Stadt Hagen: Transformation der kommunalen Haushaltsplanung und -analyse mit einem modernen Lösungsansatz
Vereinfachung der Haushaltsplanung und -kontrolle mit SAP
Die Stadt Hagen bietet ihren fast 200.000 Bürgern ein breites Spektrum an kommunalen Dienstleistungen für praktisch alle Lebensbereiche. Angesichts eines knappen kommunalen Haushalts wollte die Stadt ihre Planungseffizienz steigern. Durch die Umstellung auf SAP S/4HANA und SAP Analytics Cloud for Planning kann die Stadt datengestützte Entscheidungen auf allen Ebenen treffen und erhält nun nahezu in Echtzeit Einblick in die finanzielle Entwicklung.
| Branche | Region | Größe | Partner |
| Kommunalverwaltung | Hagen, Deutschland | 3.500 Mitarbeitende | Sopra Steria und bi excellence software GmbH |
Reduktion des kundenspezifischen Codes durch Clean Core Strategie
Schnellere Planauswertung, Verkürzung von 2 Tagen auf wenige Stunden
Prozesse und beseitigt überflüssige manuelle Arbeiten
Technischer Projektleiter und Systemarchitekt, Stadt Hagen
Vereinfachung der kommunalen Haushaltsplanung
Die Stadt Hagen mit ihren fast 200.000 Einwohnern ist weithin bekannt als Standort der einzigen staatlichen Fernuniversität in Deutschland mit fast 70.000 Studierenden. Aber Hagen ist nicht nur Pionier im Bildungsbereich und durch ihre zentrale Lage ein Logistikstandort in der Mitte Deutschlands, sondern auch eine kreisfreie Stadt, deren Verwaltung für alle Aspekte des öffentlichen Lebens zuständig ist.
In Zeiten knapper öffentlicher Haushalte sind effiziente Planung und umsichtiger Umgang mit den Ressourcen unerlässlich, um die Stadt am Laufen zu halten. Für alle Bereiche, von allgemeinen Bürgerdiensten über die Kinderbetreuung bis hin zum Stadttheater, verwaltet die Stadt Hagen einen Jahreshaushalt von fast 1 Mrd. EUR.
Ilona Walter, Projektleiterin SAP S/4HANA Migration und SAP Analytics Cloud bei der Stadt Hagen, erklärt: „Unsere kommunale Haushaltsplanung war im Laufe der Jahre zu komplex geworden. Die Haushaltspläne waren kaum noch zu verstehen. Außerdem kannten immer weniger Beschäftigte die Feinheiten der internen Prozesse, was zukünftig problematisch werden könnte. Deshalb wollten wir dies bereinigen und eine einfachere, standardisierte Lösung schaffen, die für alle Beteiligten – von Abteilungsleitern und Controllern bis hin zu politischen Entscheidungsträgern – einfach zu handhaben ist.“
Mit dem Ziel, eine effektivere und einfachere Haushaltsstruktur zu entwickeln, suchte die Stadt Hagen nach einer Lösung, die gemeinsam mit ihrer neu implementierten SAP S/4HANA-Suite ein modernes, kollaboratives und zukunftssicheres Haushaltsplanungssystem ermöglichte.
Technischer Projektleiter und Systemarchitekt, Stadt Hagen
Die Chance zu einer umfassenden Modernisierung
Im Zuge der Evaluierung von Optionen für die Optimierung der Haushaltsplanung nahm die Stadt Hagen eine ehrgeizige Migration auf SAP S/4HANA in Angriff. Durch Abkehr von den IT-Altlasten der letzten 20 Jahre wollte die Stadtverwaltung eine ganz neue Grundlage für die Finanzmanagementprozesse schaffen, die sich ausschließlich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Stadt orientierte. In enger Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner Sopra Steria konnte sie die produktive Cut-Over-Migration innerhalb von drei Monaten erfolgreich abschließen.
