Workflow-Management: Leitfaden für Workflow-Automatisierung und Geschäftsprozessmanagement
„Workflow-Management“ als betriebswirtschaftlicher Begriff kam in den 1980er Jahren auf, als die Einführung von E-Mail, Desktop-Computern und digitalisierten Geschäftssystemen ihren Anfang nahm. Die Anwender erkannten sehr schnell, wie diese neuen Technologien dazu beitragen können, Fehler zu reduzieren und sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren. Heute unterstützen intelligente, an die Cloud angebundene Software- und digitalisierte Workflow-Management-Systeme den Menschen dabei, Effizienz und Agilität zu steigern, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, Fehlerquoten zu verringern und die Compliance zu verbessern.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow lässt sich als eine Abfolge von miteinander verbundenen Aktivitäten oder Aufgaben definieren, die ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Ein strukturierter Workflow folgt einem bestimmten Pfad. Er kann sequenziell oder parallel aufgebaut sein, um bestimmte Abhängigkeiten oder Anforderungen zu erfüllen. Oft hat der Pfad definierte Variationen, die für jedes gewünschte Geschäftsergebnis unterschiedlich sind.
Es gibt drei Arten von Workflows:
- Vollständig manuell: Ein manueller Workflow könnte beispielsweise papierbasiert sein, mit einem Laufzettel und handschriftlichen Notizen und Unterschriften, die physisch im Büro oder in der Fertigung weitergereicht werden.
- Teilweise automatisiert: Bei einem teilautomatisierten Workflow werden Teile des Prozesses automatisiert. Denken Sie an eine E-Mail-Kette mit angehängten Dateien, Kommentaren im E-Mail-Text und Änderungen an den angehängten Dateien, die immer weitergeleitet wird, wenn es dem Bearbeiter der aktuellen Aufgabe sinnvoll erscheint.
- Vollständig digitalisiert oder automatisiert: Automatisierte Workflows werden in einer speziellen Geschäftsanwendung strukturiert und definiert und unter Einhaltung festgelegter Geschäftsregeln ausgeführt.
Workflow-Management oder Geschäftsprozessmanagement: Was ist der Unterschied?
Ein Workflow ist eine spezielle, eigenständige Abfolge von Schritten und Aufgaben. Im Gegensatz dazu ist ein Geschäftsprozess ein weiter gefasster Begriff für eine Sammlung von Aufgaben, Workflows, Aktivitäten und Richtlinien, wobei einige der Aufgaben automatisiert sein können, andere hingegen nicht.
Stellen Sie sich zum Beispiel einen einfachen Genehmigungs-Workflow für den Einkauf vor: Dort kann eine Geschäftsregel für eine oder mehrere definierte Varianten festlegen, dass eine Bestellung von einer zweiten Abteilung genehmigt werden muss, sobald der Einkaufswert einen bestimmten Betrag überschreitet. Dieser Workflow ist Teil eines umfassenderen Geschäftsprozesses für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens und würde Richtlinien für die Auswahl von Lieferanten, die Beschaffung usw. enthalten.
Im Folgenden finden Sie einige gängige Beispiele für Workflows:
- Genehmigen einer Bestellung
- Genehmigen eines Urlaubsantrags
- Bearbeiten einer Rechnungszahlung
- Einstellen eines Beschäftigten
- Anfordern eines Ersatzteils
- Senden einer Rechnung an einen Kunden
Prozesse stärker optimieren
Vereinfachen und beschleunigen Sie die Umgestaltung Ihrer Geschäftsprozesse noch heute.
Warum ist Software für das Workflow-Management so wichtig?
