Was ist ein HRIS?
HRIS-Systeme – oder Personalinformationssysteme – waren eine der ersten kommerziellen Softwarelösungen, die in den 1980er Jahren entwickelt wurden. Der Grund: Die Personalabteilung war damals – und ist auch heute noch – eine der verwaltungsintensivsten Abteilungen jedes Unternehmens. Die dort Arbeitenden sind nicht nur mit einer enormen Menge an Bürokratie und Unterlagen konfrontiert, sondern sie sind auch die Verwalter besonders wertvoller und sensibler Informationen über die Beschäftigten und Bewerber.
Seitdem hat sich die Technologie sicherlich enorm weiterentwickelt. Moderne HRIS-Lösungen können auf der Basis von Änderungen der Geschäftsregeln oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Workflows automatisieren, Feedback integrieren und Berichtsstrukturen anpassen – und das in Echtzeit. Durch die Einführung einfach zu bedienender Benutzungsoberflächen und flexibler Funktionen sind moderne HRIS-Systeme heute ebenso effizient und benutzerfreundlich wie leistungsfähig und agil.
Idealerweise wird die HRIS-Software in der Cloud bereitgestellt. Dies bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B. mehr Datenspeicher, höhere Sicherheit und eine reibungslosere Integration mit ergänzenden Anwendungen wie Personalabrechnung, Bewerbermanagement und anderen HR-Systemen.
Definition von Personalinformationssystemen
Ein Personalinformationssystem (Human Resources Information System; HRIS) hilft Unternehmen dabei, zentrale HR-Prozesse zu verwalten und zu automatisieren. Diese HR-Softwaresysteme unterstützen die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung, die Payroll und andere Workflows sowie die Speicherung von Mitarbeiterdaten wie persönliche, demografische und Vergütungsinformationen.
HCM, HRIS und HRMS im Vergleich
HCM ist ein weit gefasster Begriff, der die Verfahren, Richtlinien, Prozesse und Software umfasst, mithilfe derer ein Unternehmen seine Belegschaft verwaltet, von der Einstellung bis zum Austritt. Eine HCM-Suite wird oft auch als Human Resources Management System (HRMS) bezeichnet und umfasst HRIS-Software.
Ein HRIS verwendet eine Mitarbeiterdatenbank zur Unterstützung von zentralen HR-Prozessen, die eher linear und quantitativ ausgerichtet sind, wie die Personalabrechnung oder die Zeiterfassung. Im Vergleich dazu ist ein HRMS eine umfassendere Softwarelösung, die ein HRIS beinhaltet, aber auch qualitativ hochwertigere und komplexere Funktionen für das Talentmanagement umfasst.
Ein HRIS kann zum Beispiel dabei helfen, Prozesse wie die Zeiterfassung der Beschäftigten zu automatisieren und zu rationalisieren. Wenn diese Daten in ein HRMS-System integriert werden, können die Zeiterfassungsdaten analysiert werden, um die Produktivität und die Planung zu verbessern. Das wiederum kann dazu beitragen, Aufgaben innerhalb des HRIS effizienter zu automatisieren.
Im folgenden Diagramm wurde der übergreifende Begriff Human Experience Management (HXM) ergänzt, da er den kulturellen Wandel von der einfachen Verwaltung von Beschäftigten als Ressource hin zur Schaffung eines Modells verdeutlicht, das die Beschäftigten und ihre Erfahrungen von der Einstellung bis zum Austritt in den Mittelpunkt der HR-Abläufe stellt.
Herauszufinden, welche dieser Softwarelösungen sich für Sie am besten eignet, ist gar nicht so kompliziert, wie es klingen mag. Es geht in erster Linie darum, dass Sie sich klar darüber werden, wo Ihr Unternehmen jetzt steht und wo es auf längere Sicht stehen soll. Und dann sollten Sie sich für die HR-Lösungen entscheiden, die heute für Sie passen und an Ihre zukünftigen Anforderungen angepasst werden können.
Diagramm der Beziehung zwischen HXM, HCM, HRMS und HRIS
Was leisten Personalinformationssysteme?
