Was ist ein Personalabrechnungssystem?

Mit einem Personalabrechnungssystem können Gehälter, geleistete Arbeitsstunden, Abzüge und Steuern für jede Abrechnungsperiode berechnet werden. Häufig ist es direkt mit Systemen für das Zeit- und Anwesenheitsmanagement verknüpft, um eine korrekte Vergütung der geleisteten Arbeitszeit sicherzustellen.

Ein Unternehmen kann die Personalabrechnung manuell verwalten, dafür spezialisierte Software einsetzen oder diese Aufgabe an einen externen Dienstleister übergeben. Das Personalabrechnungssystem ist ein zentrales Element im Human Capital Management (HCM).

Warum ist die Personalabrechnung wichtig?

Ein Personalabrechnungssystem unterstützt Unternehmen dabei, komplexe Prozesse zu vereinfachen, Risiken zu steuern und effizient zu skalieren. Moderne Lösungen für die Personalabrechnung ermöglichen zudem die Erstellung aussagekräftiger Berichte, liefern wertvolle Einblicke in Trends und integrieren Daten in andere Unternehmenssysteme.

Eine präzise Personalabrechnung ist essenziell, insbesondere für Abteilungen wie Human Resources (HR). Das Personalwesen benötigt verlässliche Informationen zu Gehältern, Arbeitgeberleistungen und Beschäftigtenstatus, um Unternehmensdaten korrekt zu verwalten und gesetzliche Vorgaben im Steuer- und Arbeitsrecht einzuhalten.

Denn die Nichteinhaltung von Vorschriften kann teuer werden. 2023 trieb die US-Steuerbehörde IRS Strafzahlungen in Höhe von 8,5 Mrd. US-Dollar ein, weil Gehälter falsch berechnet oder gar nicht gezahlt wurden, und 2021 führten eine öffentlichkeitswirksame Kampagne und ein Rechtsstreit in Großbritannien dazu, dass zahlreiche britische Arbeitgeber Geldstrafen und Entschädigungen in Millionenhöhe zahlen mussten. Schon durch kleinere Fehler riskieren Arbeitgeber unangenehme Schlagzeilen, den Verlust von Glaubwürdigkeit und eine sinkende Arbeitsmoral. Darum ist eine korrekte Personalabrechnung so wichtig.

Welche Methoden der Personalabrechnung gibt es?

Unabhängig von ihrer Größe müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Personalabrechnung korrekt erfolgt, damit Mitarbeitende pünktlich bezahlt werden und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind. Dafür stehen unterschiedliche Ansätze zur Verfügung, jeweils mit eigenen Vor- und Nachteilen. Die drei gängigsten Methoden der Personalabrechnung sind:

1.      Manuelle Personalabrechnung

Bei dieser Art der Personalabrechnung werden Gehälter, Abzüge und Lohnsteuern manuell in eine Tabellenkalkulation oder eine einfache Buchhaltungssoftware eingegeben. Gerade für kleinere Unternehmen oder Start-ups kann die manuelle Personalabrechnung zunächst kostengünstig erscheinen. Doch der Zeitaufwand ist hoch und das Risiko für Sicherheitslücken, Datenverluste und menschliche Fehler entsprechend groß.

2.      Software für die Personalabrechnung

Diese Art von Spezialsoftware läuft entweder lokal auf einem Rechner oder cloudbasiert. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Personalabrechnung zu automatisieren und den Prozess zu optimieren. Software für die Personalabrechnung wird zunehmend in der Cloud verwaltet, ist in der Regel kostenpflichtig und basiert auf einem Abonnementmodell. Sie bietet Schutz vor kostspieligen Abrechnungsfehlern und hilft Unternehmen dabei, den Überblick über neue Compliance-Anforderungen zu behalten. Zudem ermöglicht sie eine problemlose Skalierung bei Expansionen in neue Regionen sowie eine strukturierte und sichere Verwaltung von Mitarbeiterdaten.

3.      Outsourcing der Personalabrechnung

Unternehmen, die ihre Personalabrechnung nicht selbst übernehmen möchten oder können, haben die Möglichkeit, diesen Prozess an einen externen Dienstleister auszulagern. Das kann den administrativen Aufwand deutlich reduzieren, bringt jedoch auch höhere Kosten mit sich und bedeutet, dass ein Teil der direkten Kontrolle über den Prozess abgegeben wird.

