Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell?
Das hybride Arbeitsplatzmodell kombiniert Remote-Mitarbeiter mit Mitarbeitern vor Ort und bietet Flexibilität bei der Wahl, wo und wann sie arbeiten.
Hybrid-Arbeitsplatzmodell im Überblick
Ein hybrides Arbeitsplatzmodell kombiniert Arbeit im Büro und im Homeoffice und bietet den Mitarbeitern mehr Flexibilität und Rückhalt. In einem hybriden Arbeitsplatz genießen Mitarbeiter in der Regel mehr Selbstständigkeit und eine bessere Work-Life-Balance – und sind dadurch motivierter. Arbeitgeber profitieren von einer produktiveren, gesünderen und konstanteren Belegschaft.
Es gibt jedoch weder eine einfache Formel noch ist der hybride Arbeitsplatz ein Allheilmittel für die Herausforderungen am Arbeitsplatz. Seine Umsetzung muss genauestens geplant sein und erfordert moderne HR-Lösungen, die Konnektivität, Zusammenarbeit und Mitarbeitereinbindung begünstigen.
Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell?
Ein hybrides Arbeitsplatzmodell erlaubt sowohl Arbeit im Homeoffice als auch vor Ort im Büro, wobei einige oder alle Mitarbeiter flexibel wählen können, wo und wann sie arbeiten. Büroarbeit findet tageweise, nach Teamzugehörigkeit oder bei Bedarf statt. Laut einer Studie von Gartner ist das „Wo und Wann davon abhängig, in welchem Umfeld die Arbeit am produktivsten und fruchtbarsten ist“.
Das Hybridmodell ist nicht für jeden Arbeitsplatz oder jede Branche geeignet, es eignet sich am besten für Mitarbeiter, deren Arbeit computerbasiert ist und nicht vor Ort durchgeführt werden muss. In einem aktuellen Bericht von McKinsey ging es um Remote-Arbeit, die ohne Produktivitätseinbußen erledigt werden kann. Sie stellte fest, dass „etwa 20 % bis 25 % der Belegschaft in fortgeschrittenen Volkswirtschaften zwischen drei und fünf Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten könnten. Dies bedeutet vier- bis fünfmal mehr Remote-Arbeit als vor der Pandemie.“
Das hybride Arbeitsplatzmodell ist weder temporäres Phänomen noch Übergangsmaßnahme – sondern die Zukunft der Arbeit und Garant für flexiblere, krisensichere Arbeitsplätze.
Darum ist der hybride Arbeitsplatz die neue Normalität
Der Wandel hin zu Remote-Arbeit und hybrider Arbeit setzte bereits lange vor der Pandemie ein, doch – wie bei so vielen Dingen – nahm er erst mit COVID-19 so richtig Fahrt auf. Unternehmen hatten sogleich eine Vielzahl von Herausforderungen zu bewältigen: Sie mussten ihren Mitarbeitern die nötigen Werkzeuge an die Hand geben, die Produktivität im Blick behalten und die Motivation in einer verteilten Belegschaft aufrechterhalten. Nach einigen Monaten war klar, dass es kein Zurück mehr gibt – denn ihre Mitarbeiter hatten Gefallen an dieser neuen, flexibleren Arbeitsweise gefunden.
Nun, da einige Mitarbeiter – zumindest teilweise – wieder in ihre angestammten Büros zurückkehren, können Unternehmen von den Erfahrungen, die sie mit der Arbeit im Homeoffice gemacht haben, profitieren. Das Ziel ist es, ein hybrides Arbeitsmodell nach den eigenen Anforderungen zu entwickeln.
Moderne HR-Technologien erleichtern die Umstellung auf hybrides Arbeiten, indem sie dabei helfen, die Daten aller Teams zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren – unabhängig von ihrem Standort. Technologie kann die Einarbeitung, Weiterbildung und Umschulung von Mitarbeitern unterstützen. Effektiv eingesetzt, kann sie Mitarbeiter zudem mit allem ausstatten, was sie für ihre Aufgaben benötigen – von Tools für die Zusammenarbeit bis hin zu Cloud-Technologien.
Die ideale „neue Normalität“ ist ein integrativer, hybrider Arbeitsplatz, an dem alle Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – produktiv und motiviert sind und sich vernetzt und eingebunden fühlen.
