Was ist Personalplanung?
Bei der Personalplanung geht es darum, dass ein Unternehmen die richtigen Arbeitskräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort hat.
Überblick über die Personaleinsatzplanung
Die Personalplanung hat sich von einer rein operativen Funktion zu einem wesentlichen strategischen Vorgang entwickelt, der sich über das gesamte Unternehmen erstreckt und das Erreichen umfassenderer Unternehmensziele unterstützt. Genau wie im Spitzensport, wo der Bruchteil einer Sekunde über Sieg oder Niederlage entscheiden kann, können sich im heutigen unbeständigen Geschäftsklima Chancen schnell ergeben oder in Luft auflösen. Leistungsstarke und optimierte Planungslösungen helfen Ihnen beim Analysieren, Verstehen, Vorbereiten und Vorhersagen. Wenn Sie in die Zukunft schauen können, haben Sie einen Wettbewerbsvorteil, der Ihnen hilft, immer einen Schritt voraus zu sein.
Personalplanung Definition
Eine Definition der Personaleinsatzplanung muss die sich wandelnde Arbeitswelt berücksichtigen. Eine kürzlich veröffentlichte gemeinsame Studie von MIT und Deloitte zeigt, dass heute rund 30 % aller Unternehmen entsandte und externe Arbeitskräfte angehören, die in der Technologiebranche und in einigen anderen Sektoren auf 50 % ansteigen. Auch veränderte soziale und kulturelle Trends wirken sich enorm auf die Definition eines modernen Personalmanagements aus. Im Zentrum von WFM steht eine umfassende und integrierte Reihe von Prozessen und Werkzeugen, die bei der Planung, Verwaltung und Verfolgung von Mitarbeiterarbeit helfen, einschließlich Zeit- und Anwesenheitszeiten, Mitarbeitereinsatzplanung und Einhaltung des Arbeitsrechts. Doch heute müssen die Praktiken und Lösungen von WFM auch Ressourcen bereitstellen, die dazu beitragen, sich an den sich ändernden Lebensstil, die Erwartungen sowie das Wohlbefinden und engagement Ihrer Mitarbeiter anzupassen.
Ein strategischer Ansatz für die Personalplanung
In den letzten Jahren haben wir Sprünge und Grenzen in der Computer- und Softwaretechnologie erlebt, von der sofortigen Cloud-Konnektivität bis hin zur Zunahme von maschinellem Lernen und KI-gestützten Lösungen. Wir haben auch eine überwältigende Veränderung der Arbeitsplatzmuster erlebt. Eine aktuelle akademische Studie prognostiziert, dass bis 2025 bis zu 70 % der Büromitarbeiter in den USA mindestens fünf Tage im Monat im Homeoffice arbeiten werden. Auf gesellschaftlicher und ökologischer Ebene stehen wir vor einer zunehmenden kulturellen Polarisierung, volatilen Volkswirtschaften, einem sich schnell wandelnden Verbraucherverhalten und einem Anstieg großer Wetter- und Klimaereignisse.
Für Ihr Unternehmen kann jede dieser Entwicklungen eine Reihe von Risiken und Chancen bergen. In der Summe kann es jedoch ziemlich erdrückend werden. Es geht nicht mehr nur um „Anwerbung und Bindung“. Unternehmen müssen ihre operativen Personalplanungsprozesse heute durch einen strategischeren, zukunftsorientierten Ansatz ergänzen, um diese zahlreichen modernen Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehört, dass die Strategien der Personalbeschaffung und des Talentmanagements mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden. Strategische Personalplanung basiert auf klaren Zielen, guter Kommunikation und geeigneten Softwarelösungen. Sie geht proaktiv auf Talentlücken ein, fördert die Chancengleichheit, ermöglicht eine höhere Effizienz, regelt die Nachfolgeplanung und optimiert die Personaleinsatzplanung.
Praktische Vorteile der Personalplanung
Der Erfolg einer HR-Organisation wird sowohl am operativen Erfolg als auch an der Entwicklung eines sich ständig verbessernden Arbeitsumfelds gemessen. Personalplanungslösungen können Ihnen dabei helfen, diese Zwillingsziele zu erreichen, indem Sie einige Ihrer HR-Kernaktivitäten optimieren.
