Die direkte Beschaffung stellt sicher, dass alle wesentlichen Komponenten für die Herstellung Ihrer Kernprodukte verfügbar sind. Die indirekte Beschaffung hingegen umfasst alles andere, was für den reibungslosen und effizienten Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich ist.

Aktivitäten im Rahmen der direkten Beschaffung sind mit höheren Budgets verbunden und werden eher zentral und strategisch gesteuert. Oft wird jedoch unterschätzt, dass in vielen Unternehmen die Kosten für die indirekte Beschaffung trotzdem einen beträchtlichen Anteil an den beschaffungsbezogenen Ausgaben ausmachen können. Dennoch erfolgt die indirekte Beschaffung häufig dezentral und uneinheitlich und bietet damit großes Potenzial für Verbesserungen. Moderne leistungsstarke Technologien und Best Practices im Ausgabenmanagement unterstützen Sie dabei, einen einheitlichen und ganzheitlichen Ansatz für sämtliche Beschaffungsprozesse zu etablieren. So können Sie Ihre Teams, Daten und Systeme nahtlos integrieren und eine effiziente Abstimmung sicherstellen.

Was ist direkte Beschaffung?

Die direkte Beschaffung bezeichnet den Erwerb von Rohstoffen, Komponenten und Leistungen, die unmittelbar in die Herstellung der Waren oder Dienstleistungen einfließen, die Ihr Unternehmen verkauft.

Diese Ausgabenaktivität ist eng mit Ihren zentralen Geschäftsabläufen verbunden. Sie versorgt Ihre Fertigungslinien und hat direkten Einfluss auf die Qualität des Enderzeugnisses, das Sie Ihren Kundinnen und Kunden anbieten. Ein Beispiel ist die Bezugsquellenfindung und der Einkauf von Stahl und Reifen bei einem Automobilhersteller. Direkte Beschaffung lässt sich auch über die Nähe zum Kerngeschäft definieren: Ohne Büromaterial kann ein Automobilhersteller weiterhin Fahrzeuge produzieren; fehlt jedoch Metall oder Gummi, kommt der Betrieb zum Erliegen.

Best Practices in der direkten Beschaffung setzen häufig auf E-Procurement-Lösungen und Tools wie Ausgabenanalysen, strategische Bezugsquellenfindung und Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning, MRP). Damit können Unternehmen ihre Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten stärken und effiziente Systeme nutzen, um diese Beziehungen entsprechend zu verwalten – eine wichtige Grundlage für effizientere und resiliente Abläufe.

Was ist indirekte Beschaffung?

Die indirekte Beschaffung umfasst den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs wichtig sind, jedoch nicht unmittelbar in die Herstellung Ihrer Kernprodukte oder ‑dienstleistungen einfließen. Zu dieser Ausgabenkategorie zählen unter anderem Wartung, Reparatur und Betrieb sowie IT-Services und SaaS-Abonnements (Software-as-a-Service), Marketing, Immobilienmanagement und externe Fachkräfte.

Die Definition der indirekten Beschaffung mag sich in den letzten 50 Jahren kaum verändert haben, die digitale Transformation hat jedoch die Art und Weise, wie Unternehmen – und ihre Kunden – agieren, grundlegend gewandelt. Einige indirekte Ausgaben sind unverändert relevant, z. B. Ausgaben für Reinigungsdienste oder Büromaterial. Was sich jedoch gewandelt hat, ist die Abhängigkeit von SaaS-Lösungen, Cybersicherheit und leistungsstarker, spezialisierter Unternehmenssoftware. Die Teams, die für das Ausgabenmanagement verantwortlich sind, geben heutzutage in der Regel weniger für Büromaterial, Werbedienstleistungen und Immobilien aus. Dieser Rückgang ist weniger auf eine generelle Senkung der indirekten Ausgaben zurückzuführen, sondern vielmehr auf den Wandel hin zu Digitalisierung, Selfservice-Marketinglösungen und mobilem Arbeiten. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung beobachten Unternehmen und Hersteller, dass zwar einige traditionelle Ausgaben zurückgehen, gleichzeitig aber der Bedarf an neuen Tools und Lösungen steigt, um ihr Wachstum und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Direkte vs. indirekte Beschaffung: Was sind die Unterschiede?

