Tipps für die Bewertung von ERP-Lösungen
Sind Sie bereit, Ihr ERP-System zu modernisieren? Mit dieser fünfstufigen Methode zur Evaluierung von ERP-Lösungen finden Sie die optimale Software für Ihr Unternehmen.
Überblick
Es gibt buchstäblich Hunderte von ERP-Systemen mit einer Vielzahl von Funktionen, Vorteilen, Schwachstellen und Preismodellen. Auch wenn die Auswahl überwältigend wirken kann, können Sie anhand eines systematischen Vergleichs der ERP-Systeme in angemessener Zeit eine fundierte Entscheidung treffen.
Die hier vorgestellte bewährte Methodik hilft Ihnen dabei, die Lösung zu finden, die Ihre individuellen Unternehmensanforderungen am besten erfüllt. Die Vorgehensweise mag simpel erscheinen, aber Unternehmen, die diese Schritte zur Auswahl Ihres ERP-Anbieters nicht befolgen, haben häufig mit Herausforderungen wie Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und unnötigen Anpassungen zu kämpfen. Unternehmen, die die Best Practices für die ERP-Bewertung anwenden, profitieren in der Regel von einem reibungsloseren Auswahlprozess und einer effizienteren Implementierung. Dadurch können sie schneller die Vorteile eines modernen ERP-Systems nutzen und sich in der digitalen Welt besser behaupten.
Fünfstufige Methodik zur Bewertung von ERP-Lösungen
Sobald ein Unternehmen den Entschluss gefasst hat, sein veraltetes ERP-System zu ersetzen, besteht der erste Schritt darin, ein Projektteam zu bilden, das die Vergleiche, den Auswahlprozess und die Implementierung der neuen ERP-Software koordiniert. Zu Beginn entwickelt das Team einen groben Plan, der zunächst als allgemeiner strategischer Leitfaden für den weiteren Verlauf dient.
Der Prozess für die Auswahl eines ERP-Anbieters lässt sich in fünf Schritte unterteilen:
Grafik, die die fünf Hauptschritte für die ERP-Bewertung darstellt
Definition der ERP-Anforderungen
Damit potenzielle ERP-Anbieter eine Lösung optimal auf Ihr Unternehmen zuschneiden, konfigurieren und entsprechend kalkulieren können, ist es wichtig, ihnen ein klares Bild Ihres Unternehmens und ihrer Anforderungen zu vermitteln. Als Grundlage können hier wichtige Onlineressourcen wie Produktdemonstrationen und Blogartikel dienen, die Ihr Unternehmen anschaulich darstellen.
Beschreiben Sie Ihr Unternehmen und seine Abläufe eher allgemein, anstatt lange Listen mit spezifischen Anforderungen und Prozessen zu erstellen. Geben Sie den Anbietern Informationen zur Unternehmensgröße, dem Umfang Ihrer Aktivitäten und Transaktionen, der Prozesskomplexität sowie zu allen besonderen Merkmalen oder Herausforderungen. Fokussieren Sie sich dabei auf die Prozesse und Anforderungen, die Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen – das sind die entscheidenden Differenzierungspunkte, bei denen Sie genau prüfen sollten, wie gut das jeweilige System angepasst werden kann, um Ihre spezifischen Prozesse und Anforderungen zu unterstützen.
Erläutern Sie, was Sie an Ihrem aktuellen System schätzen und was das neue System mindestens genauso gut umsetzen können muss. Nennen Sie dabei auch Funktionen, die Ihnen bei Ihrem bestehenden System fehlen (oder verbessert werden sollten). Erwähnen Sie auch benutzerdefinierte Anwendungen, Funktionen oder Anpassungen, die im neuen System durch Standardfunktionen oder einfache Konfigurationen (keine Modifikationen) abgedeckt werden sollten. Mit anderen Worten: Konzentrieren Sie sich auf die Aspekte, die in Ihrem Unternehmen einzigartig sind, und nehmen Sie an, dass Routineprozesse automatisiert ablaufen. (Diese Annahme können Sie später in den Produktdemonstrationen und abschließenden Bewertungen im Entscheidungsprozess verifizieren.)
