Die Rolle der Personalabteilung entwickelt sich zu der eines strategischen Geschäftspartners. Vorbei die Zeit, als nur Bewerbungen bearbeitet und Fragen zu Sozialleistungen beantwortet wurden; heutzutage leistet das Personalwesen einen proaktiven Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens. Auch die Tools der Personalabteilung entwickeln sich weiter, wobei künstliche Intelligenz (KI) die bemerkenswerteste Entwicklung im Rahmen der laufenden digitalen Transformation genommen hat. Tatsächlich haben 38 % der Personalverantwortlichen KI-Lösungen evaluiert oder implementiert, um die Prozesseffizienz in ihrem Unternehmen zu verbessern.

Bei einem effektiven Einsatz kann KI-Technologie HR-Prozesse beschleunigen und die Interaktion zwischen Beschäftigten verbessern. Doch viele Fach- und Führungskräfte sind sich noch nicht darüber im Klaren, wie vorteilhaft KI für die Personalstrategie sein kann. Erfahren Sie, was KI im Personalwesen bedeutet, wie sie die Personalarbeit verbessert und welche Herausforderungen bei der Implementierung zu beachten sind.

Welche Rolle kommt KI im Personalwesen zu?

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die Maschinen zu menschenähnlichen Denkweisen und Kompetenzen wie autonomer Entscheidungsfindung befähigt. Durch die Verarbeitung großer Mengen an Trainingsdaten lernt die KI, Sprache zu erkennen, Muster und Trends aufzudecken, Probleme proaktiv zu lösen und zukünftige Bedingungen und Ereignisse vorherzusagen.

Im Personalmanagement – auch als Human Capital Management (HCM) bezeichnet – umfasst KI den Einsatz einer schnell wachsenden Palette von Tools zur Automatisierung routinemäßiger, strukturierter und prozessorientierter Aufgaben. Sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Beschäftigte gewinnen, einstellen, binden und qualifizieren.

KI-Technologien für HR-Aufgaben

Zunächst gilt es, die verschiedenen Arten von KI-Technologien zu verstehen, die die Unternehmens-KI im Personalwesen vorantreiben. Auch wenn KI in vielen Diskussionen als ein einziges, ganzheitliches Tool dargestellt wird, handelt es sich dabei um mehrere separate Technologien, die jeweils für bestimmte HR-Aufgaben geeignet sind.

Anwendungen von KI im Personalwesen

Der Einsatz von KI im Personalwesen kann viele HR-Funktionen verbessern, von der Personalbeschaffung und ‑schulung bis hin zur Steigerung des Engagements und der Bindung der Beschäftigten. Die Anwendungsfälle für KI, insbesondere generative KI, zur Optimierung von HR-Funktionen nehmen stetig zu. Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie HR-Fachleute künstliche Intelligenz im Personalwesen einsetzen können, um die wichtigsten Herausforderungen in ihrem Funktionsbereich zu bewältigen.

Straffung des Recruiting-Prozesses

Nahezu der gesamte Einstellungsprozess kann durch KI optimiert werden. So lassen sich die richtigen Talente gewinnen und einstellen, während sich die Gesamtzeit für die Personalbeschaffung um Wochen verkürzt:

• Nutzen Sie ein gemeinsames Kompetenz-Framework, um mit automatisierten Prozessen, personalisierter Kommunikation und übergreifender Workflows weltweit Talente zu finden, zu gewinnen und einzustellen.

• Vereinfachen Sie den Einstellungsprozess für Recruiter und Führungskräfte mit einer KI-Recruiting-Software, die repetitive Aufgaben automatisiert, darunter die Erstellung unvoreingenommener Interviewfragen und auf die Position zugeschnittener Stellenbeschreibungen.

• Gehen Sie über den Abgleich von Lebensläufen und Profilen anhand von Stichwörtern hinaus und nutzen Sie intelligente Analysen für die Personalbeschaffung. So können Sie die relevanten Fähigkeiten identifizieren, die gesucht werden, und geeignete Lebensläufe herausfiltern.

• Führen Sie Kompetenz- und Eignungstests durch, um potenzielle Bewerber:innen hinsichtlich ihrer Eignung für eine Stelle einzustufen.

• Geben Sie nach der Evaluierung von Bewerber:innen ein unvoreingenommenes Interview-Feedback.