Die besten cloudbasierten HRIS-Lösungen unterstützen eine Vielzahl von HR-Prozessen und ‑Interaktionen. Die Technologie bietet eine intelligente Automatisierung von Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen, darunter:
Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
- Automatische Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
- Self-Service-Funktionen, mit denen Beschäftigte die Arbeitgeberleistungen und Informationen dazu anzeigen und bearbeiten können
Zeit- und Anwesenheitsmanagement
- Genaue Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten
- Steigerung der Verwaltungseffizienz mit Zeitprofilen zur Bestimmung von Urlaubszeiten, Arbeitszeitplänen und Prämien für Beschäftigte
- Automatische Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen entsprechend dem jeweiligen Mitarbeiterprofil
Automatisieren und vereinfachen Sie die globale Zeiterfassung für Mitarbeitende und halten Sie Compliance-Vorschriften ein – durch die Digitalisierung von Zeiterfassungsprozessen.
Integrierte Lokalisierung
- Anpassung an länderspezifische Geschäftsverfahren und Gesetze mit automatischen gesetzlichen und behördlichen Änderungen
- Umfassende Bestandsaufnahme der Globalisierungs- und Lokalisierungsanforderungen für einzelne Länder
Mitarbeiter-Self-Service
- Self-Service-Funktionen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
- Integrierte HR-Daten auf einer zentralen Plattform
- Nachverfolgbare Personalinformationen gemäß länderspezifischen Anforderungen
- Bereitstellung einer personalisierten Profilseite für Beschäftigte, auf der sie Arbeitgeberleistungen einsehen und verwalten, Abwesenheiten beantragen und noch vieles mehr können
Organisationsstrukturen
- Analysen für Echtzeiterkenntnisse über die gesamte Belegschaft
- Identifizierung kritischer Positionen und schnelle Anpassung der Belegschaft, um Lücken zu schließen
- Visualisierung von Organisationsstrukturen
Bieten Sie Managern Modellierungs-Tools und integrierte Analysen zur Visualisierung von Organisationsstrukturen, um das Recruiting und die Nachfolge-, Weiterbildungs- und Personaleinsatzplanung zu verbessern.
Vorteile eines cloudbasierten HRIS-Systems
Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen eines modernen HRIS lassen sich cloudbasierte Systeme leichter in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Sie sind skalierbar und können einfacher um Innovationen und Sicherheitsfunktionen erweitert werden.
Nachstehend werden nur einige der allgemeinen Vorteile eines integrierten cloudbasierten HRIS-Systems aufgezählt:
Macht die Personalverwaltung schneller und präziser. Wenn es um die Lebensgrundlage von Mitarbeitenden geht, gibt es keinen Spielraum für Fehler. Durch die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und zu rationalisieren, kann HRIS-Software dazu beitragen, Verzögerungen und Ungenauigkeiten zu vermeiden, die durch manuelle und papierbasierte Systeme entstehen.
Verbessert die Employee Experience. Unternehmen vergessen manchmal, wie wichtig es für ihre Mitarbeitenden ist, den Status ihrer Arbeitgeberleistungen, Zahlungen und Abwesenheiten einsehen zu können. HRIS-Tools ermöglichen es den Beschäftigten, direkt auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, Berichte zu erstellen und Anfragen zu stellen – und das alles ohne den lästigen und zeitraubenden Weg über die Personalabteilung.
Steigert die Effizienz. HRIS-Lösungen bieten eine breite Palette von Self-Service-Tools, die den Bedarf an E-Mail- und papierbasierten Formularen und Genehmigungsverfahren erheblich reduzieren. Zeitpläne, Workflows, Abwesenheitsanträge und vieles mehr können automatisiert und in Echtzeit verwaltet werden.
Unterstützt die Compliance. Angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit und eines kulturellen Wandels hin zu mehr Sensibilität und rechtlichen Auseinandersetzungen müssen Unternehmen sicher sein, dass sie die globalen Arbeits- und Beschäftigungsvorschriften strikt einhalten. Ein cloudbasiertes HRIS-System hilft sicherzustellen, dass alle HR-Aktivitäten innerhalb der Grenzen der Compliance erfolgen, und trägt zur Stärkung der Belegschaft bei.