Konzentrieren Sie sich auf die Aspekte, die in Ihrem Unternehmen einzigartig sind, und nehmen Sie an, dass Routineprozesse automatisiert ablaufen.
Wichtige Tipps zur Definition Ihrer ERP-Anforderungen
Verzichten Sie auf Checklisten für ERP-Systemanforderungen. Checklisten –eine gängige Praxis in Unternehmen – helfen Ihnen nicht, wenn es darum geht, die Lösungen miteinander zu vergleichen und die für Ihr Unternehmen optimale Entscheidung zu treffen. Die meisten Punkte auf diesen Listen sind Funktionen, die nahezu jedes System in gewisser Weise bietet. Anbieter neigen dazu, die Funktionalitäten ihrer Systeme im weitesten Sinne zu interpretieren und einfach „ja“ anzukreuzen.
Wählen Sie die richtigen Personen für Ihr Projektteam aus. Die Definition von Anforderungen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Ihr Projektteam sollte aus Personen bestehen, die das Unternehmen und seine Prozesse gut kennen und die Zeit haben, sich intensiv mit dem Projekt zu befassen. Widerstehen Sie der Versuchung, motivierte, aber unerfahrene Beschäftigte für das Team auszuwählen.
Achten Sie darauf, dass Ihre Angebotsanfrage die folgenden Informationen enthält:
eine Beschreibung Ihres Unternehmens und seiner Prozesse
welche Vorteile Ihr aktuelles System bietet
welche Schwachstellen es hat und welche Funktionen Ihnen fehlen
was das neue System leisten soll, inklusive Priorisierung der Anforderungen
2. Anfragen von Angeboten für ERP-Lösungen
Der nächste Schritt besteht darin, eine ausgewählte Gruppe von ERP-Anbietern einzuladen, ein Angebot abzugeben. Wie viele Anfragen Sie verschicken sollten, kann variieren, aber bedenken Sie, dass Sie jedes Schreiben sorgfältig prüfen müssen. Erfahrungsgemäß sind die Angebote umso besser, je weniger Anbieter Sie auswählen und je detaillierter die Informationen sind, die Sie ihnen zukommen lassen. Idealerweise nehmen Sie maximal ein Dutzend (oder weniger) Kandidaten in die engere Auswahl.
Erfahrungsgemäß sind die Angebote umso besser, je weniger Anbieter Sie auswählen und je detaillierter die Informationen sind, die Sie ihnen zukommen lassen.
Das Angebot der potenziellen Anbieter sollte ein ERP-System enthalten, das die für Ihre genannten Anforderungen erforderlichen Funktionen bereitstellt und Ihre definierten Anforderungen erfüllt. Außerdem sollte es auch Informationen über das Unternehmen, dessen Produkte, Branchenkenntnisse sowie die Ressourcen, die für Ihre Implementierung zur Verfügung gestellt werden, beinhalten. Diese Informationen dienen dazu, Ihr Vertrauen zu gewinnen (und den Auftrag zu erhalten).
Wie ermitteln Sie nun das Dutzend (oder weniger) Kandidaten, auf die Sie sich konzentrieren sollten? Wie können Sie die Liste auf eine überschaubare Anzahl von ERP-Anbietern reduzieren? Nutzen Sie zunächst Branchenpublikationen, die Erfolgsgeschichten von ERP-Projekten enthalten (wobei Herausforderungen oder Misserfolge oft nicht erwähnt werden, Sie sollten diese Informationen also durchaus kritisch betrachten). Zusätzlich können Sie Branchenkontakte, Verbände oder Unternehmensnetzwerke kontaktieren, um sich mit anderen Fachleuten auszutauschen, die in letzter Zeit Erfahrungen mit der Auswahl und Implementierung von ERP-Systemen gemacht haben.
