Was ist ein HRMS?

Ein Personalmanagementsystem (Human Resources Management System, HRMS) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung ihrer grundlegenden HR-Prozesse, wie z. B. der Speicherung von Mitarbeiterdaten, der Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, der Zeiterfassung und der Personalabrechnung. Darüber hinaus bietet ein HRMS Funktionen für das Talentmanagement, wie z. B. Recruiting, Onboarding, Performance-Management, Zielplanung, Aus- und Weiterbildung, Vergütung und Nachfolgeplanung.

Ein modernes HRMS hilft dabei, herkömmliche arbeitsintensive Aufgaben in Tabellenkalkulationen und auf Papier zu ersetzen. Zudem verringert ein HRMS die Möglichkeit für menschliches Versagen und automatisiert repetitive und zeitaufwendige manuelle Abläufe, wodurch sich HR-Teams auf wichtigere und letztlich lohnendere Arbeit konzentrieren können.

Die Geschichte von HRM-Systemen

In den 1970er Jahren digitalisierten größere Unternehmen einige ihrer grundlegenden Prozesse, insbesondere datenintensive und fehleranfällige Funktionen wie die Personalabrechnung und das Rechnungswesen. Diese frühen Personalmanagementsysteme waren im Umfang jedoch beschränkt. Bis in die 1990er Jahre konnten Unternehmen durch leistungsfähigeres Mainframe-Computing und die Verbreitung des Internets HR-Kernfunktionen wie die Organisation von Akten und die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen sowie Workflows in der Personalbeschaffung digitalisieren und automatisieren. 

Mit der Verbreitung von intelligenten Technologien und Cloud-Konnektivität sind HR-Prozesse heute nicht mehr nur auf Transaktionsdaten beschränkt. Ein modernes HRMS kann Daten erfassen und integrieren, um Berichtsstrukturen basierend auf regionalen Unterschieden bei Infrastruktur, Gesetzgebung oder Compliance in Echtzeit anzupassen. HRM-Systeme automatisieren ganze Workflows und nutzen künstliche Intelligenz (KI), um intelligentere und effizientere Prozesse zu schaffen.

HRMS, HRIS, HCM und HXM – Akronyme erklärt

Oft werden Personalmanagementsystem (HRMS), Personalinformationssystem (HRIS) und Human Capital Management (HCM) synonym verwendet, doch es gibt klare Unterschiede. HCM (Human Capital Management) ist ein Oberbegriff, der das breite Spektrum an Verfahren und Software beschreibt, mit denen ein Unternehmen seine Belegschaft – von der Suche und Einstellung bis zur Pensionierung – verwaltet.

Einem HRIS (Human Resources Information System) liegt in der Regel eine Datenbank mit Mitarbeiterinformationen zugrunde. Es dient dazu, wesentliche HR-Prozesse zu unterstützen, die in ihrer Struktur linearer und quantitativer sind, wie z. B. die Personalabrechnung oder die Zeiterfassung. Im Vergleich dazu ist ein HRMS (Human Ressources Management System) eine umfassende Lösung, die alle Datenmanagementstrukturen eines HRIS beinhaltet, zu denen auch qualitativere und komplexere Funktionen sowie das Talentmanagement zählen. Darüber hinaus nutzen die besten HRMS-Lösungen intelligente Technologien wie KI, maschinelles Lernen und Cloud-Konnektivität, um Funktionen zu personalisieren und intelligent zu automatisieren.

Der allumfassende Begriff „Human Experience Management“ (HXM) beschreibt einen kulturellen Wandel im Hinblick auf die Anerkennung der Bedeutung der gesamten Employee Experience und dem geschäftlichen Nutzen der Mitarbeitereinbindung im Personalwesen. Der technologische Fortschritt und die Vernetzung gestattet Unternehmen heute einen klaren, umfassenden Gesamtblick auf die eigene Belegschaft. Dadurch wurde Unternehmen deutlich, dass sich mittels Priorisierung der Employee Experience und eines mitarbeiterorientierten Ansatzes – unterstützt von Funktionen zum Personalmanagement – messbare Erfolge erzielen lassen. Dieser ganzheitlichere Ansatz stellt einen Wandel in der Priorisierung und Lenkung von HR-Prozessen dar.

Diagramm der Beziehung zwischen HXM, HCM, HRMS und HRIS

Warum ist HRMS-Software heute so wichtig?

