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Mann, der Daten auf einem Tablet betrachtet

Was ist Cloud-ERP?

Der Begriff Enterprise Resource Planning (ERP) wurde in den 1990er-Jahren zur Beschreibung von Software eingeführt, mit der durchgängige Geschäftsprozesse unternehmensweit – vom Finanzwesen über den Vertrieb bis hin zur Fertigung – verwaltet und automatisiert werden können. In dieser Anfangszeit wurden ERP-Systeme vor Ort implementiert, auf den Servern und in den Rechenzentren des Kunden. In den 2000er-Jahren kam dann jedoch Cloud-ERP – und hat alles verändert.

Was ist cloudbasierte ERP-Software?

Bei Cloud-ERP handelt es sich um Software für Enterprise Resource Planning, auf die über das Internet zugegriffen werden kann. Als IT-Grundgerüst oder „Gehirn“ eines Unternehmens bietet cloudbasierte ERP-Software fortschrittliche Funktionen für alle Kernprozesse in einem Unternehmen.

 

Cloud-ERP wird in der Regel auf der Cloud-Computing-Plattform eines Anbieters gehostet und „as a Service“ (Software-as-a-Service- oder SaaS-ERP) bereitgestellt. Die Kunden sind nicht Eigentümer der Software, sondern mieten sie auf jährlicher oder monatlicher Abonnementbasis. Es fallen keine Vorabkosten für Hardware an, und der Anbieter kümmert sich um die Wartung der Anwendung, Upgrades und Innovationen, Datenspeicherung und Sicherheit. 

Cloud-ERP und On-Premise-ERP im Vergleich

Cloud-ERP oder SaaS-ERP wird auf der Cloud-Plattform Ihres Anbieters gehostet und von dessen IT-Team verwaltet. On-Premise-ERP hingegen wird auf Ihrer Hardware und Ihren Servern installiert, und für die Verwaltung ist Ihr eigenes IT-Team oder ein Partner zuständig.

 

Unternehmen entscheiden sich zunehmend für die Cloud. In einer aktuellen Umfrage gaben 63 % der Unternehmen Cloud-ERP den Vorrang vor On-Premise-ERP.  

Was sind die zehn wichtigsten Vorteile von Cloud-ERP?

Cloudbasierte ERP-Systeme umfassen in der Regel integrierte Module für das Finanzmanagement, die Fertigung, das Supply Chain Management, Professional Services und vieles mehr. Sie bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile.

 

Hier sind die zehn wichtigsten: 