Welche Phasen umfasst der Prozess der Personalabrechnung?

Die Personalabrechnung folgt klar definierten Schritten, die Unternehmen einhalten müssen, damit alles reibungslos und zuverlässig funktioniert. Denn schon kleine Fehler können dazu führen, dass Gehälter zu spät ausgezahlt werden oder Bußgelder drohen. Die Personalabrechnung gliedert sich in drei zentrale Phasen:

1.  Vorabrechnung

In dieser Phase erfassen Unternehmen alle relevanten Mitarbeiterdaten, wie z. B. Beschäftigungsstatus, Stunden- und Überstundensätze, Gehalt, Daten zur Zeiterfassung, Zuschläge, Überstunden, Provisionen sowie bezahlte Abwesenheiten oder Urlaub und Abzüge. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihr Personalabrechnungssystem im Hinblick auf Daten, Arbeitsrichtlinien und Compliance-Vorschriften auf dem aktuellen Stand ist.

2. Berechnung

In dieser Phase werden der Bruttolohn berechnet und alle relevanten Abzüge berücksichtigt, um den Nettolohn – also den tatsächlichen Auszahlungsbetrag – zu ermitteln. Ebenso wichtig ist es, rechtzeitig alle internen Genehmigungen einzuholen, damit die Auszahlung pünktlich erfolgen und die Personalabrechnung fristgerecht abgewickelt werden kann.

3. Nachabrechnung

Dies umfasst die Auszahlung von Löhnen und Gehältern an die Mitarbeitenden, die Überweisung von Sozialversicherungs- und Rentenbeiträgen, die sorgfältige Dokumentation aller finanziellen Vorgänge sowie die fristgerechte Einreichung gesetzlich vorgeschriebener Formulare und Berichte bei den Behörden. Je nach Standort des Unternehmens gelten außerdem gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungsdauer von Personalunterlagen. So verlangt die US-Steuerbehörde IRS beispielsweise, dass Unternehmen in den USA Unterlagen für die Lohnsteuer mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus sollten interne Teams regelmäßig ihre Prozesse prüfen, um die Datenqualität sicherzustellen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

Was sind die Funktionen eines Personalabrechnungssystems?

Ein modernes Personalabrechnungssystem kann Unternehmen bei folgenden Aufgaben helfen:

• Berechnung der Mitarbeiterlöhne: Sie können Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn unter Berücksichtigung geltender Steuer- und arbeitsrechtlicher Vorgaben berechnen lassen und diese Vorgänge automatisieren. Zu den Steuern und Abzügen zählen unter anderem Steuern auf kommunaler, regionaler, bundesstaatlicher oder nationaler Ebene, Beiträge zur Altersvorsorge oder Krankenversicherung sowie alle weiteren Abzüge vom Bruttobetrag.
• Bearbeitung der Lohnsteuer: Lassen Sie alle relevanten Abzüge berechnen und an die zuständigen Behörden überweisen.
• Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation: Erstellen Sie vierteljährliche und jährliche Steuerdokumente sowie Dokumente am Jahresende für fest angestellte Mitarbeitende und externe Auftragnehmer.
• Bereitstellung von Lohnabrechnungen für Mitarbeitende: Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden in Papierform oder digital eine Übersicht über ihre Einkünfte und Abzüge pro Abrechnungsperiode sowie für das gesamte Jahr zur Verfügung. Moderne Personalabrechnungssysteme bieten zudem die Möglichkeit, Informationen zur Lohnabrechnung per E-Mail oder Textnachricht direkt an die Mitarbeitenden zu senden.

Welche Vorteile bietet Software für die Personalabrechnung?

