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Zwei Kolleginnen betrachten Informationen auf einem Laptop

Was ist ein HRIS?

Ein Personalinformationssystem (Human Resources Information System; HRIS) hilft Unternehmen dabei, zentrale HR-Prozesse zu verwalten und zu automatisieren. Diese HR-Softwaresysteme unterstützen die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung, die Payroll und andere Workflows sowie die Speicherung von Mitarbeiterdaten wie persönliche, demografische und Vergütungsinformationen.

 

Die Technologie ersetzt zeitaufwendige papiergebundene Prozesse und komplizierte Tabellenkalkulationen. Durch die Automatisierung vieler dieser Arbeitsabläufe minimiert ein Personalinformationssystem menschliche Fehler und reduziert Routineaufgaben, sodass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren können.

 

Mit einem zentralisierten Echtzeitdatenmodell und automatisierten Prozessen können Personalverantwortliche, Vorgesetzte und Mitarbeiter dank des HRIS schnell auf die Informationen zugreifen, die sie für ein effizientes und genaues Ergebnis benötigen. Durch die Optimierung des Mitarbeiterdatenmanagements und der damit verbundenen Prozesse kann HRIS-Software Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen.

Was leistet ein HRIS?

Ein HRIS verwaltet und automatisiert HR-Kernprozesse. Das System deckt dabei den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters ab. Es erfasst und speichert Personaldaten und andere Daten, um fundierte Entscheidungen und interaktive Workflows zu unterstützen.  

 

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter auf das System zugreift, um eine Abwesenheit zu beantragen, fließt die Aktion automatisch durch das HRIS zu seinem Vorgesetzten, damit dieser den Antrag prüfen und genehmigen kann.

 

Die HRIS-Daten werden sicher gespeichert – mit automatisierten Compliance-Management-Prozessen, die Ihren internen sowie den nationalen und internationalen Anforderungen entsprechen. Aktualisierungen von Vorschriften werden automatisch implementiert, sodass die gesetzlichen Berichtsstandards eingehalten werden.

 

Die optimierten und automatisierten Workflows unterstützen die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen:

  • HR-Fachleute können Stellenausschreibungen veröffentlichen, Mitarbeiterinformationen aufrufen und bearbeiten sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützen. 
  • Vorgesetzte können die Teamstruktur überwachen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten verfolgen, Gehaltsänderungen für Teammitglieder kontrollieren und beantragen sowie Urlaubs- und Abwesenheitsanträge genehmigen. 
  • Mitarbeiter können persönliche Daten bearbeiten, Organisationsdiagramme einsehen, Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten beantragen.

Funktionen eines HRIS-Systems

Ein Personalinformationssystem unterstützt eine Vielzahl von HR-Prozessen und ‑Interaktionen. Die Technologie bietet eine intelligente Automatisierung von Arbeitsabläufen über System- und Geschäftsfunktionsgrenzen hinweg, darunter:

 

Mitarbeiter und Transaktionen

  • Self-Service-Funktionen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität 
  • Nachverfolgbare Personalinformationen gemäß länderspezifischen Anforderungen 
  • Integrierte Lokalisierung für globale Compliance und Best Practices für das Personalwesen 

Organisationsstrukturen

  • Analysen für Echtzeiterkenntnisse über die gesamte Belegschaft 
  • Optimierte Personalbeschaffung zur Unterstützung von Geschäftszielen und Nachfolgeplanung 
  • Lernstrategien

Verwaltung von Arbeitgeberleistungen

  • Automatische Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
  • Self-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeiter die Arbeitgeberleistungen und Informationen dazu anzeigen und bearbeiten können 

Zeitmanagement

  • Konsolidierte Sichten der Compliance-Landschaft, einschließlich der Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und lokalen Arbeitsgesetze 
  • Feiertagskalender, Urlaubsrückstellungen und die damit verbundenen Unternehmensregeln 
  • Automatische Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen entsprechend dem jeweiligen Mitarbeiterprofil

Entwicklung der Personalinformationssysteme (HRIS)

Schon in den 1960er- und 1970er-Jahren begannen die Unternehmen, die Daten ihrer Mitarbeiter zu zentralisieren. Sie sahen dieses Modell sowohl hinsichtlich der Datenpflege als auch der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen als vorteilhaft an. Das zentrale Daten-Repository wurde auf großen Mainframe-Rechnern gespeichert, wobei die Transaktionsverarbeitung (sofern vorhanden) auf die Personalabrechnung beschränkt war.

 

Die Einführung von Personalinformationssystemen erfolgte in den 1980er-Jahren mit dem Umstieg von Mainframe-Systemen auf Client-Server-Technologie. Die Systeme wurden dadurch kostengünstiger und boten erstmals auch grundlegende Analysetools für das Unternehmen.

 

Seitdem hat sich die Technik weiterentwickelt. Der Schwerpunkt liegt jetzt nicht mehr auf transaktionalen HR-Prozessen. Vielmehr unterstützen moderne Systeme ein interaktiveres Modell, bei dem die Employee Experience der Personalverantwortlichen, Vorgesetzten und Mitarbeiter im Mittelpunkt steht.

