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Mitarbeiter im Homeoffice bei einer virtuellen Telefonkonferenz

Was ist eine verteilte Belegschaft?

Eine verteilte Belegschaft besteht aus Mitarbeitern im Homeoffice, die außerhalb eines traditionellen, zentralen Arbeitsplatzes von verschiedenen Standorten aus „verteilt“ arbeiten. Die entsprechenden Teams können sich aus vielen verschiedenen Mitarbeitern zusammensetzen. Diese arbeiten beispielsweise von zu Hause aus, können fest angestellt oder selbstständig sein, in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Vielleicht wohnen sie in der Nähe des Büros und sind gelegentlich zu Besprechungen vor Ort, oder sie sind durch viele Kilometer und Zeitzonen voneinander getrennt. Was verteilte Belegschaften jedoch alle vereint, ist die Notwendigkeit, in Echtzeit miteinander arbeiten zu können – unter Verwendung aller Ressourcen und Werkzeuge, die ein Unternehmen auch Mitarbeitern vor Ort zur Verfügung stellt.

 

Wenn verteilte Teams aus im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitern bestehen, worin liegt dann der Unterschied zu einem Unternehmen, das ausschließlich Remote-Teams oder -Mitarbeiter beschäftigt? Kurz gesagt, im Einsatz des Unternehmens für die digitale und organisatorische Transformation am Arbeitsplatz. Seit 2020 wurden viele Traditionen der Arbeitswelt in Frage gestellt. Echte Unternehmen mit verteilter Belegschaft stellen sich dieser Herausforderung, indem sie moderne Technik am Arbeitsplatz nutzen und krisenfeste, flexiblere Geschäfts- und HR-Prozesse entwickeln.

Was verteilte Belegschaften jedoch alle vereint, ist die Notwendigkeit, in Echtzeit miteinander arbeiten zu können – unter Verwendung aller Ressourcen und Werkzeuge, die das Unternehmen auch Mitarbeitern vor Ort zur Verfügung stellt. 

Remote-Teams und der Wandel der Arbeitswelt

Viele Unternehmen, die eine schrittweise Modernisierung ihrer Personalstrukturen planten, nutzten nach wie vor veraltete Systeme und Prozesse, als COVID-19 zuschlug – und wurden in die 2020er Jahre katapultiert, in denen sie ihre Arbeitsplätze und Personalprozesse schleunigst erneuern mussten.

 

Das Marktforschungsunternehmen Gartner führte vor und nach der Pandemie eine Umfrage unter mehr als 200 Personalleitern durch, um die Auswirkungen auf deren Angestellte zu untersuchen. Dem Bericht zufolge arbeiteten vor der Pandemie durchschnittlich 30 % der Mitarbeiter zumindest teilweise im Homeoffice. Bis April 2020 war diese Zahl auf 81 % gestiegen. 

 

Ursprünglich ging der Wunsch nach verteilten Teams eher von den Mitarbeitern aus, doch viele Unternehmen scheuten sich davor, ihre Angestellten aus dem Homeoffice heraus arbeiten zu lassen. Nach einer mehrmonatigen Phase der Einarbeitung und des Lernens zeigt sich nun deutlich, dass – selbst, wenn wir zur Normalität zurückkehren sollten – dieser Wandel zu verteilter Arbeit von Dauer sein wird. Anfang Juni 2020 führte PricewaterhouseCoopers eine umfassende Studie zur Fernarbeit durch. Dem Bericht zufolge genießen „dauerhaft flexible Arbeitszeiten … breite Unterstützung“. 85 % der Büroangestellten möchten mindestens einen Tag in der Woche im Homeoffice arbeiten, und 55 % der leitenden Angestellten gehen davon aus, dass dies auch dann der Fall sein wird, wenn COVID-19 keine Gefahr mehr darstellt.  

 

 

Vorteile für Mitarbeiter im Homeoffice

Bereits vor der COVID-19-Pandemie bewirkten Globalisierung und Fortschritte bei der Arbeitsplatz-Technologie, dass die Zahl der Mitarbeiter im Homeoffice stetig stieg. Laut Tech Republic gab es zwischen 2005 und 2017 einen Anstieg um 159 Prozent, und die Zahl wächst seitdem exponentiell. 

Einblicke in Best Practices

Wie Sie Mitarbeiter im Homeoffice vernetzen und die Unternehmenskultur stärken.