Der zentrale Unterschied zwischen diesen beiden Beschaffungsmodellen liegt nicht in der Durchführung, sondern im jeweiligen Zweck und Anwendungsbereich. Best Practices – von der Bezugsquellenfindung bis zur Zahlungsabwicklung – sollten strikt auf alle Beschaffungsaktivitäten angewendet werden, unabhängig davon, ob es sich um die direkte oder indirekte Beschaffung handelt.

• Geschäftskontinuität und strategische Relevanz: Aktivitäten im Rahmen der direkten Beschaffung sind für die Geschäftskontinuität unmittelbar von entscheidender Bedeutung. Eine Unterbrechung in der Rohstoffversorgung kann die Produktion stoppen und sich direkt auf Umsatz und Ergebnis auswirken. Die indirekte Beschaffung hat zwar meist keinen direkten Einfluss auf die Fertigung, die Verwaltung dieser Ausgabenkategorie wirkt sich in Summe jedoch deutlich auf die gesamte Unternehmensperformance aus.
• Budgethöhe und Vertragslaufzeiten: Die direkte Beschaffung geht in der Regel mit höheren Budgets und längeren Vertragslaufzeiten einher. Im Gegensatz dazu ist die indirekte Beschaffung oft durch kleinere, variablere Ausgaben mit kürzeren Laufzeiten geprägt – angepasst an operative Anforderungen, die sich von Jahr zu Jahr (oder sogar täglich) ändern können.
• Geplante vs. bedarfsorientierte Ausgaben: Die direkte Beschaffung erfordert eine präzise Planung und Prognose, um sich an Produktionsplänen und Marktnachfrage auszurichten. Die indirekte Beschaffung ist etwas flexibler: Es werden Einkäufe nach Bedarf getätigt, abhängig von unmittelbaren, betrieblichen Anforderungen.
• Bedeutung von Lieferantenbeziehungen: Im Rahmen der direkten Beschaffung ist das Supplier Relationship Management (SRM) eher strategisch geprägt. Dabei geht es darum, langfristige Partnerschaften aufzubauen, Compliance zu gewährleisten, Zugriff auf die Expertise und Vorschläge von Lieferanten zu haben und eine gleichbleibend hohe Liefer- und Produktqualität sicherzustellen. Bei der indirekten Beschaffung liegt der Fokus darauf, die Menschen dazu zu bringen, bei anerkannten Lieferanten einzukaufen, um Mengenrabatte zu nutzen, die Qualitätskontrolle zu verbessern sowie Richtlinien und Vorschriften einzuhalten.
• Bestandsführung: In der direkten Beschaffung ist die Bestandsführung eine strategische Aufgabe, die ein Gleichgewicht zwischen Fertigungsanforderungen und Kosteneffizienz schaffen soll. Ziel ist es, Überbestände bzw. Fehlbestände zu vermeiden. Die indirekte Beschaffung ist je nach Art der beschafften Waren oder Dienstleistungen möglicherweise weniger von Risiken durch Engpässe und Überbestände betroffen.
• Organisatorischer Aufbau: Die direkte Beschaffung wird üblicherweise von spezifischen Beschaffungsteams gesteuert, mit klar definierten Budgets und KPIs. Die indirekte Beschaffung hingegen wurde lange Zeit weniger streng kontrolliert oder überwacht. Während dies früher einen Unterschied zwischen direkter und indirekter Beschaffung markierte, verfolgen heute führende Ausgabenmanagement-Teams auch bei der indirekten Beschaffung zunehmend vernetzte und systematische Ansätze.

Die Herausforderungen der direkten Beschaffung

Viele Herausforderungen in dieser Ausgabenkategorie entstehen möglicherweise außerhalb Ihres Unternehmens. Um ihnen wirksam zu begegnen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams und Ihren Lieferanten entscheidend. Ebenso wichtig ist es, Ihre direkten Ausgaben datengestützt und zentral zu steuern.