Sorgt für Sicherheit. In den Personalakten befinden sich einige der sensibelsten und wertvollsten Daten Ihres Unternehmens – einschließlich der medizinischen und finanziellen Daten der Beschäftigten. Früher, als diese Daten auf Laptops oder in ungesicherten Datenbanken gespeichert wurden, bestand stets die Gefahr einer Kompromittierung. Die integrierten HRIS-Systeme von heute verfügen über hochentwickelte Sicherheitsprotokolle, um Cybersicherheitsrisiken zu minimieren.
Unterstützung zentraler HR-Prozesse durch Cloud-HRIS-Integration
HRIS-Systeme helfen zwar bei der Zentralisierung und Rationalisierung von HR-Prozessen und Verwaltungsaufgaben, es gibt aber noch viele andere Kernfunktionen, die parallel dazu ablaufen, z. B. Recruiting, Schulung und Planung. Und man muss kein HR-Spezialist sein, um zu erkennen, wie nützlich es sein kann, all diese essenziellen Funktionen zu vereinheitlichen und zu zentralisieren. Wenn Unternehmen jedoch mit Altsystemen und isolierten HR-Softwareanwendungen arbeiten, sind sie beim Auffinden von Tools und Informationen über Unternehmenssilos hinweg auf manuelle Prozesse angewiesen.
Die besten cloudbasierten HRIS-Systeme ermöglichen nicht nur die Integration mit Ihrem ERP-Kernsystem, sie sind explizit dafür konzipiert. Ein cloudbasiertes ERP-System verwaltet beispielsweise eine breite Palette an täglichen Geschäftsaktivitäten und ist auf die Integration einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsprozesse ausgelegt. Durch die Vereinheitlichung von geschäftsübergreifenden Daten bieten ERP-Systeme eine zentrale Datenquelle und gewährleisten zuverlässige Datenintegrität. Wenn Sie also Ihre HR-Kernprozesse und Ihr HRIS mit der Geschwindigkeit und den Analysekapazitäten eines modernen KI-gestützten ERP-Systems kombinieren, erhalten Sie das Beste aus beiden Welten.
Cloudbasierte HR-Kernfunktionen kennenlernen
Erfahren Sie, warum Unternehmen ihre HR-Kernfunktionen in die Cloud verlagern.
HRIS-Beispiele in Aktion
Noch vor wenigen Jahren waren es vor allem Großunternehmen, die auf HRIS-Lösungen setzten. Mit der wachsenden Beliebtheit integrierter cloudbasierter Systeme wird es jedoch auch für kleinere – und wachsende – Unternehmen immer einfacher, von den Vorteilen und Effizienz eines HRIS zu profitieren.
Hier finden Sie einige Beispiele für Unternehmen, die mit SAP-SuccessFactors-Lösungen erfolgreich ihre HR-Prozesse rationalisiert haben.
- Growmark betreut seit über 20 Jahren landwirtschaftliche Betriebe in den USA und Kanada – mit einer diversen und weit verstreuten Belegschaft. Das Unternehmen setzt SAP-SuccessFactors-Lösungen ein, um Prozesse über den gesamten Lebenszyklus der Beschäftigten hinweg zu integrieren und zu automatisieren. So kann GROWMARK effiziente HR-Prozesse abwickeln und die Talente gewinnen und fördern, die das Unternehmen braucht, um seinen Kunden zum Erfolg zu verhelfen.
- Die Kmart Group revolutionierte das Einkaufen in Australien, Neuseeland und Asien durch ein vielfältiges Angebot von Produkten zu Discount-Preisen. Als das Unternehmen sein HR-System neu ausrichten musste, implementierte es SAP-SuccessFactors-Lösungen, um die Employee Experience zu verändern und die Zukunft der Arbeit in mehr als 500 Filialen von Kmart, Target und Catch zu revolutionieren.