Seit vielen Jahren erwägen Unternehmen den Einsatz neuer Technologien und Wege, um ihre HR-Prozesse besser zu automatisieren. Als uns die Pandemie ereilte, veränderte sie die Arbeitswelt grundlegend und auf bisher nie da gewesene Weise. HR-Teams mussten – von heute auf morgen – neue Technologien einsetzen, um die neu ins Homeoffice verlagerte Belegschaft zu unterstützen und zu lenken.

Anfangs gestalteten sich viele dieser Umstellungen problematisch. Inzwischen, mehr als ein Jahr später, sind Personalleiter bei ihrer Arbeit kreativer und anpassungsfähiger geworden. Einem SHRM-Artikel zufolge stellte sich dies letztlich als gute Entwicklung heraus. Da die gesamte Belegschaft zwischenzeitlich – beinahe über Nacht – aus dem Homeoffice arbeitete, wurden HR-Teams zu den „Ersthelfern“ der Geschäftswelt, und viele andere Abteilungen und Teamleiter sind ihrem Vorbild gefolgt. Im Laufe der Pandemie sind viele Unternehmen schlagartig auf die Datenschätze und Kennzahlen in ihren Personalabteilungen aufmerksam geworden – und realisierten, wie sehr ihnen diese Informationen helfen können, im gesamten Unternehmen fundiertere Entscheidungen zu treffen und bessere Strategien zu entwickeln.

HRMS-Software ist für Unternehmen heute von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die sich schnell wandelnde Arbeitswelt zu organisieren, zu verstehen und zu optimieren. HRMS-Lösungen vereinen komplexe HR-Prozesse an einem Ort und ermöglichen Unternehmen, Mitarbeiterdaten zentral zu speichern, Funktionen zu automatisieren sowie eingebettete KI und erweiterte Analysen zu nutzen. Darüber hinaus sorgen fortschrittliche, benutzerfreundliche Talentmanagementfunktionen dafür, dass Unternehmen die besten Talente in ihrer Branche gewinnen, weiterentwickeln und an sich binden können.

Wer setzt HRMS-Software ein?

Viele der folgenden Bereiche waren bisher zumeist isoliert – Feedback oder neue Daten eines Bereichs verblieben oftmals innerhalb der eigenen Abteilung. Ein modernes HRMS optimiert und verbessert nicht nur die Prozesse für jeden dieser Experten, sondern stellt auch sicher, dass erfasste Daten und geteiltes Feedback mit anderen ausgetauscht werden – und dass die gesamte Personalforschung auf eine breitere Datengrundlage Zugriff hat.

HR-Experten: Für HR-Teams reicht der Nutzen eines HRMS von der grundlegenden Bearbeitung und dem Zugriff auf Mitarbeiterdaten bis hin zur Bereitstellung komplexer datengestützter Berichte und der Automatisierung anspruchsvoller Talentmanagementaktivitäten.
Recruiter: HRMS-Werkzeuge bieten Recruitern ein zentrales Portal, über das sie Stellenanforderungen veröffentlichen, Kandidaten betreuen und auswählen sowie auf Onboarding-Funktionen zugreifen und diese anpassen können.
Führungskräfte: Sogar auf ihren Mobilgeräten können Führungskräfte mithilfe von HRMS-Software ihre Teamstruktur überblicken, Zeiten und Abwesenheiten nachverfolgen, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge genehmigen und die Leistung ihrer Mitarbeiter überwachen, um festzustellen, ob sie Unterstützung oder Feedback für das Erreichen ihrer Ziele benötigen.
Mitarbeiter: Über ein einheitliches, benutzerfreundliches Portal können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten bearbeiten, Organisationsdiagramme anzeigen, Zeiten erfassen und Urlaubsanträge einreichen, Schulungszuweisungen einsehen und sogar ihre persönlichen Karriereziele und Entwicklungspläne verwalten.
Bewerber: Bewerber von heute verfügen über eigene HRMS-Portale, über die sie Stellen suchen und sich für diese bewerben, den Bewerbungsstatus nachverfolgen und digitale Vertragsangebote mit elektronischen Signaturen annehmen können.

HRMS-Softwarekomponenten

HRMS-Software kann Prozesse klarer und verständlicher machen. Die Zusammenführung von Personaldaten an einem Ort erleichtert dem Unternehmen nicht nur die Arbeit, sondern bietet auch Einblicke und Analysen aus unterschiedlichen Quellen und Abteilungen, was präzise und umsetzbare Empfehlungen und Berichte ermöglicht.

