Landeshauptstadt Saarbrücken: Verschlankung der Abläufe im Rahmen der Haushaltsaufstellung in der Cloud
Reduzierung von Medienbrüchen und effiziente Zusammenarbeit dank SAP
Mit über 180.000 Einwohnern ist Saarbrücken wirtschaftliches Zentrum des Saarlandes – bekannt für seine Kultur und Gastfreundschaft. SAP Lösungen unterstützen die Stadtverwaltung Saarbrücken dabei, den Jahreshaushalt von 591 Mio. Euro optimal zu nutzen, um die Nachhaltigkeit zu verbessern und eine echte Smart City mit moderner Infrastruktur und digitalen Bürgerdiensten aufzubauen.
| Branche | Region | Mitarbeiter | Partner |
| Kommunalverwaltung | Saarbrücken, Deutschland | 2,700 Beschäftigte | kape-it GmbH |
Benutzerfreundlichkeit und Effizienz durch einheitliche Bedienung
Beschäftigte arbeiten abteilungsübergreifend produktiver zusammen
Validierung erhöht die Datenqualität und vermeidet Benutzerfehler
Abteilungs- und SAP-Projektleiterin, Landeshauptstadt Saarbrücken
Geringere Komplexität und vereinfachte Haushaltsplanung
In der Stadtverwaltung Saarbrücken ist die jährliche Haushaltsplanung ein stark dezentralisierter Prozess, an dem über 30 Fachbereiche beteiligt sind. Die Stadt wollte die Effizienz der Planung und Budgetierung erhöhen und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten der einzelnen Fachbereiche und dem zentralen Planungsteam vereinfachen.
Eine zentrale Herausforderung war die uneinheitliche Benutzerführung. Zur Erledigung der verschiedenen Planungs- und Berichtsaufgaben mussten die Beschäftigten vielzählige Benutzeroberflächen verwenden, die alle unterschiedlich funktionierten. Dazu war es erforderlich, sich für jede Aktion detaillierte Schritte und deren richtige Reihenfolge einzuprägen. Darüber hinaus ließen sich größere Mengen von Planungsdatensätzen nur von einem kleinen zentralen Team hinzufügen und aktualisieren. Es war ein Wunsch, die dezentralen Planer in die Lage zu versetzen, Massenänderungen von für eine sehr hohe Anzahl an Datensätzen auf einmal selbständig durchzuführen, um den Prozess zu beschleunigen und die Effizienz für alle Beteiligten zu steigern.
Bereichsleitung Dezernatscontrolling, Landeshauptstadt Saarbrücken
Gemeinsame Innovation in der Cloud
Die Landeshauptstadt Saarbrücken startete eine große Transformationsinitiative zur Modernisierung der Prozesse und stellte zunächst die ERP-Kernsysteme auf SAP S/4HANA um. Das Finanzteam erkannte schnell, dass diese neue Technologieplattform auch Möglichkeiten zur Verbesserung der Haushaltsplanung bot. Nachdem das Team bei einem Anwendergruppentreffen eine Präsentation von SAP Analytics Cloud for planning gesehen hatte, erkannte es die möglichen Produktivitätsvorteile dieser neuen Lösung. Das Team beschloss deshalb, SAP zu kontaktieren, um die Anwendung anzupassen und ein neues Haushaltsmanagementsystem zu entwickeln.
In enger Zusammenarbeit mit SAP und dem zertifizierten SAP Build Partner kape-it entwickelte Saarbrücken einen umfassend neu konzipierten Proof-of-Concept, um die Arbeitsabläufe in der kommunalen Haushaltsplanung zu optimieren. Durch ein agiles Vorgehen mit wöchentlichen Updates und kontinuierlichem Anwenderfeedback machte das gemeinsame Projektteam schnelle Fortschritte.