- Die Röhm GmbH ist ein führender Anbieter von Methacrylat-Chemikalien, einem Grundstoff in vielen Branchen. Als das Unternehmen wuchs, wurde den Entscheidern klar, dass sie eine bessere Unterstützung für ihre sich entwickelnde Belegschaft benötigten. Röhm entschied sich für die Lösungen von SAP SuccessFactors, um die Personalabteilung zu transformieren und den Übergang für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Mehr über HRIS-Software erfahren
Moderne Unternehmen sind auf der Suche nach einer einheitlichen, globalen HR-Kernlösung – einer Lösung, die eine einfache Benutzererfahrung bietet und Datenanalyse und Automatisierung in Echtzeit unterstützt. Angesichts einer immer stärker verstreuten Belegschaft muss die HRIS-Software mit ihnen zusammen globalisiert werden und eine tiefgreifende Lokalisierung und Compliance über mehrere Länder hinweg bieten. Und weil sich Geschäftsmodelle verändern und weiterentwickeln, fordern Unternehmen Agilität und Einfachheit. Diese erlangen sie über eine breite Palette relevanter und leistungsstarker vorkonfigurierter Inhalte, mit denen sie neue Prozesse und Anwendungen zuverlässig und schnell implementieren können.
Ihre HR-Systeme umgestalten
Lernen Sie SAP SuccessFactors Employee Central HRIS kennen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu Personalinformationssystemen (HRIS)
Oft werden Personalinformationssystem (Human Resources Information System; HRIS), Personalmanagementsystem (Human Resources Management System; HRMS) und Human Capital Management (HCM) synonym verwendet, doch es gibt klare Unterschiede. Während ein HRIS nur die HR-Kernprozesse abdeckt, umfasst ein HRMS darüber hinaus Funktionen für das Talentmanagement wie Aus- und Weiterbildung sowie Nachfolgeplanung. Der Begriff HCM bezeichnet generell das breite Spektrum an Verfahren und Software zur Verwaltung der Belegschaft eines Unternehmens. Die Begriffe HCMS-Software und HRMS werden häufig synonym verwendet.
Von dem zentralisierten Echtzeit-Datenmodell und den automatisierten Workflows eines HRIS profitieren wachstumsorientierte Unternehmen ebenso wie Unternehmen mit einem mittleren bis großen Mitarbeiterstamm, insbesondere wenn die Mitarbeiter über mehrere Standorte, Länder oder Kontinente verstreut sind.
Mit einem HRIS kann ein Unternehmen auf einfache Weise lokale Datenschutz- und Beschäftigungsvorschriften einhalten. Ein lokalisiertes, regionales Benutzererlebnis ermöglicht den HR-Fachkräften, Vorgesetzten und Mitarbeitern weltweit einen einfachen Zugriff.
Von einem HRIS profitieren sowohl das HR-Personal als auch die Vorgesetzten und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen. Automatisierte Workflows und zentralisierte Echtzeitdaten steigern die Effizienz und sorgen dadurch für eine höhere Produktivität im gesamten Unternehmen.
Das System kann viele gängige Geschäftsprobleme lösen, darunter:
- Zeitaufwendige Routineaufgaben für Personalverantwortliche und Mitarbeiter
- Fehlende systemübergreifende Kontinuität mit isolierten Datenspeichern
- Veraltete HR- und Mitarbeiterinformationen
- Unzureichende Ausrichtung der Personalstrategie an der Unternehmensstrategie
- Uneinheitliche Aufsicht über betriebliche und gesetzliche Arbeitsvorschriften
Ein HRIS muss belastbar und in der Lage sein, sich an die dynamischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Weitere Überlegungen:
- Sorgfalt bei der Datenübernahme aus den Altsystemen in das HRIS
- Skalierbarkeit des HRIS entsprechend dem Unternehmenswachstum
- Einhaltung regionaler und globaler gesetzlicher Anforderungen
- Schnelle Akzeptanz mit gut geschulten Mitarbeitern für eine optimale Nutzung des HRIS, sobald es in Betrieb ist
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