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Frau, die auf einen Computer schaut

Was ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)?

Die Zeit, die wir mit repetitiver Arbeit verbringen, ist immens. Manuelle Tätigkeiten am PC und die Erfassung von Daten nehmen einen Großteil der Arbeitszeit im Büro in Anspruch – Ihre Angestellten werden es bestätigen. Einer aktuellen Studie zufolge vergeuden Mitarbeiter schätzungsweise fünf Stunden pro Woche mit Aufgaben, die automatisiert werden sollten. Noch höher ist die Zahl einem Bericht von McKinsey zufolge, nach dem sich mindestens ein Drittel aller Aufgaben von mehr als der Hälfte aller Tätigkeiten automatisieren lassen. 

 

Viele Aufgaben, sei es die Datenerfassung, die Bewilligung von Anträgen oder die Erstellung von Berichten, fordern weder unsere Kreativität noch Intuition, sind jedoch für ein erfülltes Berufsleben von elementarer Bedeutung. Stattdessen führt Monotonie u. a. dazu, dass die Zufriedenheit und Produktivität am Arbeitsplatz sinkt. 

 

Unternehmen setzen auf Technologien, insbesondere auf die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), um repetitive Aufgaben auszugliedern und ihren Mitarbeitern so abwechslungsreichere und bedeutungsvollere Arbeit zuteil werden zu lassen. Mitarbeiter können stattdessen eingesetzt werden, um den Kundenservice zu verbessern, komplexe Probleme zu lösen und Erkenntnisse zu gewinnen, die dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen. 

Was bedeutet RPA?

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei der virtuelle Software-Roboter – auch digitale Roboter oder Bots genannt – zur Erledigung manueller, zeitintensiver Tätigkeiten oder Aufgaben eingesetzt werden.

 

Was ist ein Bot?

Ein Bot ist ein Computerprogramm, das bestimmte Aktionen ausführt. Ganz gleich, ob simple oder komplexe Aufgaben – mit Bots können Prozesse automatisiert werden, die Routineaufgaben umfassen. Hoch entwickelte Bots können Menschen nachahmen oder mit ihnen interagieren. Dazu zählen u. a. virtuelle Assistenten wie Amazons Alexa, Microsofts Cortana oder Apples Siri.

 

Was kann die RPA?

Mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung lassen sich eine Vielzahl von Tätigkeiten bewältigen, unter anderem: 

  • Manuelle und wiederkehrende Aufgaben: Tätigkeiten, die den Umgang mit Daten aus verschiedenen Quellen wie Microsoft Excel, Lieferantenportalen und anderen Quellen umfasst.
  • Arbeitsintensive Aufgaben: Prozessschritte, die sich ständig wiederholen, wie die Migration von Daten oder die Genehmigung von Vorgängen.
  • Multi-System-Aufgaben: Aufgaben, die den Zugriff auf verschiedene Anwendungen wie Web-Apps, RP-Lösungen, Fremdsoftware und vieles mehr beinhalten.  

Robotergesteuerte Prozessautomatisierungen wachsen mit zweistelliger Rate. Die Ausgaben für RPA – den am schnellsten wachsenden Segment im globalen Markt für Unternehmenssoftware – stiegen 2021 Prognosen zufolge auf 1,89 Mrd. US-Dollar, was einem Anstieg von 19,5 % gegenüber 2020 entspricht.  

Warum ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung wichtig?

Die RPA kann mit jeder Anwendung in Ihrem Technologie-Stack verwendet werden. Nicht modellierte, „natürlich gewachsene“ Prozesse können mittels UI-basierter Automatisierung abgebildet werden, was besonders wichtig bei der Integration von Altsystemen ist – wenn weder eine API vorhanden noch direkter Zugriff auf die Daten möglich ist. Die RPA kann also eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens spielen. 

 

Mit ihrem Einsatz zur Automatisierung manueller Prozesse mindert sie Fehler bei der Dateneingabe, beschleunigt Abläufe und senkt Kosten. Zudem entlastet sie Mitarbeiter bei alltäglichen, repetitiven Aufgaben und sorgt dafür, dass ihre Kompetenzen an anderer Stelle eingesetzt werden können. Die Übertragung geringfügiger Tätigkeiten an RPA-Bots steigert zudem die Effizienz und ermöglicht es Ihnen: 

  • die Produktivität zu steigern 
  • Workflows zu automatisieren
  • Fehler durch den Menschen zu eliminieren 
  • Personalkosten zu senken 
  • Compliance-Risiken zu kontrollieren 
  • geschäftlich flexibler zu werden 
  • die Transparenz von Prozessen zu optimieren 

All dies trägt zum Erfolg Ihres Unternehmens bei und hilft, die Leistungsfähigkeit zu optimieren und Kosten zu senken. Weitere Vorteile sind: 

 

Bessere Kundenerfahrung

Mit RPA können Sie die Kundenerfahrung konsolidieren und sogar verbessern. Die beeindruckende Skalierbarkeit – ein RPA-Bot kann rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr arbeiten – gewährleistet einen konstanten Service-Level, auch bei hoher Nachfrage und größeren Auftragsvolumen. Mitarbeiter können sich so auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die die Interaktion mit dem Kunden erfordern und nicht automatisierbar sind.  

