Was ist Dienstleistungsbeschaffung?
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Wie viel wissen Sie über Ihre unsichtbare Belegschaft?
Die „unsichtbare Belegschaft“ ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da jedes Jahr erhebliche Investitionen in diese ausgelagerten Dienstleistungen getätigt werden – Beratungsunternehmen, IT-Outsourcer, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien, Gebäudeverwaltungsgesellschaften, Call-Center-Betreiber und Buchhaltungsfirmen sind nur einige Beispiele für diese externe oder externe Belegschaft.
Dienstleister werden jedoch häufig unterverwaltet – eines von vier Projekten wird nicht termingerecht oder im Rahmen des Budgets abgeschlossen – und verhindern, dass Unternehmen den Wert maximieren und sie Risiken aussetzen.
Was versteht man unter Beschaffung von Dienstleistungen?
Die Dienstleistungsbeschaffung ist die Einstellung (und Verwaltung) von Dienstleistern, die personenbezogene Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringen, z. B. technische Beratungsunternehmen, Spezialdienstleister oder Wartungsunternehmen. Diese Unternehmen sind in der Regel mit der Ausführung projektbasierter Arbeit über eine Leistungsbeschreibung beauftragt.
Die Beschaffung von Dienstleistungen ist von entscheidender Bedeutung, da ein Großteil der externen Mitarbeiter von heute oder Dienstleistungen und Arbeitskräfte außerhalb der Standardverträge für Vollzeitmitarbeiter beschäftigt werden.
Wer sind diese Dienstleistungserbringer und welche Dienstleistungen bieten sie an?
Dienstleistungserbringer spielen eine zentrale Rolle bei der Erledigung von Aufgaben und agieren mitten im Unternehmen. So verlassen sich Unternehmen beispielsweise auf Beratungsfirmen, die ihnen helfen, im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähiger zu werden, auf IT-Dienstleister, die ihre IT-Operationen durchführen, auf Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die ihre Bücher führen, auf Anwaltskanzleien, die ihr geistiges Eigentum schützen, auf Marketingagenturen, die ihre Marken aufbauen, auf Callcenter-Betreiber, die ihre Kunden betreuen, und auf Facility-Management-Unternehmen, die ihre Gebäude und Anlagen instand halten. Dies sind nur einige Beispiele für die vielen wichtigen betrieblichen Aufgaben, die Dienstleister im Auftrag von Unternehmenskunden übernehmen.
Was ist Beschaffung? Die verschiedenen Beschaffungsarten überprüfen
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung, Dienstleistungsbeschaffung und direkter und indirekter Beschaffung? Sehen wir uns diese Definitionen an.
Die Beschaffung umfasst die Praxis, Waren und Dienstleistungen zu kaufen, die es einem Unternehmen ermöglichen, effizient und rentabel zu arbeiten. Die Beschaffung ist ein übergreifender Prozess, der in zwei verschiedene Arten unterteilt werden kann:
- Dienstleistungsbeschaffung
Die Dienstleistungsbeschaffung umfasst Projekte mit von Mitarbeitern erbrachten Services. Diese Mitarbeiter werden außerhalb der festen Belegschaft eines Unternehmens von Unternehmen bezogen, die sich auf die von ihnen erbrachten Services spezialisiert haben, z. B. Markenstrategieberater oder Instandhaltungstechniker. - Direkte und indirekte Beschaffung
Die direkte und indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Erwerb von Materialien und Waren, die ein Unternehmen in Betrieb halten, und umfasst alle Phasen der durchgängigen Logistikabwicklung von der Bezugsquellenfindung bis zur Beschaffung. Bei der Direktbeschaffung handelt es sich um den Erwerb von Material, das direkt zur Entwicklung eines Endprodukts verwendet wird (z. B. Stahl zur Herstellung eines Fahrrads). Im Gegensatz dazu sind indirekte Beschaffung Waren, die den täglichen Betrieb eines Unternehmens unterstützen (z. B. Papier oder Tinte zur Unterstützung des Bürobetriebs).
Beide sind wichtige Ausgabenkategorien innerhalb eines Unternehmens, werden aber häufig von verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Technologien aufgeteilt und verwaltet. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, eine einheitliche Sicht auf die Ausgaben in allen Kategorien zu erhalten, indem Sie das Beste aus intelligenten Technologien und datengestützten Erkenntnissen nutzen, um die Gesamtausgaben strategisch zu verwalten.
Wie profitieren Unternehmen von der Dienstleistungsbeschaffung?
Unternehmen suchen heute alles – von Fachkenntnissen bis hin zu effizienten Kapazitäten – und sie sind von externen Mitarbeitern abhängig, um Projekte schneller durchführen zu können und flexibel genug zu sein, um sich an sich ändernde Bedingungen und Anforderungen anzupassen.
