Was ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)?
Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung werden virtuelle Software-Roboter – auch digitale Roboter oder Bots genannt – zur Erledigung manueller, zeitintensiver Tätigkeiten oder Aufgaben eingesetzt.
Überblick über Robotic Process Automation
Die Zeit, die wir mit repetitiver Arbeit verbringen, ist immens. Manuelle Tätigkeiten am PC und die Erfassung von Daten nehmen einen Großteil der Arbeitszeit im Büro in Anspruch – Ihre Beschäftigten werden es bestätigen. Einer aktuellen Studie zufolge vergeuden Mitarbeitende schätzungsweise fünf Stunden pro Woche mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Laut McKinsey ist die Zahl sogar noch höher, da mindestens ein Drittel aller Aufgaben in etwa 60 % der Berufe als automatisierbar gelten.
Viele Aufgaben, sei es die Datenerfassung, die Bewilligung von Anträgen oder die Erstellung von Berichten, fordern weder unsere Kreativität noch Intuition, obwohl gerade diese zwei Attribute für ein erfülltes Berufsleben von elementarer Bedeutung sind. Stattdessen führt Monotonie u. a. dazu, dass die Zufriedenheit und Produktivität am Arbeitsplatz sinkt.
Unternehmen setzen auf Technologien, insbesondere auf Robotic Process Automation (RPA), um repetitive Aufgaben auszugliedern und die Betätigungsfelder ihrer Mitarbeitenden abwechslungsreicher und bedeutungsvoller zu gestalten. Die gewonnene Zeit kann beispielsweise dafür genutzt werden, den Kundenservice zu verbessern, komplexe Probleme zu lösen und Erkenntnisse zu gewinnen, die dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.
Was bedeutet RPA?
Robotic Process Automation (RPA) oder die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei der virtuelle Software-Roboter – auch digitale Roboter oder Bots genannt – zur Erledigung manueller, zeitintensiver Tätigkeiten oder Aufgaben eingesetzt werden.
Was ist ein Bot?
Ein Bot ist ein Computerprogramm, das bestimmte Aktionen ausführt. Ganz gleich, ob simple oder komplexe Aufgaben – mit Bots können Prozesse automatisiert werden, die Routineaufgaben umfassen. Hoch entwickelte Bots können Menschen nachahmen oder mit ihnen interagieren. Dazu zählen u. a. virtuelle Assistenten wie Amazons Alexa, Microsofts Cortana oder Apples Siri.
Was kann die RPA?
Mit RPA lassen sich eine Vielzahl von Tätigkeiten bewältigen, unter anderem:
Manuelle und wiederkehrende Aufgaben: Tätigkeiten, die den Umgang mit Daten aus verschiedenen Quellen wie Microsoft Excel, Lieferantenportalen und anderen Quellen umfassen.
Arbeitsintensive Aufgaben: Prozessschritte, die sich ständig wiederholen, wie die Migration von Daten oder die Genehmigung von Vorgängen.
Multi-System-Aufgaben: Aufgaben, die den Zugriff auf verschiedene Anwendungen wie Web-Apps, RP-Lösungen, Fremdsoftware und vieles mehr beinhalten.
Robotergesteuerte Prozessautomatisierungen wachsen mit zweistelliger Rate. Die Ausgaben für RPA – den am schnellsten wachsenden Segment im globalen Markt für Unternehmenssoftware – stiegen 2021 Prognosen zufolge auf 1,89 Mrd. US-Dollar, was einem Anstieg von 19,5 % gegenüber 2020 entspricht.
Warum ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung wichtig?
Die RPA kann mit jeder Anwendung in Ihrem Technologie-Stack verwendet werden. Nicht modellierte, „natürlich gewachsene“ Prozesse können mittels UI-basierter Automatisierung abgebildet werden, was besonders wichtig bei der Integration von Altsystemen ist – wenn weder eine API vorhanden noch direkter Zugriff auf die Daten möglich ist. Die RPA kann also eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens spielen.
Mit ihrem Einsatz zur Automatisierung manueller Prozesse mindert sie Fehler bei der Dateneingabe, beschleunigt Abläufe und senkt Kosten. Zudem entlastet sie Ihre Mitarbeitenden bei alltäglichen, repetitiven Aufgaben und sorgt dafür, dass ihre Kompetenzen an anderer Stelle eingesetzt werden können. Die Übertragung geringfügiger Tätigkeiten an RPA-Bots steigert zudem die Effizienz und ermöglicht es Ihnen:
Produktivität zu steigern
Workflows zu automatisieren
Fehler durch den Menschen zu eliminieren
Personalkosten zu senken
Compliance-Risiken zu kontrollieren
geschäftliche Agilität zu verbessern
die Transparenz von Prozessen zu optimieren
All dies trägt zum Erfolg Ihres Unternehmens bei und hilft, die Leistungsfähigkeit zu optimieren und Kosten zu senken. Weitere Vorteile sind:
Bessere Kundenerfahrung
Mit RPA können Sie die Kundenerfahrung konsolidieren und sogar verbessern. Die beeindruckende Skalierbarkeit – ein RPA-Bot kann rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr arbeiten – gewährleistet einen konstanten Service-Level, auch bei hoher Nachfrage und größeren Auftragsvolumen. Beschäftigte können sich so auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die die Interaktion mit dem Kunden erfordern und nicht automatisierbar sind.
