Beschaffung vs. Einkauf – was ist der Unterschied?

Beim Vergleich von Beschaffung und Einkauf stehen weniger die Unterschiede im Vordergrund, sondern vielmehr ihr Zusammenspiel. Die Beschaffung basiert auf einem übergeordneten Konzept und bildet den verfahrenstechnischen und analytischen Rahmen für Ihre Prozesse im Ausgabenmanagement. Der Einkauf erfolgt später im Prozess, wenn die Due-Diligence-Prüfung abgeschlossen ist und es an der Zeit ist, die Transaktionen tatsächlich anzustoßen und abzuwickeln.

Vor zwanzig Jahren setzten Beschaffungs- und Einkaufsteams noch auf Tabellenkalkulationen und manuelle Analysen – mit entsprechend begrenztem Erkenntnisgewinn. Heutzutage ermöglichen moderne Technologien und Softwarelösungen Entscheidungen, die auf intelligenten Erkenntnissen fußen, und eröffnen neue strategische Chancen, die dem gesamten Unternehmen zugute kommen. In diesem Artikel beleuchten wir beide Bereiche im Kontext zeitgemäßer Best Practices.

Was ist Beschaffung?

Bei der Beschaffung geht um die Bezugsquellenfindung und den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, um sowohl unmittelbare als auch langfristige Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Im Fokus stehen dabei die Optimierung der Lieferantenbasis, das Kostenmanagement über den gesamten Lebenszyklus der erworbenen Waren hinweg sowie die Pflege guter Beziehungen zu wichtigen Lieferanten. Effektive Beschaffungsprozesse und ‑technologien automatisieren dabei die Auftragsverwaltung und Ausschreibungen, integrieren Daten und steigern so die Effizienz, Transparenz und Compliance – stets im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen.

Grundlegende Schritte des Beschaffungsprozesses

Auch wenn die operativen Abläufe je nach Unternehmen variieren, umfasst der Beschaffungsprozess in der Regel die folgenden grundlegenden Schritte:

• Ermittlung und Validierung des Bedarfs: Der Prozess beginnt mit einer gründlichen Bewertung der spezifischen Anforderungen verschiedener Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Ziel ist es sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsmaßnahmen sowohl die strategischen Unternehmensziele unterstützen als auch den operativen Bedarf decken.
• Lieferantensuche und ‑auswahl durch strategische Bezugsquellenfindung: Die effizientesten Verfahren der strategischen Bezugsquellenfindung basieren auf zuverlässigen und datengestützten Konzepten. Potenzielle Lieferanten werden systematisch ermittelt und basierend auf relevanten Kriterien (wie z. B. Preis-Leistungs-Verhältnis, Zuverlässigkeit, ethischen Standards und Produktqualität) bewertet.
• Warengruppenmanagement: Hierbei werden Ihre Ausgaben in verschiedenen Produkt- und Dienstleistungskategorien strukturiert, um Kosten und Risiken zu minimieren und den optimalen Wert aus jedem Einkauf zu schöpfen. Mithilfe von Ausgabenanalysen lassen sich Einsparpotenziale ermitteln und Verhandlungen mit Lieferanten optimieren.
• Vertragsverhandlungen und ‑management: In dieser Phase werden die Rahmenbedingungen für Geschäfte mit den Lieferanten ausgehandelt. Dazu zählen Preisgestaltung, Lieferfristen, Qualitätsanforderungen sowie Regelungen bei Änderungen und Streitigkeiten.
• Laufende Verwaltung und Bewertung der Lieferantenbeziehungen: Ein effizienter Beschaffungsprozess endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Er umfasst auch die kontinuierliche Bewertung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Neben der Festlegung von Standards geht es auch darum, schnell auf etwaige Probleme zu reagieren und klare Konsequenzen für die Nichteinhaltung zu definieren.

Was ist der Einkauf?

Der Einkauf bildet die transaktionale Ebene der Beschaffung. Der Schwerpunkt liegt auf dem Erwerb der tatsächlichen Waren und Dienstleistungen, die für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden. Dazu gehören die direkte Kommunikation mit Lieferanten für die Auftragserteilung sowie die Steuerung von Lieferungen und Zahlungen. Effektive Einkaufsteams behalten zudem die Entwicklungen bei Lieferanten im Blick, um stets die besten Preise und Serviceleistungen sicherzustellen.