Es gibt auch zahlreiche Onlineverzeichnisse, Auswahltools und Services für eine effiziente Systemauswahl, die Ihnen dabei helfen können, Anbieter zu finden, deren Software die erforderlichen Funktionen bietet und/oder über Erfahrung in Ihrer Branche verfügen.
Für eine persönliche Beratung können Sie auf die internen Beratungsdienste in Ihrem Unternehmen zurückgreifen oder ein unabhängiges Beratungsunternehmen bei Ihnen vor Ort und/oder aus Ihrer Branche hinzuziehen. Informieren Sie sich über das Beratungsunternehmen und stellen Sie sicher, dass es wirklich unabhängig ist und keine versteckten Interessen bei bestimmten ERP-Anbietern vorliegen.
Gelegentlich gibt es bestimmte Faktoren, die einen Anbieter aus anderen Gründen interessant machen. Möglicherweise verwendet ein großer oder wichtiger Kunde ein bestimmtes ERP-System und hat Ihnen geraten, sich für dasselbe System zu entscheiden, oder Ihr Unternehmen gehört zu einem Unternehmensnetzwerk, in dem eine bestimmte ERP-Plattform als Standard festgelegt wurde. In solchen Fällen sollten Sie auch von dem empfohlenen Anbieter ein Angebot einholen, jedoch alle Anbieter fair und unvoreingenommen bewerten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Wichtige Tipps für die Auswahl Ihres ERP-Anbieters
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ihre Anforderungen definieren. Ihre Angebotsanfrage sollte die Anforderungen aller Beteiligten berücksichtigen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie ein ERP-System auswählen, das nur einen Teil Ihrer Geschäftsprozesse abdeckt. In diesem Fall müssten einzelne Abteilungen noch einmal in separate Systeme investieren. Evaluieren Sie Systeme, die eine umfassende Lösung für das gesamte Unternehmen bieten, und planen Sie die Implementierung so, dass die wichtigsten Module zuerst bereitgestellt werden.
Priorisieren Sie Ihre Anforderungen. Häufig sind Angebotsanfragen in Funktionsbereiche unterteilt. Die dazugehörigen Abschnitte sind von den jeweiligen Abteilungen auszufüllen. Jede Abteilung – ob HR oder operativer Betrieb – kann in der Regel die für seinen Geschäftsbereich erforderlichen Funktionen sehr gut bewerten und einstufen, aber die Prioritäten der einzelnen Abteilungen stimmen möglicherweise nicht mit den Unternehmenszielen überein. Es ist Aufgabe des Projektteams, diese Prioritäten unter Berücksichtigung der allgemeinen Anforderungen des Unternehmens zu bewerten und zu gewichten. Welche Anforderungen sind essenziell, welche wichtig und welche lediglich „nice to have“?
Prüfen Sie die tatsächliche Verfügbarkeit der Funktionen. Die Marketingabteilungen von Softwareunternehmen leisten großartige Arbeit. Manche preisen vor lauter Eifer Funktionen an, die noch nicht fertig entwickelt und getestet wurden. Informieren Sie sich, welche Funktionen erst in zukünftigen Versionen verfügbar sein werden und welche bereits bei Referenzkunden im Einsatz sind. Es ist in vollkommen Ordnung, in der Entwicklung befindliche Funktionen in Ihre Entscheidung einzubeziehen – aber verlassen Sie sich nicht auf sie, wenn diese entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts sind.
Bewerten Sie Ihre Prozesse. Prozesse, die in ERP-Softwarepakete integriert sind, gelten als „Best Practices“. Erfahrene Fachkräfte für die ERP-Beratung und -Implementierung empfehlen, Abläufe an die Software anzupassen (unter Berücksichtigung des Best-Practice-Aspekts), anstatt die Software an bestehende Prozesse anzupassen. Diese Entscheidung liegt natürlich bei Ihnen. Denken Sie jedoch daran, dass neue Prozesse auch zu weiteren Optimierungen und Vorteilen führen können, die ein neues System mit sich bringt. Moderne ERP-Software bietet zudem umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, wie etwa die Konfiguration von Bildschirmlayouts und -abläufen, Verfahren, Datenmerkmalen und -verarbeitung, ohne den Quellcode ändern zu müssen.