Dennoch blieben einige Unternehmen skeptisch und zögerten, ihre verteilte Belegschaft von zu Hause arbeiten zu lassen. Sie fürchteten, dass ohne die traditionellen Strukturen und die direkte Beaufsichtigung an einem zentralen Arbeitsplatz ein Leistungsabfall zu verzeichnen wäre. Zudem gab es Bedenken, dass den Personalabteilungen die Mittel fehlen würden, ihre Mitarbeiter im Homeoffice z. B. durch Schulungen, Erholungsangebote oder Leistungsbeurteilungen angemessen zu unterstützen. In einer Studie von Gartner aus dem Jahr 2020 gaben Personalleiter an, dass ihre „größte Herausforderung auf die fehlende Technologieinfrastruktur und das Unbehagen hinsichtlich neuer Arbeitsmethoden zurückzuführen ist“. 

 

Mit dem Beginn der Pandemie fehlte jedoch die Zeit, über die Vorteile oder den Zeitpunkt zur Verteilung der Belegschaft zu diskutieren – jetzt ging es darum, diesen Weg zu gehen. Die Vorteile der „ortsunabhängigen Arbeit“ – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen – waren durch zahlreiche Studien und Berichte längst bekannt. Und nach einigen Monaten im Homeoffice kamen eine ganze Reihe neuer verlässlicher Statistiken über Fernarbeit hinzu. Und diese Daten bestätigten, was wir bereits wussten: Mitarbeiter wissen mit der neuen Flexibilität und Unabhängigkeit umzugehen und meistern die Herausforderung. Laut einer McKinsey-Studie von 2020 stiegen Employee-Experience-Faktoren – Erreichen von Zielen, Anerkennung für Arbeit, Motivation und Einbindung sowie Zufriedenheit am Arbeitsplatz – um bis zu 55 %.  

Mitarbeiter wissen mit der neuen Flexibilität und Unabhängigkeit umzugehen und meistern die Herausforderung.

Vorteile von Remote-Teams: 

  • Höhere Produktivität: Eine Reihe aktueller Berichte und Statistiken bescheinigen verteilt arbeitenden Teams eine hohe Leistungsfähigkeit und Effizienz. Einem auf einer soliden Datenbasis beruhenden Artikel des Forbes-Magazins aus dem Jahr 2020 zufolge stieg die Produktivität von Mitarbeitern im Homeoffice um 35 %.  
  • Größeres Wohlbefinden: In der jährlichen Umfrage von FlexJobs gaben über 85 % der Befragten an, dass sich ihr Wohlbefinden durch die Heimarbeit verbessert habe und sie besser auf die eigenen Bedürfnisse Rücksicht nehmen konnten. Von den Befragten berichteten zudem über 50 % von weniger Krankheitstagen und Ausfallzeiten, wenn sie im Homeoffice arbeiteten.  
  • Geringere Mitarbeiterfluktuation: Ständiges Pendeln und überfüllte, stressige Arbeitsumgebungen führen oft zu hohen Fluktuationsraten – auch unter Mitarbeitern, die eigentlich mit ihrem Job zufrieden sind. Wie das Forbes-Magazin im Juni 2020 herausfand, konnten Unternehmen mit flexibler Arbeit im Homeoffice ihre Mitarbeiterfluktuation um 25 % senken.   
  • Erweiterter Zugang zu Talenten: Fernarbeit eröffnet Menschen mit Behinderungen oder Mobilitätsdefiziten neue Chancen. Besonders geeignet ist sie für Menschen, die flexiblere Arbeitszeitregelungen benötigen, wie etwa Eltern mit Kleinkindern.  Zudem erweitert Fernarbeit den Talentpool um Personen, die möglicherweise nicht in der Lage sind, in zumutbarer Entfernung vom Büro zu wohnen.   
  • Geringere Gemeinkosten: Laut einem kürzlich in den USA veröffentlichten Bericht des Office of Management und Budget sparen Unternehmen für jeden Mitarbeiter, der im Homeoffice arbeitet – selbst bei einem Anteil von nur 50 % – durchschnittlich 11.000 US-Dollar pro Jahr an damit verbundenen Gemeinkosten und Büroflächen. Laut demselben Bericht sparen auch Mitarbeiter im Homeoffice bis zu 7.000 US-Dollar pro Jahr, indem sie von zu Hause aus arbeiten.  