Grundlegende Schritte des Einkaufprozesses

• Bestellanforderung und Genehmigung: Der Einkaufsprozess beginnt mit der Bestellanforderung, einem internen Dokument, das von einer Abteilung oder Person ausgestellt wird und dann von bestimmten Stakeholdern geprüft und genehmigt werden muss. So wird sichergestellt, dass sowohl Budgetvorgaben als auch geschäftliche Anforderungen eingehalten werden.
• Auswahl des Lieferanten und Auftragserteilung: Nach der Genehmigung der Bestellanforderung holt die Einkaufsabteilung Angebote ein und bewertet diese anhand von Kriterien wie Preis, Qualität und Lieferzeit, um das optimale Angebot zu finden. Im Anschluss wird eine formelle Bestellung ausgelöst, die als vertragliche Vereinbarung die Rahmenbedingungen des Geschäfts verbindlich festlegt.
• Empfang und Prüfung von Waren/Dienstleistungen: Nach der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung prüft das Einkaufsteam, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen den vertraglich vereinbarten Spezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen. Bei Problemen oder Abweichungen erfolgt die direkte Abstimmung mit dem Lieferanten zur schnellen Klärung.
• Zahlungsabwicklung: Abschließend bearbeitet die Kreditorenbuchhaltung die Bezahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen und schließt damit den Einkaufszyklus formal ab.

Beschaffung vs. Einkauf: wesentliche Unterschiede

Wir haben bereits die grundlegenden Zusammenhänge zwischen Beschaffung und Einkauf beleuchtet. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die kleinen, aber feinen Unterschiede dieser beiden Begriffe, die häufig vermischt werden:

• Umfang und Schwerpunkt

  • Die Beschaffung umfasst alle Aktivitäten von der Bedarfsermittlung und ‑validierung bis hin zur Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlung und Pflege der Lieferantenbeziehungen. Der Schwerpunkt der Beschaffung liegt auf der Maximierung des langfristigen Unternehmenswerts – nicht nur durch Kosteneinsparungen, sondern auch durch eine Verbesserung der Produktqualität, besseren Service, höhere Kundenzufriedenheit und lieferantengestützte Innovationen.
  • Der Einkauf hingegen basiert stärker auf dem Tagesgeschäft. Er umfasst die konkreten Schritte der Bestellung von Waren und Dienstleistungen, des Empfangs und der Prüfung auf Qualität und Richtigkeit sowie der anschließenden Zahlungsabwicklung. Im Fokus stehen dabei die Effizienz des Kaufprozesses, die Kostenkontrolle, die Einhaltung von Budgets und die termingerechte Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen.

• Prozessdauer

  • Die Beschaffung ist ein kontinuierlicher, zyklischer Prozess, der langfristige Planung und Steuerung einschließt. Er erfordert eine laufende Bewertung und Anpassung an sich wandelnde Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.
  • Der Einkauf hingegen ist meist ein kürzerer, auf konkrete Aufgaben fokussierter Prozess. Der Einkaufszyklus endet in der Regel mit dem Empfang der Waren oder Dienstleistungen und der Zahlung an den Lieferanten (auch wenn Leistungsbeurteilungen und Ausgabenanalysen wichtige Erkenntnisse für zukünftige Einkaufsentscheidungen liefern können).

• Entscheidungsfindung

  • Die Beschaffung umfasst sowohl die Entscheidungsfindung als auch die Bereitstellung von Informationen und Erkenntnissen, auf denen die Entscheidung basiert. Vom Vorstand bis zur Produktion verlassen sich Unternehmen auf die Erkenntnisse ihrer Beschaffungsteams, um schnell fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit den Kosten-, Risiko-, Nachhaltigkeits- und Compliance-Zielen des Unternehmens in Einklang stehen.
  • Das zentrale Ziel der Einkaufsteams besteht darin, den kurzfristigen Bedarf effizient und budgetkonform zu decken – unter Anwendung der „Fünf-R-Regel“ des Einkaufs: die richtige Qualität, in der richtigen Menge, zum richtigen Preis, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit.

• Lieferantenbeziehungen

  • Die Beschaffung zielt darauf ab, Lieferantenbeziehungen aufzubauen, die Wettbewerbsvorteile schaffen und zum gemeinsamen Wachstum und Erfolg beitragen. Dieses Beziehungsmanagement umfasst regelmäßige Bewertungen, Zusammenarbeit zur Optimierung sowie gemeinsame Initiativen.
  • Auch wenn der Einkauf durchaus Aspekte des Supplier Relationship Management (SRM) berücksichtigt, erfolgt dies meist aus einer transaktions- und aufgabenorientierten Perspektive. Der Fokus liegt vor allem auf der Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen und weniger auf dem Aufbau langfristiger, strategischer Partnerschaften.

