CTT: Wettbewerbsvorteile für die Zukunft mit einem integrierten Lösungspaket in der Cloud
Der gemeinsame Weg von CTT und SAP
CTT, ein portugiesisches Dienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt auf Post-, Paket- und Bankdiensten, verbindet Portugal seit fünf Jahrhunderten mit der Welt. Mit den Lösungen RISE with SAP und SAP Billing and Revenue Innovation Management hat das Unternehmen Prozesse digitalisiert und Abrechnungssysteme automatisiert, um agil zu bleiben, Chancen zu ergreifen und seinem riesigen Vermächtnis gerecht zu werden.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Behörden | Lissabon, Portugal | 12.200 Beschäftigte |
nachvollziehbare Abrechnungsprozesse
der Geschäftsprozesse standardisiert
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Vereinfachte Abrechnung in einem agilen, zukunftsfähigen Unternehmen
Nur wenige Unternehmen können auf eine so lange Tradition zurückblicken wie CTT Correios de Portugal S.A., dessen Wurzeln bis ins Jahr 1520 reichen. Als größter Postdienstleister Portugals betreibt CTT landesweit mehr als 1.000 Postämter und versorgt mehr als zehn Millionen Menschen. Die CTT-Unternehmensgruppe, zu der Banco CTT, CTT Express und Dott gehören, bietet weltweit Post-, Kurier-, E-Commerce- und Finanzdienstleistungen an.
Post- und Kurierdienste haben sich in letzter Zeit stark verändert, weil die Menschen weniger Briefe verschicken und mehr Pakete erhalten. Da der Online-Handel immer mehr an Popularität gewinnt, verzeichnet CTT seit 2010 einen Anstieg des jährlichen Paketvolumens um 83 % auf 18 Millionen Pakete pro Jahr. Gleichzeitig ist die Konkurrenz durch andere Dienstleister größer geworden. Deshalb muss CTT sich schnell an neue Kundenerwartungen wie die Lieferung am Tag der Bestellung und die Sendungsverfolgung in Echtzeit anpassen.
Jedoch wurde diese Flexibilität durch die ERP-Landschaft der Gruppe behindert, die mit mehr als 100 Integrationen in Systeme von Drittanbietern und neuen Funktionen, die mit kundenspezifischem Code erstellt wurden, stark angepasst war. Die daraus resultierende Komplexität erschwerte es, schnell auf geschäftliche Anforderungen zu reagieren und Umsatzchancen zu ergreifen. So dauerte es beispielsweise zehn Stunden, um eine Rechnung für einen Buchungskreis zu erstellen, und 24 Stunden, um den monatlichen Abrechnungszyklus abzuschließen. Jegliche Korrektur bedeutete erheblichen manuellen Aufwand, und die Abrechnungsprozesse waren so komplex, dass sie von der IT-Abteilung statt den Finanzteams durchgeführt wurden.
Die Preisgestaltung im Paketgeschäft ist ohnehin schon kompliziert, weil eine Reihe verschiedener Variablen wie Entfernung, Gewicht, Größe und spezielle Services berücksichtigt werden müssen. CTT war sich bewusst, dass die Komplexität nur noch zunehmen würde, wenn das Unternehmen in das Bankgeschäft und andere Geschäftsbereiche abseits von der Paketzustellung expandiert.
Um die Rechnungsstellung zu vereinfachen, Einnahmeverluste zu vermeiden und auf einem sich wandelnden Markt erfolgreich zu sein, musste CTT seine Kerngeschäftsprozesse auf eine digitale Plattform verlagern und die Workflows für die Rechnungsstellung automatisieren. Wie Nuno Carreira Silva, IT-Leiter des Unternehmens, erklärt: „Neue Markttrends erfordern eine tiefgreifende Transformation im Postsektor. Es braucht digitale Fähigkeiten, um die innovativen neuen Produkte und Services zu entwickeln, nach denen die Kunden verlangen. Und entscheidend ist: Sie müssen schnell auf den Markt gebracht werden.“
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Reibungslose Integration von Lösungen für eine einheitliche Sicht auf die Abrechnung
CTT blickt auf eine langjährige, vertrauensvolle Beziehung zu SAP zurück und nutzt seit mehr als 20 Jahren SAP-Lösungen. Das Unternehmen entschied sich für die Kombination von RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition und SAP Billing and Revenue Innovation Management, um die für die exakte Verarbeitung komplexer Rechnungsdaten erforderliche Skalierbarkeit zu erreichen.
Nuno Carreira Silva erklärt: „Wir sind der Meinung, dass SAP im ERP-Bereich führend ist, und durch die Migration zu RISE with SAP konnten wir unsere bestehenden Investitionen optimal nutzen. Von den in Betracht gezogenen Abrechnungssystemen erfüllte nur SAP Billing and Revenue Innovation Management alle unsere funktionalen Anforderungen. Die Integration in SAP S/4HANA Cloud Private Edition spielte ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Entscheidung.“
Das Unternehmen erkannte, dass eine Standardintegration zwischen SAP S/4HANA Cloud Private Edition und SAP Billing and Revenue Innovation Management dazu beitragen würde, die Effizienz in einer neuen Umgebung zu erhöhen, die auf automatisierten digitalen Workflows basiert.
Darüber hinaus würde die Integration von SAP Billing and Revenue Innovation Management mit der bestehenden Lösung SAP Convergent Mediation by DigitalRoute die Rechnungsinformationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen in einer einzigen Übersicht zusammenfassen, die Transparenz erhöhen und die Verarbeitung beschleunigen. Die neue Landschaft für Buchhaltung und Fakturierung würde auch für mehr Flexibilität bei der Rechnungsstellung sorgen, indem sie CTT dabei unterstützt, logistische Ereignisse auf granularer Ebene zu erfassen und auf unterschiedliche Weise zu monetarisieren.
