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Frau bei der Arbeit im Homeoffice während einer Videokonferenz

Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell und wie funktioniert es?

Ein hybrides Arbeitsplatzmodell kombiniert Arbeit im Büro und im Homeoffice und bietet den Mitarbeitern mehr Flexibilität und Rückhalt. In einem hybriden Arbeitsplatz genießen Mitarbeiter in der Regel mehr Selbstständigkeit und eine bessere Work-Life-Balance – und sind dadurch motivierter. Arbeitgeber profitieren von einer produktiveren, gesünderen und konstanteren Belegschaft. 

 

Es gibt jedoch weder eine einfache Formel noch ist der hybride Arbeitsplatz ein Allheilmittel für die Herausforderungen am Arbeitsplatz. Seine Umsetzung muss genauestens geplant sein und erfordert moderne HR-Lösungen, die Konnektivität, Zusammenarbeit und Mitarbeitereinbindung begünstigen.

42 Prozent der derzeitig im Homeoffice arbeitenden Angestellten geben an, dass sie sich nach einer neuen Stelle umschauen würden, falls ihr aktueller Arbeitgeber Fernarbeit nicht langfristig ermöglichen sollte.

 Umfrage unter Angestellten in den USA  

Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell?

Ein hybrides Arbeitsplatzmodell erlaubt sowohl Arbeit im Homeoffice als auch vor Ort im Büro, wobei einige oder alle Mitarbeiter flexibel wählen können, wo und wann sie arbeiten. Büroarbeit findet tageweise, nach Teamzugehörigkeit oder bei Bedarf statt. Laut einer Studie von Gartner ist das „Wo und Wann davon abhängig, in welchem Umfeld die Arbeit am produktivsten und fruchtbarsten ist“.

Venn-Diagramm der Beziehung zwischen Fern-, hybrider und Büroarbeit

Das hybride Modell lässt sich nicht auf jeden Arbeitsplatz und jede Branche anwenden. Es eignet sich am besten für Angestellte, deren Arbeit am Computer stattfindet und nicht an einen bestimmten Ort gebunden ist. In einer aktuellen Studie untersuchte McKinsey die Möglichkeiten zur Fernarbeit ohne Produktivitätseinbußen. Ihrem Bericht zufolge „können etwa 20 % bis 25 % der Belegschaft in modernen Volkswirtschaften zwischen drei und fünf Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten. Dies entspricht vier bis fünf Mal mehr Arbeit im Homeoffice als vor der Pandemie.“ 

 

Das hybride Arbeitsplatzmodell ist weder temporäres Phänomen noch Übergangsmaßnahme – sondern die Zukunft der Arbeit und Garant für flexiblere, krisensichere Arbeitsplätze.

Darum ist der hybride Arbeitsplatz die neue Normalität

Der Wandel hin zu Remote-Arbeit und hybrider Arbeit setzte bereits lange vor der Pandemie ein, doch – wie bei so vielen Dingen – nahm er erst mit COVID-19 so richtig Fahrt auf. Unternehmen hatten sogleich eine Vielzahl von Herausforderungen zu bewältigen: Sie mussten ihren Mitarbeitern die nötigen Werkzeuge an die Hand geben, die Produktivität im Blick behalten und die Motivation in einer verteilten Belegschaft aufrechterhalten. Nach einigen Monaten war klar, dass es kein Zurück mehr gibt – denn ihre Mitarbeiter hatten Gefallen an dieser neuen, flexibleren Arbeitsweise gefunden.

 

Nun, da einige Mitarbeiter – zumindest teilweise – wieder in ihre angestammten Büros zurückkehren, können Unternehmen von den Erfahrungen, die sie mit der Arbeit im Homeoffice gemacht haben, profitieren. Das Ziel ist es, ein hybrides Arbeitsmodell nach den eigenen Anforderungen zu entwickeln.

 

 

Moderne HR-Technologien erleichtern die Umstellung auf hybrides Arbeiten, indem sie dabei helfen, die Daten aller Teams zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren – unabhängig von ihrem Standort. Technologie kann die Einarbeitung, Weiterbildung und Umschulung von Mitarbeitern unterstützen. Effektiv eingesetzt, kann sie Mitarbeiter zudem mit allem ausstatten, was sie für ihre Aufgaben benötigen – von Tools für die Zusammenarbeit bis hin zu Cloud-Technologien.

 

Die ideale „neue Normalität“ ist ein integrativer, hybrider Arbeitsplatz, an dem alle Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – produktiv und motiviert sind und sich vernetzt und eingebunden fühlen. 

