Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Definition und Funktionsweise

Das steigende Interesse an der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spiegelt ziemlich genau die aktuelle Stimmung unter den Führungskräften wider: Es bieten sich viele neue Möglichkeiten. Gleichzeitig ist der Wettbewerb härter denn je und umständliche Verfahren oder ineffiziente Abläufe kann sich niemand mehr leisten. Dank der erstaunlichen KI-gestützten Fähigkeiten moderner Technologien und der stärkeren Fokussierung auf Schlankheit und Strategie hat die Prozessautomatisierung ihre volle Wirkung entfaltet – und die Unternehmen erkennen schnell, dass sie sich von der Last papierlastiger Praktiken und fehleranfälliger manueller Buchhaltungsaufgaben befreien können.

In seiner jüngsten Umfrage stellte das Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) fest, dass 56 % der Kreditorenteams mehr als 10 Stunden pro Woche allein für die manuelle Rechnungsbearbeitung aufwenden. Und wie jeder weiß, kann diese Art der Dateneingabe zu Fehlern führen, die Geld und Zeit kosten. Wenn es Ihnen wie den Befragten in diesem IFOL-Bericht geht, werden Sie zustimmen, dass „Datenfehler, Ausnahmen und Diskrepanzen“ ganz oben auf der Liste Ihrer Buchhaltungsprobleme stehen. Glücklicherweise sind dies genau die Herausforderungen, die sich durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ganz einfach bewältigen lassen.

Was ist Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzt leistungsstarke KI-gestützte Technologien, um Ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung durchgängig zu optimieren und zu verbessern. Es beginnt mit elektronischen Rechnungen, die über ein Portal oder direkt von einem Lieferanten empfangen oder von Papier in digitale Formate umgewandelt werden können. Anschließend können Sie Stammdaten schnell validieren und Rechnungen nahtlos mit Beschaffungsbelegen wie Bestellungen und Wareneingängen abgleichen, was schnelle Genehmigungen und pünktliche Zahlungen bewirkt.

Dieser Prozess reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen, was wiederum das Fehlerrisiko senkt und die Gesamteffizienz steigert. Die besten Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unterstützen die Verarbeitung von Daten in Echtzeit und eine fundierte Entscheidungsfindung, was für die Sicherung des Cashflows und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens entscheidend ist. Und wenn Sie Transaktionen schneller und genauer abwickeln können, vereinfacht das nicht nur Ihre Abläufe, sondern stärkt auch die Beziehungen zu Ihren Lieferanten.

Die Fallstricke der papierbasierten Kreditorenbuchhaltung

Papierbasierte und manuelle Kreditorenbuchhaltungsprozesse können die operative Effizienz Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Sie verhindern die Verfügbarkeit von Informationen zum Rechnungs- und Zahlungsstatus sowohl für Sie als auch für Ihre Lieferanten. Sie binden Ressourcen durch manuelle Bearbeitung, Dateneingabe und Abstimmung. Und wenn Ihre Teams Belegen hinterherlaufen und Anrufe zum Zahlungsstatus entgegennehmen müssen, können sie sich nicht um strategischere und dringendere Aufgaben kümmern. Das kann dazu führen, dass Lieferanten gestresst und unzufrieden sind – und das wiederum wirkt sich direkt auf Ihr Geschäft aus, von Ihrer Verhandlungsstärke bis hin zu Ihrer Fähigkeit, Skonti für vorfristige Zahlungen zu nutzen.

Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Geschwindigkeit. Genauigkeit. Effizienz. Diese Dinge kommen einem zuerst in den Sinn, wenn es um Prozessautomatisierung geht. Wenn jedoch integrierte Geschäftslösungen mit modernen Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung gepaart werden, geht das Ergebnis über die Kreditorenlandschaft hinaus und trägt zu einer besseren Zusammenarbeit und Sichtbarkeit bei allen Ihren Teams und Stakeholdern bei. Hier sind nur einige der wichtigsten Vorteile, die Sie nutzen können, wenn Sie Ihren gesamten Prozess von der Rechnung bis zur Zahlung automatisieren:

• Effizienzsteigerung: Durch die messbare und sinnvolle Rationalisierung der Fakturierung und des Zahlungsprozesses reduziert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung den Zeitaufwand für Genehmigungen und erhöht die Gesamtproduktivität.
• Kostenreduzierung: Die Automatisierung senkt die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen erheblich, weil sie die manuelle Eingabe und die damit verbundenen Arbeitskosten minimiert und die Ausgaben für die Aufbewahrung und Bearbeitung von Dokumenten reduziert.
• Besseres Cashflow-Management: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung führt zu schnelleren Zahlungszyklen, Skontimöglichkeiten und bedarfsgerechten Einblicken in die Bilanz. All dies trägt zur Steigerung des Umlaufvermögens und zur Optimierung des Cashflows bei.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sorgt für pünktlichere Zahlungen und ebnet zudem den Weg für zuverlässig prognostizierbare Prozesse und verlässliche Kommunikationskanäle, die zu besseren Lieferantenbeziehungen und mehr Zufriedenheit führen.
• Einhaltung globaler Vorschriften: Durch die Zentralisierung stets aktueller Compliance-Daten aus der ganzen Welt können Sie Risiken erheblich reduzieren und schnellere Entscheidungen treffen, wenn sich neue globale Chancen ergeben.
• Größere Genauigkeit: Die meisten Fehler sind unbeabsichtigt … aber nicht alle. Integrierte Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Ihnen helfen, versehentliche Fehler zu vermeiden und Betrugsversuche schon im Vorfeld zu erkennen.
• Verwaltung von Rechnungen ohne Bestellauftrag und Rechnungen für Services: Die Leistungsfähigkeit von KI und Machine Learning bedeutet, dass die heutigen Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eine Vielzahl unterschiedlicher Datensätze zusammenführen und verarbeiten können, ohne dass Ihnen etwas entgeht.

Was ist Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?

Die Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung ist eine Methode zur Minimierung menschlicher Eingriffe und zur Beseitigung fehleranfälliger Aufgaben im Prozess der Kreditorenbuchhaltung. Dies geschieht durch den Einsatz einer Kreditorenbuchhaltungssoftware, die in ein Online-Geschäftsnetzwerk integriert ist, das Handelspartner digital miteinander verbindet.

Wie funktioniert die Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?

Die frühen Tools zur Prozessautomatisierung ähnelten eher Fließbandrobotern. Sie taten eine Sache immer und immer wieder und gerieten bei Abweichungen oder komplexen Vorgängen schnell an ihre Grenzen. KI und die Cloud-Systeme in den heutigen Kreditorenbuchhaltungslösungen haben mit Komplexität keine Probleme mehr. Sie lernen im Laufe der Zeit und verarbeiten verschiedene Datentypen mit Leichtigkeit – mit anpassbaren Workflows und Berichten auf Abruf. Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Faktoren moderner Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung:

• Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML): Mit diesen Technologien als Kernstück verbessern sich die Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit der Zeit, indem sie aus historischen Daten lernen. So lassen sich selbst komplexeste Workflows schnell auf den Weg bringen – zugunsten von höherer Genauigkeit und Geschwindigkeit auf ganzer Linie.
• Optische Zeichenerkennung (OCR): OCR wandelt Bilder von getipptem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinenlesbaren Text um, in der Regel aus einem gescannten Dokument. Der Einsatz von KI hat die Genauigkeit und Flexibilität der Funktionen erheblich verbessert.
• Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA): Anstelle von physischen Robotern verwendet RPA Software-Roboter (Bots), um sich wiederholende manuelle Aufgaben zu automatisieren. Wie alles andere haben sich auch diese Bots in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt und können nun komplexere und unerwartetere Aufgaben bewältigen.
• Automatisierung digitaler Workflows: Hierbei werden automatisierte Wege für die Rechnungsgenehmigung eingerichtet, über die Rechnungen anhand bestimmter Kriterien wie Rechnungsbetrag, Lieferant oder Kostenstelle elektronisch weitergeleitet werden, sodass die richtige Person die richtige Rechnung zum richtigen Zeitpunkt genehmigen kann.
• Elektronischer Datenaustausch (EDI): EDI ermöglicht den computergestützten Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Geschäftspartnern. Das trägt zur Steigerung der Genauigkeit und Geschwindigkeit bei und ermöglicht strengere Datenschutz- und Sicherheitskontrollen.

Welche Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung können automatisiert werden?

Jedes Unternehmen verfügt über eigene Protokolle und Workflows. Die folgende Liste enthält lediglich einige der am häufigsten automatisierten Aufgaben:

• Dateneingabe und Rechnungserfassung: In der Regel wird OCR-Technologie in Kombination mit KI eingesetzt, um Rechnungsdaten sowie alle anderen zu digitalisierenden Papierdokumente schnell und präzise zu erfassen.
• Rechnungsabgleich und ‑validierung: Automatisierte Systeme gleichen Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Belegen ab und überprüfen deren Richtigkeit, bevor sie weiterverarbeitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Zahlungen nur für verifizierte Transaktionen erfolgen, was die Finanzkontrolle verbessert.
• Genehmigungsweiterleitung und ‑Workflows: Für Rechnungsgenehmigungsprozesse werden vordefinierte Regeln festgelegt, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente an die richtigen Personen (mit der richtigen Sicherheitsstufe) weitergeleitet werden.
• Zahlungsplanung und ‑ausführung: Automatisierte Systeme planen Zahlungen auf Grundlage von Fälligkeitsterminen und den Cashflow-Strategien des Unternehmens. Anschließend führen sie Zahlungen aus, verwalten elektronische Überweisungen und optimieren Finanzressourcen – unter Einhaltung regionaler Vorschriften.

