Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software und Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und ‑funktionen, um festgelegte Unternehmensziele zu erreichen.
Überblick über die Prozessautomatisierung
Was bereitet Führungskräften von heute schlaflose Nächte? Zum einen die Tatsache, dass der Wettbewerb härter ist als je zuvor. Eine weitere Sorge ist die rasante Geschwindigkeit, mit der sich die Kunden- und Marktanforderungen verändern und weiterentwickeln. Damit Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und wachsen können, müssen sie jeden möglichen Vorteil nutzen, um nicht nur wettbewerbsfähiger und profitabler zu werden, sondern auch um ihre Resilienz und Agilität zu steigern. Hier kommt die Prozessautomatisierung ins Spiel.
Unternehmen setzen zunehmend auf Prozessautomatisierung als leistungsstarkes Tool, um ihre Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität zu steigern. So gaben laut einer aktuellen Umfrage von Gartner unter weltweit führenden Unternehmen der Branche 80 % der Befragten an, dass Automatisierung eine ihrer wichtigsten Prioritäten und Erfolgstaktiken sei.
Definition von Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software und Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und ‑funktionen, um festgelegte Unternehmensziele zu erreichen, z. B. die Herstellung eines Produkts, die Einstellung und Einarbeitung von Beschäftigten oder die Bereitstellung eines Kundenservice.
Business Process Automation (BPA) und digitale Transformation
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) war ursprünglich ein einzelner Aspekt des umfassenderen Bereichs des Business Process Management (BPM). Der Fokus lag bei der BPA auf der Verbesserung der Backend-Produktivität durch die Übernahme zeitaufwändiger und sich wiederholender Aufgaben. Heute ist BPA jedoch nicht mehr nur ein Bestandteil von BPM, sondern die treibende Kraft dahinter und ein Eckpfeiler jeder digitalen Transformation. Digitale Transformation – getragen von Technologien wie KI und Machine Learning – bedeutet, dass der Umfang und die Skalierbarkeit der Automatisierung von Geschäftsprozessen nahezu grenzenlos sind. Moderne BPA-Lösungen können heute sowohl in Backend- als auch in Frontend-Anwendungen integriert werden und rationalisieren so Prozesse von der Lieferkette bis hin zu HR, Finanzwesen, Kundenservice und darüber hinaus.
Die Phasen der Business Process Automation
Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Ad-hoc- oder einmalige Aktivitäten oder Aufgaben sind nicht die idealen Kandidaten für die Prozessautomatisierung. Diese Technologie eignet sich besser für sich wiederholende Aufgaben mit formalisierten Schritten, Sequenzen und Regeln. Die Automatisierung stellt sicher, dass der Geschäftsprozess jedes Mal richtig ausgeführt wird – unter Einbeziehung der richtigen Personen, in der richtigen Reihenfolge, unter Berücksichtigung der richtigen Informationen und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Ein geplanter und modellierter Geschäftsprozess ist der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz durch Reduzierung redundanter Aufgaben und Aktivitäten. Die Prioritäten bei der Prozessautomatisierung variieren zwar von Unternehmen zu Unternehmen, aber im Folgenden sind einige Bereiche aufgeführt, die häufig von der Prozessautomatisierung profitieren.
Personalbeschaffung. Tools zur Prozessautomatisierung können dabei helfen, verschiedene Personalbeschaffungsmaßnahmen zu optimieren, einschließlich der Möglichkeit, Lebensläufe und Referenzen schnell und effizient hochzuladen und Bewertungen, Absagen oder Folgeaktivitäten umgehend zu bearbeiten, damit Sie Spitzenkräfte finden und für sich gewinnen können.
Onboarding und Schulung von Beschäftigten. Von der Bearbeitung von Unterlagen bis hin zur Compliance und zu Schulungen kann die Prozessautomatisierung dazu beitragen, die Personalbeschaffung und Einarbeitung zu vereinfachen. Dies macht sich mit einer schnelleren Entwicklung engagierter und produktiver Mitarbeitender bezahlt.
Zahlungs- und Personalabrechnungsprozesse. In den letzten Jahren ist die Zahl der an verschiedenen Orten tätigen Gig-Worker und remote Beschäftigten stark gestiegen. Automatisierte Prozesse können Unternehmen dabei helfen, sowohl die turnusmäßige Personalabrechnung als auch die Bezahlung von Auftragnehmern und externen Anbietern zu optimieren.
Personalplanung. Die Einsatzplanung der Beschäftigten ist eine Herausforderung – insbesondere dann, wenn sie sich über mehrere Abteilungen und Standorte erstreckt. Durch die Möglichkeit, Urlaubsanträge und Geschäftsreisen abteilungsübergreifend zu synchronisieren, werden Abwesenheiten abgedeckt und die HR- und Personalabrechnungsteams können Verwaltungsaufgaben besser automatisieren.
Einfachere und konsistentere Fakturierung. Die Rechnungserstellung sollte zwar idealerweise in den Aufgabenbereich der Buchhaltungsabteilungen fallen, dies ist jedoch nicht immer der Fall. Automatisierte Fakturierungsprozesse können dazu beitragen, Fehler, Durcheinander und sogar rechtliche Risiken zu vermeiden.