 

Ein modernes HRIS automatisiert Workflows und nutzt künstliche Intelligenz (KI), um zeitaufwendige Routineaufgaben zu erledigen. Diese Systeme können Feedback integrieren und Berichtsstrukturen automatisch anpassen, wenn sich die Unternehmensregeln oder die gesetzlichen Vorschriften ändern. Gleichzeitig bieten sie allen Mitarbeitern, die mit dem System interagieren, ein effizientes und positives Erlebnis.

 

HRIS-Software kann on-premise oder in der Cloud implementiert werden. Moderne Systeme werden allerdings vorwiegend in einer privaten oder öffentlichen Cloud bereitgestellt. Eine Cloud-Plattform bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter größere Datenspeicherkapazitäten, mehr Sicherheit und eine einfachere Integration mit ergänzenden Anwendungen wie Personalabrechnung, Bewerbermanagement und anderen HR-Systemen.

Wer nutzt ein HRIS?

In der Vergangenheit setzten überwiegend Unternehmen mit einem mittleren bis großen Mitarbeiterstamm Personalinformationssysteme ein. Doch dank der minimalen Infrastruktur- und Implementierungskosten für cloudgehostete Systeme können mittlerweile auch kleinere, wachstumsorientierte Unternehmen von den Vorteilen und Effizienzsteigerungen durch ein HRIS profitieren.

 

Unternehmen auf der ganzen Welt und in allen Branchen setzen auf ein HRIS, um ihre Personalprozesse zu optimieren. Hier einige Beispiele:

  • Chr. Hansen, Entwickler von Lösungen mit natürlichen Inhaltsstoffen für die Lebensmittel-, Ernährungs-, Pharma- und Agrarindustrie, hat seine Personalprozesse weiterentwickelt, um die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zu gewinnen und ein inspirierendes Arbeitsumfeld zu schaffen. 
  • Takween, ein führender Kunststoffverarbeiter, hat sein Personalwesen von einer administrativen Funktion zu einem echten Geschäftspartner gemacht. Das befähigt die Mitarbeiter, eine hohe Leistung zu erbringen, sich auf Innovationen zu konzentrieren und qualitativ hochwertige Produkte zu liefern. 

Mehr über HRIS-Software erfahren

Diese Technologie automatisiert HR-Kernprozesse und verbessert das Mitarbeitererlebnis. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu Personalinformationssystemen (HRIS)

Oft werden Personalinformationssystem (HRIS), Personalmanagementsystem (Human Resources Management System; HRMS) und Human Capital Management (HCM) synonym verwendet, doch es gibt klare Unterschiede. Während ein HRIS nur die HR-Kernprozesse abdeckt, umfasst ein HRMS zusätzlich auch noch Funktionen für das Talentmanagement wie Aus- und Weiterbildung sowie Nachfolgeplanung. Der Begriff HCM bezeichnet generell das breite Spektrum an Verfahren und Software zur Verwaltung der Belegschaft eines Unternehmens.

Von dem zentralisierten Echtzeit-Datenmodell und den automatisierten Workflows eines HRIS profitieren wachstumsorientierte Unternehmen ebenso wie Unternehmen mit einem mittleren bis großen Mitarbeiterstamm, insbesondere wenn die Mitarbeiter über mehrere Standorte, Länder oder Kontinente verstreut sind.

 

Mit einem HRIS kann ein Unternehmen auf einfache Weise lokale Datenschutz- und Beschäftigungsvorschriften einhalten. Ein lokalisiertes, regionales Benutzererlebnis ermöglicht den HR-Fachkräften, Vorgesetzten und Mitarbeitern weltweit einen einfachen Zugriff.

Von einem HRIS profitieren sowohl das HR-Personal als auch die Vorgesetzten und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen. Automatisierte Workflows und zentralisierte Echtzeitdaten steigern die Effizienz und sorgen dadurch für eine höhere Produktivität im gesamten Unternehmen.  

Das System kann viele gängige Geschäftsprobleme lösen, darunter: 

  • Zeitaufwendige Routineaufgaben für Personalverantwortliche und Mitarbeiter 
  • Fehlende systemübergreifende Kontinuität mit isolierten Datenspeichern 
  • Veraltete HR- und Mitarbeiterinformationen  
  • Unzureichende Ausrichtung der Personalstrategie an der Unternehmensstrategie 
  • Uneinheitliche Aufsicht über betriebliche und gesetzliche Arbeitsvorschriften 

Ein HRIS muss belastbar und in der Lage sein, sich an die dynamischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Weitere Überlegungen: 

  • Sorgfalt bei der Datenübernahme aus den Altsystemen in das HRIS
  • Skalierbarkeit des HRIS entsprechend dem Unternehmenswachstum   
  • Einhaltung regionaler und globaler gesetzlicher Anforderungen 
  • Schnelle Akzeptanz mit gut geschulten Mitarbeitern für eine optimale Nutzung des HRIS, sobald es in Betrieb ist

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