• Volatilität der Lieferkette: Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass man in der heutigen Wirtschaftswelt auf alles vorbereitet sein muss. Ob Extremwetterereignisse oder politische Spannungen – zahlreiche globale Faktoren können zu Unterbrechungen in Ihrer Lieferkette führen. Für Teams in der direkten Beschaffung ist es daher wichtiger denn je, eng mit dem Supply Chain Management zusammenzuarbeiten und resilienzfördernde Daten aus dem gesamten Unternehmen zu nutzen und zu analysieren.
• Qualitätskontrolle: Trotz bester Absichten können Ihre Lieferanten gelegentlich nicht die erwartete Qualität liefern. Mithilfe effektiver SRM-Strategien und einer kontinuierlichen Beobachtung globaler sowie regionaler Markttrends können Sie potenzielle Qualitätsprobleme frühzeitig erkennen und bei Bedarf entsprechend reagieren.
• Preisschwankungen bei Rohstoffen: In vielen Branchen unterliegen Rohstoffe, die Sie für Ihre zentralen Fertigungsprozesse benötigen, starken Preis- und Verfügbarkeitsschwankungen. Auch auf diese Herausforderungen können Sie sich vorbereiten, indem sich über die jeweiligen Märkte informieren und Puffer in Ihre Budgets einbauen.
• Lieferantenabhängigkeit: Ein zuverlässiger Lieferant ist Gold wert, verleitet jedoch auch zu Nachlässigkeit. Auch ohne eigenes Verschulden kann ein Lieferant plötzlich ausfallen. Wer dann keine alternativen, geprüften Bezugsquellen zur Hand hat, gerät schnell in eine kritische Versorgungslage.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Nachhaltigkeit: Ausgaben für die direkte Beschaffung sind häufig höher und werden unter anderem durch Faktoren wie Rohstoffe, Transport über lange Strecken und ausländische Arbeitskräfte beeinflusst. Teams der direkten Beschaffung müssen sowohl lokale als auch globale Vorschriften einhalten, wenn es um Umwelt, Soziales und Governance (Environmental, Social, and Governance; ESG), rechtliche Fragen und zahlreiche andere Regelungen geht, die normalerweise keine so starken Auswirkungen auf die Aktivitäten im Rahmen der indirekten Beschaffung haben.

Die Herausforderungen der indirekten Beschaffung

Die Herausforderungen der indirekten Beschaffung entstehen häufig innerhalb der eigenen Organisation. Das ist zugleich eine schlechte und eine gute Nachricht. Eine schlechte Nachricht ist es, wenn Sie immer noch auf Datensilos sowie veraltete Tools und Verfahren setzen. Die gute Nachricht: Diese Herausforderungen können Sie – anders als politische Entwicklungen oder Wetterereignisse – selbst kontrollieren und daher auch gezielt angehen.

• Mangelnde Ausgabentransparenz: Selbst wenn Abteilungen formell korrekte Prozesse einhalten: Wenn diese Ausgaben nicht erfasst und in andere Ausgaben integriert werden, fließen sie möglicherweise nicht in zentrale Analysen und Prüfungen ein. Dadurch fehlt Ihnen die Möglichkeit, Einsparpotenziale zu erkennen oder unnötige Ausgaben zu vermeiden.
• Unkontrollierte Ausgaben: Viele unkontrollierte Ausgaben entstehen mit den besten Absichten, z. B. weil offizielle Beschaffungswege als zu langsam empfunden werden oder Lösungen fehlen, die Prozesse zur Einhaltung von Einkaufsprotokollen oder ‑richtlinien automatisieren. Dennoch können sie erhebliche Schäden verursachen: Sie können die Kosten in die Höhe treiben und das Risiko von Einkäufen erhöhen, die nicht den Unternehmensvorgaben oder gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Datenhortung und fragmentierte Informationen: Daten zu indirekten Ausgaben und Bezugsquellenfindung sollten ebenso wie alle anderen geschäftskritischen Daten erfasst, standardisiert und analysiert werden. Ohne klare Richtlinien und Prozesse zur Erfassung und zentralen Verwaltung dieser Informationen bleibt wertvolles Potenzial ungenutzt, z. B. präzisere Prognosen und Kostensenkungen.
• Überschuss und Redundanzen: Fehlende Abstimmung und unzureichende Planung führen in der indirekten Beschaffung häufig zu überflüssigen Bestellungen oder redundanten Dienstleistungen. Mithilfe automatisierter Lösungen können Sie die Transparenz verbessern und dieses Überschusskapital freisetzen, das an anderer Stelle im Unternehmen besser genutzt werden kann.
• Unternehmenskultur: Alte Gewohnheiten halten sich oft hartnäckig. In vielen Unternehmen fehlt eine übergreifende Strategie für die indirekte Beschaffung. Die Integration indirekter Ausgaben in Ihre zentralisierten Prozesse erfordert mehr als leistungsstarke Software. Sie erfordert eine transparente Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis der Bedeutung von Transparenz und Austausch im gesamten Unternehmen.