Eine HRMS-Lösung setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

HRIS: HR-Kernfunktionen und Personalabrechnung

Mitarbeiter-Self-Service: HRIS-Tools helfen Mitarbeitern und Teamleitern dabei, veraltete, papierbasierte Personalverwaltungsaufgaben aus der Welt zu schaffen. Für Mobilgeräte geeignete Self-Service-Funktionen helfen, die Produktivität der Belegschaft und die Transparenz in zahlreichen Bereichen wie der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, dem Berichtswesen und der Analytik, der Zeiterfassung und der Personalabrechnung zu optimieren.

Verwaltung von Arbeitgeberleistungen: Mit der Zunahme hybrider Arbeitsmodelle haben Unternehmen mehr denn je Schwierigkeiten, mit den zahlreichen Anforderungen für Arbeitgeberleistungen Schritt zu halten. Die automatisierte Verwaltung von Arbeitgeberleistungen kann HR-Teams bei der Bewältigung überbordender Papierarbeit helfen und sie in die Lage versetzen, Mitarbeitern in diesem für sie so wichtigen Bereich ihres Lebens kompetente Ratschläge zu geben. Über für Mobilgeräte geeignete Self-Service-Mitarbeiterportale können Mitarbeiter sich über Leistungen für sich und ihre Familien informieren.

Zeitmanagement: Verluste in der Personalabrechnung sind das Ergebnis ungenauer Zeiterfassungen von Mitarbeitern und Vorgesetzten und können mit bis zu 2,5 % der gesamten Personalkosten eines Unternehmens zu Buche schlagen. Ob wissentlich oder nicht – oft sind Fehler in veralteten Systemen oder falscher Gebrauch der Grund. Glücklicherweise lässt sich ein operativer Verlust in diesem Bereich leicht durch den Einsatz intelligenter HR-Software mindern. HRMS-Tools lassen sich in hohem Maß individualisieren und mit Feiertagen, Überstunden und anderen Geschäftsregeln synchronisieren. Die automatische Berechnung von Arbeitszeit und Gehalt ist in die Abrechnungsfunktionen integriert, und Mitarbeiter erhalten per Self-Service vollständig Einblick in ihre Arbeitszeiterfassung.
Talentmanagement

Recruiting und Onboarding: Trotz eines enormen COVID-19-bedingten Anstiegs der Arbeitslosigkeit im vergangenen Jahr sind Arbeitgeber mit veränderten Einstellungen und Erwartungen konfrontiert und haben Schwierigkeiten bei der Bewerbersuche. HRMS-Lösungen können Arbeitgebern helfen, den Recruiting-Prozess zu optimieren, damit die Suche nach und das Anwerben von geeigneten Spitzenkräften gewährleistet wird. Dazu zählen eine bessere Unterstützung der globalen Talentsuche und des Bewerberbeziehungsmanagements. Darüber hinaus ermöglicht es die detaillierte Nachverfolgung von Bewerbern und optimierte Prozesse zur Unterstützung der Nachfolgeplanung.

Neuzugänge können über die HRMS-Onboarding-Tools auf ein Portal für neue Mitarbeiter zugreifen, auf dem sie u. a. Zugang zu papierlosen und automatisierten Workflows haben und attraktive und personalisierte Schulungen und Einführungen erhalten.

Leistungs- und Vergütungsmanagement: Das Leistungsmanagement kann eine Herausforderung für Unternehmen darstellen, da sie eine Balance zwischen qualitativen und quantitativen Daten finden und dabei objektiv bleiben müssen. HRMS-Tools können bei der Verwaltung von Mitarbeiterzielen und -beurteilungen helfen und so neben der angeleiteten Maßnahmenplanung ein kontinuierliches Performance-Management gewährleisten.

Auch die Verwaltung von Vergütungen kann ein schwieriges Unterfangen sein, weil dafür die Beurteilung mehrerer Faktoren sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens erforderlich ist. HRMS-Software kann Sie bei der effektiven Planung und Gestaltung von Vergütungen unterstützen.

