Lieferantenmanagementsysteme – vom VMS bis zum Lieferantenmanagement

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten des Lieferantenmanagements.

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Lieferanten – wer sind sie?

Was steht in einem Wort? Der Begriff Lieferant kann je nach Situation verschiedene Dinge für unterschiedliche Personen und Unternehmen bedeuten.

In der Welt des Lieferantenmanagements und der Lieferantenmanagementsysteme gibt es zwei Hauptkategorien von „Anbietern“ und folglich zwei Arten von Software, die die zugehörigen Geschäftsprozesse unterstützen. Lieferanten können sein:

Lieferanten von Waren und Dienstleistungen
- Unterstützt durch Lieferantenmanagementsoftware
Kontingentarbeiter, Arbeitsagenturen und Dienstleister
- Unterstützt durch ein VMS-System oder ein Lieferantenmanagementsystem

Sehen wir uns die Details dieser Arten von Anbietern und die Softwaresysteme an, die sie unterstützen.

1. Lieferanten von Waren und Dienstleistungen

Bei diesen Lieferanten handelt es sich um Lieferanten oder Anbieter von Waren und Dienstleistungen, die ein einkaufendes Unternehmen („der Käufer“) für den täglichen Betrieb und die Erfüllung seines Auftrags benötigt. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen möglicherweise Stahl, um ein Fahrrad herzustellen, oder Komponenten, um ein Auto herzustellen.

In diesem Szenario wird der Begriff Lieferant manchmal austauschbar mit dem Lieferanten verwendet. Einige Arten von Unternehmen eignen sich eher dazu, einen Begriff über dem anderen zu verwenden. Viele Unternehmen arbeiten mit Tausenden von Lieferanten zusammen, die in Lieferketten miteinander verknüpft sind, die sich weltweit erstrecken.

Dies erschwert es Unternehmen, alles über ihre Lieferanten zu erfahren und ihre Leistung zu überwachen. Noch schwieriger ist es, zu wissen, mit welchen Lieferanten ihre Lieferanten zusammenarbeiten und mit welchen sie zusammenarbeiten usw.

Darüber hinaus werden Lieferantendaten häufig lokal, in Tabellenkalkulationen oder auf einzelnen Festplatten gespeichert, da Unternehmen globale Abläufe erweitern und mit Anbietern auf der ganzen Welt zusammenarbeiten. Es wird schnell zu einem veralteten und manuellen System für das Lieferanteninformationsmanagement.

Die mangelnde Transparenz von Lieferanteninformationen und Lieferantenleistung erhöht das Lieferrisiko eines Unternehmens und behindert die Fähigkeit, schnell zu handeln, wenn ernste Situationen eintreten – wie Naturkatastrophen, Produktrückrufe oder Verstöße gegen ethische Grundsätze. Außerdem ist es für die Mitarbeiter schwierig zu wissen, bei welchen Lieferanten sie kaufen sollen.

Um diese Probleme zu bewältigen, setzen Unternehmen auf Lieferantenbeziehungen oder Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement.

Was ist Lieferanten- oder Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement ist der mehrstufige Prozess der Aufnahme und Entwicklung von Beziehungen zu Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, die für die Ausführung Ihres Unternehmens erforderlich sind.

Aus Sicht des Käufers umfassen die Hauptphasen des Lieferantenbeziehungsmanagements Folgendes:

Lieferantenauswahl: Verwendung eines aktuellen Risikoprofils und Qualifizierung und Segmentierung nach Kategorie, Standort und Geschäftsbereich
Risikobewertung: Durchführung von Due Diligence für Risiken basierend auf der Art Ihrer Lieferantenbeziehung
Vertragsverhandlung: Festlegung von Bedingungen und Risiko-KPIs
Onboarding: Mit Kenntnis der Risikobewertung und des Auditstatus
Management von Performance und Überwachung/Minderung von Risiken: Nutzung einer matrixbasierten, einheitlichen Sicht auf den Anbieter und eines datengesteuerten Vorfallsmodells

Reduzieren Sie Ihre Risiken und treffen Sie schnellere, intelligentere Entscheidungen, indem Sie das Lieferantenmanagement in Beschaffungsprozesse und ein Lieferantennetzwerk integrieren.

