Was ist ein Talentmanagement-System (TMS)?

Überblick über Talentmanagement-Systeme

Ein Talentmanagement-System (TMS) ist eine integrierte Softwareplattform, die zentrale Prozesse im Talentmanagement unterstützt, so etwa das Recruiting, Onboarding von Mitarbeitenden, Leistungsmanagement, die Weiterbildung und berufliche Entwicklung, das Vergütungsmanagement und die Nachfolgeplanung. Diese Prozesse und die unterstützenden technischen Funktionen werden in der Regel über Softwaremodule bereitgestellt. So können Unternehmen zunächst nur die benötigten Funktionen aktivieren und im Zuge des Unternehmenswachstums weitere ergänzen.

Vor allem aber können Unternehmen mit einem TMS die Personalplanung auf ihre Unternehmensstrategie abstimmen. Dadurch können proaktive Maßnahmen ergriffen werden, um die richtigen Talente zu gewinnen, die die aktuellen und zukünftigen Unternehmensziele unterstützen.

Wie funktionieren Talentmanagement-Systeme?

Ein TMS integriert sämtliche HR-Module, die für die Gewinnung, Einstellung und Entwicklung von Mitarbeitenden erforderlich sind. Die einzelnen Module wie die Personalgewinnung oder das Leistungsmanagement werden häufig als Talentmanagement-Systeme bezeichnet. Aber diesen eigenständigen Modulen fehlen die vielschichtigen Funktionen eines wirklich integrierten Systems, das den gesamten Talentlebenszyklus und seine Prozesse unterstützt – von der ersten Gewinnung von Kandidaten bis hin zur Nachfolgeplanung.

Talentmanagement-Systeme werden in der Regel in der Cloud ausgeführt. Eine Cloud-Plattform bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter größere Datenspeicherkapazitäten, eine robustere Sicherheit und eine einfachere Integration ergänzender Anwendungen wie Personalabrechnung, Weiterbildungsprogramme, Karriereplanung und andere Systeme sowie die sichere Speicherung von Mitarbeiterdaten (z. B. persönliche Informationen, Demografie und Vergütung).

Moderne Talentmanagement-Systeme arbeiten heute mithilfe von KI noch effizienter. Durch die Echtzeitanalyse von Kompetenzen, Leistungsdaten, Lernaktivitäten und Karrieresignalen hilft KI dabei, die Zusammenhänge über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg zu erkennen. Dies erleichtert die Personalisierung von Erlebnissen, liefert rechtzeitige Empfehlungen und unterstützt fundiertere Entscheidungen – so erhalten Mitarbeiter relevante Orientierungshilfen, Führungskräfte gewinnen klarere Erkenntnisse und Unternehmen können schneller auf sich ändernden Talentbedarf reagieren.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Talentprozesse, die von einem TMS unterstützt werden:

1. Personalplanung: Sicherstellen, dass die Talentstrategien mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmen. Zusammenarbeit mit Führungsteams, um die unternehmerischen Zielsetzungen zu verinnerlichen und sicherzustellen, dass die Talentstrategie diese Ergebnisse unterstützt.
2. Recruiting von Kandidat:innen: Talente weltweit finden, Kandidaten während des gesamten Rekrutierungsprozesses begleiten und die Effizienz eines umfassenden Bewerbermanagement- und Tracking-Systems nutzen.
3. Onboarding von Mitarbeitenden: Optimierung des Engagements neuer Mitarbeiter durch ein dediziertes Onboarding-Portal. Schnelle Einarbeitung durch papierlose Prozesse und automatisierte Arbeitsabläufe für den Eintritt, das Ausscheiden und den internen Stellenwechsel von Mitarbeitenden.
4. Mitarbeiter-Performance-Management: Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Verwaltung ihrer Ziele. Nutzung geführter Maßnahmenplanung für ein kontinuierliches Leistungsmanagement.
5. Planung und Gestaltung von Vergütungsmodellen: Belohnung und Anerkennung von Leistungsträgern.
6. Mitarbeitende durch Lernprogramme entwickeln und binden: Bereitstellung moderner und ansprechender Lernerfahrungen. Planung von Lerneinheiten und Durchführung von Compliance-Schulungen. Entwicklung proaktiver Nachfolgepläne und aktive Förderung von Führungskräften.