Ilona Walter erinnert sich: „Weil wir unsere Finanzanwendung mit einer ganz neuen Herangehensweise praktisch ‚auf der grünen Wiese‘ mit SAP S/4HANA modernisierten, konnten wir befreit von Zwängen und Altlasten alle Aspekte von Grund auf verbessern. Außerdem bezogen wir das Feedback und die Erkenntnisse unserer Beschäftigten mit ein, um neue, effizientere Datenstrukturen und Prozesse zu gestalten.“
Nach einigen Experimenten mit verschiedenen Tools und Lösungen entschloss sich die Stadt Hagen, den Jahreshaushalt künftig mit SAP Analytics Cloud for Planning zu verwalten. Matthias Müller, Technischer Projektleiter und Systemarchitekt bei der Stadt Hagen, erklärt: „SAP Analytics Cloud for Planning ermöglichte uns, das Architekturprinzip der losen Kopplung zu nutzen. Das erhöht die Zuverlässigkeit und Flexibilität und erlaubt gleichzeitig eine schnelle und einfache Integration mit SAP S/4HANA.“
Die Implementierung von SAP Analytics Cloud for Planning erfolgte in mehreren Iterationen mit kurzen Feedbackschleifen. „Während der Lösungsimplementierung, aber vor allem auch zu Beginn ihrer Nutzung, wollte ich den Grundgedanken etablieren, dass Haushaltsplanung keine einmalige Aktivität, sondern ein kontinuierlicher Prozess ist“, erklärt Marco Hasken, Leiter SAP Software und Service bei der Stadt Hagen. „Das sollte sich auch in unserer Lösung widerspiegeln, die durch den Vergleich von Plan- und Ist-Zahlen dynamische Erkenntnisse liefert und so ein agileres Controlling und vorausschauende Entscheidungen ermöglicht.“
Die Stadt Hagen nutzt SAP Business Warehouse powered by SAP HANA als zentrale Datenplattform. Dabei unterstützt SAP Analytics Cloud umfassende Analysen des gesamten Haushalts und ermöglicht schnelle Abgleiche mit der tatsächlichen finanziellen Performance der Verwaltung.
Leiter SAP Software und Service, Stadt Hagen
Moderne Lösungen bringen Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung
Mit den SAP Lösungen hat die Stadt Hagen ihre Ziele erreicht, für die Haushaltsplaner einfachere Arbeitsabläufe, eine bessere Übersicht und ein flexibleres Berichtswesen zu schaffen. „Die mit dem Haushalt befassten Kolleginnen und Kollegen können jetzt schnell und ohne externe Unterstützung neue Analysen erstellen“, berichtet Ilona Walter. „Alle wichtigen Stakeholder haben die Änderungen positiv aufgenommen. Und wir sind gespannt, wie sich die neuen Prozesse auf die Haushaltsentscheidungen und damit letztlich auf die Lebensqualität der Bürger auswirken werden.“
Die Stadt Hagen verfolgte eine Clean Core Strategie, wodurch sie komplexen Legacy-Code aus ihrer SAP Umgebung entfernen konnte. Das ermöglichte eine einfachere und effizientere Integration der Daten und Prozessen.