Workflow-Management ist der Prozess der Digitalisierung einzelner Prozesse und der Verwaltung der Ergebnisse. Mit einer Workflow-Management-Software können Sie diese Workflows erstellen, ausführen und verwalten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile und Ergebnisse, die Sie von spezialisierten Softwarelösungen erwarten können:
- Höhere Effizienz: Erhöhen Sie Ihren Automatisierungsgrad, um schnellere und bessere Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig die Arbeit für alle Beteiligten zu erleichtern. Mit einem vollständig digitalisierten Workflow können die Beteiligten beispielsweise von überall – aus dem Büro, von zu Hause oder von unterwegs – auf klar definierte digitale Aufgaben zugreifen, diese überprüfen und bearbeiten.
- Verbesserte Agilität: Passen Sie Standardworkflows an sich ändernde betriebliche Anforderungen an, schaffen Sie Prozessinnovationen zur Unterstützung neuer Geschäftsmodelle und beheben Sie fehlerhafte Prozesse – für eine höhere Resilienz und Flexibilität.
- Stärkere Compliance: Mit klaren Zuständigkeiten und datenbasierten Audit-Trails können Sie die Ergebnisse überwachen und verwalten und Richtlinien und Vorschriften besser einhalten.
Workflow-Management-Systeme und ihre Funktionsweise
Workflow-Management-Systeme ermöglichen es den Benutzern, unterschiedliche Workflows für verschiedene Arten von Aufträgen oder Prozessen zu definieren. In einer Produktionsumgebung kann ein Entwurfsdokument beispielsweise automatisch vom Konstrukteur an den technischen Leiter und schließlich an den Produktionsingenieur weitergeleitet werden. In jeder Phase des Workflows ist eine Person oder Gruppe für eine bestimmte Aufgabe zuständig. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, sorgen Workflow-Management-Systeme dafür, dass die für die nächste Aufgabe zuständigen Personen benachrichtigt werden und die Daten erhalten, die sie für die Ausführung ihres Prozessabschnitts benötigen.
Workflows können auch komplexere Abhängigkeiten haben. Wenn beispielsweise ein Dokument in mehrere Sprachen übersetzt werden soll, könnte ein Projektmanager die Zielsprachen auswählen und dadurch pro Sprache einen aktiven Arbeitsauftrag auslösen. Erst wenn alle Übersetzungsaufträge abgeschlossen sind, wird die nächste Aufgabe im Prozess ausgelöst. Das hilft, Engpässe zu erkennen und größere Teams auf Kurs zu halten.
Mit der hier gezeigten Workflow-Management-Software können Sie Prozesse verwalten und Variationen in Ihrem Prozess definieren.
Beispiele für Workflow-Management-Systeme in Aktion
Jedes Unternehmen hat seine eigenen, individuellen Anforderungen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie moderne Workflow-Management-Systeme eingesetzt werden können:
- Optimierung bestehender Geschäftsanwendungen: Viele Unternehmensanwendungen bieten integrierte Tools und Workflow-Vorlagen, um noch nicht im System abgebildete Geschäftsprozesse zu definieren und zu erstellen. Sind Änderungen an Workflows erforderlich, müssen Administratoren nicht bei Null anfangen – sie können die vorhandenen Funktionen des Systems nutzen, um Änderungen vorzunehmen. Außerdem verfügen hochwertige moderne Software-Tools über zusätzliche Automatisierungsfunktionen, in denen künstliche Intelligenz (KI) und Tools zur Prozessautomatisierung bereits integriert sind.
- Verwendung paralleler Anwendungserweiterungen: Viele Unternehmen bevorzugen einen „sauberen Kern“, sie ziehen es also vor, ihre Softwareanwendungen mit so wenigen Änderungen wie möglich zu betreiben. Das bedeutet, dass neue Workflows und Prozessinnovationen Daten aus bestehenden Systemen nutzen können, aber außerhalb der bestehenden Geschäftsanwendungen realisiert werden. Diese so genannten „Side-by-Side“-Anwendungserweiterungen werden im Gegensatz zu „In-App“-Anwendungserweiterungen in der Regel in der Cloud erstellt und ausgeführt.