Die Entwicklung von Talentmanagement-Systemen

In den 1980er- und frühen 1990er-Jahren konzentrierte sich das Talentmanagement vorwiegend auf die Entwicklung interner Talente, wodurch ein Überangebot an Positionen im mittleren Management entstand. Durch den Wirtschaftsabschwung wurden ganze Unternehmen umstrukturiert. Die Gewinnung externer Talente gewann an Bedeutung. Ende der 1990er-Jahre stellten die Unternehmen jedoch fest, dass sie in etwa gleich viele erfahrene Mitarbeitende einstellten wie verloren. Als Konsequenz rückten die Bindung und Förderung der vorhandenen Belegschaft in den Fokus.

Die HR-Prozesse waren zwar integriert, aber ohne ein zentralisiertes Modell waren die einzelnen Bereiche isoliert und die Informationen oft veraltet. Personalverantwortliche und Recruiter mussten sich durch papierbasierte und zeitaufwändige Arbeitsabläufe kämpfen und hatten wenig Zeit für strategische Aufgaben.

Es wurden umfassende Talentmanagement-Systeme entwickelt, um alle HR-Talentmodule zentral auf einer Plattform zu integrieren. Workflows wurden automatisiert und digitalisiert, wodurch die Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert werden konnte.

KI und Talentmanagement

Mittlerweile wandelt KI das Talentmanagement von einer Reihe isolierter Prozesse hin zu einer vernetzten, kompetenzbasierten Erfahrung. Moderne Systeme nutzen KI, um die Fähigkeiten der Belegschaft kontinuierlich zu erfassen, Lücken zu identifizieren und Personen mit passenden Wachstumschancen zusammenzuführen – sei es in Form von Weiterbildung, Projekten, Rollen oder Karrierewegen. Anstatt auf statische Daten oder punktuelle Leistungsbeurteilungen zu vertrauen, können Unternehmen KI-gestützte Erkenntnisse nutzen, um Personalentscheidungen besser mit den unternehmerischen Prioritäten abzustimmen und den Mitarbeitenden gleichzeitig relevantere, personalisierte Erfahrungen zu bieten.

Dank dieser Fortschritte sind Talentmanagement-Systeme zu unverzichtbaren Werkzeugen für Unternehmen aller Branchen geworden. Sie unterstützen Betriebe dabei, vielfältige und sich stetig wandelnde Herausforderungen der Arbeitswelt zu bewältigen, wie etwa:

• Kompetenzentwicklung und personelle Agilität: Identifizierung von Qualifikationslücken, Antizipieren zukünftiger Anforderungen sowie Unterstützung kontinuierlicher Weiterqualifizierung und Umschulung, damit Mitarbeitende neue oder sich wandelnde Rollen übernehmen können.
• Individuelles Wachstum und interne Mobilität: Unterstützung der Mitarbeitenden beim Entdecken von Lernangeboten, Projekten und Karrierewegen, die ihren Fähigkeiten und Ambitionen entsprechen – während gleichzeitig wertvolle Leistungsträger im Unternehmen gehalten werden.
• Gerechte und inklusive Talentpraktiken: Nutzung konsistenter, kompetenzbasierter Erkenntnisse zur Förderung fairer Einstellungs-, Entwicklungs- und Aufstiegschancen für die gesamte Belegschaft.
• Dezentrale und hybride Belegschaften: Förderung von Engagement, Entwicklung und Leistung unabhängig vom Arbeitsort durch digitale Erlebnisse, die den Austausch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften aufrechterhalten.