• Setzen Sie dialogorientierte Schnittstellen wie Chatbots für die Personalbeschaffung ein, um rund um die Uhr direkt mit Bewerber:innen zu kommunizieren und sie während des gesamten Personalbeschaffungsprozesses zu begleiten.

• Entdecken Sie „verborgene Arbeitskräfte“ mit KI-Tools, die verschiedene externe Datenquellen wie Stellenbörsen, soziale Medien und professionelle Netzwerke durchsuchen, um auf die Qualifikationen potenzieller Kandidat:innen zu schließen und sie zur Bewerbung auf offene Stellen einzuladen.

Automatisierung des Onboardings

Nach der Einstellung kann die Personalabteilung mithilfe von KI den Weg für einen reibungslosen Onboarding-Prozess ebnen – insbesondere für die heutigen Remote- und Zeitarbeitskräfte, die nicht an traditionellen persönlichen Treffen teilnehmen können:

• Stellen Sie mithilfe von HR-Chatbots weltweit und rund um die Uhr Onboarding-Services bereit und reduzieren Sie so den Bedarf an Personal für Anrufe, E-Mails und Besprechungen.

• Gestalten Sie personalisierte, ansprechende Erstkontakte für Neueinstellungen.

• Automatisieren Sie Daten und Workflows im gesamten Onboarding-Prozess durch die automatisierte Bereitstellung von Einstellungsunterlagen, Unternehmensrichtlinien, Anmeldeinformationen und jobspezifischen Berechtigungen.

Maßgeschneidertes Talentmanagement

Die Personalentwicklungs- und die Personalbeschaffungsstrategie müssen aufeinander abgestimmt sein, sodass die Beschäftigten im Unternehmen bleiben und sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln möchten. Bei Hunderten oder sogar Tausenden von Arbeitskräften ist es für Personalabteilungen jedoch fast unmöglich, die Fähigkeiten und Wünsche jeder einzelnen Person vollständig zu kennen.

So unterstützt KI die Personalabteilung bei den Talentmanagement-Prozessen, die eine zukunftsfähige Belegschaft fördern:

• Kompetenz-Frameworks: Erstellen Sie umfassende Kompetenz-Frameworks (sogenannte Kompetenzontologien), die die Kompetenzen der Beschäftigten identifizieren, sie mit den Anforderungen der Arbeitsplätze abgleichen und angrenzende Kompetenzen für die Entwicklung ermitteln.

• Präzise Kompetenzbewertungen: Machine Learning und natürliche Sprachverarbeitung ermöglichen eine objektivere Einschätzung komplexer menschlicher Fähigkeiten wie Kreativität oder emotionale Intelligenz.

• Personalisierte Wachstumschancen: Ordnen Sie maßgeschneiderte Lernprogramme, Mentor:innen, Aufgaben und Karrierewege auf der Grundlage der spezifischen Kompetenzen, Interessen und Ziele der Beschäftigten zu.

• Weiterbildung und Umschulung: Empfehlen Sie individuelle Schulungsprogramme, um Beschäftigte auf neue Chancen vorzubereiten und ihnen jederzeit und überall das Lernen zu ermöglichen.

• Talentmobilität: Identifizieren und entwickeln Sie interne Talente, indem Sie die übertragbaren Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten erkennen und ihnen neue Rollen oder Projekte vorschlagen, um die interne Mobilität zu fördern.

• Echtzeitanalyse der Leistung: Führen Sie Leistungsbewertungen durch, die kontinuierliches, datenbasiertes Feedback liefern, damit Führungskräfte und Beschäftigte sich in Echtzeit verbessern können.

• Strategische Talentplanung: Mithilfe vorausschauender Analysen prognostiziert KI zukünftige Talentbedarfe und unterstützt HR dabei, gezielt Kompetenzen für kommende Herausforderungen zu entwickeln.

Verbesserung der Employee Experience

Die Fähigkeit, Spitzenkräfte zu halten und zu motivieren, ist für jedes Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil. Dabei geht es jedoch nicht nur darum, Beschäftigten dabei zu helfen, sich berufliche Chancen zu erschließen. Die Personalabteilung kann KI auf verschiedene Weise einsetzen, um zufriedenstellende Interaktionen zu erzielen.

