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Mann schaut auf Stadtleuchten

Zeit für ein ERP-Upgrade? Ein Leitfaden zum Ersetzen Ihres ERP-Altsystems

 

Diese Webseite wurde maschinell übersetzt. SAP übernimmt keine Gewährleistung hinsichtlich der Richtigkeit oder Vollständigkeit der maschinellen Übersetzung. Die ursprüngliche englische Webseite finden Sie über die Weltkarte in der oberen rechten Ecke dieser Seite.

Wie funktioniert Ihr ERP-System für Sie? Ist es Zeit für ein ERP-Upgrade? Diese Fragen wurden Ihnen wahrscheinlich nicht direkt gestellt (es sei denn, Sie haben mit Vertriebsmitarbeitern gesprochen), aber Sie haben sich diese Frage vielleicht selbst gestellt, wenn nicht explizit. Gibt es ein kleines Maß an Zweifel, dass Ihr System in irgendeiner Weise besser ist? Möglicherweise haben Sie einige moderne ERP-Erfolgsgeschichten gehört. Oder es ist vielleicht offensichtlicher – vielleicht gibt es neue Dinge, die Sie für Ihre Kunden tun müssen oder um mit der Konkurrenz Schritt zu halten, die Ihr Altsystem ohne viel Zeit und Geld für Upgrades oder Modifikationen nicht bewältigen kann. In beiden Fällen ist es eine gute Managementpraxis, die Systemleistung kontinuierlich zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf oder neu auftretenden Problemen zu identifizieren, die in absehbarer Zeit zu Problemen werden können.

Gibt es ein perfektes ERP-System?

Die Antwort lautet „Nein“. Und selbst wenn das perfekte System für Ihre spezifischen Anforderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden war, ändern sich diese Bedürfnisse ständig. Daher ist es gut, auf dem Laufenden zu bleiben, zu wissen, wie gut Ihr ERP-System Ihre aktuellen Anforderungen unterstützt, und Trends zu identifizieren, die zu Problemen führen können.

 

Es ist modisch, installierte Systeme als „Legacy-ERP“ zu bezeichnen, was alte Technologie und veraltete Systeme impliziert. Das ist ungerecht, weil viele installierte Systeme regelmäßig gewartet, kontinuierlich aufgewertet werden und in der Lage sind, ständig zu wachsen und sich an veränderte Anforderungen und Anforderungen anzupassen. ERP-Upgrades sind zwar optional, werden aber von Softwareanbietern stark gefördert. Es ist wichtig, über die von Ihrem Lösungsanbieter bereitgestellten Korrekturen und Erweiterungen auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie Probleme oder ungünstige Trends erkennen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass Ihr System über alle Updates und Releases verfügt, und dann herausfinden, ob Ihrem Anbieter zusätzliche Add-ons oder Erweiterungen zur Verfügung stehen, die die von Ihnen festgestellten Mängel beheben könnten. Bestimmen Sie, was für die Implementierung dieser Korrekturen in Bezug auf Geld und Aufwand erforderlich ist, und verwenden Sie diese Informationen, um die Kosten für die Fortsetzung Ihrer aktuellen Lösung zu bewerten (siehe „Wie viel geben Sie für ERP aus?“). unten).

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Bringt Ihre aktuelle ERP-Software Ihnen den Stillstand?

Halten Sie Ihr ERP-Altsystem auf dem neuesten Stand. Behalten Sie jedoch auch die Systemperformance im Auge. Die Bedürfnisse und Anforderungen werden sich ändern, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr System Ihre Unternehmens- und Kundenanforderungen wirklich unterstützt.