Die Vorteile des Lieferantenmanagements

Best Practices für das Lieferantenmanagement erfordern die Implementierung einer cloudbasierten Software für das Lieferantenmanagement, die in die Beschaffungsprozesse integriert ist. Die beste Software für das Lieferantenmanagement bietet folgende Vorteile:

Lieferanten mit einfachen Tools, die Ihre Lieferantenstammdaten auf dem neuesten Stand halten, die Unternehmensinformationen selbst verwalten
Verkürzen Sie die Zykluszeit, indem Sie den Onboarding- und Qualifizierungsprozess für Lieferanten automatisieren und in andere Beschaffungsprozesse integrieren.
Ein Framework für das Lieferantenmanagement aktivieren, das die Ausgaben für bevorzugte Lieferanten steuert
Echtzeitinformationen für ein besseres Lieferantenrisikomanagement dank schneller, fundierter Entscheidungen zur Vermeidung von Lieferunterbrechungen
Vertrauen gewinnen, dass ausgewählte Lieferanten hochwertige Waren und Dienstleistungen nachhaltig liefern können

Erste Schritte mit dem Lieferantenmanagement

Wählen Sie alle bevorzugten Lieferanten aus, und verwalten Sie sie mit Lösungen für den Lieferantenlebenszyklus.

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2. Kontingentarbeiter, Arbeitsagenturen und Dienstleister

In der Welt der „Vendor-Management-Systeme“ – oder VMS – ist der Begriff „Anbieter“ ein bisschen falsch, bezieht sich jedoch auf die Kontingentarbeiter oder die Arbeitsagenturen, die personenbezogene Dienstleistungen und Talente anbieten, die Teil der externen Mitarbeiter eines Unternehmens sind.

Mit einer zunehmend komplexen globalen Belegschaft müssen Unternehmen einen klaren Einblick erhalten, wer für sie arbeitet, wo, warum, wann und mit welchen Raten.

Mit Antworten auf diese Fragen sind Führungskräfte in der Beschaffung und im Personalwesen besser in der Lage, Geschäftsziele zu erreichen und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Aus diesem Grund wird ein VMS zu einem wertvollen Werkzeug, da es einen akuten Überblick über die externen Mitarbeiter bietet.

Was ist ein VMS?

Ein VMS oder ein Vendor-Management-System ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die ein gemeinsames Problem für viele globale Unternehmen löst – wie man seine externen Mitarbeiter findet, einbindet und verwaltet – sowohl bei Vertrags- als auch bei externen Mitarbeitern und Dienstleistern.

Warum ist ein VMS wichtig?

Jüngste Studien berichten, dass einer von zwei Führungskräften plant, den Einsatz externer Arbeitskräfte zu erhöhen und so ein VMS heute notwendiger denn je zu machen.

Die zunehmende Globalisierung, ein wettbewerbsfähigerer Markt und die Notwendigkeit, spezialisierte Rollen zu besetzen, sind nur einige Gründe, warum Unternehmen zunehmend auf externe Mitarbeiter – Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte und Saisonarbeiter sowie Dienstleistungsunternehmen, die im Rahmen von Leistungsverzeichnissen verwaltet werden – angewiesen sind, um ihre gesamte Talentbasis zu erweitern und zu ergänzen.

Mit den heutigen digitalen, remote und weltweit tätigen Talenten sind die Vorteile eines Lieferantenmanagementsystems klar: Unternehmen können Mitarbeiter und Services auf der ganzen Welt mit Flexibilität und Agilität einstellen, um nachgefragte Talente zu sichern, zu skalieren oder zu verkleinern, die Wertschöpfung zu beschleunigen und letztlich den weniger nimblen Wettbewerb zu überwinden.