• Personalisierte Karrierewege für Beschäftigte: Passen Sie Support und Ressourcen an die Vorlieben, Bedürfnisse und Arbeitsmuster jedes Einzelnen an, damit sich die Arbeitskräfte in jeder Phase ihrer Karriere wertgeschätzt und unterstützt fühlen.
• Verbesserte Verfügbarkeit und Effizienz: Setzen Sie auf Tools wie KI-Copiloten, mit deren Hilfe Mitarbeitende Informationen schneller finden, Aufgaben erledigen und Probleme lösen können. Weniger Reibungsverluste im Arbeitsalltag bedeuten mehr Zeit für sinnstiftende Aufgaben.
• Proaktive Unterstützung des Wohlbefindens der Belegschaft: Erfassen Sie mit IoT-Sensoren Stressmuster, emotionale Zustände und Arbeitsbelastung, um das mentale und körperliche Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern und Burnout, Fehlzeiten wie auch gesundheitsbedingte Probleme zu reduzieren.

• Feedback und Support in Echtzeit: Führen Sie kontinuierliche Feedback-Schleifen durch, um Beschäftigte in Echtzeit zu unterstützen und zu motivieren, damit sie ihre Ziele erreichen.

• Umfangreiche Self-Service-Optionen: Reduzieren Sie den manuellen Aufwand durch Self-Service-Funktionen, mit denen wichtige HR-Informationen in Echtzeit abgerufen und verwaltet werden können. Arbeitskräfte können einfache Aktivitäten selbst initiieren, wie z. B. die Änderung von Personaldaten, die Anzeige der Profile anderer Beschäftigter und die Interaktion mit Funktionen für Zeiterfassung, Personalabrechnung und Belohnungen/Anerkennungen.

Generative KI unterstützt Arbeitskräfte bei komplexeren Self-Service-Aufgaben. Sie kann Dokumente zu Unternehmensrichtlinien und ‑verfahren verarbeiten und anschließend HR-Fragen im Dialog beantworten. Vorstellbar wäre beispielsweise ein Copilot oder Chatbot, der die Sozialleistungen oder eine Gehaltsabrechnung näher erläutert. Führungskräften kann generative KI dabei helfen, Stellenbeschreibungen zu verfassen und neue Rollen zu definieren.

Vorteile des Einsatzes von KI im Personalwesen

Mit zunehmender Reife wird KI-Technologie zu einem immer leistungsfähigeren Tool für Personalabteilungen und nimmt erheblichen Einfluss auf die Arbeitsweise von HR-Teams und deren Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie KI-Tools im Personalwesen einen Mehrwert für Unternehmen und Beschäftigte schaffen:

• Beschleunigung von HR-Prozessen, Freisetzung von Ressourcen durch Reduzierung des Zeit- und Arbeitsaufwands für Aufgaben wie Personalbeschaffung, Onboarding und Leistungsbeurteilungen

• Steigerung der Effizienz und Produktivität durch Automatisierung von geringwertigen oder manuellen Arbeiten

• Beseitigung unbewusster Vorurteile in HR-Texten für Stellenanzeigen/Stellenbeschreibungen, Fragen in Vorstellungsgesprächen, Leistungsbewertungen und Vergütungsanalysen

• Verbesserung der allgemeinen Employee und Candidate Experience durch hochgradig personalisierte Interaktionen

• Befähigung von Beschäftigten und Führungskräften zu schnellerer und intelligenterer Arbeit mit GenAI-Funktionen, die komplexe Informationen erfassen und bündeln und anschließend schnell Ergebnisse oder Inhalte ausgeben können

• Schnelle Auswertung großer Datenmengen, sodass die Personalabteilung zuverlässige, datengestützte Entscheidungen treffen kann

• Vernetzung mit anderen Systemen und Zusammenführung von Personal- und Betriebsdaten, um Entscheidungen mit Blick auf das Gesamtbild zu treffen

• Vorwegnahme und Vorbereitung auf geschäftsbedingte Veränderungen im Personalbereich durch Kompetenzanalysen und Szenarioplanung

Herausforderungen und Bedenken im Zusammenhang mit KI im Personalwesen

Sowohl HR-Teams als auch Beschäftigte begrüßen den Einsatz von KI für Aufgaben wie den Erwerb neuer Fähigkeiten, Entwicklungsmöglichkeiten und Self-Service-Optionen. Sie fühlen sich weniger wohl dabei, sie für Aufgaben wie die Verarbeitung sensibler Daten, die Durchführung von Leistungsbewertungen oder die Überwachung der Aktivitäten der Beschäftigten zu nutzen.

Die Beschäftigten sind auch besorgt über die Transparenz. Sie möchten wissen, wie die KI-Technologie ihres Arbeitgebers funktioniert, wie genau und fair die Vorschläge sind, die sie generiert, und mit welchen Datenquellen und ‑ausgaben das KI-Tool arbeitet.