Verteilte Teams: Funktionsweise

Natürlich wird es immer bestimmte praxisbezogene Arbeiten geben, bei denen Fernarbeit einfach nicht möglich ist. Durch moderne Technik wird die Bandbreite an Tätigkeiten, die von einer verteilten Belegschaft bewältigt werden kann, jedoch stetig erweitert. Damit Remote-Teams erfolgreich sein können, müssen sie in der Lage sein, so effektiv zusammenzuarbeiten, miteinander zu kommunizieren und sich einzubringen wie an einem zentralen Arbeitsplatz – und das unter Verwendung aller operativen Systeme in ihrem Unternehmen. Um dies zu erreichen, bedarf es eines ausgewogenen Verhältnisses zwischen modernen Technologien am Arbeitsplatz und stabiler, wirksamer Führung.

 

Verteilte Teams benötigen leistungsstarke und flexible Geschäftssysteme und Softwarelösungen. Künstliche Intelligenz (KI) bietet verteilten Teams die Möglichkeit, nicht nur auf Daten und vernetzte Systeme zuzugreifen, sondern diese Informationen auch in Echtzeit und wirkungsvoll einzusetzen. Andere KI-gestützte Technologien wie Sensoren und Chatbots können Teamleitern und HR-Spezialisten helfen, über die Cloud mit Mitarbeitern im Homeoffice in Kontakt zu bleiben. Schulungen, Leistungsbeurteilungen und Mitarbeitergespräche können personalisiert und nahtlos in der gesamten verteilten Belegschaft durchgeführt werden.  

 

Mitarbeiter im Homeoffice benötigen für ihre Arbeit zweifellos leistungsstarke Technologien und Geschäftssysteme. Doch in erster Linie ist ihr Erfolg von einem gesprächsbereiten und stabilen Management abhängig.

 

Strategien für die Führung einer verteilten Belegschaft  

  • Erwartungen kommunizieren. Viele Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sind mit Technologien für die Zusammenarbeit vertraut, andere benötigen jedoch möglicherweise zusätzliche Unterstützung. Führungskräfte und Personalleiter müssen Erwartungen klar verdeutlichen und bei Bedarf einfachen Zugang zu Support und technischen Schulungen ermöglichen.  
  • Ansprechbar sein. Die Führung verteilter Teams erfordert einen speziellen Ansatz bei der Bereitstellung von Feedback und Mentoring. Anstelle von persönlichen, formellen Leistungsbeurteilungen führen beispielsweise viele erfolgreiche Leiter von Remote-Teams wöchentliche Online-Check-ins durch. Dieser informellere Prozess erlaubt es Vorgesetzten, den Überblick über die Arbeitslast ihrer Teammitglieder zu behalten – ohne Mikromanagement zu betreiben.  
  • Vertrauen und Teamarbeit fördern. Führungskräfte müssen bei der Motivierung ihrer Mitarbeiter im Homeoffice innovativ sein und dafür sorgen, dass sich alle gleichermaßen einbringen. Moderne Arbeitsplatz-Technologien fördern die Zusammenarbeit, Transparenz und das Verantwortungsbewusstsein – aber nicht, indem man Teams das Gefühl vermittelt, ihnen ständig auf die Finger zu schauen.  
  • Wohlbefinden der Mitarbeiter priorisieren. Fernarbeit birgt eine Reihe besonderer Herausforderungen für das individuelle Wohlergehen. Um den Übergang zu neuen Arbeitsweisen zu erleichtern, können Vorgesetzte verteilter Teams und Personalleiter Technologien zur Vernetzung des Arbeitsplatzes nutzen und spezielle Programme entwickeln, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Homeoffice fördern.  

Die Zukunft von Fernarbeit und verteilten Belegschaften

In einer Zeit globaler Unsicherheit richten Unternehmen ihren Blick nach vorn und setzen auf Lösungen, die ihre Teams und Unternehmen krisensicher und wettbewerbsfähiger machen. Hinsichtlich der Transformation des Arbeitsplatzes kann man die Pandemie als Auslöser bzw. Katalysator für einen tiefgreifenden Wandel betrachten. In Unternehmen mit verteilter Belegschaft wird der Arbeitsplatz der Zukunft durch den Einsatz strategischer Personalplanung und moderner digitaler Technologien geschaffen. 

Lösungen für die Personalplanung

Das sind die Tools, die bei der strategischen und operativen Planung helfen.

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