Was ist die Finanzplanung und ‑analyse (FP&A)?
FP&A umfasst eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die Geschäftsentscheidungen unterstützen und eine solide Finanzlage fördern.
Finanzplanung und -analyse im Überblick
Um in der heutigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig und erfolgreich zu sein, müssen Sie sich schnell anpassen können – und eine schlanke und resiliente Geschäftsstrategie entwickeln. Analysten und Fachleute für die Finanzplanung müssen vorausschauend denken und auf Grundlage von Daten präzise Erkenntnisse liefern, denn nur so sind eine sichere Planung und Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen möglich.
FP&A: Bedeutung und Definition
Finanzplanung und ‑analyse (FP&A) umfasst eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die wichtige Geschäftsentscheidungen unterstützen und eine solide Finanzlage fördern sollen. Finanzteams können mit einer unternehmensweiten FP&A-Software Finanzdaten, operative Daten und externe Daten (wie Markttrends) an einem zentralen Ort zusammenführen. Die Finanzabteilung kann die Daten analysieren und gewinnt fundierte Einblicke, um für die Zukunft zu planen und bessere, ertragsorientierte Entscheidungen zu treffen.
Mit FP&A-Tools können Finanzexperten:
schnelle und präzise Finanzanalysen liefern und Beratungsleistungen für Führungskräfte bieten
Auswirkungen möglicher Entscheidungen auf den Cashflow und die Rentabilität vorhersagen
die allgemeine finanzielle Solidität des Unternehmens und seiner Investitionen bewerten und überwachen
detaillierte Finanzmodelle und Prognosen erstellen und pflegen
agile, integrierte Finanzpläne anlegen, die verschiedene Szenarios berücksichtigen
mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um Budgets vorzubereiten und zu konsolidieren
die Unternehmensstrategie mit deren Umsetzung abstimmen und die Performance überwachen
neue Umsatzchancen und Risiken erkennen und bewerten
und vieles mehr
Die Finanzplanung und ‑analyse ist in der Regel Teil eines umfassenderen Finanzmanagementsystems, das auch Funktionen für das Rechnungswesen, das Umsatz- und Cashflow-Management, Governance, Risk and Compliance (GRC) und andere zentrale Finanzprozesse umfasst. Alternativ kann FP&A auch Teil einer eigenständigen Analyselösung sein, die in andere Unternehmenssysteme wie ERP integriert ist. FP&A hat sich von einfachen Tabellenkalkulationen und manuellen Berechnungen zu modernen, cloudbasierten Lösungen entwickelt, die künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und erweiterte Analysen einsetzen, um die finanziellen Herausforderungen einer sich schnell wandelnden Welt zu meistern.
Die Entstehung von xP&A
Im Jahr 2020 führte Gartner das Konzept von xP&A ein – die Abkürzung steht für „erweiterte Planung und Analyse“. xP&A nutzt die besten Funktionen der Finanzplanung und ‑analyse (FP&A), darunter Prognosen, kontinuierliche Planung, erweiterte Analysen und Leistungsüberwachung, und wendet sie auf Ihr gesamtes Unternehmen an, indem es Abteilungen verknüpft und bisher isolierte Pläne aufeinander abstimmt. Cloudbasierte xP&A-Lösungen vernetzen Menschen und vereinheitlichen Daten in den wichtigsten operativen Bereichen wie Finanzen, Lieferkette, Personalwesen und Vertrieb.
Grundlegende Schritte im FP&A-Prozess
Der FP&A-Prozess ist ein fortlaufender Zyklus von Datenerfassung und ‑analyse. Wenn Unternehmen wachsen und in neue Märkte expandieren, wenn der Markt unbeständig ist und sich rasch verändert, wird der Prozess komplexer. Es müssen mehr Daten erfasst und mehr Analysen durchgeführt werden. Aus diesem Grund haben viele große und mittelständische Unternehmen spezielle FP&A-Bereiche in ihre Finanzabteilungen integriert. Doch trotz zunehmender Komplexität umfasst der FP&A-Prozess im Kern immer wieder die folgenden vier grundlegenden Schritte:
- Datenerfassung, ‑konsolidierung und ‑prüfung Der erste Schritt umfasst die Sammlung von Finanz- und Betriebsdaten aus ERP-Systemen, Data Warehouses und anderen Unternehmenslösungen. Darüber hinaus können auch Daten von außerhalb des Unternehmens erhoben werden, beispielsweise allgemeinere Demografie-, Wirtschafts- und Marktdaten. Sobald alle erforderlichen Daten erfasst sind, müssen sie konsolidiert, standardisiert und verifiziert werden. Dieser Schritt ist sehr zeitaufwendig, jedoch unabdingbar, denn die Genauigkeit aller Pläne, Prognosen, Budgets und Analysen hängt von der Qualität und Vollständigkeit der verwendeten Daten ab. Um den Zeitaufwand zu reduzieren, setzen Unternehmen zunehmend auf KI-gestützte Lösungen, die viele dieser Aufgaben automatisieren können.