Systeme für die Personalabrechnung steigern die Effizienz und helfen Unternehmen dabei, zeitintensive HR-Aufgaben zu vereinfachen. Durch den ortsunabhängigen Zugriff von cloudbasierter Software für die Personalabrechnung stehen dem Team der Lohnbuchhaltung flexible und leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zuverlässige Berechnungen: Durch automatisierte Prozesse lassen sich Fehler in der Personalabrechnung vermeiden. Dadurch erhalten Mitarbeitende ihre Löhne und Gehälter stets korrekt und termingerecht.
• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften: Wenn neue Gesetze verabschiedet oder bestehende Gesetze geändert werden, kann Software für die Personalabrechnung Änderungen viel besser umsetzen, sodass Unternehmen einfacher wichtige Fristen einhalten und Strafzahlungen vermeiden können. Für Unternehmen, die in verschiedenen Regionen und Ländern tätig sind, berücksichtigt die cloudbasierte Abrechnung die in den jeweiligen Ländern geltenden Bestimmungen, damit die dortigen Gesetze eingehalten werden.
• Zugang zu Steuerformularen: Mitarbeitende können ihre Steuerunterlagen jederzeit selbstständig abrufen. Das entlastet die Personalabteilung.
• Flexible Zahlungsmöglichkeiten: Mitarbeitende haben die Wahl, wie sie ihr Gehalt erhalten – ob per Direktüberweisung, Scheck oder über andere vom Unternehmen bereitgestellte Optionen.
• Detaillierte Datenerfassung: Die Details der Personalabrechnung können auf Basis von Echtzeitdaten konsolidiert werden, und benutzerdefinierte Berichte lassen sich auf Knopfdruck erstellen. Eine Analyse von Abrechnungsdaten deckt Trends und Muster auf und hilft den HR-Verantwortlichen und der Unternehmensleitung, bessere Entscheidungen zu treffen.
• Mitarbeiter-Selfservices: Mitarbeitende können ihre Lohnabrechnungen jederzeit selbst einsehen und erhalten gleichzeitig eine Aufschlüsselung der Zahlungen und Abzüge. Das sorgt für Transparenz.
• Weniger Fehler bei der Personalabrechnung: Durch eine softwarebasierte Personalabrechnung entfallen manuelle Dateneingaben und Berechnungen, sodass damit einhergehende Fehler vermieden werden.
• Automatische Warnmeldungen: Fachkräfte für die Personalabrechnung können Benachrichtigungen in der Software aktivieren, um auf potenzielle Probleme aufmerksam zu machen, und Erinnerungen an wichtige Termine, Fristen und gesetzliche Änderungen einrichten.

Auswahl des richtigen Systems für die Personalabrechnung

Bei der Auswahl des passenden Systems für die Personalabrechnung sollten Entscheidungsträger zunächst die eigenen Anforderungen und Erwartungen genau definieren. Sobald klar ist, welches Budget zur Verfügung steht und welche Funktionen unverzichtbar sind, können sie folgende Fragen beantworten, um die richtige Lösung zu finden:

1. Wie etabliert und kompetent ist der Anbieter?

Recherchieren Sie Kundenbewertungen im Internet, Erfahrungsberichte und Fallstudien und informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile des Anbieters. Registrieren Sie sich für eine Live-Demo oder kostenlose Testversion, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.

2. Wie sicher ist das System?

Achten Sie darauf, ob der Anbieter moderne Verschlüsselungstechnologien einsetzt, geltende Datenschutzrichtlinien erfüllt und konfigurierbare Benutzerzugangsrechte unterstützt. Informieren Sie sich außerdem über die Verfahren für Datensicherung und Wiederherstellung.

3. Deckt der Anbieter alle Länder und Regionen ab, in denen Ihr Unternehmen aktiv ist?

Prüfen Sie, inwieweit die Lösung für Regionen, in denen Ihr Unternehmen tätig ist oder in die es expandieren möchte, lokalisiert ist. Dies umfasst die Unterstützung von Sprachen, Währungen, Datum und Zeitzonen bis hin zu landesspezifischen Feldern, Berechnungen und Berichten.

4. Bietet der Anbieter Unterstützung, wenn sich Vorschriften ändern?

Klären Sie, ob der Anbieter gesetzliche Änderungen im Blick behält und regelmäßig Updates bereitstellt, um die Compliance sicherzustellen. Wichtig ist auch, ob die Lösung die erforderlichen Berichte zum Einreichen bei verschiedenen Behörden unterstützt und für welche Länder und Regionen dies zutrifft.