- Orchestrierung von Prozessen über Abteilungen hinweg: Cloudbasierte Workflow-Management-Systeme sind auch für geschäftsbereichsübergreifende Orchestrationen hervorragend geeignet. Dabei handelt es sich um Geschäftsprozesse, die sich über verschiedene Anwendungen, Systeme und Services erstrecken. Dies gilt auch für hybride Landschaften, in denen Sie aufgrund Ihrer Automatisierungsanforderungen mehrere unzusammenhängende Workflows, die in verschiedenen Anwendungen und an unterschiedlichen Standorten ausgeführt werden, miteinander verbinden müssen. Es funktioniert auch bei Prozessen, bei denen Sie einen bestimmten Workflow externen Prozessbeteiligten wie Partnern und Lieferanten zur Verfügung stellen möchten – und dann das Ergebnis dieses Workflows nutzen, um intern einen nächsten Schritt einzuleiten.
- Erleichterung der Anpassung von Workflows durch Fachexperten: Für Abteilungsprozesse, die nur einfache Anfrage- oder Genehmigungsformulare umfassen, können einige automatisierte Geschäftsprozesse mit Low-Code/No-Code (LCNC)-Entwicklungsplattformen realisiert werden. Das bedeutet, dass Fachanwender durch Drag&Drop und vereinfachte visuelle Funktionen schnell einfache Workflow-Anwendungen erstellen können, die auf die speziellen Bedürfnisse ihrer Teams zugeschnitten sind.
Workflow-Management-Technologien
Workflow-Technologien sorgen für standardisierte Prozesse mit klaren Zuständigkeiten und verbinden die verschiedenen Aufgaben in einem definierten Pfad. Die intelligente Kombination mit einer oder mehreren neuen Automatisierungstechnologien erhöht den Automatisierungsgrad innerhalb eines Prozessablaufs und erlaubt schnellere und bessere Prozessergebnisse. Darüber hinaus ermöglichen sie innovative, neue Prozesse, die zur Wertschöpfung beitragen oder ein besseres Erlebnis bieten. Hier finden Sie einige Beispiele für fortschrittliche Technologien, die in moderner Workflow-Software zum Einsatz kommen:
- Big Data: Durch Big-Data-Technologien und eine verbesserte Transparenz dieser Daten stehen riesige Informationsmengen zur Verfügung, die integriert und direkt in Geschäftsprozessen genutzt werden können. Hier ein Workflow-Beispiel: Stellen Sie sich einen halbautomatischen Genehmigungsprozess für Investitionsausgaben (CAPEX) vor. Finanzberichte werden per E-Mail zwischen den beteiligten Prüfenden und Genehmigenden hin- und hergeschickt, bevor eine Investitionsentscheidung getroffen wird. Auf Basis der relevanten Datenquellen kann das Workflow-System automatisch die erforderlichen Berichte erstellen und sie den richtigen Personen zu einem festgelegten Zeitpunkt im Prozess zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können die integrierten Daten auf der Grundlage definierter Geschäftsregeln oder durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (siehe unten) zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Das beschleunigt den Prozess und entlastet die Entscheidungsträger von Routineaufgaben oder Bewertungen.
- Künstliche Intelligenz: Mit KI-Technologien wie maschinellem Lernen, Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), Computer Vision und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) lassen sich Prozessschritte automatisieren, die bisher nur manuell oder halbautomatisch von Menschen ausgeführt werden konnten.
- Maschinelles Lernen: Maschinelles Lernen kann dort eingesetzt werden, wo ein Prozessschritt eine komplexe Datenanalyse erfordert, um Muster zu erkennen oder Vorhersagen und Empfehlungen zu geben. Denken Sie an einen Caterer bei Sportveranstaltungen, bei dem die Nachbestellung von Erfrischungsgetränken stark von der Wettervorhersage abhängen kann.
- Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP): Durch NLP können Chatbots oder digitale Sprachassistenten bestimmte Interaktionen innerhalb eines Prozesses automatisieren oder einfache Workflows sogar vollständig automatisieren. Denken Sie an automatisierte Antworten auf häufige Routineanfragen wie den Status von Bestellungen oder Rechnungen.