Berücksichtigen Sie den ROI des ERP-Systems. In den meisten Unternehmen muss die ERP-Rendite (Return on Investment, ROI) als Voraussetzung für die Genehmigung und Finanzierung von größeren Projekten analysiert werden. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Zusammenfassung der Kosten für den Erwerb und die Implementierung des neuen Systems sowie potenzielle Einsparungen und Effizienzsteigerungen im Vergleich zum bestehenden System. Der ROI berücksichtigt neben direkten Kosteneinsparungen auch Vorteile wie eine bessere Leistung, einen optimierten Kundenservice und eine höhere Produktivität am Arbeitsplatz.
3. Erste Vorauswahl der ERP-Anbieter
Die Bewertung erfolgt in zwei Phasen. In der ersten Phase analysieren Sie, wie gut die eingegangenen Angebote zu Ihren Anforderungen und Rahmenbedingungen aus der Angebotsanfrage passen. (Ein direkter Vergleich der Anbieter erfolgt erst in der zweiten Phase.)
Ziel dieser ersten Phase ist es, Angebote, die Ihre Kriterien nicht erfüllen, auszusortieren und diejenigen herauszufiltern, die vielversprechend erscheinen. Das Ergebnis ist eine Liste mit einer engeren Auswahl, die später detailliert geprüft wird, um die endgültige Entscheidung zu treffen.
Bei einer großen Anzahl von Angeboten können die Details leicht in den Hintergrund treten, was es erschwert, den Überblick über die jeweiligen Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter zu behalten. Eine numerische Bewertungsskala kann Ihnen dabei helfen, den Prozess für die Entscheidungsfindung zu strukturieren und dokumentieren.
Im Folgenden finden Sie einige nützliche Hinweise für diesen Dokumentationsschritt:
Erstellen Sie ein Formular oder eine Tabelle, in der die prüfenden Personen die Angebote anhand der wichtigsten Kriterien aus der Angebotsanfrage bewerten können. Jede prüfende Person weist jedem Bewertungskriterium eine Punktzahl zu (z. B. auf einer Skala von 1 bis 10, 1 bis 5, oder einer anderen geeigneten Abstufung). Die Anzahl der prüfenden Personen können Sie nach Bedarf festlegen.
Lassen Sie Platz für Notizen und Nachfragen zu den Angeboten. Sie können bereits in dieser Phase um Klärung bitten oder warten, bis die detaillierte Bewertung der in die engere Wahl gekommenen Angebote ansteht. Gewichten Sie jedes Kriterium danach, wie wichtig die Funktion oder der Prozess für Ihr Unternehmen ist.
Multiplizieren Sie die Punktzahl jedes Prüfers mit der jeweiligen Gewichtung für die einzelnen Kriterien, um die Gesamtpunktzahl für die einzelnen Anbieter zu berechnen. In der Regel werden einige Anbieter eine recht hohe Punktzahl erreichen und ganz oben in der Bewertung stehen, andere etwas weiter unten, und einige wenige werden komplett durchfallen. Am Ende sollten auf Ihrer Liste für die abschließende Bewertung idealerweise drei bis fünf Finalisten stehen.
Normalerweise sollten Sie so die besten Kandidaten recht einfach ermitteln können. Sollte das Ergebnis jedoch nicht eindeutig sein, hilft es, die einzelnen Bewertungen im Team zu diskutieren.