- Planung und Prognose In diesem Schritt erstellen die FP&A-Analysten anhand der aufbereiteten Daten Finanzprognosen, die vorhersagen, wie sich das Unternehmen in Zukunft entwickeln wird und ob es sich in die richtige Richtung bewegt. Finanzprognosen umfassen Umsatzprognosen, Cashflow-Prognosen und vieles mehr. Finanzprognosemodelle werden auch verwendet, um verschiedene Szenarios zu testen, Auswirkungen verschiedener Variablen zu simulieren und die beste Vorgehensweise im Hinblick auf die gewünschten Ergebnisse zu ermitteln. Zu den am häufigsten verwendeten Finanzplanungsmethoden gehören:
Vorausschauende Planung: Mit der vorausschauenden Planung erstellen FP&A-Experten ein Modell auf der Grundlage umfangreicher Leistungsdatensätze aus der Vergangenheit. Mit diesem Zeitreihen-Prognosemodell wird dann die zukünftige Performance vorhergesagt. Vorausschauende Analysen unterstützen und schärfen die Planungswerkzeuge, insbesondere wenn sie in einer einzigen Lösung integriert und durch KI und Machine Learning ergänzt werden.
Treiberbasierte Planung: Hierbei ermitteln Analysten die wesentlichen Treiber des Geschäfts (die erfolgsentscheidenden Einflussgrößen). Dann erstellen sie eine Reihe von Plänen, die mathematisch aufzeigen, wie sich verschiedene Variablen auf die Treiber auswirken würden.
Multi-Szenario-Planung: Die Szenarioplanung und -analyse ist die Planungsmethode, die von Unternehmen heute zunehmend eingesetzt wird. Bei der Multi-Szenario-Planung treffen die Analysefachkräfte Annahmen darüber, was in der Zukunft geschehen könnte. Sie antizipieren die Folgen und erstellen dann einen Plan, wie sie auf jedes plausible Szenario reagieren können. Diese Modelle und Finanzprognosen werden verwendet, um die erforderlichen finanziellen und operativen Pläne zu erstellen, mit denen übergreifende strategische Ziele wie Umsatz und Nettogewinn kurz- und langfristig erreicht werden können.
- Budgetierung Im Budgetierungsschritt schätzen FP&A-Fachkräfte die Ausgaben, die für die Umsetzung des Unternehmensplans erforderlich sind, basierend auf dem Umsatz im strategischen Plan. Dann weisen sie jedem Geschäftsbereich oder jeder Funktion ein Ausgabenbudget zu – ebenso wie Umsatz und Cashflow, die sie voraussichtlich generieren werden. Die Zentrale arbeitet mit allen Abteilungen zusammen und fasst die vereinbarten Budgets in einem Gesamtbudget zusammen. Das Unternehmensbudget wird in der Regel jährlich erstellt und vierteljährlich aktualisiert, wenn sich die finanziellen Bedingungen ändern. Um jedoch besser mit den volatilen Marktbedingungen umzugehen, haben viele Unternehmen inzwischen kontinuierliche Budgetierungszyklen eingeführt, die häufig mit rollierenden Prognosen und Projektionen aktualisiert werden. Einige Unternehmen haben auch die Null-Basis-Budgetierung eingeführt, die eine Aufblähung des Budgets und überhöhte Ausgaben vermeidet, indem sie kontinuierlich prüft, welche Ausgaben notwendig sind und welche nicht.
- Leistungsüberwachung und ‑analyse Um das Unternehmen zu beraten und bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, analysieren die FP&A-Teams Finanzdaten und überwachen die Performance auf kontinuierlicher Basis – einschließlich Umsatz, Ausgaben, Gewinn, Betriebskapital, Cashflow und anderer KPIs. Sie beantworten Ad-hoc-Abfragen und bringen die Zahlen in einen Sinnzusammenhang – ein Narrativ oder eine Data-Story. Damit helfen Sie Entscheidungsträgern, eine Situation zu verstehen und wohlüberlegte Maßnahmen zu ergreifen.