Vorteile einer hybriden Arbeitsumgebung
Ein hybrider Arbeitsplatz mit einem People-First-Ansatz für die Employee Experience nutzt neue HR-Technologien, um flexibel, agil und produktiv zu werden. Laut Gartner „waren in typischen Unternehmen, in denen Mitarbeiter im Büro standardmäßig 40 Stunden pro Woche arbeiteten, nur 36 % der Mitarbeiter Leistungsträger. Wenn Unternehmen von diesem Umfeld zu einer radikalen Flexibilität wechseln, in der Mitarbeiter entscheiden können, wo, wann und wie viel sie arbeiten, waren 55 % der Mitarbeiter leistungsstarke Mitarbeiter.“
- Höhere Mitarbeiterproduktivität: Eine Reihe von Faktoren tragen dazu bei, die Produktivität zu steigern: mehr Autonomie bei der Auswahl der Arbeitszeiten und des Standorts, weniger Unterbrechungen zu Hause als im Büro, Umgehungszeiten und die Möglichkeit, zu Zeiten, in denen die persönliche Zusammenarbeit am besten ist, ins Büro zu kommen.
- Geringere Gemeinkosten: Unternehmen prüfen ihre Immobilienstrategien und Möglichkeiten, Büroflächen zu reduzieren oder ihre Büros in kleinere Städte zu verlagern – alles kann die Gemeinkosten senken. Hybride Mitarbeiter sind tendenziell engagierter, was zu weniger Fluktuation führt und auch Kosten senkt.
- Bessere Employee Experience und Work-Life-Balance: Mehr Flexibilität und Autonomie erhöhen die Zufriedenheit und Zufriedenheit am Arbeitsplatz, was sowohl die Leistung am Arbeitsplatz als auch das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert. Ein integrierter Fokus auf Work-Life-Balance trägt dazu bei, einen erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz zu schaffen.
- Verbesserte Sicherheit und soziale Distanzierung: Da COVID-19-Varianten als anhaltende Bedrohung prognostiziert werden, ermöglicht das hybride Arbeitsplatzmodell die Gestaltung von Büroflächen, um Sicherheit und Sanitisierung zu betonen. Das Mischen und Matching, wer im Büro ist – und wann – ermöglicht Raum für Social Distancing und verstärkte Reinigung, was es auch erleichtert, wenn Kontaktnachverfolgungen durchgeführt werden müssen.
Technologie kann auch dazu beitragen, pandemiebedingte Gesundheitsrisiken zu reduzieren. Beispielsweise können „IoT-Sensoren (Internet of Things)“ die Anzahl der Personen in einem Gebäude zählen, um die Belegung zu begrenzen. Sie können auch Schreibtische identifizieren, die bereinigt werden müssen, basierend auf der Häufigkeit der Verwendung. Künstliche Intelligenz (KI) kann diese Daten analysieren, um Bereiche zu identifizieren, die die Arbeitssicherheit maximieren. Sie kann auch Gebäudegrundrisse analysieren, um automatisches Social Distancing zu implementieren und Kontaktpunkte zu reduzieren“, so Forbes.
Herausforderungen bei der Führung hybrider Teams
Jedes Unternehmen wird vor anderen Herausforderungen stehen, wenn es darum geht, ein hybrides Arbeitsmodell zum Erfolg werden zu lassen. Bei der Führung hybrider Teams stellen sich aktuell folgende Fragen:
Entwicklung des richtigen Hybridmodells: Da es so wenige etablierte hybride Arbeitsplatzmodelle gibt, muss jedes Unternehmen ein Modell entwickeln, das auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dieser Ansatz kann auch iterativ sein, da verschiedene Kombinationen und Technologien erprobt werden, um die beste Passform für die einzigartige Situation und Kultur jedes Unternehmens zu finden.
Erhöhte Sicherheitsrisiken: Wenn Unternehmen auf hybride Modelle umsteigen, wird Sicherheit weiterhin ein Risiko und ein Anliegen sein. Da Mitarbeiter von zu Hause aus über ihre eigenen Netzwerke und möglicherweise über ihre eigenen Geräte arbeiten, müssen sich die Personal- und IT-Abteilungen auf die Schulung und Sicherheit der Endbenutzer konzentrieren.
