit gespart und Ressourcen freigesetzt werden
• Schnelle Genehmigung neuer Lieferanten
• Senkung der Kosten, um den Wert von Beschaffungsverhandlungen zu maximieren

Wertvolle Einblicke in grundlegende Beschaffungsprozesse gewinnen

Die Digitalisierung von Procure-to-Pay-Prozessen mit den heutigen Softwarelösungen kann das Beschaffungsmanagement verbessern und Kontrollmöglichkeiten für globale Ausgaben schaffen. Sie bietet einen schnellen ROI durch Compliance bei Katalogen und Verträgen und kann Bereiche mit aktuellen und potenziellen Problemen für eine weitere Prozessoptimierung identifizieren.

Procure-to-Pay-Software ist der Schlüssel zu besserer Compliance und Ausgabenkontrolle

Bleiben Sie flexibel und erreichen Sie Ihre Beschaffungsziele mit skalierbarer Software, die nach Bedarf – wenn Sie zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Ressourcen benötigen – erweitert oder reduziert werden kann. Procure-to-Pay-Software bietet Ihnen Folgendes:

• Einfaches und bequemes Einkaufen
• Effiziente und funktionale Integration in ERP-Systeme
• Mehr Tempo, Komfort und Leistung beim Beschaffungsprozess
• Kontrolle über den Einkauf, einschließlich komplexer geschäftlicher Services
• Flexible weltweite Prozesse, Budgetprüfungen und Genehmigungen bei dynamischen Einkaufsabteilungen
• Verwaltung von Lieferanten, Prozessen, Zahlungen, Budgets und Genehmigungen an jedem Ort der Welt
• Best Practices, angepasst an den Kontext der anstehenden Aufgabe
• Reibungslose Eingangs- und Abstimmungsprozesse

Wie funktioniert Procure-to-Pay-Software?

Procure-to-Pay-Software (P2P-Software) sorgt durch die Integration in Ihre ERP- (Enterprise Resource Planning) und Finanzsysteme für einen reibungsloseren und schnelleren B2B-Einkauf. Wenn Sie Waren oder Leistungen erwerben wollen, führt die Software Sie durch den Auswahlprozess – mit einer intuitiven Benutzungsoberfläche, die sicherstellt, dass Ihre Auswahl nicht gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt. Sobald Sie einen Auftrag ausgelöst haben, legt die Software automatisch Bestellungen an und sendet sie mithilfe anpassbarer Workflows zur Genehmigung. Nach der Genehmigung sendet das System die Bestellung an den Lieferanten. Der Lieferant kann die Bestellung dann in Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen, Belege und Rechnungen umwandeln.

Nach Aufgabe der Bestellung hilft das System dabei, die Lieferung zu verfolgen und Belege zu bearbeiten. Abschließend kann die Procure-to-Pay-Software Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, indem sie die Lieferung vor der Anweisung der Zahlung mit der ursprünglichen Bestellung und Rechnung abgleicht.