Es kann jedoch schwierig sein, die richtige Mischung von Arbeitskräften zu finden und zu verwalten. Finanzielle, rechtliche, Compliance-, Sicherheits- und Kostenauswirkungen müssen berücksichtigt werden, insbesondere wenn es um den Einsatz einer flexiblen, geografisch verteilten Belegschaft geht. Unternehmen, die ihre erweiterte Belegschaft intern ohne VMS selbst verwalten, können sich mit administrativen und verwaltungstechnischen Herausforderungen auseinandersetzen. Mitarbeiter und Auftragnehmer können sich auf Länder oder Kontinente mit unterschiedlichen Compliance- und Arbeitsgesetzen verteilen oder über Unternehmensabteilungen mit unterschiedlichen internen Prozessen und Technologien verteilt sein. Viele Parteien und Regionen, die an der Talentbeschaffung, der Einstellung und dem Ein-/Ausstiegsprozess beteiligt sind, bieten ein großes Potenzial für Fehlkommunikation, Ineffizienz, nicht verfolgte Prozesse und wenig Transparenz.

Der Anstieg der externen Mitarbeiter

Was bedeutet der stärkere Einsatz externer Mitarbeiter für die Beschaffung?

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Wichtigste Funktionen eines robusten VMS

Nicht alle Vendor-Management-Lösungen auf dem Marktplatz werden gleich erstellt. Jedes Unternehmen muss nach den Funktionen und Wertversprechen eines robusten VMS suchen.

Hier sind die sechs wichtigsten Vorzüge der besten Vendor-Management-Systeme:

1. Transparenz der gesamten Belegschaft
Mit Software für das Lieferantenmanagement können Unternehmen ihre flexiblen Mitarbeiter besser organisieren und systematischer verwalten. Ein VMS macht es Unternehmen leicht, vollständige Transparenz über die Belegschaft zu erreichen, Kosteneinsparungen zu maximieren, die Qualität und Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern und die Compliance durchzusetzen.

2. Umfassendes Reporting
Mithilfe von Vendor-Management-Software können Benutzer Zeit, Kosten, Compliance, Qualität und Quantität präzise bewerten, indem sie datengestützte umfassende Berichte erstellen und dann die Bewertung mit der Branche als Ganzes vergleichen.

3. Effiziente Prozesse und Compliance
Unternehmen können ein VMS nutzen, um Verfahren zu implementieren, die im gesamten Unternehmen konsistent sind, einschließlich verschiedener Abteilungen, geografischer Standorte, Marken oder Sparten – auch wenn die Programme unabhängig voneinander verwaltet werden. Dies trägt nicht nur zu Effizienzsteigerungen im Unternehmen bei, sondern sorgt auch dafür, dass die lokalen staatlichen und internen Richtlinien eingehalten werden.

4. Applicant Tracking
Ein VMS verfügt über leistungsstarke Funktionen zur Bewerberverfolgung, die Unternehmen dabei unterstützen, die besten Talente und Services zu erwerben und gleichzeitig einen effizienteren Einstellungsprozess zu schaffen. Von der Anforderung einer Ressource bis zum Onboarding von Mitarbeitern führt die Anwendung automatisierte Aktionen aus, die mühsame Verwaltungsaufgaben vermeiden. Einstellende Manager haben von überall aus Zugriff, um Positionen sofort zu genehmigen oder abzulehnen, sodass der entsprechende Workflow ohne Verzögerung fortgesetzt werden kann.

5. Datenanalyse
Die Datenanalysefunktionen von Vendor-Management-Software ermöglichen eine bessere unternehmensweite Entscheidungsfindung. Ein VMS bietet direkten Zugriff auf das vollständige Programm für externe Mitarbeiter eines Unternehmens, um Erfolge zu messen, notwendige Anpassungen vorzunehmen und kontinuierlich positive Ergebnisse zu erzielen.

Neben diesen wichtigen Funktionen gibt es auch viele hervorragende VMS-Vorteile, die es Unternehmen ermöglichen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen – von Kosteneinsparungen und Compliance bis hin zu besserer Einarbeitung und Prozessverbesserungen.

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