Mit dem Ziel, sich eng an den Best Practices und Plattformstandards der Branche zu orientieren, kombinierte Saarbrücken das umfangreiche interne SAP Wissen mit der fachkundigen Beratung von SAP und kape-it, um den Prozess zu beschleunigen. Claudia Dima, SAP Support bei der Landeshauptstadt Saarbrücken, erklärt: „Unser gemeinsames Innovationsprojekt mit SAP und kape-it war eine großartige Erfahrung. Wann immer wir Fragen hatten oder technische Herausforderungen lösen mussten, konnten wir sofort mit den richtigen Leuten sprechen und erhielten schnelle Antworten, damit wir die Entwicklung an unserer einfachen, aber leistungsstarken Lösung fortsetzen konnten.“
Abteilungs- und SAP-Projektleiterin, Landeshauptstadt Saarbrücken
Steigerung von Effizienz und Datenqualität
Mit SAP Analytics Cloud for planning profitiert Saarbrücken von einfacheren Planungsabläufen und verbesserter Produktivität. Kerstin Lanz, Abteilungs- und SAP-Projektleiterin bei der Landeshauptstadt Saarbrücken, erläutert: „Früher haben wir zur Vermeidung von Problemen eine lange, detaillierte Checkliste erstellt, um sicherzustellen, dass wir alle Dateneingaben und Änderungen in drei bis vier verschiedenen Formularen und Systemen in der richtigen Reihenfolge vornehmen. Mit SAP Analytics Cloud besitzen wir eine einzige, einheitliche und intuitive App mit einem übersichtlichen und einfachen Navigationsmenü, was den gesamten Arbeitsablauf unkompliziert und sicher macht.“
Entsprechend den Anforderungen von Governance und Compliance entwickelte Saarbrücken ein rollenbasiertes Zugriffskonzept, das sicherstellt, dass jeder der 150 Anwender nur die für die Arbeit relevanten Informationen und Aktionen einsehen kann.
Das optimierte Prozessdesign macht alle Änderungen transparent. Ein integriertes Audit-Protokoll erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen. Der neue Prozess stützt sich nicht mehr auf unstrukturierte E-Mails und Telefonanrufe – er bietet durchgängige Workflows, die die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen beschleunigen und Saarbrückens dezentralen Planungsansatz unterstützen.
Ein großer Vorteil der integrierten Planungs-App ist die damit verbundene verbesserte Datenqualität. Marc Schwarz, Bereichsleitung Dezernatscontrolling bei der Landeshauptstadt Saarbrücken, erklärt: „In der Vergangenheit mussten wir die Daten manuell validieren und bereinigen, was eine Menge Arbeit bedeutete. Jetzt haben wir einen Satz von mehreren Validierungsregeln erstellt, mit denen jeder Budgetdatenpunkt automatisch geprüft und analysiert wird, um Datenkonsistenz zu gewährleisten und Benutzerfehler zu vermeiden. Mit diesen neuen Regeln ist es für unsere Benutzer fast unmöglich, Fehler zu machen, die anschließend manuell behoben werden müssten.“
Auf einem kurzen Schulungsworkshop von SAP lernte das Team in Saarbrücken schnell, wie man die Lösung effektiv anpassen kann. Mit SAP Analytics Cloud erstellt Saarbrücken jetzt ganz einfach ansprechende Datenstories und anspruchsvolle Dashboards oder Berichte mit Datenvisualisierungen, ohne komplexen Code schreiben zu müssen. „Wir können jetzt mithilfe von integrierten Datenkacheln und Diagrammen mit dynamischen Drill-down-Funktionen innerhalb weniger Minuten flexibel neue Echtzeit-Einblicke generieren“, bestätigt Kerstin Lanz. „Früher hätten wir für denselben Bericht Stunden gebraucht, weil wir zunächst Daten aus unserem System in externe Tools kopieren mussten. Das machte den Prozess schwierig und zeitaufwändig.“
Abteilungs- und SAP-Projektleiterin, Landeshauptstadt Saarbrücken
Vorwärts blicken und Grenzen verschieben
Nach der erfolgreichen Einführung des neuen Haushaltsplanungsprozesses erfuhr Saarbrücken, dass auch viele andere Kommunen mit ähnlichen Herausforderungen an dieser Lösung interessiert sind.
Inzwischen plant das Team in Saarbrücken bereits die Umsetzung noch ehrgeizigerer Vorhaben. „Wir erstellen jetzt umfassende Management-Dashboards für alle Abteilungen, um datengestützte Entscheidungen zu unterstützen und unser Ziel zu verwirklichen, die Digitalisierung weiter voran zu treiben“, erklärt Kerstin Lanz. „Wir wollen der Verwaltungsführung und anderen Führungskräften mit SAP Analytics Cloud einen vollständigen Überblick nicht nur über Budgets und Finanzen, sondern auch über andere wichtige Kennzahlen geben, die für zukunftsorientierte Entscheidungen relevant sind.“
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Featured partner
Die kape-it GmbH ist ein zertifizierter SAP Build Partner mit über 20 Jahren Erfahrung mit SAP Software und spezialisiert auf SAP S/4HANA Planungslösungen für Kommunen. In Zusammenarbeit mit SAP und unter Nutzung des Value Prototyping Infrastructure Service entwickelt kape-it innovative Lösungen, indem sie Prototypen und Vorlagen auf Basis komplexer Kundenanforderungen erstellt, um zukunftssichere Anwendungen für morgen zu schaffen.