- Computer Vision: Mithilfe von Computer Vision können komplexe, kontextbezogene Informationen aus Bildern extrahiert werden, die dann zur Automatisierung oder zur Bereitstellung von Informationen für andere Prozesse verwendet werden können. Ein Beispiel sind Betreiber von Stromnetzen, die Satellitenbilder zur Überwachung von Oberflächenbewegungen auswerten, um ihre Wartungsprozesse zu optimieren und im Falle von Ereignissen, die die Infrastruktur gefährden könnten, automatisch Serviceteams einzusetzen. Alternativ kann mithilfe von Computer Vision ein Plan für die vorausschauende Wartung erstellt werden, bei dem eine automatische visuelle Inspektion dazu dient, Serviceanforderungen nur bei Bedarf und nicht nach einem festen Zeitplan auszulösen.
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA): RPA führt sich wiederholende manuelle Aufgaben innerhalb von Prozessabläufen aus, die Interaktionen der Benutzer mit den Systemen nachahmt. Ein typischer Anwendungsfall ist die Überbrückung von Integrationslücken durch Kopieren und Einfügen von Daten aus Tabellenkalkulationen oder anderen Dokumenten, z. B. E-Mails von Lieferanten, in ein Geschäftssystem, was nicht nur diese Aufgabe beschleunigt, sondern auch die Datengenauigkeit erhöht.
Workflow-Management-Software, die den Status und die wichtigsten Kennzahlen in einem Verkaufsprozess darstellt
Trends im Bereich Business-Workflow-Management und -Automatisierung
Hyperautomatisierung und intelligente Automatisierung
Das sind Begriffe, die wir heute immer öfter hören. Eine aktuelle Umfrage von Gartner zeigt, dass mehr als 85 % der Führungskräfte die „Investitionen in die Hyperautomatisierung in den nächsten 12 Monaten entweder aufstocken oder konstant halten werden und mehr als 56 % bereits vier oder mehr parallel laufende Hyperautomatisierungsinitiativen verfolgen“.
Moderne Lösungen zur Verwaltung und Automatisierung von Workflows tragen dieser Entwicklung Rechnung, indem sie viele oder alle der oben genannten Technologien in einer einzigen Lösung bündeln. Damit geht man nicht nur den Problemen aus dem Weg, die durch einen Mix verschiedener Technologien von verschiedenen Anbietern entstehen, sondern verringert auch den Automatisierungsaufwand erheblich. Die Benutzer müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Entwicklungstools hin- und herwechseln, sondern können jederzeit von einem einzigen Projekt aus auf alle Funktionen zugreifen und diese nutzen.
Dies ist ein weiterer Trend, der das Workflow-Management verändert. Ein Citizen Developer ist ein versierter Benutzer komplexer Softwaresysteme, der technologisch bewandert ist, jedoch keine oder nur geringe Programmierkenntnisse hat. Die visuellen Tools und die vorkonfigurierten, per Drag&Drop nutzbaren Inhalte von Low-Code/No-Code-Lösungen bedeuten für Citizen Developer einen echten Durchbruch. Mit LCNC können sie – ohne programmieren zu müssen – Workflows und Prozesse einfach auf der Grundlage ihres umfassenden Fachwissens erstellen und anpassen.
Und selbst für professionelle Entwickler bietet LCNC einen enormen Mehrwert. Per einfachem Drag&Drop erledigen sie Standardaufgaben viel schneller als je zuvor, während ihnen professionelle LCNC-Anwendungstools die Möglichkeit eröffnen, komplexere Workflows und Automatisierungen zu entwickeln und die sofort einsatzbereiten Inhalte den Benutzern dann auf einfachste Art und Weise zur Verfügung zu stellen.
Workflow-Management-Systeme
Erfahren Sie mehr über intelligente Lösungen, mit denen Sie Ihre Workflows optimieren können
Häufig gestellte Fragen zum Workflow-Management
Ein Workflow-Prozess ist eine definierte Reihe oder Abfolge von Aktivitäten, mit denen bestimmte Ergebnisse angestrebt werden.