Hier sind einige der Herausforderungen, denen Unternehmen mit KI-gestützter HR-Technologie begegnen können, sowie Tipps, wie Sie diese bewältigen können.

KI-Governance und KI-Einführung

Jüngste Studien zeigen, dass KI-Governance ein entscheidender Faktor ist, der Unternehmen – und Personalverantwortliche – davon abhält, KI einzuführen. Zwei Drittel (67 %) der befragten Unternehmen verfügten über gar kein Governance-Modell. Während die meisten dieser Unternehmen Schritte zur Entwicklung eines solchen Konzepts unternahmen, waren einige weniger proaktiv und planten, KI wie jede andere Technologie zu regeln oder sich auf externe Governance auf regionaler oder staatlicher Ebene zu verlassen.

KI ist jedoch nicht irgendeine Technologie, sondern erfordert einen eigenständigen Ansatz. Ein spezielles KI-Governance-Modell ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Unternehmen KI verantwortungsbewusst und ethisch entwickeln, auswählen, einsetzen und nutzen, wie weiter unten näher erläutert wird. Die gute Nachricht: Es gibt Hilfestellungen. Der ausführliche Bericht zur Einführung von KI identifiziert zehn der wichtigsten Maßnahmen, die zu berücksichtigen sind, wenn die Belegschaft zur Nutzung neuer KI-Tools ermutigt werden soll.

KI-Kompetenz am Arbeitsplatz

Wie gut sich Beschäftigte mit KI auskennen, variiert stark. Eine neue Studie von SAP, für die weltweit über 4.000 Führungskräfte und Beschäftigte befragt wurden, zeigt, dass die KI-Kompetenz der Beschäftigten einen erheblichen Einfluss auf ihre Wahrnehmung der Technologie und derjenigen hat, die sie bei der Arbeit einsetzen. Darüber hinaus äußerten die Befragten gemischte Gefühle hinsichtlich der Rolle des Einsatzes von KI bei wichtigen Personalentscheidungen.

Um dem zu begegnen, müssen Unternehmen Prioritäten setzen und in KI-Kompetenzen investieren, damit ihre Beschäftigten diese neue Technologie umfassend verstehen und effektiv nutzen können.

Ethische Aspekte und Voreingenommenheit

Wenn nicht verantwortungsbewusst eingesetzt, können die Algorithmen in KI-Deep-Learning-Modellen bestehende Vorurteile verstärken und fortschreiben. Unternehmen müssen Technologieanbieter suchen, deren KI-Tools für den Personalbereich auf den Grundsätzen der Transparenz, Erklärbarkeit und Fairness basieren.

Beispielsweise verfügt ein verantwortungsbewusst eingesetztes KI-Tool für die Talentgewinnung über integrierte Voreingenommenheitsprüfungen, die subjektive Formulierungen identifizieren und entfernen, sodass Stellenbeschreibungen fair formuliert sind und auf berufsrelevanten Bewertungskriterien basieren.

Datengenauigkeit, Datenschutz und Sicherheitsfragen

Wie alle datengestützten Tools unterliegt auch KI dem Prinzip „Garbage in, garbage out“ (Müll rein, Müll raus). Wenn die vom Modell verwendeten Daten fehlerhaft, unvollständig oder unsinnig sind, wird die Genauigkeit der Ergebnisse entsprechend sein. Unternehmen, die von der Leistungsfähigkeit profitieren möchten, die HR-KI bietet, benötigen Tools, die ihre eigenen hochwertigen internen Daten nutzen, um sicherzustellen, dass die Systemausgaben für den jeweiligen Kontext relevant sind.

Im Zusammenhang mit HR und KI spielt auch das Thema Datenschutz und Datensicherheit eine Rolle. Mainstream-KI-Bots waren aufgrund von Code-Schwachstellen, insbesondere in Open-Source-Tools, bereits in mehrere Datenverstöße verwickelt. Diese Bedenken sind besonders für Beschäftigte beunruhigend, die personenbezogene Daten an KI-Tools der Personalabteilung weitergeben müssen, beispielsweise wenn ein Chatbot Fragen zu persönlichen Umständen stellt, um bei Fragen zu Sozialleistungen zu helfen. Vermeiden Sie dieses Risiko, indem Sie einen KI-Anbieter für HR-Funktionen einsetzen, der keine Unternehmensdaten an externe große Sprachmodelle (LLMs) weitergibt.