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Vorteile von Talentmanagement-Lösungen

Aus Unternehmenssicht bietet ein Talentmanagement-System eine Reihe von Vorteilen, darunter:

• Ein integriertes und zentralisiertes Datenmodell für sämtliche Talentmanagement-Aktivitäten
• Rekrutierungsstrategien, die eng mit den unternehmerischen Zielsetzungen verzahnt sind
• Bessere Einarbeitung, Bindung und Entwicklung von Mitarbeitenden
• Intensiverer Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, einschließlich Prozessen für Vergütung, Leistungsbeurteilungen und Prämien

Spezifische Vorteile für die verschiedenen Nutzergruppen umfassen:

• Personalreferenten: Ganzheitliche Steuerung des Prozesses – von Karriereseiten und Stellenanzeigen über Bewerbungen und Kandidaten-Screening bis hin zu Vertragsangeboten. Bewerber:innen greifen auf Karrierewebseiten zu und durchsuchen diese, bewerben sich auf interessante Stellen, nehmen über ein spezielles Kandidatenportal an Vorstellungsgesprächen teil und reagieren auf Stellenangebote.
• Bewerber:innen Einfaches Finden von Ausschreibungen über Karriereseiten, Bewerben auf interessante Stellen sowie Austausch über ein dediziertes Kandidatenportal für Vorstellungsgespräche und Angebote.
• Personalwesen: Nahtlose Koordination aller Talentmanagement-Aufgaben. Nutzung leistungsstarker Datenanalysen als Basis für Geschäftsentscheidungen. Erstellung detaillierter Berichte für die Präsentation von Status und Ergebnissen. Aufstellung von Vergütungsplänen und einfaches Nachweisen der Übereinstimmung mit gesetzlichen und branchenspezifischen Vorgaben.
• Vorgesetzte: Effiziente Zusammenarbeit mit Personalreferenten. Begrüßung neuer Teammitglieder und Unterstützung bei der schnellen Einarbeitung. Steuerung der Vergütung für ganze Teams. Nutzung schlanker Prozesse zur Nachverfolgung von Aktivitäten, Leistung und kontinuierlichem Feedback für alle zugeordneten Mitarbeitenden. Abstimmung individueller Leistungsziele mit den unternehmerischen Prioritäten. Nutzung von Anerkennungstools zur Optimierung des Mitarbeiterengagements.
• Mitarbeitende: Einfacher Zugriff auf Informationen und Aufgaben, wie Ziele, Anerkennungen, Leistungsbeurteilungen, Vergütungs- und Zusatzleistungen sowie Lernpfade, die mit individuellen Karrierezielen verknüpft sind. Gegenseitige Wertschätzung im Team sowie Einlösen von Prämien für außergewöhnliche Leistungen und Ergebnisse.

Funktionen eines Talentmanagement-Systems

Ein TMS ermöglicht es einem Unternehmen, eine durchgängige Talentstrategie umzusetzen, die auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Hier einige Beispiele:

• Recruiting: Die besten Talente gewinnen und einstellen, die wiederum als Leistungsträger die Produktivität steigern und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens stärken.
• Personalentwicklung: Kompetenzen aufbauen und anpassungsfähige Teams formen, um die Unternehmensleistung zu steigern. Gezielte Identifikation und Förderung von Führungskräften für ein dauerhaftes Wachstum.
• Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende bei ihrer beruflichen Entwicklung unterstützen, um Engagement und Loyalität zu erhöhen.

Eine Talentmanagement-Lösung sorgt zudem für betriebliche Effizienz, indem sie ein zentrales Modell für Planung, Datenaustausch und Interaktionen bietet. Digitale Arbeitsabläufe ersetzen manuelle Prozesse und erhöhen so die Effizienz im Hintergrund, wodurch sich das Personalwesen auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann.

Beim Einsatz eines TMS für die entsprechenden Maßnahmen werden personenbezogene und vertrauliche Daten erzeugt, die das System in einer sicheren Datenbank speichert. Leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen unterstützen die strategische Planung, damit das Unternehmen seine kurz- und langfristigen Talentziele erreicht.

Mit einem Talentmanagement-System kann das Unternehmen Ergebnisse im Talentbereich und deren Gesamtwert für den Betrieb problemlos planen, messen und kommunizieren.

Häufig gestellte Fragen zu Talentmanagement-Systemen