Es gibt verschiedene Workflow-Software-Tools für unterschiedliche Anforderungen. Vollständig ausgestattete Workflow-Management-Lösungen bieten Entwicklern die erforderlichen Pro-Code-Tools, um schnell Workflow-Anwendungen zu erstellen oder bestehende Workflows außerhalb von Geschäftsanwendungen zu erweitern. Unternehmensanwendungen verfügen über eine eigene Modellierungsumgebung, die Entwicklern und IT-Administratoren die Werkzeuge zum Modellieren, Konfigurieren und Verwalten von Workflows innerhalb der Anwendung zur Verfügung stellen.
Sowohl Lösungen für das Workflow-Management als auch integrierte Modellierungsumgebungen bieten zunehmend Funktionen, mit denen auch Abteilungsprozessexperten ohne technisches Know-how das Workflow-Management übernehmen können. Außerdem wurden Low-Code-/No-Code-Plattformen für Fachanwender in den Geschäftsbereichen entwickelt, um einfache Workflow-Anwendungen für die Web- und mobile Nutzung zu erstellen. Dafür benötigen sie keine Programmierkenntnisse.
Die meisten Unternehmen setzen mehrere Automatisierungstechnologien ein, um verschiedene Prozesse und unterschiedliche Anforderungen zu unterstützen. Integrierte Branchen- und Geschäftsbereichsanwendungen stellen Best-Practice-Workflows bereit, die einen effizienten und zuverlässigen Betrieb der hochvolumigen Kernprozesse in den meisten Unternehmen gewährleisten. Workflow-Management-Lösungen und andere fortschrittliche Automatisierungstechnologien, wie z. B. robotergestützte Prozessautomatisierung oder maschinelles Lernen, helfen Unternehmen dabei, bestimmte Automatisierungslücken zu schließen oder Prozesse einzuführen, mit denen sie sich vom Markt abheben können.
Mit Low-Code-/No-Code-Plattformen können sowohl Geschäftsbereichsentwickler als auch professionelle Entwickler einfache Automatisierungsanforderungen schnell lösen.
Ein strategischer Ansatz für die Prozessautomatisierung erfordert die Fähigkeit, mehrere Automatisierungstechnologien nahtlos zu kombinieren, um die Herausforderungen zu vermeiden, die sich aus einer Vielzahl unterschiedlicher Automatisierungsfunktionen verschiedener Anbieter ergeben, z. B. hinsichtlich der Kompatibilität und Integration.
Projekte zur Prozessverbesserung widmen sich häufig Herausforderungen wie fehlerhaften oder veralteten Prozessen, der Automatisierung manueller oder halbmanueller Arbeiten, der Reduzierung unnötiger Prozessschritte oder der Verkürzung vermeidbarer Verzögerungen. Die Verbesserung von Effizienz, Produktivität, Qualität und Compliance und/oder die Reduzierung von Kosten, Ausschuss, Nacharbeit und Zykluszeiten gehören zu den Optimierungszielen. Diese Projekte konzentrieren sich zumeist auf die Bewältigung spezifischer betrieblicher Herausforderungen und auf eine schnelle Wertschöpfung.
Projekte zur Prozesstransformation streben Innovationen an, um neue Werte zu schaffen. Sich ändernde Geschäftsmodelle oder das Aufkommen neuer Technologien sind häufige Anforderungen, die Transformationsprojekte nach sich ziehen. Das Ziel der Transformation ist oft eine durchgängige Prozessautomatisierung oder ein nahtloses Kundenerlebnis über alle Interaktionspunkte hinweg. Diese Projekte betreffen meist kritische Prozesse mit hohem Wert oder Volumen oder kundenorientierte Geschäftsfunktionen.
SAP-Insights-Newsletter
Jetzt abonnieren
Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie wichtige Informationen und Einblicke.