 

Die oben genannte Selbstbewertung kann dazu beitragen, Unzulänglichkeiten und Problembereiche zu ermitteln, darunter:

  • Ihr System kann neue Anforderungen nicht erfüllen oder schränkt neue Initiativen ein.
  • Sie unterstützt neue Technologien oder Anforderungen nicht oder nur mit Schwierigkeiten, hohen Kosten und Verzögerungen. Der Anbieter ist langsam, um neue Funktionen zu integrieren.
  • Die Funktionen sind schwer zu erlernen und zu nutzen und hemmen statt Effizienz zu unterstützen.
  • Die Reaktionszeit ist immer langsamer. Die Speicherung und der Abruf von Informationen ist unzureichend, umständlich oder nur unzureichend.
  • Das System ist kostspielig und schwer zu warten und zu unterstützen und wird von Ihrem Anbieter nicht ausreichend unterstützt.
  • Wenn Ihr System wirklich ein Legacy-ERP-System mit schwindendem Support durch den Anbieter oder einem schrumpfenden Pool an technischem Support ist, werden erfahrene Programmierer und Analysten zweifellos teurer und schwieriger zu finden, wenn das System veraltet und unzuverlässig wird.

Dies sind die Arten von Problemen, die sich langsam weiterentwickeln und lange nicht erkannt werden können. Dann wird plötzlich klar, dass die Mängel des Systems ernsthafte geschäftliche Probleme verursachen – und es muss etwas getan werden.

Wie viel geben Sie für ein ERP aus?

Viele Unternehmen sind überrascht, wenn sie die Analyse durchführen und herausfinden, was es wirklich kostet, ihr bestehendes ERP-System in Betrieb zu halten. Das mag seltsam erscheinen, wenn mittelständische Unternehmen Ausgaben in der Regel sehr genau im Rahmen ihrer regelmäßigen Managementaufgaben beobachten. Es ist jedoch nicht immer einfach, die mit ERP verbundenen direkten und indirekten Kosten voneinander zu trennen.

 

Zusätzlich zu den monatlichen und jährlichen Gebühren für Softwarelieferanten und Hardwarelieferanten fallen laufende Kosten für Service und Support von Ihren verschiedenen Dienstleistern an (z. B. Hardwareservice, Beratung oder Vernetzung). Berücksichtigen Sie unbedingt die Kosten für die Aktualisierung, wenn Sie festgestellt haben (oder vermuten), dass Aktualisierungen oder Erweiterungen erforderlich sein können, um bestehende oder erwartete Probleme wie oben beschrieben zu beheben.

 

Berücksichtigen Sie auch die direkten Kosten der internen IT-Abteilung, einschließlich Gehälter und Arbeitgeberleistungen, Flächen, Versorgungsunternehmen und Lieferungen. Versuchen Sie, diejenigen zu trennen, die Ihr ERP-System direkt unterstützen. Beachten Sie, dass zumindest einige dieser Kosten nach dem Upgrade und der Implementierung eines neuen Systems verbleiben, insbesondere wenn Sie ein herkömmliches On-Premise-System durch ein anderes On-Premise-System ersetzen. Die Kostenstruktur für cloudbasierte Software as a Service (SaaS) ist anders. Sie benötigen jedoch einen Vergleichspunkt, um eine vertretbare Entscheidung zu treffen, ob Sie bei Ihrem vorhandenen System bleiben, ein ERP-Upgrade starten oder ein Altsystem ersetzen möchten.

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Berechnung des ROI in ERP

Erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie die Kosten und Vorteile für ein neues ERP-System bewerten können.

Was würde ein neues System kosten?

Haben Sie Angst vor den potenziellen Kosten für den Umstieg auf ein neues ERP-System? Das ist verständlich. Ein neues ERP-System ist wahrscheinlich einer der höheren Ausgaben für nicht produktive Ausrüstung, die ein Unternehmen in einem bestimmten Jahr tätigen wird. Dennoch halten die meisten Unternehmen im Zusammenhang mit den verfügbaren Vorteilen und im Vergleich zu dem Betrag, der derzeit für die Aufrechterhaltung des derzeitigen Systems ausgegeben wird, die Kosten für völlig vertretbar und vertretbar. Denken Sie an die Lebenszykluskosten – die Gesamtkosten über einen Zeitraum wie fünf bis sieben Jahre.