IT-Effizienz
Die RPA unterstützt die Automatisierung von Prozessen in Altsystemen. Anders als APIs interagiert die RPA mit den Systemen über vorhandene GUIs, wodurch sich erhebliche Kosteneinsparungen in der IT erzielen lassen und Modernisierungen der zugrunde liegenden Architektur und Systeme überflüssig machen.
Mit dem von einigen RPA-Tools unterstützten Low-Code-/No-Code-Ansatz können Fachanwender Prozesse eigenständig automatisieren – ohne dafür auf die IT angewiesen zu sein. Zudem erleichtert sie die Schulung von Personal, da die meisten rollenbasierten manuellen Workflows von Bots übernommen werden.
Wirtschaftlichkeit
Da die RPA nicht auf kundenspezifische Software oder komplexe Integrationen angewiesen ist, lässt sie sich einfacher und schneller implementieren und ist somit erschwinglicher. In der Schweiz beispielsweise konnten die Behörden in den Kantonen Aargau und Zürich mit RPA innerhalb von zwei Wochen manuelle Prozesse ersetzen und einen drohenden Rückstau bei der Auszahlung von Kurzarbeitergeld während der Pandemie abwenden.
Wie funktioniert RPA?
RPA kann wie andere Programme auf PCs, Desktops oder Servern ausgeführt werden. Die Bots, die mit internen Anwendungen, Websites, Benutzerportalen und anderen Apps interagieren und menschliche Aktionen imitieren, werden durch die zugrunde liegende Technologie erstellt, implementiert und verwaltet.
Im Grunde zeichnen (menschliche) Nutzende mittels RPA Aktionen in bzw. Interaktionen mit den Anwendungen auf, um einen Workflow zu erstellen. Anschließend erzeugt das System eine Liste mit Aktionen, indem es dem Menschen bei der Ausführung der Tätigkeit „über die Schulter schaut“. Dann wird ein Bot erstellt, der die Aufgabe über die GUI der Anwendung ausführt.
Diese Bots sind so programmiert, dass sie die Vorgänge auf dem Bildschirm nachvollziehen, die passenden Tastatureingaben vornehmen, in verschiedenen Systemen navigieren, Daten identifizieren und extrahieren sowie andere festgelegte Aktionen ausführen können. Dabei sind RPA-Bots genauer und schneller als menschliche Nutzende.
Es gibt zwei verschiedene Arten von RPA-Modellen:
- Unbeaufsichtigte RPA: Bots erledigen die Arbeit ohne Eingriff des Menschen. Stattdessen interagieren sie direkt mit Computersystemen und führen einen Prozess oder eine Aufgabe von Anfang bis Ende aus. Der RPA-Bot wird in der Regel über einen Remote-Service basierend auf einem Zeitplan oder einer Auslösebedingung aktiviert.
- Beaufsichtigte RPA: Diese Bots – auch als „Robotic Desktop Automation“ bezeichnet – arbeiten mit Menschen zusammen, die sich auf bestimmte Aufgaben in komplexeren, nicht automatisierbaren Workloads oder Prozessen konzentrieren. Der RPA-Bot wird auf der Workstation der Nutzenden installiert und durch dessen Interaktion ausgelöst.
Die RPA dient als Zwischenlösung zur Integration von Altsystemen. Da RPA über die GUI ausgeführt wird, müssen Entwicklungsteams keine APIs erstellen, um Systeme miteinander zu vernetzen. Stattdessen wechselt der Bot wie ein Mensch zwischen verschiedenen Anwendungen.
Ein besonderes Merkmal mancher RPA-Tools ist die Zugänglichkeit für Teams, die keine professionellen Programmierkenntnisse haben. So können Fachkräfte ohne Programmierkenntnisse RPA-Workflows erstellen und implementieren. Auch geläufig unter der Bezeichnung Citizen Developer verfügt diese Person zwar über keine Programmiererfahrung, zeichnet sich jedoch als Fachkraft für die zu automatisierende Tätigkeit aus.
Obwohl diese Eigenschaft den Fachkräften mehr Kompetenzen gibt, werden für komplexere Szenarien Personen benötigt, die Programmiererfahrung haben, insbesondere wenn die Sicherheit und die fortlaufende Wartung eines Systems betroffen ist. Im Idealfall wird der Prozess gemeinsam von nicht professionellen und professionellen Softwareentwicklern realisiert. Dabei schaffen Fachkräfte die Grundlagen des RPA-Workflows und übergeben diese dann an die Softwareentwicklung, die die Best Practices und Sicherheitsmaßnahmen integrieren.