Vorteile einer hybriden Arbeitsumgebung

Ein hybrider Arbeitsplatz, an dem die Employee Experience an erster Stelle steht, macht sich fortschrittliche HR-Technologien zunutze, um flexibler, agiler und produktiver zu werden.Gartner zufolge gehörten „in typischen Unternehmen, in denen Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche im Büro arbeiten, nur 36 % der Mitarbeiter zu den Leistungsträgern. Wenn Unternehmen den Schritt zu einer deutlich flexibleren Struktur wagen, in der die Mitarbeiter entscheiden können, wo, wann und wie viel sie arbeiteten, steigt diese Zahl auf 55 %.“

 

  1. Höhere Mitarbeiterproduktivität: Zur Steigerung der Produktivität tragen eine Reihe von Faktoren bei: mehr Eigenverantwortung bei der Wahl von Arbeitszeit und -ort, weniger Ablenkung zu Hause als im Büro, freie Nutzung von Fahrzeiten und die Möglichkeit für Büroarbeit, falls persönliche Zusammenarbeit erforderlich ist.
  2. Niedrigere Gemeinkosten: Unternehmen ziehen neue Standorte und Möglichkeiten in Betracht, Büroflächen zu reduzieren, oder verlegen ihre Büros in kleinere Städte, um Gemeinkosten zu reduzieren. Eine hybride Belegschaft ist tendenziell engagierter, was die Fluktuation verringert und zudem Kosten senkt. 
  3. Bessere Employee Experience und Work-Life-Balance: Mehr Flexibilität und Eigenverantwortung bedeuten mehr Zufriedenheit im eigenen Job, was die Leistung am Arbeitsplatz sowie das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert. Ein ganzheitlicher Fokus auf Work-Life-Balance trägt zu einem erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz bei.
  4. Mehr Sicherheit und bessere Einhaltung von Abstandsregeln: Da COVID-19-Varianten auch weiterhin eine Bedrohung darstellen werden, können mit einem hybriden Arbeitsplatzmodell bessere Sicherheits- und Hygienekonzepte für Büroflächen entwickelt werden. Durch eine abwechselnde Belegung des Büros lassen sich Hygiene- und Reinigungskonzepte besser umsetzen, was falls nötig auch die Kontaktverfolgung erleichtert.

 

Laut Forbes kann Technologie auch dazu beitragen, pandemiebedingte Gesundheitsrisiken zu mindern. Beispielsweise können „IoT-Sensoren die Anzahl von Personen in einem Gebäude erfassen, um diese zu begrenzen. Zudem lassen sich Schreibtische ermitteln, die nach einer bestimmten Nutzungshäufigkeit desinfiziert werden müssen. Mit künstlicher Intelligenz können diese Daten ausgewertet werden, um Bereiche zu ermitteln, in denen die Arbeitssicherheit verbessert werden muss. Mit ihrer Hilfe können außerdem Gebäudegrundrisse analysiert werden, um automatisch Abstandsregeln festzulegen und Kontaktpunkte zu reduzieren“.

Herausforderungen bei der Führung hybrider Teams

Jedes Unternehmen wird vor anderen Herausforderungen stehen, wenn es darum geht, ein hybrides Arbeitsmodell zum Erfolg werden zu lassen. Bei der Führung hybrider Teams stellen sich aktuell folgende Fragen:

  • Entwicklung des passenden hybriden Modells: Da es so wenige etablierte hybride Arbeitsplatzmodelle gibt, muss jedes Unternehmen ein Modell nach den eigenen Anforderungen entwickeln. In einem iterativen Verfahren sollten verschiedene Kombinationen und Technologien ausprobiert und getestet werden, um die optimale Lösung für die individuelle Situation und Unternehmenskultur zu finden.
  • Erhöhte Sicherheitsrisiken: Während der Entwicklung eines hybriden Modells wird die Sicherheit ein Risikofaktor und Grund zur Sorge bleiben. Da Mitarbeiter von zu Hause über ihre eigenen Netzwerke und mitunter mit eigenen Geräten arbeiten, müssen Personal- und IT-Abteilung besonderes Augenmerk auf die Schulung und Sicherheit ihrer Endanwender legen.
  • Effektives Mitarbeitermanagement: Bei einer hybriden Belegschaft müssen Vorgesetzte darauf achten, dass sowohl die Mitarbeiter vor Ort als auch jene im Homeoffice gleiche Chancen und Belastungen haben. Dazu zählt u. a. die Beurteilung nach Arbeitsergebnis und nicht nach Arbeitsablauf. Dabei ist es wichtig, dass sich Teammitglieder im Homeoffice nicht isoliert oder ungesehen fühlen – aber auch, dass an sie dieselben Erwartungen und Verantwortungen gestellt werden wie an ihre Kollegen im Büro.
  • Isolierte und getrennte Belegschaft: Wenn Mitarbeiter jederzeit von überall aus arbeiten, müssen HR-Teams in der gesamten Belegschaft für ein Gemeinschaftsgefühl sorgen. Die Schaffung „virtueller Treffpunkte“ und anderer Möglichkeiten zur nicht-physischen Interaktion und Kontaktpflege ist für die Gestaltung eines gesunden hybriden Arbeitsplatzes von entscheidender Bedeutung. Dasselbe gilt für dein Einsatz von Technologie, um der Stimmungslage in der Belegschaft auf den Grund zu gehen und bei Bedarf Fehlentwicklungen zu korrigieren. 
  • Nahtlose Konnektivität: Um Ungleichheiten, Isolation und Wissensverlust vorzubeugen, müssen Unternehmen für eine barrierefreie Vernetzung ihrer Mitarbeiter sorgen, damit ihre hybriden Teams schnell und effizient kommunizieren können. Die Aufrechterhaltung einer produktiven Unternehmenskultur muss das primäre Ziel in einem hybriden Arbeitsmodell sein. 

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Best Practices für einen hybriden Arbeitsplatz

Der Wandel zur Remote-Arbeit im Jahr 2020 erfolgte abrupt und erzwungenermaßen. Inzwischen können Unternehmen ihre Arbeitsmodell aber selbstbestimmt gestalten. „Das hybride Arbeitsmodell muss Mitarbeitern gestatten, so produktiv wie möglich zu sein, ohne Freizeit, Opfer oder Spielraum bei der Arbeitseinteilung zu fordern“, so Forbes. 

Best Practices für die Entwicklung eines effektiven hybriden Arbeitsplatzmodells:

  1. Mitarbeiter frühzeitig einbinden
    • Teilen Sie Ihre Vorhaben transparent, zeitnah und in regelmäßigen Abständen mit.
    • Kommunizieren Sie den Nutzen des gewählten Modells.
    • Befähigen Sie Vorgesetzte dazu, auf Fragen ihrer Teams einzugehen.
  2. In die richtigen Technologien investieren
    • Setzen Sie auf mobile und geräteunabhängige Produktivitäts- und Kommunikationstools.
    • Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Equipment für die sichere und gesunde Arbeit im Homeoffice aus, z. B. mit großen Monitoren, ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Schreibtischen.
  3. Employee Experience und positive und engagierte Unternehmenskultur in den Mittelpunkt stellen
    • Holen Sie mit den geeigneten Tools gezielt das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein und vermitteln Sie Handlungsbereitschaft.
  4. Regelmäßige Team-Check-ins und Besprechungen zum Karrierefortschritt durchführen
    • Nutzen Sie Technologien für Videokonferenzen.
  5. Angebote für Schulungen und Weiterbildungen helfen Mitarbeitern und Unternehmen gleichermaßen
    • Kommunizieren Sie verfügbare Lern- und Weiterbildungsangebote im gesamten Unternehmen.
    • Bieten Sie erstklassige Lerninhalte über diverse Kanäle an, um verschiedene Bedürfnisse zu erfüllen.
  6. Ziele und Leistungskennzahlen nachverfolgen

Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell

Am Arbeitsplatz der Zukunft werden sich Mitarbeiter nahtlos in hybride Teams integrieren, unabhängig von ihrem Standort. Dazu bedarf es starker Kommunikations- und Planungsstrategien, weniger Barrieren und besser vernetzter Arbeitsplätze.

 

Laut dem SAP-SuccessFactors-Whitepaper „Eight Meta-Trends Impacting Human Resources in 2021“ liegt der „Erfolg in einer stärkeren Integration zwischen HR-Technologie und Software für die Mitarbeiterproduktivität“.

 

Personalleiter müssen mit einer breiten Palette intelligenter Tools Personalbeschaffung, Onboarding und Mitarbeitereinbindung koordinieren – sowie die Systeme und Tools für produktive, effiziente und belastbare Remote-Teams bereitstellen. Hybride Arbeitsplätze, die cloudbasierte Services, stärkere Sicherheitsinfrastrukturen und fortschrittliche Tools für die Zusammenarbeit nutzen, werden dabei helfen, sowohl die Erwartungen der Mitarbeiter als auch die Unternehmensziele zu erfüllen.

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