Die wichtigsten Vorteile eines modernen cloudbasierten ERP-Systems

Grafik, die die zehn wichtigsten Vorteile von Cloud-ERP veranschaulicht
 
  1. Fortlaufende Geschäftsinnovation: Viele Unternehmen steigen auf Cloud-ERP um, um Abläufe zu verbessern, veraltete Geschäftsmodelle und ‑prozesse zu verändern und neue Funktionen einzuführen, die Best Practices unterstützen. Cloud-ERP verbessert und beschleunigt nicht nur Verfahren im Finanz- und Rechnungswesen, sondern auch Geschäftsabläufe im gesamten Unternehmen – und das mitunter sogar über die Unternehmensgrenzen hinaus bei Geschäftspartnern und in Netzwerken.
  2. Geringere Kosten: Bei einem Abonnementservice fallen keine Anschaffungskosten für Hardware oder ERP-Software an. Auch die laufenden IT- und damit verbundenen Personalkosten sind geringer, da die Kosten für Upgrades und Wartung vom Anbieter übernommen werden. Die Kosteneinsparungen können beträchtlich sein – vor allem bei einer ERP-Implementierung in einer öffentlichen Cloud (Public Cloud).
  3. Schnelle, flexible Implementierung: Die Anlaufphase für ein cloudbasiertes ERP-System ist viel kürzer, da Ihr SaaS-Anbieter sich um die Installation von Hardware und Software kümmert und Fachpersonal mit fundierten Kenntnissen in der Verwaltung von Rechenzentren bereitstellt. Wie mobile Apps für Endverbraucher lassen sich auch Cloud-ERP-Geschäftsanwendungen einfach konfigurieren. Durch die intuitive Oberfläche kann die App schnell und einfach genutzt werden. So wird die Einarbeitungszeit verkürzt und Unternehmen können ihre Chancen wahrnehmen.
  4. Einfachheit und Automatisierung: Mit modernem Cloud-ERP können Unternehmen isolierte Altanwendungen konsolidieren, alle vorhandenen und neuen Anwendungen standardisieren und integrieren sowie isolierte Systeme beseitigen. Zudem können sie Arbeitsabläufe vereinfachen, Prozesse intelligent automatisieren und unternehmensweit die Effizienz steigern.
  5. Neue Funktionen: Anbieter von Cloud-ERP versorgen alle Unternehmen, die ihre Software nutzen, mit neuen Funktionen und Anwendungsverbesserungen durch kontinuierliche Upgrades sowie durch mehrere neue, größere Versionen pro Jahr. Da Updates allen gleichzeitig bereitgestellt werden, kann es nicht passieren, dass Ihnen eine Gelegenheiten entgeht, weil Sie darauf warten müssen, dass Ihr eigenes ERP-System durch den Anbieter aktualisiert wird. Wenn Kunden feststellen, dass sie ähnliche Anforderungen haben, können sie ihren ERP-Anbieter dazu bewegen, Änderungen vorzunehmen. Dadurch kann das Innovationstempo beeinflusst werden – und ist insgesamt viel schneller. 
  6. Bessere Einblicke: Moderne cloudbasierte ERP-Systeme sind so angelegt, dass sie Big Data erschließen, sodass Sie auf Informationen zugreifen können, die in großen und komplexen Datensätzen verborgen sind. Herkömmliche ERP-Systeme stellen zwar Berichtswerkzeuge bereit, verfügen jedoch nicht über die integrierten Echtzeitanalysen, die über die Cloud verfügbar sind – und die entscheidend sind für fundierte Entscheidungen. Wer in der Lage ist, Trends zu erkennen, Änderungen zu prognostizieren und Prozesse zu automatisieren, kann die Ressourcennutzung und den Kundenservice erheblich verbessern.  
  7. Unterstützung von mobilen ERP-Lösungen: Unternehmen müssen heute Mitarbeitern, Subunternehmern, Lieferanten und Kunden den Zugriff auf Informationen gewähren – jederzeit und überall. Dies erfordert eine sichere Anbindung von mobilen Geräten. Mobile Funktionen sind in SaaS-ERP-Lösungen bereits integriert und werden nicht nachträglich hinzugefügt. Moderne Oberflächen mit responsivem und auf die Bildschirme mobiler Geräte zugeschnittenem Design sind für Nutzer von entscheidender Bedeutung.
  8. Zugang zu neuen Technologien: In moderne SaaS-ERP-Lösungen sind intelligente Technologien integriert, um die Produktivität zu steigern. Zu diesen Technologien gehören künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT), über das Geräte wie Maschinen oder Sensoren über die Cloud Daten an Anwendungen senden können, damit aktuelle Statusinformationen vorliegen.    
  9. Umfassende Sicherheit: Bei cloudbasierten ERP-Systemen kümmern sich professionelle Sicherheitsexperten in Vollzeit um die Sicherheit, Datensicherung und die Wiederherstellung im Katastrophenfall. Anbieter von Cloud-Lösungen bieten in der Regel die höchstmögliche Datensicherheit; Sicherheitsverletzungen in großen und mittelständischen Unternehmen treten in erster Linie bei On-Premise-Systemen auf. Cloudbasierte ERP-Systeme sind umfassender, vernetzter und kooperativer, Integrationspunkte als Schwachstellen fallen weg, und die Risiken sind im Vergleich mit denen bei einer Landschaft mit verschiedenen Anbietern geringer. 
  10. Skalierbarkeit: Genaue Wachstumsprognosen sind schwer zu erstellen. Deshalb ist Skalierbarkeit wichtig. Mit einer SaaS-ERP-Lösung können Sie bei schnellem Wachstum unkompliziert zusätzliche Rechenleistung oder Datenspeicherkapazitäten ergänzen und vermeiden hohe Investitionsausgaben.

 

Moderne cloudbasierte ERP-Systeme verbessern Abläufe, unterstützen Veränderungen von veralteten Geschäftsmodellen und ‑prozessen und führen neue Funktionen zur Unterstützung von Best Practices ein.

Die Bedeutung von Cloud-ERP für mittelständische Unternehmen

ERP ist für jeden Bereich eines mittelständischen Unternehmens von zentraler Bedeutung. Ein gutes cloudbasiertes ERP-System automatisiert Prozesse auf intelligente Weise, bietet aussagekräftige Informationen mithilfe von KI und maschinellem Lernen, unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung von Geschäftsmodellen und vielem mehr.  

 

Neben diesen Vorteilen gibt es drei Hauptgründe, warum so viele mittelständische Unternehmen auf Cloud-ERP setzen:

  1. Verbesserte Agilität: Agilität ist für mittelständische Unternehmen mit Wachstumspotenzial besonders wichtig. Diese Unternehmen sind häufig Branchenexperten und in Bereichen wie Professional Services tätig. Sie haben enge Beziehungen zu ihren Kunden. Um schnell zu wachsen, müssen sie sich bietende Chancen ergreifen: neue Standorte aufbauen, neue Produkte und Services einführen, Übernahmen tätigen oder auf Misserfolge von Wettbewerbern reagieren.

    Ein unflexibles und nur schwer erweiterbares Altsystem steht Wachstum im Weg, da es nicht schnell genug die für fundierte Entscheidungen erforderlichen Informationen bereitstellen kann. Wenn ein Unternehmen auf isolierte Berichtssysteme angewiesen ist – von denen viele mit Workarounds und Excel-Tabellen die mangelnde Integration auszugleichen versuchen –, ist es für die unterschiedlichen Abteilungen schwierig, Informationen auszutauschen und gemeinsam zeitkritische Ziele zu erreichen. 