5. Lässt sich die Software in andere Systeme integrieren?

Achten Sie darauf, dass der Anbieter eine Integration mit bestehenden Systemen wie Ihrer HCM-Software anbietet. So lassen sich Daten konsistent halten, doppelte Eingaben vermeiden und potenzielle Fehler vermeiden. Ein Personalabrechnungssystem mit API-Zugriff ermöglicht es Unternehmen zudem, ihre Plattform anzupassen und es an bestehende Tools anzubinden. Dabei sollte jedoch gewährleistet sein, dass diese Integrationen auch bei Änderungen in den verknüpften Systemen zuverlässig funktionieren und aktuell bleiben.

6. Welche Berichtsfunktionen stehen zur Verfügung?

Erkundigen Sie sich, welche Arten von Berichten das System generieren kann, wie z. B. Auswertungen zu Rentenbeiträgen oder zur Lohnsteuerpflicht. Achten Sie zudem darauf, ob Analysefunktionen integriert sind, die fundierte Prognosen ermöglichen und Ihre Entscheidungsfindung unterstützen.

7. Stimmen die Kosten mit dem Budget und dem geplanten Wachstum überein?

Ermitteln Sie, wie viele Lizenzen Ihr Unternehmen benötigt und welche Gesamtkosten – von der Erstimplementierung bis zu laufenden Gebühren – anfallen. Prüfen Sie, ob die Plattform mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, wenn sich Größe oder Anforderungen ändern. Berücksichtigen Sie dabei auch, welche finanziellen Risiken durch Fehler in der Personalabrechnung oder durch Compliance-Verstöße entstehen könnten.

Anwendungsbeispiele für die Personalabrechnung nach Branche

Im Folgenden finden Sie Beispiele von Unternehmen aus drei Branchen, die cloudbasierte Systeme eingeführt und ihre Prozesse für die Personalabrechnung erfolgreich optimiert haben.

Immobilien

Nach dem Wachstum von 450 auf 670 Mitarbeitende in nur zwei Jahren wünschte sich einer der führenden australischen Immobilienkonzerne bessere Unterstützung für seine Teams und eine höhere operative Effizienz. Eine konsolidierte HR-Plattform mit integrierter Personalabrechnung sorgte für mehr Präzision, schnellere Prozesse und eine bessere Compliance. Wie das genau gelang, erfahren Sie im Kundenbericht der GPT Group.

Sport und Unterhaltung

Ein großes Unternehmen im Bereich Sport und Unterhaltung wollte die Employee Experience verbessern und die Entscheidungsfindung am Arbeitsplatz verbessern. Mit einer zentralen Datenquelle konnte das Unternehmen seine HR-Prozesse automatisieren, die Onboarding-Zeiten verkürzen, die Personalabrechnung optimieren und fundiertere Personalentscheidungen treffen. Lesen Sie mehr dazu im Kundenbericht von Sharks Sports & Entertainment.

Konsumgüter

Ein weltweit führendes Lebensmittelunternehmen musste seine Prozesse optimieren, um die Employee Experience und Unternehmenskultur zu verbessern. Erfahren Sie, wie ein cloudbasiertes Personalabrechnungssystem dem Unternehmen dabei geholfen hat, Beschäftigten im Nahen Osten per Smartphone einfachen Zugang zu Selfservice-Tools und Daten zu ermöglichen. Lesen Sie den Kundenbericht von BRF.

Personalabrechnungssysteme

Unabhängig von ihrer Größe profitieren wachstumsorientierte Unternehmen von effizienteren Prozessen und einer optimierten Personalabrechnung. Hier finden Sie eine hilfreiche Checkliste für die HR-Abteilung und die Personalabrechnung. Nutzen Sie sie, um Ihre Geschäftsziele zu unterstützen, zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern und die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden zu erfüllen.

Erfahren Sie, wie Unternehmen mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll die Abrechnung für eine globale Belegschaft vereinfachen können. Profitieren Sie von einer Personalabrechnung, die länderspezifische und regionale Anforderungen erfüllt und gleichzeitig schnelle, sichere und effiziente Prozesse unterstützt.