FP&A-Analysten erstellen auch regelmäßig Berichte und Datenvisualisierungen und führen Aktivitäten wie Rentabilitätsanalysen durch, die künftige Gewinnprognosen beinhalten und Fragen beantworten können, wie zum Beispiel: „Welche Produkte und Services sind jetzt am rentabelsten und werden es im nächsten Jahr sein?“ oder „Sollten wir die Produktion auslagern oder im Haus belassen?“
Moderne FP&A-Lösungen und ‑Technologien
FP&A hatte für CFOs und Finanzleitungen im Jahr 2020 oberste Priorität. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Automatisierung, künstliche Intelligenz und die Cloud verändern die Spielregeln: Pläne, Budgets und Prognosen werden präziser und Finanzanalysen werden leistungsfähiger. Unternehmen, die diese Technologien bei ihren FP&A-Aktivitäten einsetzen, haben eine deutlich bessere Prognosegenauigkeit als ihre Wettbewerber. Das ist ein unschätzbarer Vorteil.
Cloud: Früher wurde FP&A-Software on-premises bereitgestellt, doch cloudbasierte Lösungen bieten viel mehr Möglichkeiten. Sie können mit deutlich mehr Big-Data-Quellen vernetzt werden als On-Premises-Lösungen. Der Zugriff ist von überall aus möglich, sie bieten eine einfache Zusammenarbeit, sind skalierbar und kosteneffektiv. Jüngste Fortschritte bei der Cloud-Sicherheit haben in vielen Fällen auch die Datensicherheit gegenüber on-premises gespeicherten Daten erhöht.
KI und maschinelles Lernen: Tools für die Finanzplanung und ‑analyse, die durch KI und Machine Learning ergänzt werden, sind für FP&A-Analysefachkräfte von großem Vorteil. Sie helfen Benutzern nicht nur, mehr Arten von Big Data aus umfassenderen Quellen zu analysieren, sondern auch Trends, Muster, Korrelationen und Erkenntnisse aufzudecken, die sonst unbemerkt bleiben könnten. KI und maschinelles Lernen verbessern die Genauigkeit von Finanzprognosen erheblich und optimieren vorausschauende Analysen, Selfservice-Berichterstattung und Multi-Szenario-Planung.
Robotergestützte Prozessautomatisierung: FP&A-Analysten verbringen in der Regel sehr viel Zeit mit der Beschaffung, Aggregation und Formatierung von Daten. RPA, unterstützt durch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, automatisiert viele dieser manuellen Aufgaben, beschleunigt die Bearbeitungszeiten und reduziert Fehler. Außerdem können Analysen, Prognosen, Vorhersagemodelle und die Erstellung von Berichten automatisiert werden, sodass sich die Teammitglieder auf wertschöpfungsintensivere Aufgaben wie die Interpretation der Ergebnisse und die Beratung des Unternehmens konzentrieren können.
Die Zukunft von FP&A
Von Unterbrechungen der Lieferketten bis hin zu wirtschaftlicher und politischer Ungewissheit – die letzten Jahre haben uns gezeigt, dass die einzige wirkliche Konstante der Wandel ist. Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen die Finanzabteilungen von heute Zugang zu den richtigen Daten und den richtigen Informationen haben – und zwar zur richtigen Zeit.
Moderne Unternehmen sehen sich zunehmend veranlasst, intelligente FP&A-Tools und ‑Lösungen zu implementieren, die auf KI und fortschrittlichen Analysen basieren. Datengestützte Einblicke in Echtzeit helfen den Führungskräften der Finanz- und Geschäftsabteilungen von heute, ihre Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren, fundiertere Entscheidungen zu treffen und sich für eine Zukunft der autonomen Planung zu rüsten.
Nur wenn Unternehmen in der Lage sind, schnellere und genauere Prognosen zu erstellen, werden sie im heutigen hart umkämpften Geschäftsumfeld Erfolg haben. Sie müssen mit schlankeren Budgets arbeiten und neue, kreative Wege finden, um Rentabilität, Resilienz und Geschäftskontinuität zu fördern.
Auf der ganzen Welt arbeiten die besten Führungskräfte im Finanzsektor hart daran, die Einführung der passenden Technologien zu beschleunigen. Sie implementieren Strategien für verteilte Daten-Governance und schaffen eine hinreichend zuverlässige Datenbasis („sufficient versions of the truth“), um mit Zuversicht und Stärke in die Zukunft zu gehen.
Zusammenfassung
Da die Unternehmen immer wettbewerbsfähiger und komplexer werden, werden sich auch die FP&A-Lösungen weiterentwickeln, um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden:
FP&A-Werkzeuge werden nahtlos in noch mehr Datenquellen und Geschäftssysteme integriert.
Cloudbasierte Plattformen werden die bevorzugte Bereitstellungsvariante für FP&A-Software sein.
KI-Lösungen werden FP&A-Prozesse schneller, präziser und effizienter machen.
Die erweiterte Planung und Analyse (xP&A) hilft dabei, die Hindernisse für die Zusammenarbeit zu beseitigen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.
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