  2. Transparenz über den Cashflow: In mittelständischen Unternehmen agiert die oberste Führungsebene in der Regel sehr kostenorientiert. Das Lebenselixier mittelständischer Unternehmen ist der Cashflow – und die Steigerung der Marge hat oft oberste Priorität. Für den Aufbau von bilanziellen Reserven und die Wachstumsförderung müssen das Umlaufvermögen, die Betriebsausgaben und die Investitionen sorgfältig im Blick behalten werden. Bei isolierten Systemen ist das alles nicht möglich. Cloud-ERP integriert Buchhaltungsprozesse in interne und externe Geschäftsabläufe, sodass wirklich alles korrekt erfasst werden kann. 

    Zwar verfügen alle mittelständischen Unternehmen über irgendein Buchhaltungssystem, jedoch liefern viele dieser Systeme keine direkten Informationen zum Cashflow und wichtige Daten zur Rentabilität. Sie erfüllen häufig nicht die aktuellen Anforderungen des Unternehmens oder lassen sich nicht in andere Systeme integrieren. 

  3. Einfache Anwendungsintegration: Bisher haben mittelständische Unternehmen meist schnell Einzellösungen für bestimmte betriebliche Anforderungen – wie Callcenter-Software oder Systeme für den Außendienst – eingeführt, den ERP-Kern aber nur langsam angepasst. Die nachträglich aufgesetzten Lösungen führten jedoch zu erheblichen Kosten und hoher Komplexität, da sie sich nicht problemlos mit dem ERP-System verbinden lassen. Bei modernem Cloud-ERP ist alles anders – und das führt dazu, dass immer mehr Unternehmen ihre ERP-Wahl neu bewerten. Sie entscheiden sich zunehmend für die einfache Integration, Skalierbarkeit und Agilität, die Cloud-ERP bietet.

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Ist SaaS-ERP sicher?

Immer wieder hört und liest man von Datenschutzverletzungen und Viren, daher ist die Frage nach der Sicherheit von Cloud-ERP durchaus berechtigt. In jedes System kann eingedrungen werden. Wie sicher Ihr System jedoch ist, hängt davon ab, wie es bereitgestellt wurde und wer es verwaltet.

 

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Datendiebstahl: Dies ist eines der brisantesten Themen in den Nachrichten, bei dem große Unternehmen ihre Daten gestohlen und die privaten Informationen ihrer Kunden preisgegeben wurden. Bei genauerer Betrachtung dieser Datenschutzverletzungen lässt sich jedoch häufig feststellen, dass die Daten in den Räumlichkeiten des Unternehmens gespeichert wurden und nicht in der Cloud.
  • Datenverlust: Zwar ist es schrecklich, komplette Dateien zu verlieren, aber es kann passieren – durch Naturkatastrophen, das versehentliche Löschen von Daten oder den Absturz eines Systems. Um Ihre Daten dann wiederherstellen zu können, müssen Sie sie zuvor regelmäßig und oft sichern. Bei Cloud-ERP sorgen die Infrastrukturanbieter für regelmäßige und sehr häufige Offsite-Sicherungen. Bei einem Verlust können Daten leicht wiederhergestellt und das System schnell wieder zum Laufen gebracht werden.
  • Sicherheit: Das richtige Sicherheitsniveau ist von größter Bedeutung. Mittelständische Unternehmen beschäftigen in der Regel nur wenige IT-Mitarbeiter, die sich üblicherweise um die Infrastruktur, Systemaktualisierungen und Anwenderprobleme kümmern. Nur sehr wenige mittelständische Unternehmen beschäftigen ein Team aus vollzeitbeschäftigten IT-Sicherheitsexperten. Bei namhaften Anbietern von Cloud-ERP stehen mittelständischen Unternehmen automatisch rund um die Uhr professionelle und vollzeitbeschäftigte Sicherheitsexperten zur Verfügung, die sich um sämtliche Sicherheitsupdates und ‑verfahren kümmern.

Aus diesen Gründen bietet Cloud-ERP mittelständischen Unternehmen mehr Sicherheit als eine On-Premise-Bereitstellung.

ERP-Produktbildschirm, der zeigt, wie Puffer verwaltet werden

Erste Schritte mit einem cloudbasierten ERP-System

Bei Cloud-ERP handelt es sich um bewährte und ausgereifte Lösungen, die heute von Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt (und wahrscheinlich auch von vielen Ihrer Wettbewerber) eingesetzt werden.

 

Unternehmen, die auf Cloud-ERP setzen, können ihre Transformationsprojekte beschleunigen. Sie haben unmittelbaren und dauerhaften Zugang zu Werkzeugen, die den Wandel vorantreiben, und sind flexibel und leistungsfähig genug, diese Werkzeuge bei neuen Chancen auch einzusetzen. 

 

Expandierende Unternehmen kommen um die Umstellung auf die Cloud nicht herum, wenn sie ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben möchten. Die Vorteile gestraffter Prozesse, besserer Informationen und eines schnellen ROI werden durch Analystenstudien (unter anderem von Gartner, Aberdeen und Forrester) und Erfahrungsberichte von Kunden in Branchen wie Ihrer bestätigt.

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