So wurden früher im Haushaltsplanungsprozess zum Beispiel mehrere komplexe und langwierige Berechnungen durchgeführt, auch wenn sie für die eigentliche Aufgabe nicht wirklich notwendig waren. Außerdem dauerte es Wochen, die erforderlichen Daten zu sammeln und für die Berichte aufzubereiten. Heute sind viele dieser manuellen Arbeiten nicht mehr nötig. „Ich erinnere mich, dass wir für eine bestimmte Planungsauswertung jedes Mal zwei Tage brauchten“, berichtet Matthias Müller. „Jetzt erledigen wir das in wenigen Stunden.“
Wie die meisten öffentlichen Einrichtungen muss auch die Stadt Hagen ihren Haushalt in schriftlicher Form veröffentlichen, um die Transparenz- und Rechenschaftspflichten zu erfüllen. Nach Abschluss des Haushaltsplanungsprozesses werden die Informationen in einen aufwändig gestalteten PDF-Report exportiert, der in der gesetzlich vorgeschriebenen Struktur formatiert ist. Zur Erstellung dieses Berichts nutzt die Verwaltung biExport for SAP Analytics Cloud von bi excellence software GmbH. Das ist eine spezialisierte Lösung, die erweiterte Vorlagen und Automatisierungen unterstützt, um die Berichterstellung in verschiedenen Formaten zu beschleunigen und zu vereinfachen. „Die Generierung des Haushaltsplans dauerte früher regelmäßig zwei Tage“, erinnert sich Matthias Müller. „Das war ein sehr komplexer Prozess mit bis zu acht parallel arbeitenden PCs für die Datenextraktion, die Erstellung von 120 Teilplänen und 17 Produktbereichen sowie die Ergänzung mit Hunderten von Textbausteinen auf mehreren tausend Seiten. Nur mit viel Geschick und manuellen Nacharbeiten lieferte diese fehleranfällige Konfiguration am Ende auch ein brauchbares Ergebnis.“
Marco Hasken betont: „Heute kann jeder Anwender auch ohne Unterstützung des technischen SAP Competence Center (CCC) ein PDF des Haushaltsplans selbst erstellen, und das 24-mal schneller als früher, in nur etwa zwei Stunden. Wir sind stolz darauf, dass wir meines Wissens eine der ersten Kommunalverwaltungen in Deutschland sind, die eine integrierte moderne Haushaltsplanungs- und -berichtslösung mit SAP S/4HANA und SAP Analytics Cloud for Planning eingeführt hat.“
Leiter SAP Software und Service, Stadt Hagen
Mehr Zusammenarbeit und Dynamik für die Planung
Die Stadt Hagen hat eine solide Grundlage geschaffen, die den kommunalen Haushaltsplanern viele neue Möglichkeiten bietet, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen. „Für die Planer ist es jetzt einfacher, das große Ganze zu verstehen“, erklärt Ilona Walter. „Mit Hilfe der Szenarienplanung analysieren sie alternative Optionen viel schneller und gewinnen ein intuitiveres Verständnis für Kostentreiber und Abhängigkeiten.“
In Zukunft will die Verwaltung weitere Prozesse mit der SAP Business Technology Platform und SAP Fiori Apps modernisieren. Der Einsatz moderner Standardlösungen erleichtert es der Stadt Hagen, neue Fachkräfte aus anderen Branchen einzustellen und so die Herausforderungen bei der Personalgewinnung zu meistern.
Insgesamt bietet die Stadt Hagen Planern und Entscheidungsträgern für die Haushaltsanalyse nun fortschrittlichere Werkzeuge. Und dank der neuen Prognosefunktionen können sie sich proaktiver in die Haushaltsberatungen einbringen. Marco Hasken fasst zusammen: „Unser Haushalt ist heute ein aktives Steuerungsinstrument mit aktuellen Informationen und integrierten Controllingberichten.“
Partner
Sopra Steria, ein SAP Gold Partner, ist ein global führendes Technologieunternehmen mit 56.000 Beschäftigten in 30 Ländern. Das Unternehmen realisiert weltweit Projekte im Bereich der digitalen Transformation, wobei der Schwerpunkt auf Beratung und digitalen Dienstleistungen liegt.
bi excellence software GmbH, ein SAP Silber Partner, ist ein erfahrener Add-On-Entwickler, der sich auf Datenexport- und Berichtserstellungslösungen für SAP Anwendungen spezialisiert hat. Die Lösung biExport for SAP Analytics Cloud unterstützt eine Vielzahl von Exportformaten, um komplexe Publishing-Workflows zu ermöglichen.