 

Bei der Betrachtung der Kosten für die Anschaffung und Implementierung eines Ersatzsystems ist zu beachten, dass die Hardware- und Softwarelizenzkosten nur ein Teil der Gleichung sind. Außerdem sollten Sie Folgendes in Ihre Bewertung einbeziehen:

  • Netzwerk- und Peripheriegeräte wie Barcodescanner, Remote-Einstiegsstationen, mobile Geräte, Client-Software sowie Support.
  • Datenumsetzung und Dateneingabe in das neue System sowie Bereitstellung für die Archivierung und den Zugriff auf historische Sätze.
  • Katastrophenvorsorge, einschließlich Sicherungs- oder Failover-Systemen, Ressourcen für die Datenwiederherstellung, redundante Konnektivität und Kommunikation.
  • Schulung und Schulung für das ERP-Implementierungsteam und alle zukünftigen Benutzer. (Dies ist von entscheidender Bedeutung. Knausern Sie hier nicht!)
  • Neue Workflow-Entwicklung und Dokumentation.
  • Unterstützung bei der Implementierung. Wahrscheinlich ist ein bestimmtes Maß an Unterstützung vom primären Systemlieferanten im Paket enthalten. Möglicherweise möchten Sie jedoch zusätzliche Unterstützung von den Lieferanten, externen Beratern, Ihrer Buchhaltungsfirma oder anderen für einige oder alle der oben aufgeführten Artikel in Anspruch nehmen.
  • Zusätzliche Belastung Ihrer Mitarbeiter während der Umsetzung in Form von Überstunden, Einstellung von Zeitarbeitskräften zur Unterstützung bei regulären Aufgaben, damit sie Zeit haben, an der Umsetzung zu arbeiten, oder Prämien und andere Anreize, um die Mitarbeiter zu motivieren.

Beachten Sie, dass sich die Kostenstruktur für cloudbasierte SaaS-Systeme erheblich von der herkömmlichen On-Premise-Lösung für Kauf und Implementierung unterscheidet. Bei SaaS fallen nur geringe oder gar keine Vorabkosten für Hardware an, da es sich im Wesentlichen um eine Abonnementsituation handelt. Ein SaaS-Vertrag enthält jedoch in der Regel auch einen großen Teil der Wartungs- und Supportkosten, sodass Ihre laufenden internen IT-Kosten erheblich gesenkt werden. Die meisten Unternehmen sind der Ansicht, dass die Gesamtkosten über fünf bis sieben Jahre mit SaaS wahrscheinlich unter den Gesamtkosten für Kauf und Support im eigenen Unternehmen liegen werden.

 

Wenn Sie die Entscheidung treffen, Ihr bestehendes System beizubehalten oder es zu ersetzen, sollten Sie die Kompromisse bedenken. Mit einer neuen ERP-Lösung erhalten Sie eine moderne Benutzungsoberfläche, zusätzliche Funktionen und verbessern Ihren Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie Ihr Altsystem behalten, schränken Sie Ihre Fähigkeit ein, agil, produktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben. Auch wenn Sie nicht in erster Linie nach Kosteneinsparungen suchen, zeigen moderne ERP-Erfolgsgeschichten, dass die Vorteile einer Umstellung auf ein neues System oft weniger kosten und die Kosten für die Implementierung eines Upgrades überwiegen.

Wie rechtfertigen Sie ein neues ERP-System finanziell?

Für eine Entscheidung dieser Größe benötigen die meisten Unternehmen eine Kosten-Nutzen-Analyse in Form einer ROI-Erklärung (Return on Investment). Die Kostenseite ist einfach – addieren Sie die erwarteten Kosten wie oben beschrieben. Auf der Seite des Nutzens kann es zwar direkte Einsparungen bei den IT-Kosten geben, aber bei der Aufzählung der großen Vorteile muss das Unternehmen überlegen, wie das System den Arbeitsplatz verändern und eine höhere Leistung, höhere Produktivität und einen besseren Kundenservice ermöglichen wird.

