Auftragsverwaltungssysteme – ein Leitfaden

Was ist ein Auftragsverwaltungssystem?

Die Auftragsverwaltung deckt alle Phasen des Auftragslebenszyklus ab – von der Auftragserteilung und Bestandsprüfung bis hin zu Versand, Lieferung und Retouren. Ein Auftragsverwaltungssystem umfasst die entsprechenden Technologien und Abläufe, um diesen Prozess zu unterstützen und zu optimieren.

Moderne, leistungsstarke Software für die Auftragsverwaltung ist nahtlos mit unterschiedlichen Bereichen und Systemen im Unternehmen verknüpft, wie z. B. Vertrieb, Lager, Handel, Filialbetrieb, Verteilzentren, Marktplätzen, Logistikdienstleistern, Buchhaltung, Marketing und Kundenservice. Diese enge Integration sorgt für eine präzise und effiziente Auftragsabwicklung. Besonders in großen Unternehmen spielt eine effektive Auftragsverwaltung eine zentrale Rolle. Das sind die Gründe:

1. Kundenerwartungen: Heutzutage erwarten Kunden eine schnelle, genaue und transparente Produktverfügbarkeit und Auftragserfüllung. Verzögerungen oder Fehler können zu Unzufriedenheit und einem Vertrauensverlust bei den Kunden führen.
2. Operative Effizienz: Durch die Automatisierung und Optimierung der Auftragsabwicklung lassen sich Arbeitsaufwand sowie Lager- und Versandkosten deutlich reduzieren. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote und die Bearbeitungszyklen werden kürzer.
3. Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen, wird die Fähigkeit, auch größere Auftragsvolumen und komplexere Strukturen erfolgreich zu meistern, zu einem Wettbewerbsvorteil.
4. Omnichannel-Komplexität: Unternehmen, die ihre Produkte über unterschiedliche Kanäle wie verschiedene Marktplätze vertreiben, benötigen zentrale Transparenz und Koordination für das Auftragsmanagement.
5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit sind essenziell, um branchenspezifische Standards und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Wie funktionieren Systeme für das Auftragsmanagement?

Um die Auftragsverwaltung zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf den typischen Lebenszyklus eines Auftrags. Je nach Branche und Geschäftsmodell können die Abläufe zwar leicht variieren, in den meisten Fällen unterteilt sich die Auftragsabwicklung jedoch in folgende Phasen:

1. Auftragserteilung: Kunden geben Bestellungen über Onlineplattformen, Filialsysteme, mobile Apps oder per Telefon auf. Das Auftragsverwaltungssystem erfasst und validiert die Auftragsdetails.
2. Auftragsbearbeitung: Das System prüft die Lagerbestände, wendet Preis- und Rabattregeln an und bestätigt die Zahlung. Wenn ein Artikel nicht mehr vorrätig ist, kann das System eine Nachbestellung auslösen oder Alternativen vorschlagen.
3. Auftragserfüllung: Die Aufträge werden an die entsprechenden Lager, Vertriebszentren, Filialen, Marktplätze oder Logistikdienstleister weitergeleitet. Kommissionierung, Verpackung und Versand erfolgen anhand klar definierter Logistikprozesse.
4. Versand und Lieferung: Die Bestellung wird versandt, in Echtzeit nachverfolgt und an den Kunden ausgeliefert. Häufig werden in dieser Phase auch Benachrichtigungen verschickt, um die Kunden auf dem Laufenden zu halten.
5. Rücksendungen und Kundenbetreuung:  Ein leistungsstarkes Auftragsverwaltungssystem verwaltet auch Retouren, Erstattungen und Serviceanfragen und schafft damit die Grundlage für eine nachhaltige Kundenbindung.

Arten von Auftragsverwaltungssystemen

Es gibt unterschiedliche Arten von Auftragsverwaltungssystemen, jeweils zugeschnitten auf spezifische Geschäftsanforderungen, betriebliche Herausforderungen und technologischen Reifegrad. Hier finden Sie eine Übersicht über verschiedene Beispiele für Auftragsverwaltungssysteme:

• Manuelles Auftragsmanagement: Diese traditionellen und papierbasierten Systeme umfassen Tabellenkalkulationen, telefonische Bestellungen, E-Mail-Ketten und die manuelle Dateneingabe.
• Eigenständige Systeme: Hierbei handelt es sich um dedizierte Anwendungen für die Auftragsabwicklung, die die Auftragsannahme, ‑bearbeitung und ‑erfüllung übernehmen, aber isoliert von anderen Unternehmenssystemen betrieben werden.
• ERP-basiertes Auftragsmanagement: Viele Unternehmensplattformen bieten als Teil einer größeren Suite Funktionen für die Auftragsabwicklung.
• E-Commerce-Plattform: Viel genutzte E-Commerce-Plattformen bieten integrierte oder zusätzliche Funktionen für die Auftragsabwicklung.
• Verteilte Systeme: Diese modernen Systeme sind darauf ausgelegt, Omnichannel-Strategien und eine verteilte Auftragsabwicklung auch in komplexen Netzwerkstrukturen effizient zu steuern.
• Cloudbasierte Systeme: Cloudnative oder in der Cloud gehostete Auftragsverwaltungssysteme bieten einfachen Zugriff über das Internet und punkten mit hoher Skalierbarkeit und Flexibilität.
• Kundenspezifische Lösungen: Manche Großunternehmen setzen auf eigene Plattformen für die Auftragsverwaltung, die exakt auf ihre Prozesse und Systeme abgestimmt sind.

Welches Auftragsverwaltungssystem für ein Unternehmen das richtige ist, hängt von dessen Größe, Komplexität, Vertriebsstrategie und den Wachstumszielen ab.

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Vorteile von Software für die Auftragsverwaltung

Ein leistungsstarkes Auftragsverwaltungssystem optimiert und automatisiert den gesamten Auftragsprozess kanalübergreifend und an allen Erfüllungsstandorten. Die Investition in eine solche Lösung zahlt sich kurzfristig wie langfristig aus, u. a. durch folgende Vorteile:

• Höhere Kundenzufriedenheit: Transparenz bei der Verfügbarkeit und eine schnelle, zuverlässige Lieferung optimieren die Customer Experience.
• Niedrigere Betriebskosten: Durch automatisierte und effizientere Prozesse lassen sich Aufwand sowie Transport- und Personalkosten erheblich senken.
• Bessere Entscheidungsfindung: Echtzeitdaten und ‑analysen unterstützen die strategische Planung.
• Höherer Umsatz: Detaillierte Einblicke in Lagerbestände und eine reibungslose Koordination über alle Vertriebskanäle hinweg beschleunigen und optimieren die Auftragserfüllung und maximieren die Performance im Vertrieb.
• Agilität und Resilienz: Ein anpassungsfähiges Auftragsverwaltungssystem reagiert schnell auf Marktveränderungen und Störungen in der Lieferkette.

Insgesamt unterstützt Software für die Auftragsverwaltung Unternehmen dabei, ihre Betriebskosten zu senken, Engpässe im Lager zu vermeiden und eine schnellere, zuverlässigere Customer Experience zu gewährleisten.

Herausforderungen bei der Auftragsverwaltung

Doch die Auftragsverwaltung bringt auch Herausforderungen mit sich. Besonders bei unzureichend vernetzten und veralteten Systemen kann der Prozess schnell komplex werden. Die häufigsten Herausforderungen sind:

• Isolierte Systeme: Nicht vernetzte Systeme erhöhen das Risiko von Doppelarbeit und Dateninkonsistenzen.
• Bestandsabweichungen: Wenn Lagerbestände über physische und digitale Kanäle hinweg nicht präzise erfasst werden, sind Fehler bei der Auftragsabwicklung und entgangene Umsätze vorprogrammiert.
• Retourenmanagement: Die effiziente Abwicklung von Retouren, ohne dass es negative Auswirkungen auf die Marge hat, ist eine anspruchsvolle Aufgabe.
• Bedarfsprognosen: Ungenaue Prognosen können zu einem Ungleichgewicht bei der Beschaffung führen.
• Anpassungsbedarf: Viele Unternehmen benötigen individuell zugeschnittene Workflows, die sich nicht ohne Weiteres mit Standardlösungen abbilden lassen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine enge Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, abgestimmte Abläufe und natürlich die entsprechenden technischen Lösungen.

Die Wahl des richtigen Systems für die Auftragsverwaltung

Doch die Auftragsverwaltung bringt auch Herausforderungen mit sich. Besonders bei unzureichend vernetzten und veralteten Systemen kann der Prozess schnell komplex werden. Die häufigsten Herausforderungen sind:

• Isolierte Systeme: Nicht vernetzte Systeme erhöhen das Risiko von Doppelarbeit und Dateninkonsistenzen.
• Bestandsabweichungen: Wenn Lagerbestände über physische und digitale Kanäle hinweg nicht präzise erfasst werden, sind Fehler bei der Auftragsabwicklung und entgangene Umsätze vorprogrammiert.
• Retourenmanagement: Die effiziente Abwicklung von Retouren, ohne dass es negative Auswirkungen auf die Marge hat, ist eine anspruchsvolle Aufgabe.
• Bedarfsprognosen: Ungenaue Prognosen können zu einem Ungleichgewicht bei der Beschaffung führen.
• Anpassungsbedarf: Viele Unternehmen benötigen individuell zugeschnittene Workflows, die sich nicht ohne Weiteres mit Standardlösungen abbilden lassen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine enge Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, abgestimmte Abläufe und natürlich die entsprechenden technischen Lösungen.