Schließen von Talentlücken: Durch die Ermittlung des künftigen Talentbedarfs und die Analyse der aktuellen Fähigkeiten kann Ihr HR-Team Talentlücken erkennen und beseitigen und entsprechende Strategien für die Beschaffung, Schulung und Entwicklung formulieren. So können Sie sicherstellen, dass Sie bei Bedarf die richtigen Talente zur Verfügung haben.
Szenarioplanung für zukünftige Resilienz: Die Szenarioplanung bietet eine risikofreie Möglichkeit, sich virtuell auf eine Vielzahl potenzieller Situationen vorzubereiten. Dies trägt zur Vorsorge und Resilienz bei. Außerdem können Ihre Teams eine Reihe tragfähiger Notfallpläne entwickeln, um schnell und effektiv auf eine Vielzahl von Störungen und Chancen reagieren zu können.
Höhere Produktivität: Durch die Optimierung der Personal- und Talentverteilung tragen Personalplanungsprozesse dazu bei, dass Ihre Beschäftigten an Aufgaben arbeiten, bei denen ihre Qualifikationen und ihr Potenzial optimal zum Tragen kommen. Indem Sie die Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten mit Ihren lang- und kurzfristigen Zielen in Einklang bringen, können Sie die Gesamtproduktivität und ‑leistung steigern.
Risikominderung: Lieferprobleme, Talentmangel und verschiedene andere Störungen können zu Risiken und Verlusten führen. Personalplanungsprozesse und ‑lösungen können Ihnen helfen, diese Bedrohungen zu minimieren, indem sie Szenarioplanung, vorausschauende Personalbeschaffung und die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Integration personalbezogener Informationen in Echtzeit unterstützen. Das bedeutet, dass Sie auf Risiken proaktiv eingehen und sich anpassen können, anstatt nur zu reagieren und in Panik zu verfallen.
Kosteneinsparungen: Die Personalplanung unterstützt einen effizienteren Personaleinsatz und stellt sicher, dass Sie weder zu viel noch zu wenig Personal einstellen. Sie trägt auch dazu bei, den bürokratischen Aufwand bei der Einstellung von Arbeitskräften zu minimieren und kostspielige Verzögerungen bei der Einstellung zu vermeiden. Produktivität und Effizienz lassen sich steigern, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Fähigkeiten an den richtigen Stellen vorhanden sind, und indem datengestützte Anleitungen für Aufgaben und sich wiederholende Tätigkeiten angeboten werden, die durch Automatisierung optimiert werden können.
Agilität der Belegschaft: Marktveränderungen, die einmal Monate oder Jahre gedauert haben, können jetzt in Tagen stattfinden. Manche Fähigkeiten werden fast über Nacht obsolet, während der Bedarf für andere genauso schnell entsteht. Heute müssen Sie in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter nach Bedarf weiterzubilden und umzuschulen und sicherzustellen, dass Ihre HR-Teams eine geschäftsübergreifende, überschaubare Sicht auf all Ihre sich ändernden Personalanforderungen und Geschäftsmodelle haben.
Die Rolle von Tools für die Personalplanung
Die Militärstratege Takeda Shingen aus dem16. Jahrhundert sagte einmal: „Wissen ist keine Macht, es ist nur Potenzial. Dieses Wissen anzuwenden, ist Macht.“ Und diese Stimmung gilt 500 Jahre später, wenn Abteilungen in Ihrem gesamten Unternehmen alle Arten von wertvollem Wissen und Daten sammeln und speichern und dann isoliert sitzen lassen. Wenn nützliche geschäftsübergreifende Daten analysiert, angewendet und integriert werden, dann und nur dann, kann sie dazu beitragen, Ihre HR-Abläufe zu stärken.
Die besten Lösungen für die Personalplanung brechen Silos auf und bieten eine umfassendere Perspektive. Durch die Nutzung von KI können die Lösungen Ihnen dabei helfen, den zukünftigen Talentbedarf zu antizipieren, die Personalzuweisung zu optimieren und die Personal- und Geschäftsziele aufeinander abzustimmen. Dank integrierter Informationen aus dem gesamten Unternehmen ist Ihr HR-Team in der Lage, schnellere Erkenntnisse zu gewinnen und zuverlässigere Entscheidungen zu treffen.