Weiterbildung und berufliche Entwicklung: Aufstieg und Karriereentwicklung sind entscheidende Bestandteile der Employee Experience. HRMS-Tools nutzen intelligente Technologie für ein personalisierteres und ansprechenderes Lernerlebnis, um Menschen, Informationen und Experten im gesamten Unternehmen und darüber hinaus miteinander in Kontakt zu bringen. Mitarbeiter können so ihre Zeit- und Karriereplanungsziele besser strukturieren. Verbindliche Weiterbildungs- und Compliance-Schulungsmaßnahmen können einfach geplant werden, und langfristige Ziele wie die Entwicklung von Führungsqualitäten und die Nachfolgeplanung können entsprechend den individuellen Anforderungen und Verpflichtungen in die Mitarbeiterkalender integriert werden.

Sales Performance Management: Wie jede Unternehmensführung weiß, laufen Vertriebsteams dann zur Höchstform auf, wenn sie Produkte verkaufen und Kunden gewinnen. Ein HRMS unterstützt Unternehmen dabei, vertriebsbezogene Probleme wie Provisionen, Gebiete und Quoten sowie die Performance von Handelsvertretern zu optimieren und zentral zu steuern.
Analysen und Personalplanung: Datengestützte Erkenntnisse sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, das Personalmanagement auf die Gesamtstrategie des Unternehmens auszurichten. Mit Kennzahlen und KPIs, Reporting, vorausschauenden Personalmodellen und KI-gestützten Analysen sind Personalleiter besser in der Lage, die strategische und operative Planung sowie die Haushaltsplanung und das Performance-Management zu unterstützen.
Employee Experience Management: Ein stärkerer Fokus auf die Employee Experience zwingt Unternehmen dazu, nach innovativen Methoden zu suchen, um besser zu verstehen, warum Mitarbeiter die Erlebnisse am Arbeitsplatz – vom Bewerbungsverfahren bis zu ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen – auf eine bestimmte Art wahrnehmen.

Zu den Technologien und Tools für die Erfassung dieser Voice-of-the-Employee-Informationen gehören 360-Grad-Feedbacks, Umfragen, Verhaltens- und Stimmungsanalysen und vieles mehr. Dank dieser Erkenntnisse können Unternehmen die Erlebnisse der Mitarbeiter über ihre gesamte Beschäftigungsdauer hinweg personalisieren und so die Motivation und Produktivität steigern.

HRMS-Systeme und die nächsten Schritte zur digitalen Transformation im Personalwesen

Wie alle grundlegenden Veränderungen im Geschäftsbetrieb eines Unternehmens wird auch die digitale Transformation im Personalwesen auf anfängliche Zurückhaltung und Widerstände stoßen und unweigerlich ein gewisses Risiko bergen. Operative Veränderungen lassen sich am besten vorbereiten, indem die Projektziele geteilt und kommuniziert werden. Offene Kommunikationswege zwischen Ihren Teamleitern, Führungskräften und HR-Spezialisten helfen dabei, Barrieren zu überwinden. Ein gutes Änderungsmanagement und effektive Planungsstrategien sorgen für frühzeitige Akzeptanz in Ihren Teams.

Beachten Sie bei Ihrer digitalen Transformation im Personalwesen folgende Punkte.

Datenintegrität: Stellen Sie vor der Datenmigration sicher, dass Sie über die richtigen Ressourcen verfügen und Ihre IT-Mitarbeiter qualifizieren oder umschulen, damit Sie dieser Aufgabe gewachsen sind und menschliche Fehler minimieren. 
Kosten und Aufwand: Beziffern Sie die Projektanforderungen in allen betroffenen Geschäftsbereichen, einschließlich Implementierung und Integration. Legen Sie realistische Budgets und Zeitpläne fest, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Aktuelle und künftige Anforderungen: Arbeiten Sie von Anfang an eng mit Ihren Abteilungs- und Teamleitern zusammen, um ein Verständnis für ihre Ziele, Bedürfnisse und Herausforderungen zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass Ihr HRMS skalierbar ist, damit es den sich ändernden Anforderungen aller Beteiligten gerecht werden kann.
Compliance: Definieren Sie behördliche, arbeitsrechtliche und andere gesetzliche Anforderungen, und vergewissern Sie sich, dass Ihr neues System diese Anforderungen in allen Regionen erfüllt.
Bereit für die Einführung: Holen Sie Ihr HR-Team frühzeitig ins Boot, damit Sie gemeinsam Schulungspläne und Ziele entwickeln können. Legen Sie monatliche Meilensteine fest, um sicherzustellen, dass alle Ihre Administratoren, Führungskräfte und Mitarbeiter entsprechend geschult sind und das neue HRMS optimal nutzen können.

HRMS-Software

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit ihr Potenzial auszuschöpfen.

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