Wichtige Tipps für die vorläufige ERP-Bewertung
Behandeln Sie alle Anbieter gleich. Verzichten Sie auf Live-Demos, gesonderte Präsenztermine oder Besuche vor Ort, es sei denn, Sie bieten allen Anbietern die gleichen Möglichkeiten. Es ist wichtig, dass Chancengleichheit herrscht. Eine gute Praxis ist die Organisation einer „Bieterkonferenz“ in Ihrem Unternehmen, bei der alle Anbieter die Gelegenheit haben, Ihre Räumlichkeiten zu besichtigen und ihre Fragen im Beisein aller Teilnehmenden zu stellen.
Beachten Sie, dass es sich bei Angeboten um Verkaufsunterlagen handelt. Die eingegangenen Angebote enthalten die von Ihnen angeforderten Informationen und weitere Angaben. Gehen Sie davon aus, dass alle Behauptungen der Wahrheit entsprechen; Sie können die meisten (wenn nicht sogar alle) Behauptungen im weiteren Bewertungsprozess überprüfen. Machen Sie sich jedoch bewusst, dass die Verfassenden der Angebote Ihre Fragen so beantworten werden, dass ihre Produkte in einem möglichst günstigen Licht erscheinen.
Achten Sie auf Ausreißer. Sollten die Bewertungen bei einem Kriterium stark variieren, lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Wenn eine prüfende Person ein Kriterium besonders hoch und eine andere dieses besonders niedrig bewertet, sollten Sie dies näher untersuchen. Fragen Sie beide Personen nach den Beweggründen für ihre Bewertungen. Bleiben Sie dabei konstruktiv und vermeiden Sie Unterstellungen. Oft fallen einer Person Details auf, die von anderen übersehen oder als nicht wichtig erachtet wurden. Vielleicht möchten Sie nach diesen Gesprächen die Bewertungen für ein bestimmtes Kriterium anpassen – wodurch sich die Gesamtbewertung verändern könnte.
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4. Vergleich und detaillierte ERP-Bewertung
Nachdem Sie drei bis fünf Finalisten ausgewählt haben, ist es Zeit, deren Angaben zu validieren und die Referenzen zu überprüfen.
So bereiten Sie sich auf eine detaillierte ERP-Bewertung vor
Kontaktieren Sie die potenziellen Anbieter und teilen Sie ihnen die erfreuliche Nachricht mit, dass sie es in die engere Auswahl geschafft haben. (Wenn Sie möchten, können Sie auch angeben, wie viele Finalisten es insgesamt gibt und mit welchen anderen Unternehmen sie konkurrieren.)
In einigen Fällen können Sie die Anbieter auch darum bitten, ihre Vorschläge zu überarbeiten.
Sprechen Sie mit Unternehmen (eventuell sogar vor Ort), die das System bereits nutzen, vorzugsweise aus Ihrer Branche (oder aus dem gleichen Markt) und ähnlicher Größe.
Holen Sie Referenzen ein, falls die Anbieter keine bereitgestellt haben. (Manchmal zögern Anbieter aus Wettbewerbsgründen, Referenzen zu nennen – darauf sollten Sie jedoch bestehen. Sichern Sie zu, dass Sie Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnen und einhalten werden.)
So führen Sie ERP-Systemdemonstrationen effizient durch
Nun ist der richtige Moment, um die Finalisten zu detaillierten Vorführungen ihrer Systeme einzuladen. Allerdings sollten Sie diese Demonstrationen nach Ihren Vorgaben gestalten.
Stellen Sie jedem Kandidaten rechtzeitig vor der geplanten Demonstration ein Skript oder eine Liste der Funktionen zur Verfügung, die Sie gezeigt bekommen möchten. Achten Sie darauf, dass alle potenziellen Anbieter die gleiche Liste erhalten.