SAP Fieldglass hat in Zusammenarbeit mit Oxford Economics eine globale Umfrage unter 1.050 höheren Führungskräften in 24 Branchen durchgeführt, um zu verstehen, wie wichtig Dienstleister für die Erledigung der Arbeit sind und welche Auswirkungen sie auf die Unternehmensleistung haben.
Die Ergebnisse unterstreichen, wie wichtig externe Mitarbeiter geworden sind, um in einem digitalen Zeitalter für Unternehmen jeder Größe und in allen Branchen Arbeit zu leisten.
Einblicke in die Beschaffung von Dienstleistungen: Die großen Erkenntnisse
Im Rahmen des Berichts Services Procurement Insights: The Big Reveal identifiziert SAP Fieldglass 11 % der Befragten, die andere in ihrer Strategie und Vision für die Verwaltung ihrer Mitarbeiter und Dienstleister außerhalb der Gehaltsabrechnung übertreffen.
Lesen Sie die Studie
Erfahren Sie, wie fortschrittliche Unternehmen bei der Verwaltung ihrer externen Mitarbeiter herausragend sind.
Warum werden Dienstleister manchmal auch als „unsichtbare Belegschaft“ bezeichnet?
Während viele Unternehmen die finanziellen Aspekte ihrer Vereinbarungen mit Dienstleistern hervorragend im Griff haben, hapert es bei der Verwaltung der „menschlichen“ Aspekte dieser Vereinbarungen, d. h. bei der Frage, wer die Arbeit verrichtet, wer zertifiziert und geschult ist, wer Zugang zu Systemen und Einrichtungen hat, inwieweit Fortschritte bei der Erreichung von Meilensteinen/Leistungen erzielt wurden und vieles mehr.
Beispiel: Die Studie von SAP Fieldglass und Oxford Economics enthüllte einige beeindruckende Statistiken: Weniger als die Hälfte der Forschungsteilnehmer gaben an, dass sie über die Grundlagen von Dienstleistern, wie Vertragsbedingungen (48 %), wo sie sich befinden (44 %) und wer die Arbeit ausführt (44 %), umfassend informiert sind. Nur ein Viertel ist umfassend über den Fortschritt bei Meilensteinen oder Projektleistungen (27 %), die Qualität der Arbeit auf Lieferantenebene (25 %) und die Qualität der Arbeit einzelner Mitarbeiter (18 %) informiert.
Dieses unzureichende Management oder die fehlende Transparenz bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern kann zu unbefriedigenden Projektergebnissen führen, Sicherheitsrisiken schaffen und Unternehmen daran hindern, maximal von den Services zu profitieren. Schließlich können sie nicht messen, was sie nicht sehen.
Was steht auf dem Spiel, wenn das Management von Dienstleistern zu kurz kommt?
Viel vergeudete Ausgaben. Dienstleister machen ungefähr die Hälfte der Ausgaben für externe Mitarbeiter aus oder fast ein Fünftel der gesamten Personalausgaben. Unternehmen haben jedoch oft nur begrenzten Einblick in ihre Dienstleister, da jedes vierte Projekt, das von Dienstleistern bezogen wird, nicht rechtzeitig oder nicht im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird.
Wenn ein Viertel der Projekte unhöflich geworden ist, verliert ein Unternehmen wertvolle Zeit und erhebliche – wenn nicht gar erstaunliche – Ausgabenbeträge.
Viele Führungskräfte haben keine externen Mitarbeiter auf ihrem Radar, da sie nicht wissen, in welchem Umfang sie ihren gesamten Personalmix umfassen und das Wachstum und die Innovation ihres Unternehmens fördern.
Lisa Zak, Director of Strategic Sourcing, Medtronic
Wie können Unternehmen die Zusammenarbeit mit Dienstleistern verbessern? Was können sie gewinnen?
Mangelnde Transparenz und fehlende Managementrigor hindern Unternehmen daran, ihren Dienstleistern den maximalen Nutzen zu erschließen. Unsere Studie beleuchtet diese unsichtbare Belegschaft und untersucht, wie Unternehmen die Vorteile ihrer Dienstleister voll ausschöpfen und gleichzeitig Risiken reduzieren können.
Wir empfehlen vier wichtige Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Dienstleister zu verwalten, einen höheren Mehrwert zu erzielen und den Return on Investment zu steigern. Insbesondere sollten Unternehmen Dienstleister als eine Erweiterung ihrer Belegschaft betrachten und sie genauso streng verwalten wie ihre Mitarbeiter.
Eine wichtige Maßnahme zur besseren Verwaltung von Dienstleistern ist die Implementierung intelligenter Technologie mit erstklassigen Funktionen, wie z. B. einem Vendor-Management-System (VMS).
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Verwalten Sie externe Dienstleister, um die Effizienz und Qualität der Arbeit zu verbessern.
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