  • Verbesserte Performance: Viele ERP-Systemprojekte sind in hohem Maße auf erwartete Effizienzsteigerungen (Reduzierung der direkten Arbeitsleistung) und Kosteneinsparungen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Bestandsreduzierungen) gerechtfertigt, und zwar zu Recht, da dies bei vielen erfolgreichen ERP-Implementierungen enorme Vorteile für die Amortisation darstellt. Beachten Sie jedoch, dass das System diese Vorteile nicht nur durch die Existenz in Ihrem Unternehmen erzeugt. Das System organisiert, analysiert und präsentiert Daten so, dass Manager Mitarbeiter besser nutzen und bessere Entscheidungen treffen können, was die großen Vorteile mit sich bringt. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie das Budget für Benutzerschulungen und die Implementierung verbesserter Verfahren festlegen.
  • Besserer Kundenservice: Diese Vorteile sind weniger direkt, aber noch wertvoller. Indem Sie Kunden besser bedienen, können Sie theoretisch Umsatz und Gewinn steigern, den Marktanteil erhöhen und vielleicht sogar die Margen erhöhen, da ein guter Kundenservice einen Mehrwert für den Kunden darstellt, ohne dass das Produkt selbst mit Kosten belastet wird. In einigen Fällen werden Verbesserungen im Kundenservice zu Überlebensanforderungen, denn wenn ein neuer oder guter Kunde Funktionen wie elektronisches Bestellen oder erweitertes elektronisches Reporting erwartet, muss Ihr ERP-System      liefern.      
  • Änderungen am Arbeitsplatz: Die heutigen Systeme sind für die Benutzerfreundlichkeit (UX oder User Experience ist das aktuelle Schlagwort) konzipiert, um schnell und einfach auf Informationen zugreifen zu können. Da die Aufgaben und Workflows der einzelnen Benutzer einzigartig sind, sind die heutigen Systeme in hohem Maße darauf zugeschnitten, jedem Benutzer die effizientesten und bequemsten Arbeitsbilder und -prozesse zu bieten. Denken Sie eher an Kostenvermeidung als an Kostensenkung. Diese höhere Effizienz wird den derzeitigen Mitarbeitern dabei helfen, mehr zu erreichen und ein höheres Geschäftsvolumen ohne Neueinstellungen zu bewältigen. Es ist nicht ratsam, das System auf der Grundlage einer reduzierten Mitarbeiterzahl zu rechtfertigen – es wird wahrscheinlich nicht passieren, und die Aussicht auf Arbeitsplatzverluste wird die Mitarbeiter nicht dazu motivieren, das System zu nutzen und ihm zum Erfolg zu verhelfen.

Eine ERP-Auswahl ist nur der Anfang

Befolgen Sie zwar Tipps zur Bewertung von ERP-Systemen, bedenken Sie jedoch, dass die Ersetzung von Altsystemen kein einfacher oder schneller Prozess ist. Die Investition lohnt sich jedoch, da sie bei richtiger Auswahl und Implementierung erhebliche Vorteile bringen kann.

 

Eine Frage, die die meisten Unternehmen zu diesem Zeitpunkt im Prozess ganz oben auf der Liste haben, ist: „Wie lange dauert es, bis ein Altsystem ersetzt wird?“ Es gibt keine einzige Antwort auf diese Frage. Es hängt von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab, ob eines oder beide Systeme (alt und neu) cloudbasiert sind, die Dynamik des Unternehmens und des Implementierungsteams, die Höhe des Engagements des Managements für das Projekt und der Umfang der Zusammenarbeit oder des Widerstands zwischen den Nutzern … um nur einige der Variablen zu nennen. Einige Implementierungen können in einigen Monaten abgeschlossen werden, andere dauern ein Jahr oder mehr. Ein erfahrener Implementierungspartner kann Sie dabei unterstützen, einen erreichbaren Zeitplan zu entwickeln, wenn Sie Ihren Projektplan in der Anfangsphase der Implementierungsplanung ausarbeiten.

 

Wir müssen Ihnen nicht sagen, dass die Erneuerung des strategischen Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen zwangsläufig mit Störungen verbunden ist. Das lässt sich nicht ganz vermeiden, aber Störungen lassen sich mit einem gut geplanten und verwalteten Implementierungsaufwand minimieren.

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Tipps zur Evaluierung von ERP-Software

Profitieren Sie von der besten Wahl für Ihr Unternehmen mit 5 Schritten zur Bewertung eines ERP-Systems.

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