Lassen Sie die Anbieter zunächst die in der Angebotsanfrage genannten Funktionen und Prozesse vorführen, bevor sie Sonderfunktionen präsentieren.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Skript oder Ihre Liste die spezifischen Anforderungen enthält, die im ersten Schritt ermittelt wurden. Standardprozesse laufen in allen ERP-Systemen ähnlich ab; es sind die Ausnahmen, die den Unterschied machen (z. B. das Erfassen von Bestellungen für nicht vorrätige Artikel, die Anforderung, Warengruppen oder Artikel in Paketen, Kombi-Artikeln oder Sets zu verkaufen, oder die Unterstützung eines speziellen Rechnungsabgleichprozesses).
Lassen Sie sich bei den Demonstrationen zeigen, wie das System an Ihre spezifischen Prozesse und Abläufe angepasst werden kann. Gleichzeitig sollten Sie offen für mögliche „Best Practices“ in der Standardsoftware sein, die die Arbeitsabläufe und Ergebnisse Ihres Unternehmens verbessern könnten.
Idealerweise sollten die Demonstrationen der Systemfunktionen auf der Grundlage Ihrer Unternehmensdaten erfolgen. Auch wenn dies nicht immer möglich ist, hilft es, ein realistischeres Bild davon zu bekommen, wie das System in Ihrer Umgebung funktioniert.
Wichtige Tipps für die detaillierte ERP-Bewertung
Lassen Sie sich nicht von den Demonstrationen blenden. Die vorführenden Fachkräfte sind meist sehr erfahren und überzeugend, doch ihr Ziel ist es, Sie für ihre Software zu gewinnen, damit Sie diese kaufen. Achten Sie darauf, sich nicht von der Persönlichkeit oder dem Verkaufsansatz ablenken zu lassen, egal wie ansprechend und interessant diese sind. Konzentrieren Sie sich auf die Relevanz der Geschäftsprozesse für Ihre Anforderungen.
Nutzen Sie Besuche bei Referenzkunden vor Ort optimal. Wählen Sie sorgfältig aus, welche Unternehmen Sie besuchen. Kontaktieren Sie das Unternehmen im Vorfeld, um sicherzustellen, dass die Software auch tatsächlich implementiert ist und die versprochenen Vorteile bietet. Vereinbaren Sie, welche Funktionen der Software Ihnen vor Ort gezeigt werden und mit wem Sie sprechen können. Prüfen Sie vor Ort kritisch, ob sich der Erfolg des Unternehmens auf Ihre eigene Umgebung übertragen lässt. Stellen Sie auch schwierige Fragen wie: „Was hat Sie am meisten überrascht?“ und „Was würden Sie anders machen, wenn Sie noch einmal vor vorne anfangen könnten?“
Fragen Sie kontinuierlich nach. Ermutigen Sie Ihr Team, das für die Auswahl zuständig ist, jederzeit Fragen zu stellen – auch wenn es nur darum geht, Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Dies gilt sowohl bei der Überprüfung der Angebote als auch während der Demonstrationen. So vermeiden Sie Überraschungen in einer späteren Projektphase. Jetzt – vor den eigentlichen Vertragsverhandlungen – dürfen Sie noch auf Antworten stoßen, die nicht zu Ihren Anforderungen oder Wünschen passen. Denken Sie daran, dass Sie in dieser Phase noch kostenlos Antworten erhalten, bringen Sie also so viel wie möglich in Erfahrung. Sobald Sie mit der Implementierung des Produkts beginnen, müssen Sie bei Unklarheiten möglicherweise auf den Support warten oder sogar für Antworten bezahlen.
5. Auswahl des ERP-Systems und Vertragsverhandlungen
Nach Abschluss der detaillierten Bewertungen werden Sie vermutlich feststellen, dass zwei oder drei Anbieter Ihre Kriterien erfüllen. Wählen Sie den Anbieter aus, der Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen am besten abdeckt. Schließen Sie die anderen jedoch nicht vollständig aus – informieren Sie sie darüber, dass sie als Alternative in Betracht kommen, falls die Verhandlungen mit Ihrem bevorzugten Kandidaten nicht wie geplant verlaufen.