• Risikomanagement und Compliance

  • Die Beschaffung verfolgt in der Regel einen umfassenderen, durchgängigeren Ansatz für das Risikomanagement. Dabei werden globale Herausforderungen, die eine Unterbrechung der Lieferkette verursachen können, Compliance- und regulatorische Probleme sowie Marktentwicklungen und allgemeine Ereignisse berücksichtigt. Umfassende Risikobewertungen und Strategien zur Risikominderung fließen direkt in die Lieferantenauswahl und ‑verwaltung ein.
  • Auch wenn der Einkauf teilweise mit diesen Themen in Berührung kommt, liegt sein Schwerpunkt klar auf operativen Risiken wie der Lieferung, Einhaltung von Spezifikationen oder Zahlungsabwicklung. Ziel ist es, durch die Einkaufsaktivitäten die täglichen Abläufe zu optimieren – und nicht zu stören.

Was ist E-Procurement-Software und welche Vorteile bietet sie?

E-Procurement-Software ist eine cloudbasierte oder lokal installierte Plattform, die die elektronische Abwicklung verschiedener Beschaffungsprozesse unterstützt. Sie ermöglicht die Automatisierung von Abläufen wie Bezugsquellenfindung, Bestellanforderungen, Bestellmanagement, Rechnungsverarbeitung und Lieferantenmanagement. Durch die Integration dieser Prozesse auf einer zentralen, einheitlichen Plattform bietet E-Procurement-Software einen einheitlicheren und effizienteren Ansatz für das Beschaffungsmanagement. Die digitale Transformation der Beschaffung zu einem optimierten, datengestützten Prozess führt zu zahlreichen Vorteilen für Ihr Unternehmen:

• Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben in der Beschaffung, wie z. B. das Erstellen von Bestellungen oder die Rechnungsverarbeitung, können Sie den manuellen Aufwand minimieren, schnellere und präzisere Ergebnisse erzielen sowie die Verwaltungskosten senken. Darüber hinaus bietet E-Procurement-Software in der Regel bessere Tools für die Budgetverwaltung und Ausgabenverfolgung, die Ihnen dabei helfen, Ihre finanziellen Grenzen einzuhalten und Ihre Ausgaben zu optimieren.
• Prozessoptimierung: Funktionen wie elektronische Bestellungen und automatisierte Genehmigungsworkflows sowie integrierte Funktionen für elektronische Zahlungen beschleunigen den gesamten Beschaffungsprozess, wodurch die Durchlaufzeiten von der Bezugsquellenfindung bis zur Zahlung und das Fehlerrisiko sinken. Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Zeitaufwand und Produktivitätsgewinne für Ihre Teams.
• Mehr Transparenz: E-Procurement-Lösungen konsolidieren unterschiedliche Datensätze (aus verschiedenen Systemen) in einem umfassenden Dashboard und bieten Teams so detaillierte Einblicke in alle Ebenen der Lieferkette. Das ermöglicht eine präzise Ausgabennachverfolgung und KI-gestützte Analysen in Echtzeit.
• Lieferantenmanagement: Moderne Systeme bieten Funktionen zur Verwaltung von Lieferanteninformationen, zur Nachverfolgung der Lieferantenperformance und zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen. Über eine zentrale, vernetzte Plattform ermöglichen diese Tools einen Zugriff auf alle benötigten Lieferantendaten und fördern eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten.
• Risikomanagement: Durch standardisierte Prozesse und die konsequente Ausrichtung auf steuerliche, gesetzliche und nachhaltigkeitsbezogene Anforderungen – sowohl lokal als auch global – können Sie Ihre Compliance verbessern und Risiken mindern. Zuverlässige Prüfpfade und umfassende Transparenz entlang der gesamten Lieferkette sorgen dafür, dass proaktiv auf Risiken reagiert wird. Zudem ermöglichen diese Systeme eine kontinuierliche Lieferantenüberwachung und detaillierte Dokumentation, um Ihr Unternehmen zu schützen.
• Unterstützung für die strategische Entscheidungsfindung und Bezugsquellenfindung: KI-gestützte Beschaffungslösungen unterstützen strategische Maßnahmen bei der Bezugsquellenfindung, z. B. für die Materialbedarfsplanung. Sie liefern detaillierte Analysen und wertvolle Einblicke, die Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Lieferanten und Produkte sowie bei der Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse und weiterer Maßnahmen unterstützen.

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