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung heute
Seit ihren Anfängen hat sich die RPA beständig weiterentwickelt. Die intelligente RPA ergänzt bestehende Funktionen durch künstliche Intelligenz (KI) und Technologien für maschinelles Lernen. Dank dieser Fortschritte ist die RPA in der Lage, kognitiv anspruchsvollere Tätigkeiten zu automatisieren, für die Fachkenntnisse und Urteilsvermögen erforderlich sind.
Mit KI-Tools wie Modellen für maschinelles Lernen und der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) macht die intelligente RPA die Hyperautomatisierung möglich – also die Fähigkeit, Geschäfts- und IT-Prozesse direkt zu identifizieren, zu prüfen und zu automatisieren. Die intelligente RPA kann halb- und unstrukturierte Daten analysieren und verarbeiten, Oberflächen visualisieren (virtuelle Desktops), Sprache verstehen und Gespräche mit Benutzern und Kunden führen.
Die intelligente RPA macht die Hyperautomatisierung möglich – also die Fähigkeit, Geschäfts- und IT-Prozesse direkt zu identifizieren, zu prüfen und zu automatisieren.
Die intelligente RPA verbessert das Erlebnis bei der Arbeit mit Bots für alle Mitarbeitenden, weil auch Menschen ohne Programmierkenntnisse Bots für ihre Prozesse erstellen und ausführen können. Die Technologie umfasst alles Nötige für ein cloudbasiertes Studio mit browserbasierten Low-Code-Tools zur Vereinfachung der Automatisierung – einschließlich visueller Programmierfunktionen zur Erstellung von Geschäftsabläufen. Moderne RPA-Tools von heute machen die Automatisierung für ein breites Publikum verfügbar und zugänglich.
Wer nutzt RPA?
Die RPA bietet Mehrwert für alle Branchen und Funktionen. Innerhalb eines Unternehmens profitieren sämtliche Geschäftsbereiche von RPA. Beispielsweise lohnt sich der Einsatz in folgenden Bereichen:
Finanzwesen
Alma Media, eines der größten Medienunternehmen Finnlands, versprach sich von der Automatisierung seiner Finanzprozesse eine Steigerung der eigenen Produktivität, z. B. in der Kundenauftragserfassung. Mit RPA konnten sie die Leistung ihrer Finanzbuchhaltung optimieren und u. a. eine Automatisierungsquote von 60 % bei der Kundenauftragsabwicklung erzielen.
Personalwesen
Lucy ist ein RPA-Tool, mit dem SAP die Erstellung von Stellenangeboten beschleunigt (Näheres dazu im Video unten). Der Bot erstellt Schreiben bis zu 15-mal schneller als der durchschnittliche Nutzer. Neue Beschäftigte erhalten so schneller Stellenangebote und die Personalabteilung hat mehr Zeit für die Anwerbung neuer Mitarbeitender.
Operativer Betrieb
Villeroy & Boch, ein Keramikhersteller und eine der ältesten Marken Europas, gestaltete seine Prozesse im Rahmen der Optimierung seiner Produktivität so effizient wie möglich, um den Zeitaufwand für Routineaufgaben zu minimieren. Der Hersteller nutzte RPA- und KI-Technologien, um digitale Assistenten für einfache automatisierte Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Einkauf und Kundenservice zu entwickeln.
Kundenservice
Die Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. wollte ihrem großen Kundenstamm einen besseren und moderneren Bestellprozess bieten. Seit der Implementierung von RPA wickelt das Unternehmen Aufträge rund um die Uhr ab, erfüllt die stetige Nachfrage und bearbeitet mittels Automatisierung einen Rückstau von mehr als 10.000 IT- und systembezogenen Fällen, die andernfalls drei Vollzeitfachkräfte erfordert hätten.
Implementierungsstrategie für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung
Eine gut geplantes Vorhaben zur Prozessautomatisierung beginnt mit der umfassenden Bewertung der vorhandenen Workflows. Die intelligente RPA kann in Verbindung mit Business-Process-Intelligence-Tools dabei helfen, die Geschäftsprozesse schnell zu identifizieren, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden.
Sobald die geeigneten Prozesskandidaten ermittelt wurden, stellt die RPA vorkonfigurierte Bots bereit, die sofort einsatzbereit sind. Die Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Bots wird zudem durch die cloudbasierte Plattform gewährleistet.
Ein solches Vorhaben erfordert eine Technologieplattform, die mehr als nur die Automatisierung einzelner Prozesse ermöglicht. Das System muss in der Lage sein, den Prozess durchgängig zu unterstützen, Automatisierungspotenziale zu erkennen, die erforderlichen Bots zu erzeugen und Hunderte – wenn nicht Tausende – automatisierter Workflows zu verwalten.
Häufig gestellte Fragen zu RPA
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