Kundenerfahrung. Wenn Kunden Probleme und Verzögerungen erleben, wechseln sie heute schnell zu einem Mitbewerber. Mittels Prozessautomatisierung können Sie ein personalisierteres Kundenerlebnis schaffen und Kunden schnell und präzise durch Prozessabläufe zu führen.
Compliance und regulatorische Aufgaben. Eine Vielzahl von Geschäftsprozessen muss heute die Anforderungen an Compliance und Regulierung erfüllen. Prozessautomatisierungslösungen protokollieren Dateien und hinterlassen eine sichtbare Datenspur, wodurch sich diese Aktivitäten einfacher in Echtzeit überwachen und überprüfen lassen. So können sich Führungskräfte vor dem Zugang von Wartungsteams zu Kraftwerksanlagen beispielsweise davon überzeugen, dass für alle potenziell gefährlichen Systeme die erforderlichen Sicherheitsprotokolle für das Herunterfahren erfolgreich abgearbeitet und dokumentiert wurden.
Zentrale Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Lösungen zur Robotic Process Automation und zur Workflow-Automatisierung sind die zentralen Automatisierungsansätze bei jeder digitalen Transformation.
Robotic Process Automation (RPA)
Robotic Process Automation (RPA) bzw. robotergestützte Prozessautomatisierung bezieht sich nicht auf physische Roboter, wie man sie vielleicht an einem Fließband sieht. Vielmehr werden RPA-Tools und Bots in Geschäftssysteme integriert, um verschiedene Aufgaben und Interaktionen zu automatisieren und zu vereinfachen. Robotic Process Automation ist ein Kernelement von BPA (Business Process Automation). Sie beschreibt Software und Bots, die so programmiert sind, dass sie menschliche Handlungen nachahmen und kopieren, um sich wiederholende Geschäftsaufgaben zu erledigen. RPA-Softwareroboter können in Systemen navigieren, Daten lesen und eingeben und eine Vielzahl regelbasierter Aufgaben ausführen.
Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung wird oft synonym mit Robotic Process Automation verwendet, es gibt aber Unterschiede. Die Automatisierung von Workflows kann definiert werden als die unabhängige Ausführung des Flusses von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über arbeitsbezogene Aktivitäten hinweg und im Einklang mit definierten Geschäftsregeln. Sie bezieht sich auf spezifische Aufgaben innerhalb eines gesamten Workflows.
Einige in der Prozessautomatisierung verwendete Techniken und Begriffe
Die Prozessautomatisierung kann einfach sein und nur wenige Kernaufgaben umfassen, oder sie kann Teil einer umfassenderen IPA- und Hyperautomatisierungsstrategie sein. Im Folgenden werden einige der Techniken und Technologien vorgestellt, die zu den besten Ergebnissen bei der Prozessautomatisierung führen:
Hyperautomatisierung Hyperautomatisierung ist keine Technologie an sich, sondern vielmehr eine strategische Initiative, die Unternehmen starten, um so viele Geschäfts- und IT-Prozesse wie möglich so schnell wie möglich zu identifizieren, zu überprüfen und zu automatisieren. Um dies zu erreichen, bedient sich die Hyperautomatisierung der Integration und Orchestrierung mehrerer Technologien, Tools und Plattformen, darunter KI / Machine Learning, RPA, moderne ERP-Systeme und Low-Code-/No-Code-Entwicklertools.
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) McKinsey definiert IPA als „eine Gruppe neuer Technologien, die eine grundlegende Prozessumgestaltung mit robotergestützter Prozessautomatisierung und Machine Learning kombinieren“. Sie erweitert Geschäftsprozesse um KI und zukunftsweisende Tools, die dabei helfen, sich wiederholende, replizierbare und routinemäßige Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen. Das bedeutet, dass IPA nicht nur menschliche Aktivitäten und Aufgaben nachahmen, sondern tatsächlich lernen kann, sie zu übernehmen. KI und kognitive Technologien ermöglichen die Einbindung von Entscheidungsfunktionen in die regelbasierte Automatisierung, was sich in einer besseren Leistung menschlicher Arbeitskräfte, einer höheren Geschwindigkeit, einem geringeren Risiko und einer verbesserten Kundenerfahrung niederschlägt.
Low-Code-/No-Code-Automatisierung Low-Code-/No-Code (LCNC) bezieht sich auf Anwendungs- und Integrationstools, die mit Drag-and-Drop-Funktionalität, visuellen Tools und vielen vorkonfigurierten Inhalten ausgestattet sind. LCNC-Tools ermöglichen es Personen mit geringen oder keinen Programmierkenntnissen, Prozesse auf der Grundlage ihres umfangreichen Fachwissens zu automatisieren. Die LCNC-Automatisierungstechnologien sind jedoch zugleich mit robusten Schutzmechanismen ausgestattet, um sicherzustellen, dass IT-Teams letztlich die Kontrolle haben und dafür sorgen können, dass sich neue automatisierte Prozesse oder Anwendungen gut in das System integrieren lassen und dabei strengste Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen.