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Es sind nicht Systemausfälle, die digitale Transformationsprojekte zum Scheitern bringen, sondern schlechte Planung und mangelhafte Kommunikation. Die folgenden bewährten Strategien können Ihnen dabei helfen, ein Projekt zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich auf- und umzusetzen:

• Bewertung der aktuellen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und Ermittlung von Lücken: Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung Ihrer bestehenden Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung, um Ineffizienzen und Bereiche zu identifizieren, die von einer Automatisierung profitieren könnten. Diese Bewertung hilft dabei, spezifische Anforderungen zu ermitteln und die Voraussetzungen für eine maßgeschneiderte Automatisierungslösung zu schaffen.
• Auswahl der richtigen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Wählen Sie eine Software, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kompatibilität mit bestehenden Systemen, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und gegebenenfalls die Fähigkeit, globale Abläufe zu unterstützen.
• Einrichtung einer digitalen Rechnungserfassung (OCR und E-Invoicing): Implementieren Sie Technologien wie OCR und E-Invoicing, um von papierbasierten zu digitalen Formaten überzugehen. Dies ist ein grundlegender Prozess zur Reduzierung der manuellen Dateneingabe und zur Erhöhung der Genauigkeit.
• Konfiguration automatisierter Workflows und Genehmigungshierarchien: Legen Sie klare Regeln und Workflows für die Rechnungsbearbeitung und ‑genehmigung fest. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie Prozesse rationalisieren, Verzögerungen reduzieren und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien gewährleisten.
• Aufbau einer soliden Kommunikations-, Feedback- und Schulungsstrategie: Die besten Softwareintegrationen entstehen, wenn Führungskräfte Zeit investieren, um die Probleme und Wünsche ihrer wichtigsten Teams kennenzulernen. Nehmen Sie sich Zeit, um die übergeordneten Ziele Ihres Unternehmens und die Gründe für die Auswahl neuer Lösungen zu kommunizieren. Strukturieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten neu, um sicherzustellen, dass die Automatisierung keine Arbeitsplätze vernichtet, sondern Ihren Teams mehr Zeit für die Entwicklung strategischer und marktfähiger Fähigkeiten verschafft.

Auswahl einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Angesichts des beispiellosen Wettbewerbs und der sich ständig ändernden Marktbedingungen müssen Sie jede Gelegenheit nutzen, um schlanker und schneller zu werden und datengestützte Einblicke und Transparenz in alle Bereiche Ihres Unternehmens zu gewinnen. Technologien, die noch vor wenigen Jahren als „nice to have“ galten, sind heute unverzichtbar geworden. Es ist wichtiger denn je, dass Sie eine fundierte und langfristige Strategie für den Aufbau eines Technologieportfolios entwickeln, das genau Ihren individuellen Anforderungen entspricht und Ihnen eine einfache Skalierung und Anpassung an die sich wandelnde Geschäftslandschaft ermöglicht. Im Folgenden sind einige der Schritte aufgeführt, die bei der Bewertung einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu beachten sind:

• Verständnis Ihrer Anforderungen an die Prozessautomatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Definieren Sie Ihren Automatisierungsbedarf klar und eindeutig, einschließlich der wesentlichen Funktionen, die spezifische Herausforderungen in Ihren aktuellen Prozessen bewältigen müssen.
• Bewertung der Skalierbarkeit und Flexibilität: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Wachstum Schritt halten und sich an veränderte Geschäftsprozesse und Vorschriften anpassen kann.
• Sicherstellung der Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen: Die Software sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP- und Finanzsysteme integrieren lassen, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten und die Abläufe in allen Unternehmensbereichen zu optimieren.
• Priorisierung von Benutzerfreundlichkeit und intuitiven Benutzungsoberflächen: Entscheiden Sie sich für Software mit einer intuitiven Benutzungsoberfläche, um die Einarbeitungszeit zu minimieren und die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden zu maximieren. Benutzerfreundlichkeit ist die Voraussetzung dafür, dass die Softwarefunktionen umfassend genutzt werden.
• Bewertung der Sicherheits- und Compliance-Funktionen: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Software über strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten verfügt und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in allen Ländern unterstützt, in denen Ihr Unternehmen tätig ist.
• Bewertung der Reputation und des Kundenservice des Anbieters: Informieren Sie sich über die Reputation des Anbieters auf dem Markt und die Qualität seines Kundensupports. Ein zuverlässiger Kundenservice ist unerlässlich für die schnelle Lösung von Problemen und die Gewährleistung einer kontinuierlichen Systemleistung.

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