Was ist erweiterte Planung und Analyse (xP&A)?
xP&A ist ein Planungsansatz, der die wichtigsten Funktionen der Finanzplanung und ‑analyse (FP&A) nutzt und auf das gesamte Unternehmen ausdehnt.
Erweiterte Planung und Analyse
xP&A steht für Extended Planning & Analysis, auf Deutsch: erweiterte Planung und Analyse. Wie der Name schon sagt, geht dies über die Grenzen der traditionellen Finanzplanung und ‑analyse (FP&A) hinaus. Das „x“ steht in diesem Fall nicht als Variable für eine Abteilung, wie Vertrieb, Supply Chain oder HR. Vielmehr steht es für den Abbau von Silos zwischen dem Finanzwesen und allen anderen Abteilungen sowie für die Fähigkeit, Pläne im gesamten Unternehmen miteinander zu verknüpfen und aufeinander abzustimmen.
xP&A: Bedeutung und Definition
xP&A ist ein Planungsansatz, der einerseits die wichtigsten Funktionen der Finanzplanung und ‑analyse (FP&A) wie kontinuierliche Planung, Prognosen, komplexe Analysen und Leistungsüberwachung nutzt und auf das gesamte Unternehmen ausdehnt. Andererseits geht xP&A noch einen Schritt weiter und berücksichtigt Kennzahlen, die nicht in einer regulären Bilanz/GuV auftauchen, zum Beispiel operative Einsatzbereitschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement, Abwanderung und Kundenakquise.
Von der FP&A zur xP&A: Definition und Bedeutung
Es wird erwartet, dass Finanzplaner:innen im Hinblick auf die Geschäftsstrategie zunehmend eine Führungsrolle übernehmen und Entwicklungen antizipieren. Unternehmen müssen sich schnell umstellen sowie rasch und präzise auf Risiken und Chancen reagieren. Um die Art von datengestützten Erkenntnissen und aussagekräftigen Analysen zu liefern, die heute benötigt werden, müssen FP&A-Führungskräfte sich von reinen Finanzberichten lösen und eine ganzheitlichere Sicht auf die Leistung des Unternehmens anstreben.
Vernetzte Unternehmensplanung und das Ende der Silos
Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Beschaffung und Supply Chain tragen zum Unternehmensergebnis bei – und alle erstellen ihre eigenen operativen Pläne. Hier einige Beispiele:
Das Vertriebsteam entwickelt Pläne, um seine Sales-Ziele zu erreichen.
Das Marketing erstellt Pläne für Kampagnen, Werbeaktionen und Produkteinführungen.
Das Personalwesen erstellt Pläne, um dem künftigen Personalbedarf Rechnung zu tragen.
Die Beschaffung plant, was eingekauft werden muss, aus welcher Quelle und zu welchem Zeitpunkt.
Die IT erstellt Projekte auf der Grundlage von strategischer Ausrichtung, Nutzen, Kosten und Ressourcenverfügbarkeit.
Supply-Chain-Teams erstellen bedarfsgestützte Pläne für Produktion, Bestände und vieles mehr.
Üblicherweise entstehen all diese Pläne in Silos, in separaten Planungstools und eigenständigen Tabellenkalkulationen – ohne Wissen darüber, welche Wechselwirkungen es zwischen ihnen geben könnte. Wenn beispielsweise der Vertrieb seine Ziele übererfüllt, kann die Produktion dann liefern? Werden die richtigen Arbeitskräfte verfügbar sein?
Die Verknüpfung von Plänen zur Ermittlung potenzieller Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Abteilungen ist der Kern von xP&A. Sie ermöglicht es Unternehmen, bei der Markteinführung eines Produkts, bei Lieferkettenstörungen oder bei plötzlicher Änderung des Personalbedarfs schnell zu reagieren. Ändert sich ein Plan, passen sich alle anderen an – und das Unternehmen bleibt auf Kurs.
Aber xP&A verknüpft operative Pläne nicht nur miteinander, sondern auch mit finanziellen und strategischen Zielen. Dadurch können CFOs und ihre Teams die Dinge ganzheitlich prognostizieren, überwachen und bewerten – und so in ihrer Rolle als strategischer Berater für das Unternehmen brillieren. Auch wenn die FP&A-Funktionen durch xP&A auf verschiedene Abteilungen ausgeweitet werden, sind die Finanzteams nach wie vor am Ruder und perfekt aufgestellt, um die erweiterte Planung im gesamten Unternehmen zu koordinieren.
Um beispielsweise potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette zu bewältigen, können Führungskräfte mit einer agilen, integrierten Supply-Chain-Planungssoftware rasch Simulationen von Bedarfs-, Liefer- und Finanzänderungen durchführen, Was-wäre-wenn-Analysen unterstützen und Planungsszenarios für schnelle und fundierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen vergleichen.
Die wichtigsten Vorteile der erweiterten Planung und Analyse
Die erweiterte Planung und Analyse gibt Unternehmen die Möglichkeit, wie eine gut geschmierte Maschine zu arbeiten. Das sind die größten Vorteile:
- Ganzheitliche Transparenz in Echtzeit. xP&A durchbricht Abteilungssilos und schafft eine einheitliche Echtzeit-Sicht auf Pläne und Leistung. Führungskräfte können diese Sicht im Verbund mit funktionsübergreifenden Berichts- und Analysewerkzeugen verwenden, um die Auswirkungen von Entscheidungen auf die einzelnen Abteilungen und die gesamte Organisation zu verstehen.
- Zentrale Datenquelle. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten mit widersprüchlichen Versionen von Daten – was in der Regel auf unterschiedliche IT-Systeme und riesige Datenmengen zurückzuführen ist, die an verschiedenen Orten liegen. xP&A schafft einen zentralen Datenpool – eine „Single Source of Truth“ –, dank derer Planer und Entscheidungsträger mit denselben Zahlen und Informationen arbeiten können.
- Umfassende Koordinierung im Unternehmen. Mit xP&A werden strategische, finanzielle und operative Pläne synchronisiert. Das stellt sicher, dass das gesamte Unternehmen an einem Strang zieht und auf eine gemeinsame Erfolgsvision hinarbeitet. Zudem macht xP&A deutlich, wie sich die Aktivitäten einer Abteilung auf eine andere auswirken. Das ermutigt Teams, zusammenzuarbeiten und Prioritäten aufeinander abzustimmen.
- Mehr Agilität. Dank einer funktionsübergreifenden Sicht auf das Unternehmen und einer zentralen Datenquelle wissen Führungskräfte besser, was in Echtzeit geschieht, und können spontan Kurskorrekturen vornehmen. Durch eine enge Abstimmung können sie zudem neue Chancen schnell ergreifen, Risiken erkennen und mindern, Möglichkeiten der Kostensenkung und Beseitigung von Effizienzmängeln erkennen und sich so agil wie ein Start-up bewegen.
- Automatisierte, kontinuierliche Planung. Die kontinuierliche Planung, bei der Pläne aufgrund sich ändernder Bedingungen und Ereignisse fortlaufend aktualisiert werden, ist für xP&A von zentraler Bedeutung. Gute xP&A-Tools erleichtern diesen Prozess: Wenn es in einem Plan zu einer Änderung kommt, werden alle damit zusammenhängenden Pläne automatisch aktualisiert. Diese Automatisierung minimiert den manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass auch in Zeiten schneller Veränderungen alles synchron bleibt.
Erweiterte Planung und Analyse
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