 

IT-Effizienz

Die RPA unterstützt die Automatisierung von Prozessen in Altsystemen. Anders als APIs interagiert die RPA mit den Systemen über vorhandene GUIs, wodurch sich erhebliche Kosteneinsparungen in der IT erzielen lassen und Modernisierungen der zugrunde liegenden Architektur und Systeme überflüssig machen. 

 

Mit dem von einigen RPA-Tools unterstützten Low-Code-/No-Code-Ansatz können Fachanwender Prozesse eigenständig automatisieren – ohne dafür auf die IT angewiesen zu sein. Zudem erleichtert sie die Schulung von Mitarbeitern, da die meisten rollenbasierten manuellen Workflows von Bots übernommen werden. 

 

Wirtschaftlichkeit

Da die RPA nicht auf kundenspezifische Software oder komplexe Integrationen angewiesen ist, lässt sie sich einfacher und schneller implementieren und ist somit erschwinglicher. In der Schweiz beispielsweise konnten die Behörden in den Kantonen Aargau und Zürich mit RPA innerhalb von zwei Wochen manuelle Prozesse ersetzen und einen drohenden Rückstau bei der Auszahlung von Kurzarbeitergeld während der Pandemie abwenden. 

Wie funktioniert RPA?

RPA kann wie andere Programme auf PCs, Desktops oder Servern ausgeführt werden. Die Bots, die mit internen Anwendungen, Websites, Benutzerportalen und anderen Apps interagieren und menschliche Aktionen imitieren, werden durch die zugrunde liegende Technologie erstellt, implementiert und verwaltet. 

 

Im Grunde zeichnet der (menschliche) Nutzer mittels RPA Aktionen in bzw. Interaktionen mit den Anwendungen auf, um einen Workflow zu erstellen. Anschließend erzeugt das System eine Liste mit Aktionen, indem es dem Nutzer bei der Ausführung der Tätigkeit „über die Schulter schaut“. Dann wird ein Bot erstellt, der die Aufgabe über die GUI der Anwendung ausführt.  

 

Diese Bots sind so programmiert, dass sie die Vorgänge auf dem Bildschirm nachvollziehen, die passenden Tastatureingaben vornehmen, in verschiedenen Systemen navigieren, Daten identifizieren und extrahieren sowie andere festgelegte Aktionen ausführen können. Dabei sind RPA-Bots genauer und schneller als menschliche Nutzer. 

 

Es gibt zwei verschiedene Arten von RPA-Modellen: 

  1. Unbeaufsichtigte RPA: Bots erledigen die Arbeit ohne Eingriff des Menschen. Stattdessen interagieren sie direkt mit Computersystemen und führen einen Prozess oder eine Aufgabe von Anfang bis Ende aus. Der RPA-Bot wird in der Regel über einen Remote-Service basierend auf einem Zeitplan oder einer Auslösebedingung aktiviert. 
  2. Beaufsichtigte RPA: Diese Bots – auch als „Robotic Desktop Automation“ bezeichnet – arbeiten mit menschlichen Nutzern zusammen, die sich auf bestimmte Aufgaben in komplexeren, nicht automatisierbaren Workloads oder Prozessen konzentrieren. Der RPA-Bot wird auf der Workstation des Nutzers installiert und durch dessen Interaktion ausgelöst. 

Die RPA dient als Zwischenlösung zur Integration von Altsystemen. Da RPA über die GUI ausgeführt wird, müssen Entwickler keine APIs erstellen, um Systeme miteinander zu vernetzen. Stattdessen wechselt der Bot wie ein menschlicher Nutzer zwischen verschiedenen Anwendungen. 

 

Ein besonderes Merkmal mancher RPA-Tools ist die Zugänglichkeit für nicht professionelle Programmierer. So können Fachexperten ohne Programmierkenntnisse RPA-Workflows erstellen und implementieren. Als nicht professioneller Entwickler verfügt dieser Nutzer zwar über keine Programmiererfahrung, zeichnet sich jedoch als Fachexperte für die zu automatisierende Tätigkeit aus. 