Anschließend können Sie mit Ihrem favorisierten Anbieter in die Vertragsverhandlungen eintreten. Die meisten Unternehmen wissen, wie diese ablaufen „sollten“, aber wie bei jedem Prozess im ERP-Bewertungs- und Auswahlverfahren können auch hier unerwartete Herausforderungen auftreten.
In den Verhandlungen sind Sie im Vorteil. Es ist jedoch ratsam, den Anbieter als Partner für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens zu betrachten und nicht als Verhandlungsgegner. Ziel sollte eine faire Vereinbarung sein, die beide Parteien motiviert, das gewünschte ERP-System effizient zu implementieren und langfristig erfolgreich zu betreiben.
Jeder Aspekt der Systemimplementierung und des laufenden Supports sollte detailliert besprochen und dokumentiert werden, einschließlich Preis, Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls Zeitrahmen. Wichtige Vertragsbestandteile sind unter anderem:
Erstkauf, Leasing oder Lizenzierung von Hard- und Software
Implementierung von Hard- und Software (mit klarer Definition, was die „Implementierung“ umfasst)
Kosten und Zeitplan für das Pilotprojekt (z. B. vor oder nach Bezahlung der Software)
Kosten für Erst- und laufende Schulungen
Laufende Wartungs- und Supportleistungen für Hard- und Software (inklusive Service-Level)
Datenkonvertierung und Integration mit bestehenden Systemen
Netzwerkanforderungen und Sicherheit
Anpassungen (sowohl bei der ersten Version als auch bei zukünftigen Releases)
Wichtige Tipps für die finale Auswahl der ERP-Lösung
Geben Sie Ihre endgültige Entscheidung nicht vor den Verhandlungen bekannt. Am Ende der detaillierten Evaluierung möchte das Team vielleicht einen „Gewinner“ benennen. Es ist jedoch taktisch klüger, dem bevorzugten Anbieter nicht sofort mitzuteilen, dass er die erste Wahl ist, denn es ist nicht ungewöhnlich, dass es Überraschungen am Verhandlungstisch gibt und Sie möglicherweise Ihre Wahl noch einmal überdenken müssen.
Planen Sie langfristig. Im Eifer des Gefechts sollten Sie die langfristigen Kosten nicht aus dem Blick verlieren. Prüfen Sie diese sorgfältig, damit Ihre Schätzungen realistisch sind und die Berechnungen des ERP-ROIs nicht verzerrt werden. Manche Anbieter bieten kostenlose Services über einen längeren Zeitraum, während andere den langfristigen Support an Drittanbieter auslagern, die Gebühren pro Supportanfrage erheben. Bei einigen Anbietern gibt es feste Obergrenzen für die jährlichen Wartungs- oder Abonnementkosten, bei anderen nicht. Einige bieten günstige Software-as-a-Service-Abonnements (SaaS) an, für die die Kosten nach einigen Jahren stark ansteigen. Es gibt Anbieter, die zwar jährliche Updates bereitstellen, jedoch keine umfassende Unterstützung bei deren Implementierung bieten. Stellen Sie alle relevanten Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich bestätigen, um die langfristigen Kosten vollständig nachvollziehen zu können.
Es braucht ein ganzes Dorf (oder zumindest ein Team)
Der wichtigste Faktor für den Erfolg der Bewertung des ERP-Systems ist das Projektteam. Das Team sollte frühzeitig zusammengestellt werden und die zentrale Rolle bei der Erstellung, Verteilung und Bewertung der Angebotsanfragen sowie der Auswahl des neuen ERP-Systems übernehmen.
Unserer Erfahrung nach neigen Teams dazu, in der häufig zeitaufwendigen Phase der Analyse und Bewertung kurze Wege zu wählen. Wenn Ihr Projektteam jedoch konsequent die beschriebenen fünf Schritte befolgt und die gewonnenen Erkenntnisse berücksichtigt, wird es eine optimale Lösung finden, die sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
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