Effektives Personalmanagement: Bei einer hybriden Belegschaft müssen Manager darauf achten, dass sowohl Mitarbeiter vor Ort als auch Mitarbeiter im Homeoffice dieselben Chancen und dieselbe Exposition haben, einschließlich Bewertungen, die auf Arbeitsprodukten und nicht auf Arbeitsprozessen basieren. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sich Teammitglieder im Homeoffice nicht isoliert oder ungesehen fühlen – und auch, dass sie denselben Erwartungen und Verantwortlichkeiten unterliegen wie ihre Kollegen im Büro.
Isolierung und Trennung der Mitarbeiter: HR-Teams müssen sich darauf konzentrieren, dass sich die Mitarbeiter immer vernetzt fühlen, wenn ihre Mitarbeiter von überall aus arbeiten. Die Entwicklung „virtueller Wasserkühler“ und anderer Chancen für Mitarbeiter, in nicht-physischen Umgebungen zu interagieren und sich zu vernetzen, wird der Schlüssel zum Entwerfen eines gesunden hybriden Arbeitsplatzes sein. Wir werden in der Lage sein, Technologie zu nutzen, um den Puls der Belegschaft zu nehmen und den Kurs nach Bedarf zu korrigieren.
Nahtlose Vernetzung: Um Disparitäten, Silos und Wissensverluste zu vermeiden, müssen Unternehmen barrierefreie Verbindungen entwickeln, mit denen hybride Teams schnell und effizient kommunizieren können. Die Aufrechterhaltung einer florierenden Unternehmenskultur muss ein beabsichtigtes Ziel in einem hybriden Arbeitsplatzmodell sein.
Best Practices für einen hybriden Arbeitsplatz
Die Umstellung auf Remote-Arbeit im Jahr 2020 war abrupt und von der Notwendigkeit getrieben, aber jetzt haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise absichtlicher zu gestalten. Forbes: „Im hybriden Arbeitsbereich geht es darum, so viel Produktivität wie möglich zu ermöglichen, ohne dass unsere Mitarbeiter zu viel persönliche Zeit, Opfer oder die Möglichkeit haben, ihren Arbeitstag zu kontrollieren.“ Zu den Best Practices bei der Entwicklung eines effektiven hybriden Arbeitsplatzmodells gehören:
- Mitarbeiter frühzeitig einbinden
Teilen Sie Ihre Vorhaben transparent, zeitnah und in regelmäßigen Abständen mit.
Kommunizieren Sie den Nutzen des gewählten Modells.
Befähigen Sie Vorgesetzte dazu, auf Fragen ihrer Teams einzugehen.
2. In die richtigen Technologien investieren
Setzen Sie auf mobile und geräteunabhängige Produktivitäts- und Kommunikationstools.
Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Equipment für die sichere und gesunde Arbeit im Homeoffice aus, z. B. mit großen Monitoren, ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Schreibtischen.
3. Employee Experience und positive und engagierte Unternehmenskultur in den Mittelpunkt stellen
Holen Sie mit den geeigneten Tools gezielt das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein und vermitteln Sie Handlungsbereitschaft.
4. Regelmäßige Team-Check-ins und Besprechungen zum Karrierefortschritt durchführen
Nutzen Sie Technologien für Videokonferenzen.
5. Angebote für Schulungen und Weiterbildungen helfen Mitarbeitern und Unternehmen gleichermaßen
Kommunizieren Sie verfügbare Lern- und Weiterbildungsangebote im gesamten Unternehmen.
Bieten Sie erstklassige Lerninhalte über diverse Kanäle an, um verschiedene Bedürfnisse zu erfüllen.
6. Ziele und Leistungskennzahlen nachverfolgen
Verbessern Sie die Mitarbeiterleistung mit Leistungszielmanagement, kontinuierlichem Dialog und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell
Am Arbeitsplatz der Zukunft werden sich Mitarbeiter nahtlos in hybride Teams integrieren, unabhängig von ihrem Standort. Dazu bedarf es starker Kommunikations- und Planungsstrategien, weniger Barrieren und besser vernetzter Arbeitsplätze.
Personalleiter müssen mit einer breiten Palette intelligenter Tools Personalbeschaffung, Onboarding und Mitarbeitereinbindung koordinieren – sowie die Systeme und Tools für produktive, effiziente und belastbare Remote-Teams bereitstellen. Hybride Arbeitsplätze, die cloudbasierte Services, stärkere Sicherheitsinfrastrukturen und fortschrittliche Tools für die Zusammenarbeit nutzen, werden dabei helfen, sowohl die Erwartungen der Mitarbeiter als auch die Unternehmensziele zu erfüllen.