Zur Risikominderung einer Betriebsunterbrechung verfolgte die Gruppe einen stufenweisen Ansatz und implementierte zunächst RISE with SAP für das Paketgeschäft und Banco CTT, bevor sie sich anderen Gesellschaften zuwandte. Gemeinsam mit SAP wurden mehrere Altsysteme in RISE with SAP konsolidiert, um die Kerngeschäftsprozesse abzudecken und den Nutzern im gesamten Konzern eine intuitive Oberfläche und einfache Workflows auf der Grundlage der User Experience mit SAP Fiori zu bieten.
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Anpassung an sich ändernde Kunden- und Marktbedürfnisse
Dank RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition und SAP Billing and Revenue Innovation Management sind die Kerngeschäftsprozesse bei CTT vernetzt, digitalisiert und werden durch automatisierte Workflows unterstützt, was die Komplexität reduziert und die Effizienz erhöht. Damit kann das Unternehmen schneller auf neue Geschäftsanforderungen und Umsatzchancen reagieren und innovative Angebote einführen, um sinkende Volumen im traditionellen Postgeschäft zu kompensieren.
So ermöglicht es beispielsweise sein neuer Express-Pack-Service, der die Guthabenfunktion in SAP Billing and Revenue Innovation Management nutzt, dass Kunden für Paketsendungen auf Prepaid-Basis bezahlen. Darüber hinaus hat CTT durch die Integration von SAP Extended Warehouse Management und SAP-Fiori-Apps einen neuen und effizienten mobilen Prozess entwickelt, der laut Nuno Carreira Silva dazu beitragen wird, als externer Logistikdienstleister zu wachsen. Das Unternehmen kann Logistik-Services automatisch in einer Rechnung berücksichtigen, indem es Daten aus Lagerprozessen reibungslos erfasst und in fakturierbare Positionen umwandelt.
Mit einem Standardabrechnungssystem hat CTT eine zentrale Datenquelle geschaffen und die Transparenz erhöht. Es ist flexibel genug, um verschiedene Preismodelle zu unterstützen, wie z. B. wiederkehrende, einmalige und nutzungsbasierte Gebühren. Das Abrechnungsteam kann jetzt anstelle der IT-Abteilung die gesamten Abrechnungsprozesse durchführen und mithilfe zuverlässiger Gebühren- und Abrechnungsdaten genaue Abrechnungen erstellen und Abrechnungsprozesse umfassend aus einer Hand nachverfolgen. Und automatisierte und beschleunigte Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden produktiver und präziser arbeiten können, indem sie Rechnungen in nur zwei Stunden erstellen und den monatlichen Finanzabschluss um einen Tag verkürzen.
Darüber hinaus konnte das Unternehmen die Anzahl der täglichen Ereignisse in SAP Convergent Mediation by DigitalRoute drastisch auf 800.000 erhöhen, sodass es Kunden in Spitzenzeiten wie der Urlaubszeit korrekte Rechnungen ausstellen und gleichzeitig Einnahmeverluste minimieren kann.
Auf der operativen IT-Seite dient SAP S/4HANA Cloud Private Edition als Stammdaten-Repository für Drittanbietersysteme, die über APIs statt über herkömmliche Punkt-zu-Punkt-Verbindungen integriert werden. Dadurch wurde die Anzahl der Schnittstellen halbiert, die Systemlandschaft vereinfacht, die Gesamtbetriebskosten gesenkt und die Vorlaufzeit für neue Implementierungen verkürzt. CTT ist bei der Entwicklung und Implementierung neuer Funktionen nicht mehr auf älteren kundenspezifischen Code angewiesen. Und hinsichtlich der IT-Wartung erklärt Nuno Carreira Silva: „Wir verlassen uns beim Betrieb unserer SAP-Softwarelandschaft auf SAP. Wir müssen nicht mehr prüfen, ob das Problem bei der CPU oder unseren Systemparametern liegt: Darum kümmert sich jetzt immer SAP.“
Intelligente Technologie für das nächste Kapitel der Unternehmensgeschichte
Mit Blick auf die Zukunft plant CTT, seine Geschäftsprozesse weiter zu verfeinern und seine SAP-Lösungen zu erweitern, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gewachsen zu sein. Dabei ist es oberstes Ziel, die Skalierbarkeit der neuen Landschaft zu wahren und das Geschäft weiterhin mit Standardfunktionen zu unterstützen. Ein wichtiger Meilenstein ist die Migration der verbleibenden On-Premise-IT-Systeme auf RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition.
Das Unternehmen erkundet außerdem gemeinsam mit SAP die Möglichkeiten, die SAP Business Technology Platform zu nutzen, um seine neue Landschaft zu erweitern. In aktuellen Projekten wird untersucht, wie das Potenzial von KI in SAP Billing and Revenue Innovation Management mithilfe des Joule-Copiloten genutzt werden kann. Wie Nuno Carreira Silva sagt: „Mit Joule über abgerechnete und abrechenbare Posten chatten zu können, würde einen Traum wahr werden lassen.“
CTT hat sich über ein halbes Jahrtausend hinweg erfolgreich behauptet, indem es sich an die Bedürfnisse der Kunden und die sich ändernden Markterwartungen anpasst hat. Mit einer integrierten IT-Umgebung auf Basis von SAP-Lösungen ist das Unternehmen jetzt auch für die Herausforderungen der nächsten 500 Jahre gerüstet.