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Die Wahl des richtigen Systems für die Auftragsverwaltung

Die Auswahl des passenden Auftragsverwaltungssystems ist eine strategische Entscheidung – insbesondere für große Unternehmen, bei denen komplexe Abläufe, Omnichannel-Anforderungen und globale Lieferketten aufeinander abgestimmt werden müssen, um effizient und wachstumsorientiert agieren zu können. Die richtige Lösung strafft Workflows, senkt Kosten und steigert die Kundenzufriedenheit. Eine ungeeignete Lösung hingegen kann operative Engpässe verursachen, die Skalierbarkeit begrenzen und das Kundenvertrauen beeinträchtigen.

Personen, die über die Auswahl der Software für die Auftragsverwaltung entscheiden, sollten dabei Folgendes beachten:

1. Klare Ziele definieren

Machen Sie sich mit den Unternehmenszielen vertraut, wie z. B. Wachstumszielen oder Zielen für die Customer Experience.

2. Den Auftragslebenszyklus abbilden

Dokumentieren Sie den gesamten Weg eines Auftrags durch Ihr Unternehmen – von der Erfassung über die Erfüllung bis zum After-Sales-Service –, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.

3. Wichtige Funktionen priorisieren

Bewerten Sie die Auftragsverwaltungssysteme anhand der Funktionen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, beispielsweise:

• Bestandstransparenz
• Bestellweiterleitung
• Kundenkommunikation
• Definition von Entscheidungskriterien für Aufträge
• Präzision bei Bezugsquellenfindung und Reservierungen

4. Integrationsfähigkeit prüfen

Ein passendes Auftragsverwaltungssystem sollte sich nahtlos mit zentralen Unternehmenssystemen wie ERP, Lagerverwaltung, CRM, Kassensystemen und weiteren geschäftskritischen Plattformen integrieren lassen.

5. Das richtige Bereitstellungsmodell auswählen

Wählen Sie die passende Art der Bereitstellung anhand der betrieblichen Anforderungen, gesetzlichen Vorgaben und erforderlichen Agilität aus.

6. Sicherheit, Compliance und Zuverlässigkeit bewerten

Achten Sie darauf, dass das Auftragsverwaltungssystem höchste Standards erfüllt, insbesondere, wenn Kunden- und Zahlungsdaten verarbeitet werden.

7. Den Anbieter prüfen

Beziehen Sie Aspekte in Ihre Entscheidung ein, die sowohl die technologische Lösung als auch den Anbieter betreffen. Achten Sie dabei auf gute Referenzen und einen verlässlichen Support, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen.

8. Die Gesamtbetriebskosten berechnen

Kalkulieren Sie alle Kostenfaktoren mit ein, wie z. B. Gebühren, Implementierungskosten und regelmäßige Updates.

9. Das System testen

Testen Sie das System vor dem Rollout in einer kontrollierten Umgebung, um mögliche Risiken zu minimieren.

10. Die richtigen Stakeholder einbeziehen

Binden Sie bei der Wahl des Auftragsverwaltungssystems zentrale Stakeholder aus allen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass das System alle im Unternehmen bestehenden Anforderungen erfüllt.

Anwendungsfälle für die Auftragsverwaltung

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Unternehmen, die ihr Auftragsmanagement mit SAP-Lösungen optimiert haben.

• Einheitliches Einkaufserlebnis
  Erfahren Sie, wie der Einzelhändler HORNBACH mit SAP Order Management Services kanalübergreifend ein durchgängiges Einkaufserlebnis schafft – vom Onlineshop bis zur Filiale. Sehen Sie sich das Video zum Kundenbericht von HORNBACH an.
• Dynamische Kundenanforderungen erfüllen
  Sehen Sie, wie die Canac Corporation fortschrittliche Analysen aus SAP-Lösungen für eine flexible Entscheidungsfindung einsetzt. Sehen Sie sich das Video zum Kundenbericht von Canac Corporation an.

Weitere Informationen zu Lösungen für das Auftragsmanagement

Investitionen in moderne, integrierte Lösungen für die Auftragsverwaltung sind wichtig, um sich im heutigen Wettbewerbsumfeld zu behaupten und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Durch die zentrale Steuerung und Automatisierung des gesamten Auftragsprozesses können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten reduzieren und nahtlose, skalierbare Kundenerlebnisse bieten.

Ein leistungsstarkes Auftragsverwaltungssystem schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und einen echten Wettbewerbsvorteil. Entdecken Sie, wie SAP Order Management Services in Kombination mit SAP-ERP-Daten Unternehmen dabei unterstützen, die Lösungen zuverlässiger und effizienter einzusetzen, und gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten reduzieren.

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