 

Obwohl diese Eigenschaft Nutzern mehr Kompetenzen gibt, werden für komplexere Szenarien erfahrene Programmierer benötigt, insbesondere wenn die Sicherheit und die fortlaufende Wartung eines Systems betroffen ist. Im Idealfall wird der Prozess gemeinsam von nicht professionellen und professionellen Softwareentwicklern realisiert. Dabei schaffen Fachexperten die Grundlagen des RPA-Workflows und übergeben diese dann an die Softwareentwickler, die die Best Practices und Sicherheitsmaßnahmen integrieren. 

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung heute

Seit ihren Anfängen hat sich die RPA beständig weiterentwickelt. Die intelligente RPA ergänzt bestehende Funktionen durch künstliche Intelligenz (KI) und Technologien für maschinelles Lernen. Dank dieser Fortschritte ist die RPA in der Lage, kognitiv anspruchsvollere Tätigkeiten zu automatisieren, für die Fachkenntnisse und Urteilsvermögen erforderlich sind.

 

Mit KI-Tools wie Modellen für maschinelles Lernen und der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) macht die intelligente RPA die Hyperautomatisierung möglich – also die Fähigkeit, Geschäfts- und IT-Prozesse direkt zu identifizieren, zu prüfen und zu automatisieren. Die intelligente RPA kann halb- und unstrukturierte Daten analysieren und verarbeiten, Oberflächen (virtuelle Desktops) visualisieren, Sprache verstehen und Gespräche mit Benutzern und Kunden führen. 

Die intelligente RPA macht die Hyperautomatisierung möglich – also die Fähigkeit, Geschäfts- und IT-Prozesse direkt zu identifizieren, zu prüfen und zu automatisieren.

Die intelligente RPA verbessert das Erlebnis bei der Arbeit mit Bots für alle Mitarbeiter, weil auch Nichtprogrammierer Bots für ihre Prozesse erstellen und ausführen können. Die Technologie umfasst alles Nötige für ein cloudbasiertes Studio mit browserbasierten Low-Code-Tools zur Vereinfachung der Automatisierung – einschließlich visueller Programmierfunktionen zur Erstellung von Geschäftsabläufen. Moderne RPA-Tools von heute machen die Automatisierung für ein breites Publikum verfügbar und zugänglich. 

Implementierungsstrategie für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung

Eine gut geplantes Vorhaben zur Prozessautomatisierung beginnt mit der umfassenden Bewertung der vorhandenen Workflows. Die intelligente RPA kann in Verbindung mit Business-Process-Intelligence-Tools dabei helfen, die Geschäftsprozesse schnell zu identifizieren, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden.  

 

Sobald die geeigneten Prozesskandidaten ermittelt wurden, stellt die RPA vorkonfigurierte Bots bereit, die sofort einsatzbereit sind. Die Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Bots wird zudem durch die cloudbasierte Plattform gewährleistet.   

 

Ein solches Vorhaben erfordert eine Technologieplattform, die mehr als nur die Automatisierung einzelner Prozesse ermöglicht. Das System muss in der Lage sein, den Prozess durchgängig zu unterstützen, Automatisierungspotenziale zu erkennen, die erforderlichen Bots zu erzeugen und Hunderte – wenn nicht Tausende – automatisierter Workflows zu verwalten. 

Erste Schritte mit RPA

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RPA – Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Workflow-Management-Tools und RPA sind komplementäre Technologien, die gemeinsam zum Einsatz kommen. Mit der Workflow-Automatisierung organisieren Sie den sequenziellen Ablauf der Tätigkeiten mithilfe vordefinierter Geschäftsregeln, um Prozesse zu organisieren, zu erweitern oder zu optimieren. Mit RPA automatisieren Sie hingegen einzelne Aufgaben. Grundsätzlich eignet sich RPA am besten für Tätigkeiten mit klar definierten Regeln und Abläufen. Mit KI- und Machine-Learning-Funktionen kann die intelligente RPA aber auch zur Automatisierung komplexerer Aufgaben eingesetzt werden, für die Fachkenntnisse und Urteilsvermögen erforderlich sind. 

Durch Hyperautomatisierung ist es der RPA möglich, mehr als nur vordefinierte und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Mit Hyperautomatisierung greift die RPA auf intelligente Funktionen zurück, um die beste Strategie für die Durchführung dieser Aktivitäten zu ermitteln. Indem sie den Einsatz verschiedener Technologien, Plattformen und Tools koordinieren, können Unternehmen auf diese Weise Geschäfts- und IT-Prozesse direkt identifizieren, prüfen und automatisieren.

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