Die Bedeutung der direkten und indirekten Beschaffung für das Ausgabenmanagement

Direkte Ausgaben machen einen erheblichen Teil der Gesamtkosten aus. Zudem bieten sie Potenzial für Skaleneffekte und Mengenrabatte, mit denen sich Bestandskosten effektiv kontrollieren lassen. Indirekte Ausgaben wirken sich zwar nicht direkt auf die Selbstkosten aus, spielen jedoch eine immer größere Rolle für den Unternehmenserfolg; Ineffizienzen in diesem Bereich können die Ausgaben in die Höhe treiben und zu operativen Verzögerungen oder Unterbrechungen führen. Ein ganzheitliches Ausgabenmanagement ist daher entscheidend, um diese (und alle anderen) Ausgabenkategorien im Gleichgewicht zu halten. So lässt sich sicherstellen, dass jede Kategorie optimal zur finanziellen Stabilität, zum Unternehmenswachstum und zur Betriebskontinuität beiträgt.

Anforderungen an Software für die direkte bzw. indirekte Beschaffung

Setzen Sie bei der digitalen Transformation auf eine Softwarelösung mit Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Prozesse im Ausgabenmanagement zu integrieren, anzupassen und zu automatisieren. Achten Sie dabei insbesondere auf Folgendes:

1. Umfassende Integrationsmöglichkeiten: Die Integration mit ERP- und Ausgabenmanagementsystemen stellt sicher, dass Beschaffungsdaten auf die operativen und produktionstechnischen Anforderungen abgestimmt sind. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung für das ausgewogene Zusammenspiel von direkter und indirekter Beschaffung.
2. Erweiterte Analysen und Berichte: Angesichts der unterschiedlichen Schwerpunkte und Auswirkungen der direkten und indirekten Beschaffung spielen Analysen eine wichtige Rolle. Mit ihnen können Sie die spezifischen Herausforderungen und Chancen dieser beiden Beschaffungsarten erkennen und steuern.
3. Benutzerfreundliche Oberfläche: Der Nutzen eines Tools hängt maßgeblich davon ab, wie es von Ihren Teams angenommen und genutzt wird. Achten Sie daher auf eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein übersichtliches Dashboard.
4. Automatisiertes Workflow-Management: Automatisierung optimiert Prozesse, reduziert manuelle Aufgaben und erhöht die Genauigkeit und Geschwindigkeit. Dadurch können sich Ihre Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig sicher sein, dass die manuellen Aufgaben kontinuierlich überwacht werden.
5. Leistungsstarke Tools für das Lieferantenmanagement: Unabhängig davon, welche Dienstleistungen oder Waren ein Lieferant anbietet, sind standardisierte und zuverlässige Funktionen für das Lieferantenmanagement unerlässlich. Nur so können Sie Qualität und Zuverlässigkeit in der direkten und indirekten Beschaffung gleichermaßen gewährleisten.
6. Flexible Anpassungsmöglichkeiten: Von Berichten über Workflows bis hin zu automatisierten Prozessen hilft Ihren Teams eine Anpassung dabei, auf die spezifischen Anforderungen einzelner Lieferanten, Anbieter oder betrieblicher Abläufe eingehen zu können.
7. Sicherheit und Compliance-Funktionen: Wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Schutz sensibler Transaktionsdaten geht, sind leistungsstarke KI-gestützte Sicherheitsfunktionen ein Muss, um Ihren Ruf, Ihre Kunden, Ihre Lieferanten und Ihre Teammitglieder zu schützen.
8. Für die mobile Nutzung optimierte Lösungen: Da Ihre Beschaffungsprozesse zunehmend präziser und unternehmensweit integriert sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Ausgabenmanagementlösung eine reibungslose und flexible Nutzung unterstützt – sowohl auf Desktop-PCs als auch auf mobilen Endgeräten.