Strategische Personalplanung in der Praxis
HR-Teams haben heute viele komplexe Zuständigkeiten. Lösungen für die strategische Personaleinsatzplanung können dabei helfen, diese Zuständigkeiten auf verschiedene Arten zu unterstützen und zu optimieren:
- Lenkung von schnellem Wachstum: Eine Software zur Personalplanung kann die Anzahl und die Art der zu besetzenden Stellen vorhersagen. Durch eine genaue Prognose des Talentbedarfs können Sie auf der Grundlage vorausschauender Analysen eine wirtschaftliche Rekrutierungs- und Schulungsstrategie entwickeln.
- Sicherstellung von Gleichbehandlung im Einstellungsprozess: In den letzten fünf Jahren ist die Zahl der arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen drastisch angestiegen. Die meisten (und kostspieligsten) dieser Fälle drehen sich um Fragen der Gleichbehandlung und Diversität. Lösungen für die Personalplanung sind in der Lage, Personaldaten zu analysieren, potenzielle Risiken zu melden und Empfehlungen zur Einhaltung von Vorschriften zu geben.
- Hohe Personalfluktuation: Aus Schilderungen individueller Erfahrungen und Übertreibungen in den sozialen Medien lässt sich nur schwer die eigentliche Ursache für Ihre Fluktuationsprobleme herauslesen. Tools für die Personalplanung können dabei helfen, strukturierte und unstrukturierte Datensätze und das Feedback der Beschäftigten zusammenzuführen und zu analysieren, um Erkenntnisse und Vorschläge zur Verbesserung der Bindung und Zufriedenheit der Beschäftigten zu liefern.
- Vereinfachung der Nachfolgeplanung: Wenn wertvolle Beschäftigte Ihr Unternehmen verlassen, kann es schwierig und auch heikel sein, ihre Stelle neu zu besetzen. Personalplanungslösungen eignen sich hervorragend, um eine objektive und unvoreingenommene Bewertung sowohl interner als auch externer Bewerber vorzunehmen und auf der Basis dessen eine Auswahl treffen zu können, die Ihren Teams gerecht wird und Ihren Unternehmenszielen zugute kommt.
- Management des saisonalen Personalbedarfs: Manche Bedarfe an Zeitarbeitskräften sind saisonal und vorhersehbar, während andere durch eine Produkteinführung oder einen unerwarteten Trend entstehen können. In jedem Fall können Sie durch eine genaue Planung der saisonalen Bedarfsschwankungen die Arbeitskosten minimieren und die betriebliche Effizienz maximieren.
- Gewährleistung wettbewerbsfähiger Gehälter: Weil Gehaltsangaben selten öffentlich gemacht werden, ist es traditionell schwierig, sich ein genaues Bild von den Gehältern in verschiedenen Sektoren und Funktionen zu verschaffen. Lösungen für die Personalplanung sind in der Lage, unterschiedliche Datensätze aus internen und externen Quellen zusammenzuführen und zu analysieren, um aktuelle und genaue Gehaltsschätzungen vorzunehmen.
- Sicherstellung der Compliance: Tools für die Personalplanung können auf eine Vielzahl von Daten zu Arbeitsgesetzen, Vorschriften, Quoten, Verträgen und anderen Compliance-Anforderungen zugreifen, diese speichern, aktualisieren und vergleichen. Dazu gehören auch regionalisierte Einstellungen, um sicherzustellen, dass Ihre Aktivitäten weltweit gleichermaßen geschützt sind.
- Entwicklung effektiver Schulungsprogramme: Um möglichst passgenaue Schulungsprogramme entwickeln zu können, müssen Sie wissen, wofür Sie Ihre Beschäftigten am dringendsten schulen müssen. Durch die Ermittlung von Qualifikations- und Wissenslücken unterstützt die Personalplanung Ihre HR-Teams bei der Entwicklung von bedarfsgerechten Schulungsplänen, die den Echtzeitanforderungen Ihrer Beschäftigten und Ihres Unternehmens optimal entsprechen.