Risiken einer übermäßigen Abhängigkeit

Das Personalwesen dreht sich um Menschen. Wenn zu viele HR-Funktionen von KI übernommen werden, kann dies zu einer robotergleichen Erfahrung führen, die keine menschliche Note hat und bei den Beschäftigten zu einem Gefühl der Entfremdung führt. Dies gilt insbesondere in Situationen, in denen ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen erforderlich ist und in denen der Einsatz von KI die Entscheidungsfindung auf ein rein zahlenbasiertes Vorgehen reduzieren würde.

Dies könnte auch rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen. Einige Regierungen/Behörden haben spezifische Vorschriften, wie beispielsweise die DSGVO in der EU, die den Einsatz maschineller Intelligenz für Entscheidungen verbieten, die sich auf Einstellungen, Beförderungen oder Gehälter auswirken.

Beispielsweise birgt die Verwendung von ChatGPT zum Verfassen einer Stellenbeschreibung nur ein geringes Risiko. Sich jedoch bei Vorstellungsgesprächen oder Leistungsbeurteilungen, bei denen emotionale Intelligenz und menschliche Sensibilität eine wichtige Rolle spielen, darauf zu verlassen, würde nicht die richtigen Informationen liefern und potenzielle und aktuelle Beschäftigte eher abschrecken.

Bedenken hinsichtlich des Verlusts von Arbeitsplätzen im Personalwesen

Die Umfrage 2024 Work in America der American Psychological Association (APA) zeigt, dass 41 % der Arbeitskräfte in den USA befürchten, dass KI in Zukunft einige oder alle ihrer Aufgaben überflüssig machen wird.

Personalverantwortliche können dazu beitragen, die Bedenken des Teams zu zerstreuen, indem sie klar definieren, welche Aufgaben durch KI automatisiert werden. In der Regel können die routinemäßigen, sich wiederholenden Aufgaben an die KI übertragen werden, während die komplexen, strategischen Aufgaben, die mit den Unternehmenszielen verbunden sind, weiterhin von menschlichen HR-Fachkräften übernommen werden müssen.

Die Zukunft von KI im Personalwesen

Da sich die Möglichkeiten der KI im Personalwesen weiterentwickeln, wird sich der Fokus der Personalverantwortlichen zunehmend auf strategische Funktionen wie Talentmanagement, Führungskräfteentwicklung, Wohlbefinden der Beschäftigten und eine positive Arbeitskultur verlagern. Durch die Übernahme von Routineaufgaben durch KI können HR-Teams mehr Zeit für diese wichtigen Bereiche aufwenden. Hier sind zwei wichtige KI-Trends im Personalwesen, die in den kommenden Jahren zu erwarten sind.

Rollenwandel und Neugestaltung von Arbeitsplätzen

KI wird die Rollenverteilung in Unternehmen zunehmend verändern. Da Routineaufgaben automatisiert werden, werden Rollen sich in Richtung strategisches Denken, Kreativität und Kompetenzvielfalt verschieben. Personalverantwortliche müssen Arbeitsplätze neu gestalten und spezialisierte Aufgaben zu breiteren, flexibleren Rollen zusammenfassen, die KI-Tools nutzen. Dieser Wandel wird auch eine Nachfrage nach neuen Arbeitsplätzen hervorrufen, die betriebswirtschaftliche Kenntnisse mit KI und technologischem Fachwissen verbinden.

Unterstützung von Führungskräften beim effektiven Einsatz von KI

KI wird auch die Art und Weise verändern, wie Führungskräfte ihre Teams betreuen, indem sie Daten nutzen, um fundiertere Entscheidungen über die Entwicklung, Ziele und Arbeitsbelastung der Beschäftigten zu treffen. Führungskräfte müssen Entscheidungen über die Einbindung von KI-Tools in das Leistungsmanagement treffen – unter Berücksichtigung der Vorbehalte der Beschäftigten gegenüber einer solchen Art der Bewertung.

Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass Führungskräfte das angemessene Maß an KI-Einsatz verstehen und KI-gestützte Erkenntnisse effektiv mit menschlichem Urteilsvermögen verbinden können. Da KI zu einem festen Bestandteil des Tagesgeschäfts wird, wird es entscheidend sein, Führungskräfte in ihrer verantwortungsvollen und effektiven Nutzung zu schulen.

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