Big Data Daten werden nicht einfach aufgrund ihres Umfangs als „Big“ kategorisiert. Big Data wird durch eine Reihe von Kriterien definiert, die sich auf das Datenvolumen, aber auch auf die Komplexität und Geschwindigkeit beziehen. Strukturierte Daten sind linear aufgebaut – wie in einer Tabelle. Alles kann in eine Spalte oder eine Zeile eingeordnet werden. Unstrukturierte Daten hingegen können aus weniger quantifizierbaren Informationen wie Kundenfeedback, E-Mails, Videos oder Bildern bestehen. Big Data kann integriert und direkt in der Automatisierung von Geschäftsprozessen genutzt werden, basierend auf definierten Geschäftsregeln oder durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning. Diese integrierten Daten können dann als Entscheidungshilfe dienen, Prozesse beschleunigen und von sich wiederholenden Aufgaben und Analysen entlasten.
Künstliche Intelligenz RPA-Technologien sind so konzipiert, dass sie am besten mit strukturierten Daten funktionieren. Viele Ihrer wertvollsten Erkenntnisse und Informationen sind jedoch in halbstrukturierten und unstrukturierten Daten enthalten (in gescannten Bildern, Webseiten, PDF-Dokumenten und vielem mehr). KI-Technologien sind in der Lage, diese Daten zu verarbeiten und in ein strukturiertes Format umzuwandeln, das die RPA verstehen und nutzen kann.
Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing: NLP) Die besten NLP-gestützten Chatbots lernen aus dem Informationsgehalt der menschlichen Sprache, aber sie verstehen auch, Kontext und Tonfall zu interpretieren. In der Prozessautomatisierung können NLP-Tools dabei helfen, Interaktionen besser zu steuern und Standardanfragen sowohl intern als auch von Kunden zu beantworten.
Machine Learning Big Data stellt die großen Datenmengen bereit, auf die Machine-Learning-Technologien angewiesen sind, um Entscheidungen zu treffen. Wenn Machine Learning (und die dahinterstehenden Algorithmen) in RPA, KI und andere Tools wie NLP integriert werden, können Trends und Muster erkannt und aus Daten sowie von menschlichen Nutzenden gelernt werden. Dadurch wird die Prozessautomatisierung noch präziser und nützlicher.
Intelligente ERP-Systeme Seit Jahren stützen sich Unternehmen bei der Verwaltung und Koordination ihrer täglichen und finanziellen Aufgaben auf ERP-Systeme. Die heutigen ERP-Systeme sind jedoch leistungsfähiger geworden (mit KI und Machine Learning) und können so fast jeden Geschäftsbereich und dessen Abläufe mit Informationen versorgen und unterstützen. Viele Automatisierungsfunktionen sind bereits Teil moderner ERP-Systeme.
Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die größten Treiber für die Prozessautomatisierung stehen in Zusammenhang mit den offensichtlichen Vorteilen, die sich aus der höheren Geschwindigkeit und Effizienz sowie den größeren Möglichkeiten für Agilität und Innovation ergeben. Zu diesen Vorteilen gehören:
insgesamt agilere und resilientere Geschäftsstrukturen
effizientere Abläufe, einschließlich schnellerer Zykluszeiten und besserer First-Time-Right-Quoten
verbesserte Compliance durch transparentere Datenpfade und Überwachung
geringere Belastung durch langsame, manuelle Prozesse, wodurch mehr Freiraum für Innovation und Wachstum geschaffen wird
Zusammenarbeit in Echtzeit innerhalb einer Organisation, Förderung der Teamarbeit und des Erfolgs bzw. der Zufriedenheit der Beschäftigten
höhere Qualität des Kundenservice und kürzere Reaktionszeiten
Prozessautomatisierung: Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation
Die durchgängige Automatisierung von Prozessen ist ein Eckpfeiler jeder erfolgreichen digitalen Transformation. Eine kürzlich von McKinsey durchgeführte Umfrage unter Branchenführern, die ihre Ziele bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen erreicht haben, ergab, dass diese Erfolge in praktisch allen Fällen drei strategische Gemeinsamkeiten aufwiesen:
- Automatisierung muss als strategische Priorität im gesamten Unternehmen akzeptiert werden und darf nicht nur punktuell als Möglichkeit zur Bearbeitung einiger weniger isolierter Prozesse umgesetzt werden.
- Bei der Prozessautomatisierung sollte es darum gehen, die Technologie für den Menschen nutzbar zu machen, nicht umgekehrt.
- Der Markt ist derzeit besonders unvorhersehbar, sodass ein Fokus auf Skalierbarkeit für den nachhaltigen Erfolg der Prozessautomatisierung unerlässlich ist.
Wie bei allen Geschäftstransformationen muss nicht alles auf einmal passieren. Der wichtigste erste Schritt besteht darin, sich auf Veränderungen einzustellen und klar definierte Ziele und Meilensteine an die gesamte Belegschaft zu kommunizieren.
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